薛曄

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，智力資產(chǎn)以知識(shí)為核心，已經(jīng)成為企業(yè)核心競爭力的決定因素。企業(yè)越來越重視知識(shí)體系，即隱藏在本公司內(nèi)部的知識(shí)和外部可以利用的知識(shí)，以及如何管理這些知識(shí)。傳統(tǒng)企業(yè)向知識(shí)管理型企業(yè)轉(zhuǎn)化過程中，除了是對企業(yè)的生產(chǎn)方式、工作流程的改變，更重要的是企業(yè)自上而下思想觀念的變化，而思想觀念的改變來自知識(shí)共享過程中帶來的真正的效益和效率，這種效率使各部門和單位成為一個(gè)團(tuán)結(jié)和諧的共同體,使員工能夠進(jìn)行自發(fā)的、自如的知識(shí)交流與創(chuàng)造。在向知識(shí)管理模式轉(zhuǎn)換的過程中，知識(shí)管理體系中一個(gè)重要組成部分不可忽視，那就是公司內(nèi)部知識(shí)——企業(yè)檔案中隱藏的信息和知識(shí)。

企業(yè)創(chuàng)立、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、轉(zhuǎn)制等過程中產(chǎn)生的具有憑證和法律作用的檔案，是已經(jīng)成熟的重要的知識(shí)和信息的體系。傳統(tǒng)檔案更多是實(shí)體檔案，利用過程需要跨越部門、實(shí)體調(diào)檔、借閱簽名或文印室復(fù)印、歸還等一系列手續(xù)。但隨著辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，大量電子文檔產(chǎn)生，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上借閱等功能，檔案利用的便捷方式一方面使檔案自身價(jià)值得到充分發(fā)揮，另一方面數(shù)字化文檔也為檔案資源成為知識(shí)管理體系重要組成部分創(chuàng)立可能條件。

一、檔案提供知識(shí)基礎(chǔ)

一個(gè)企業(yè)要有效管理知識(shí)這種資產(chǎn)需要大量投入金錢和勞動(dòng)力,但很多管理者忽視了一點(diǎn),就是利用已有的知識(shí)管理部門與基礎(chǔ),如果能有效地利用現(xiàn)有部門和人員,就能大大降低知識(shí)管理的成本與風(fēng)險(xiǎn)。知識(shí)管理無論從其目的、管理活動(dòng)還是其具體技術(shù)來看,都與檔案工作具有相似性,涉及到各部門業(yè)務(wù)工作的檔案部門是知識(shí)管理中不該遺忘的中堅(jiān)力量,在任何一個(gè)企業(yè)中要實(shí)施知識(shí)管理,沒有檔案工作的參與支持,都是不可想象也無法實(shí)現(xiàn)的。從知識(shí)管理的對象來看,檔案是一個(gè)公司必須擁有的基礎(chǔ)知識(shí)源,是企業(yè)顯性知識(shí)的重要組成部分；從知識(shí)管理活動(dòng)來看,要建成知識(shí)管理系統(tǒng),必然涉及知識(shí)的收集、識(shí)別、分類、整合、檢索、傳遞,而檔案部門及檔案工作人員在長期的檔案工作實(shí)踐中早已積累了這方面的知識(shí),他們熟悉信息來源的渠道、善于對知識(shí)進(jìn)行識(shí)別、知識(shí)的檢索與分配；從知識(shí)管理具體技術(shù)來看,文檔管理技術(shù)是處理顯性知識(shí)的關(guān)鍵技術(shù),這同樣是檔案工作者再熟悉不過的技術(shù)。

二、檔案管理促進(jìn)知識(shí)積累、沉淀

知識(shí)管理中，雖然強(qiáng)調(diào)隱性知識(shí)占企業(yè)知識(shí)體系的大部分，但是，隱性知識(shí)存儲(chǔ)于員工個(gè)人的頭腦中，難于管理。隱性知識(shí)只有通過外部化、文件化才能產(chǎn)生價(jià)值，“外部化”就是我們通常所說的隱性知識(shí)顯性化，也就是通過記錄將頭腦中的知識(shí)“物化”于文件、檔案中。員工在工作中會(huì)自然地運(yùn)用其隱性知識(shí)來認(rèn)識(shí)問題、解決問題，而對員工工作過程和結(jié)果進(jìn)行客觀的記錄，形成文件，就可以將其隱性知識(shí)部分“物化”于文件之中。這些文件被歸檔保存下來，就實(shí)現(xiàn)了知識(shí)的沉淀。檔案管理強(qiáng)調(diào)客觀地記錄員工各項(xiàng)活動(dòng)的全部過程和結(jié)果，防止組織記憶丟失。例如，公司規(guī)定，在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或員工外出考察后，要形成考察報(bào)告、照片及考察資料電子化上交檔案室，通過日積月累，形成了考察成果的文檔基礎(chǔ)，考察更有目的，產(chǎn)生效益，考察成果成為知識(shí)資產(chǎn)。檔案管理使文檔處于集中統(tǒng)一控制之下，使松散的知識(shí)集中統(tǒng)一，使知識(shí)得以沉淀和積累，為知識(shí)管理提供了知識(shí)資源基礎(chǔ)。

三、檔案管理促進(jìn)知識(shí)傳播、交流

信息和知識(shí)的傳播、交流主要有兩種途徑：一是語言，二是書面。語言交流包括面對面的口頭交流、會(huì)議交流和電話交流。書面交流主要是指以文件為載體的交流。書面交流的缺點(diǎn)是過于正式、規(guī)范，不能形成問題的即時(shí)互動(dòng)和反饋;文件所要求的規(guī)范統(tǒng)一的格式與處理程序，無形中又約束員工的知識(shí)創(chuàng)新思維。但是，借助現(xiàn)代信息技術(shù)的書面交流，使信息和知識(shí)的互動(dòng)速度加快，減少了信息損耗或失真，同時(shí)也便于記錄信息、沉淀知識(shí)，這是口頭交流所不具備的優(yōu)點(diǎn)?？梢?，文件仍然是企業(yè)之間和員工之間交流的主要媒介。檔案管理者一向關(guān)注于提高文件流轉(zhuǎn)的效率，通過催辦、督辦等過程，使交流更有效率，這有力地促進(jìn)了知識(shí)的傳播、交流與共享。

四、檔案管理有助理解、挖掘知識(shí)

電子文件不僅包含了內(nèi)容信息，還包含了它的背景信息和元數(shù)據(jù)，即文件是由誰、在什么條件下、運(yùn)用哪些數(shù)據(jù)、采用怎樣的結(jié)構(gòu)形式等方面的綜合信息，這些背景信息是了解、管理和利用電子文件的關(guān)鍵所在，一方面它幫助人們更好地理解文件所蘊(yùn)藏知識(shí)內(nèi)容，另一方面為人們提供尋找知識(shí)的線索和評價(jià)知識(shí)的依據(jù)。背景信息維護(hù)了文件、檔案的證據(jù)價(jià)值與相互關(guān)系，這種維護(hù)證據(jù)價(jià)值是檔案人員的特殊權(quán)限范圍，也是使數(shù)據(jù)變成信息、信息變成知識(shí)的關(guān)鍵。檔案管理對來源的尊重，對背景信息的強(qiáng)調(diào)，有助于人們理解、挖掘知識(shí)，促進(jìn)知識(shí)應(yīng)用。

五、檔案管理有助于保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)

企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)主要是指企業(yè)擁有的專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)等，它是企業(yè)知識(shí)創(chuàng)新的成果，是企業(yè)核心的無形資產(chǎn)、知識(shí)資本。保護(hù)企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益、促進(jìn)企業(yè)知識(shí)創(chuàng)新能力、提高企業(yè)核心競爭力的重要保證，也是知識(shí)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。文件、檔案真實(shí)地記錄了企業(yè)進(jìn)行知識(shí)創(chuàng)新活動(dòng)的過程與結(jié)果，是企業(yè)擁有某一知識(shí)產(chǎn)權(quán)的法律憑證。當(dāng)發(fā)生知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛時(shí)，它們能起到至關(guān)重要的憑證作用。公司的商標(biāo)注冊、土地問題、法律糾紛、房產(chǎn)證辦理、進(jìn)出口貿(mào)易等各項(xiàng)業(yè)務(wù)中，檔案都是保護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的有力武器。

知識(shí)管理以檔案管理為基礎(chǔ)的同時(shí)，企業(yè)檔案工作也要拓展新的思路，吸收新的管理理念、改進(jìn)工作方法、實(shí)現(xiàn)由知識(shí)的保管者向知識(shí)的提供者的轉(zhuǎn)變。

1.積極進(jìn)行隱性知識(shí)的挖掘。檔案工作者不僅要注重文檔的收集、管理,而且要重視對隱藏在公司內(nèi)部的隱性知識(shí)的發(fā)掘,信息技術(shù)的發(fā)展已為隱性知識(shí)的顯性化提供了良好的技術(shù)條件,檔案工作人員要對蘊(yùn)藏在文檔中的，甚至公司管理流程中、公司文化中的隱性知識(shí)進(jìn)行積極的分析、識(shí)別,通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),建立擴(kuò)大收集知識(shí)的渠道,組織各種專題文檔、編研材料,為單位和業(yè)務(wù)部門的發(fā)展提供多方面的幫助。如果檔案工作不僅能提供工作所需求的原始檔案信息,而且可以將那些隱含在公司內(nèi)部的知識(shí)挖掘出來,經(jīng)過加工、整合,以知識(shí)產(chǎn)品的形式加以提供,使利用到的人感受到這些知識(shí)的可貴,那么檔案工作的價(jià)值就能更充分地顯現(xiàn)出來。

2.全力推進(jìn)知識(shí)共享。檔案是一種重要的知識(shí)資源,這是毋庸置疑的,知識(shí)資源只有共享才能最大限度地發(fā)揮它的價(jià)值,傳統(tǒng)檔案工作重藏輕用的觀念阻斷了檔案部門和利用者之間的有效溝通,使檔案這種重要的知識(shí)資源發(fā)揮不出應(yīng)有的作用,檔案工作因?yàn)槊撾x它的服務(wù)者而失去在社會(huì)生活中的應(yīng)有地位。檔案部門應(yīng)從知識(shí)管理所描繪的知識(shí)高度共享的理想圖景中得到啟示,改變以往圍繞以檔案實(shí)體為中心的思考、管理方式,代之以利用者為中心的思維方法和管理方式,以檔案信息資源共享為目標(biāo),大力進(jìn)行檔案信息資源的開發(fā)、開展檔案利用服務(wù),發(fā)揮館藏優(yōu)勢，促使企業(yè)建立以檔案部門為主的知識(shí)中心。

總之，檔案管理與知識(shí)管理在管理對象方面重合，管理目的相同，管理流程、管理技術(shù)等方面相近。檔案管理促進(jìn)了企業(yè)知識(shí)的沉淀、積累、傳播、交流、理解和挖掘,加強(qiáng)了對知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密的保護(hù)。而知識(shí)管理拓展檔案管理的領(lǐng)域,提升了檔案管理的價(jià)值。檔案管理作為企業(yè)知識(shí)管理的重要元素，它的管理水平將成為評價(jià)企業(yè)管理水平的重要因素。