李志華

摘 要：近十年來，發(fā)展中高校隊伍迅速壯大，發(fā)展中高校這幾年優(yōu)先發(fā)展的是師資力量、學生數(shù)量、教學設(shè)備、基礎(chǔ)建設(shè)等方面，而檔案工作的發(fā)展則落后于其他方面。文章從發(fā)展中高校檔案工作中存在的問題分析入手，研究發(fā)展中高校檔案工作中存在問題的對策。

關(guān)鍵詞：發(fā)展中高校 檔案管理 現(xiàn)狀 問題 對策

中圖分類號:G271文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914（2012）07-276-02

近十年來，發(fā)展中高校隊伍迅速壯大，發(fā)展中高校這幾年優(yōu)先發(fā)展的是師資力量、學生數(shù)量、教學設(shè)備、基礎(chǔ)建設(shè)等方面，而檔案工作的發(fā)展則落后于其他方面。從檔案管理機構(gòu)的設(shè)置和人員配備、從硬件設(shè)備和資金投入都制約著發(fā)展中高校檔案工作的發(fā)展，隨之出現(xiàn)的檔案管理上的問題也值得我們思考和研究。

一、發(fā)展中高校檔案工作中存在的問題

1.對檔案工作重視不夠，檔案意識淡薄。發(fā)展中高校從教師隊伍到行政人員大部分檔案工作人員檔案意識淡薄,對檔案工作和檔案的重要性、意義缺乏認識，沒有認識到檔案工作在學校發(fā)展中的作用。近幾年來，發(fā)展中本科院校為提高競爭力，將發(fā)展重點都放在了校園基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、提高教學質(zhì)量和科研水平之上,而學校檔案工作的發(fā)展則嚴重滯后于其它各項工作。在這種發(fā)展影響下，再加上檔案部門的宣傳力度不夠，缺乏系統(tǒng)的規(guī)劃和指導，各級領(lǐng)導、院系、處室和管理部門往往都忽視了檔案管理工作的重要性。從而導致各部門為了自身利用方便將一些重要的文件的和材料自行保管，不移交檔案管理部門，導致檔案材料采集困難、不齊全、不完整。

2.檔案管理制度亟待完善。發(fā)展中高校雖然也有專門的檔案機構(gòu)，也制定了各種檔案規(guī)章制度，但整體來講檔案管理制度不健全、貫徹力度不夠。發(fā)展中高校檔案制度只有《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》《國家檔案局第8號令》等國家對檔案管理的相關(guān)法律法規(guī),沒有校本特色的相關(guān)檔案管理制度，有的雖然制定了一些檔案管理制度，但執(zhí)行起來不嚴格，缺乏相應(yīng)的配套措施和有效的制約手段，檔案管理基本處于失控狀態(tài)。在這種背景下，導致檔案工作職責不明確、材料歸檔不及時、分類不規(guī)范、管理混亂，最終難以發(fā)揮檔案服務(wù)作用。

3.檔案管理隊伍建設(shè)不到位。大多數(shù)發(fā)展中高校檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，真正畢業(yè)于檔案管理專業(yè)或相關(guān)專業(yè)的人員十分缺乏甚至于沒有，大多數(shù)兼職檔案管理員沒有經(jīng)過正規(guī)檔案管理教育與培訓，業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，專業(yè)性不強,工作意識落后。檔案管理人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識和理論素養(yǎng)，對檔案管理的重要性和嚴肅性認識不足，對檔案工作只停留在常規(guī)管理上，對檔案管理如何適應(yīng)新形勢變化而進行改革缺乏思考，嚴重影響到檔案的利用和檔案工作的可持續(xù)發(fā)展，檔案管理隊伍人員結(jié)構(gòu)亟待調(diào)整。

4.檔案立卷質(zhì)量差。發(fā)展中高校在檔案的立卷上質(zhì)量差，使檔案缺乏完整性、系統(tǒng)性。在檔案原始材料的收集過程中，有的部門兼職檔案員鑒別能力差、缺少經(jīng)驗，造成一些檔案材料的原件缺失，在今后的檔案利用中出現(xiàn)不完整性、不連續(xù)性，使檔案的利用價值失去了意義。

5.硬件設(shè)備條件差。發(fā)展中高校的檔案管理經(jīng)費投入較少，使得一些硬件設(shè)備達不到要求，在檔案工作中處處捉襟見肘，使得檔案工作不能更好地向前發(fā)展。例如檔案庫房的規(guī)劃不到位、保存檔案的環(huán)境條件不達標、檔案安全性得不到保障；空調(diào)、復印機、照相機、電腦、掃描儀等必備硬件短缺等等。

6.數(shù)字化檔案館建設(shè)步伐緩慢。隨著近幾年的科技的飛速發(fā)展，數(shù)字化檔案館建設(shè)迅速成為了高校檔案發(fā)展的新趨勢，而發(fā)展中高校的數(shù)字化檔案館建設(shè)卻顯得有心無力遙不可及。主要有三方面的原因：第一，數(shù)據(jù)庫建設(shè)難度大。目前發(fā)展中高校甚至于好多老牌高校只是簡單的檔案數(shù)子化，并沒有真正實現(xiàn)數(shù)字化檔案館。第二，檔案利用共享目的難以實現(xiàn)。目前大多數(shù)高校的數(shù)字化檔案館建成后數(shù)據(jù)庫只在本校局域網(wǎng)使用，不敢共享給外界，影響了數(shù)子化檔案的利用率。第三，數(shù)字化檔案館建設(shè)所需的資金不到位，阻礙著數(shù)字化檔案館的發(fā)展進程。數(shù)子化檔案館的建設(shè)需要大量資金，而發(fā)展中高校的主要資金流向還不能兼顧到檔案部門。

二、發(fā)展中高校檔案工作中存在問題的對策研究

1.加強檔案管理意識，擴大宣傳。學校領(lǐng)導要重視檔案的建設(shè)，把檔案工作納入學校日常工作計劃，增加資金投入，改善檔案保管條件，及時研究和解決檔案工作中存在的問題。及時調(diào)整檔案工作的機構(gòu)設(shè)置，各管理部門實行領(lǐng)導負責責任制。增強全校師生檔案意識，增強兼職檔案員的檔案責任意識，建立檔案分室，兼職檔案管理人員統(tǒng)一管理本部門檔案材料，按期向?qū)W校檔案科移交檔案，組織定期或不定期檢查或抽查，并在年終實行考核機制和績效掛鉤。學校檔案部門要利用各種場合和機會深入宣傳《檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》等檔案法規(guī)及檔案基本知識，讓檔案貼近教職工，提高大家的檔案法制觀念，使大家逐步認識到檔案工作的重要性，從根本上理解、支持、參與檔案工作。

2.完善檔案管理制度，提高執(zhí)行力?？茖W化、正規(guī)化管理檔案的前提是建立和健全各項規(guī)章制度。依據(jù)《普通高等學校檔案管理辦法》以及遵循發(fā)展中高校檔案形成的規(guī)律，制定、完善檔案從產(chǎn)生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規(guī)章制度，規(guī)定專職和兼職檔案人員的工作職責和任務(wù)，制定有校本特色的歸檔范圍和保管期限，使檔案管理做到有章可循，有據(jù)可依。在建立健全各項規(guī)章制度同時要明確責任，強化監(jiān)督指導和落實，加大管理力度，促進檔案管理工作的規(guī)范化。發(fā)展中高校應(yīng)堅持集中統(tǒng)一管理的原則,理順檔案部門、各院系處室、兼職檔案員之間的工作關(guān)系，明確各級各類人員在檔案工作中的職責，把檔案工作的考核要求納入文明處室的考核范圍，明確檔案工作作為各部門業(yè)務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容，各院系主任、處長負責，各方齊抓共管，共同建立行之有效的檔案歸檔制度和模式，使“三納入”、“四同步”真正落實，使得檔案管理制度真正落到實處。

3.加強檔案隊伍建（下轉(zhuǎn)第289頁）（上接第276頁）設(shè)，提高管理人員素質(zhì)。提升檔案管理者綜合素質(zhì),強化為檔案工作服務(wù)的能力。人的素質(zhì)是關(guān)系到工作成敗的最重要的因素,因此檔案人員綜合素質(zhì)的提高是做好檔案管理工作的根本保證。一方面,檔案的特點,要求檔案人員要有較為廣博深厚的知識基礎(chǔ),系統(tǒng)學習檔案學概論、檔案管理學、科技檔案管理學等理論知識，還要不斷擴展知識領(lǐng)域，優(yōu)化自身的知識結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu),掌握國內(nèi)外先進的檔案管理方法和技術(shù)，具備各個領(lǐng)域管理知識能力，熟悉檔案的來源情況和產(chǎn)生工作規(guī)律。檔案人員才能具備較高的綜合素質(zhì)，增強檔案工作服務(wù)能力。另一方面,檔案部門要轉(zhuǎn)變觀念,克服“坐等上門”等傳統(tǒng)封閉的工作意識，樹立服務(wù)意識，積極開展對各管理部門兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓，使他們熟悉檔案管理工作的各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基本技能；主動加強與各管理部門的溝通協(xié)調(diào)，指導兼職檔案員做好平時的預立卷歸檔，定期檢查或抽查立卷歸檔工作，逐步提高兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平和工作能力。強化服務(wù)意識，提高檔案管理人員的自身素質(zhì)，加強檔案管理人員自身素質(zhì)建設(shè)，包括職業(yè)道德和業(yè)務(wù)水平的提高，還應(yīng)定期對兼職檔案員進行培訓，學習新的教育政策、法規(guī)和文件，了解掌握現(xiàn)代管理技術(shù)、方法和新形勢下的檔案管理特點，加強理論和計算機應(yīng)用等知識的學習，拓寬知識面，增強實際運用和操作能力，逐步提高高校檔案管理隊伍的整體素質(zhì)水平。

4.提高立卷質(zhì)量，增強檔案管理意識。立卷質(zhì)量的好與壞直接影響到檔案的質(zhì)量，沒有高質(zhì)量的立卷就沒有高質(zhì)量的檔案，高水平的檔案管理是建立在各部門規(guī)范處理立卷的基礎(chǔ)之上的。立卷人員要有非常強的檔案意識，非常精湛的業(yè)務(wù)技能，才能做好檔案材料的立卷歸檔。這就要求檔案工作人員要把好文件資料的質(zhì)量關(guān)。比如紙張大小、文體格式要做到規(guī)范化、標準化，不能五花八門；嚴禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復寫紙等起草、修改、批閱文件資料等等。立卷不僅是文書工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，并成為真正意義上的銜接點。因此公文辦理完畢之后，文書部門或業(yè)務(wù)部門必須及時整理立卷及歸檔。只有這樣，才能實現(xiàn)高校文書工作與檔案管理的最佳銜接。發(fā)展中高校文書檔案管理工作人員要不斷加強學習，充實和提高自己的檔案管理業(yè)務(wù)和計算機應(yīng)用能力水平，要積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓，學習檔案專業(yè)知識理論，培養(yǎng)求真務(wù)實、精益求精的工作作風。檔案工作人員要熱愛檔案事業(yè)，明確自己的責任，以主人翁的工作態(tài)度，嚴肅認真地做好檔案工作，把高度責任心、事業(yè)心貫穿在檔案工作的各個環(huán)節(jié)。

5.增加檔案建設(shè)經(jīng)費，確保設(shè)備齊全。發(fā)展中高校要積極爭取學校經(jīng)費的支持，以多種形式申請，劃撥檔案專項經(jīng)費。在每年學校的檔案專項資金中，確定一定的比例投入到基本設(shè)備的建設(shè)中，保障相應(yīng)的硬件，如電腦、打印機、傳真機、掃描儀、服務(wù)器、空調(diào)等硬件設(shè)施。檔案經(jīng)費不足已經(jīng)是目前制約高校檔案工作發(fā)展的一個重要突出問題，好多高校都因檔案經(jīng)費不足而不能向現(xiàn)代化數(shù)字檔案館跟進。發(fā)展中高校應(yīng)當加大在檔案工作的經(jīng)費劃撥力度，在檔案館設(shè)備配備上要有超前意識和預見性，配備合適的硬件才能擴充檔案發(fā)展空間，保障檔案事業(yè)向前發(fā)展。

6.加強數(shù)字化檔案館建設(shè)。數(shù)字化檔案館是今后社會發(fā)展的必然趨勢，最近幾年，所有高校都在努力建設(shè)，縱觀之下大致有以下幾個步驟：第一，信息化采集歸檔。將所有的檔案材料數(shù)字化應(yīng)該難度不大，現(xiàn)代科學技術(shù)發(fā)展很快，各種數(shù)子化設(shè)備的應(yīng)用大大縮短了所需時間。第二，數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)字檔案館建設(shè)是一項高科技項目，要根據(jù)建設(shè)需要，培養(yǎng)和引進計算機專業(yè)人才，構(gòu)建一支知識結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊伍，對電子檔案進行歸檔、整理，建成各類數(shù)據(jù)庫，確保檔案館建設(shè)正常運行。第三，檔案管理軟件的開發(fā)應(yīng)用。有的高校有條件的話可以根據(jù)自身特點開發(fā)檔案管理軟件進行應(yīng)用，快捷方法是安裝專門的適合高校檔案管理特點的軟件，比如說“南大之星”檔案管理軟件等。第四，檔案利用網(wǎng)絡(luò)化達到資源共享。做好檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的標準化，保證用戶能高效、快捷、簡易地獲取網(wǎng)絡(luò)中任何檔案數(shù)據(jù)庫中的信息。使廣大利用者足不出戶就能享受到方便、快捷的服務(wù)。

[項目：山西大學商務(wù)學院院級課題項目：（YB2010053）]

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2.王濤，張凱.高校文書檔案管理工作的現(xiàn)狀分析及對策思考.科技創(chuàng)新導報，2011（7）

3.周暉蓉.高校文書檔案管理中存在的問題及其對策.邊疆經(jīng)濟與文化，2010（5）

（作者單位：山西大學商務(wù)學院檔案科 山西太原 030031）

（責編:賈偉）