尉永潔

（哈爾濱市人防辦 黑龍江 哈爾濱 150000）

當(dāng)前，市場經(jīng)濟的大潮沖擊著社會的每一個層面，企業(yè)的檔案工作也面臨著一場挑戰(zhàn)。面對挑戰(zhàn)，企業(yè)檔案工作應(yīng)如何加快步伐，改革究竟如何入手；檔案工作新的管理模式包括哪些內(nèi)容；什么是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度；市場經(jīng)濟體制下企業(yè)檔案館（室）藏體系怎樣布局才有利于檔案作用的發(fā)揮？下面就上述問題試談我的一點認識。

一、建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的必要性

轉(zhuǎn)換國有企業(yè)經(jīng)營機制、建立現(xiàn)代企業(yè)制度是企業(yè)為適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟體制需要而采取的重大舉措。建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度是企業(yè)改革的一項配套措施，是企業(yè)檔案工作保持健康發(fā)展的必然階段。因為企業(yè)制度的創(chuàng)新與現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的建立是雙方需求和互相補充的。

（一）企業(yè)改革需要檔案管理制度的創(chuàng)新

在企業(yè)改革過程中，無論是轉(zhuǎn)變經(jīng)營機制，還是建立現(xiàn)代企業(yè)制度，檔案為企業(yè)調(diào)整組織和產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)，對外經(jīng)濟合作、清產(chǎn)核資，進入市場成為具有獨立法人權(quán)力競爭者提供重要的信息和依據(jù)。企業(yè)的發(fā)展壯大，也始終離不開檔案的信息作用，檔案貫穿于企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等各項活動之中。現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，使企業(yè)作為獨立的經(jīng)營者走入市場，企業(yè)實行自主經(jīng)營、自負盈虧也需要檔案在企業(yè)開展市場競爭，維護企業(yè)合法權(quán)益等方面發(fā)揮作用。應(yīng)該說：市場經(jīng)濟體制的建立，使檔案工作有了更加廣闊的用武之地，檔案在一定程度上為企業(yè)的發(fā)展起著保駕護航的作用。

（二）社會主義市場經(jīng)濟體制的建立，也對檔案工作提出更新更高的要求，為檔案事業(yè)進一步發(fā)展創(chuàng)造了機遇

經(jīng)濟體制的改革，使我國從傳統(tǒng)的計劃經(jīng)濟過渡到有計劃的商品經(jīng)濟，繼而進入市場經(jīng)濟。由于企業(yè)是市場的主體，企業(yè)改革是經(jīng)濟體制改革的中心環(huán)節(jié)，轉(zhuǎn)換經(jīng)營機制是企業(yè)改革的重點，這便預(yù)示著企業(yè)檔案工作在管理體制和工作機制等方面也必將進行一場深刻的變革。

（三）現(xiàn)代企業(yè)制度的建立對檔案工作也提出了新的要求

如果企業(yè)檔案工作還停留在目前管理狀態(tài)，將很難有大的發(fā)展。因此，作為企業(yè)科技信息管理的組成部分，檔案部門要積極探索檔案工作發(fā)展的新思路，著手進行改革，實現(xiàn)檔案管理制度的創(chuàng)新。改革對企業(yè)檔案工作發(fā)展起到了推動和促進作用，作為企業(yè)檔案工作者，應(yīng)該以積極的態(tài)度和長遠的眼光看待這場變革，要抓住這個機遇，深化改革，盡早建立和完善現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度，實現(xiàn)檔案事業(yè)發(fā)展的一個新飛躍。

二、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的特征

何為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度，目前還沒有明確的表述，這里試對其基本特征做些描述。

黨的十四屆三中全會通過的《關(guān)于建立社會主義市場經(jīng)濟體制若干問題的決定》指出：現(xiàn)代企業(yè)制度是“建立適應(yīng)市場經(jīng)濟要求，產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開、管理科學(xué)的現(xiàn)代企業(yè)制度”?，F(xiàn)代企業(yè)制度是社會主義市場經(jīng)濟的基礎(chǔ)，是我國國有企業(yè)改革的方向，它標(biāo)志著國有企業(yè)擺脫傳統(tǒng)計劃經(jīng)濟的束縛，真正成為在市場競爭中求生存、求發(fā)展的獨立經(jīng)營實體。它以完善的法人制度為基礎(chǔ)，以有限責(zé)任為特征，以公司形態(tài)為代表，其實質(zhì)就是確立企業(yè)法人財產(chǎn)權(quán)。

據(jù)此，在建立現(xiàn)代企業(yè)制度過程中，企業(yè)的檔案工作表現(xiàn)出以下基本特征：

（一）經(jīng)營機制的轉(zhuǎn)變，將企業(yè)推向市場

為了增強市場競爭能力，企業(yè)內(nèi)部的各個部門都要高速運轉(zhuǎn)，要求檔案以情報、信息的形態(tài)出現(xiàn)，比較強的表現(xiàn)在為企業(yè)現(xiàn)實活動服務(wù)等方面。檔案利用的周期普遍縮短，發(fā)生作用的機遇有很大提高，利用方式要求簡便，快速靈活。

（二）企業(yè)經(jīng)營范圍的拓寬，使得多種經(jīng)濟成份并存

現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，也使企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營管理中不斷采用新的管理模式和方法，新的檔案成份便與之俱生，檔案的歸檔范圍發(fā)生很大變化，需要檔案人員廣泛收集，科學(xué)管理，有效地提供利用。

（三）統(tǒng)一指導(dǎo)、分級保管是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的根本原則

企業(yè)的商品經(jīng)濟屬性和獨立的法人地位確定后，企業(yè)便擁有包括國家在內(nèi)的出資者投資形成的全部法人財產(chǎn)權(quán)，檔案作為企業(yè)自身生產(chǎn)、經(jīng)營活動的真實記錄，從內(nèi)容上看，是企業(yè)各種實踐活動的結(jié)晶，是企業(yè)產(chǎn)品更新?lián)Q代，擴大再生產(chǎn)，增強企業(yè)競爭機制不可缺少的信息財富。從載體和檔案本身形成過程看，也包含著企業(yè)人、財、物的投入，是企業(yè)資產(chǎn)的一部分，應(yīng)該交給企業(yè)自身加以科學(xué)管理和使用，以確保檔案信息資源的保值和增值。檔案層層上交，便造成重復(fù)保管，既浪費人、財、物，也難以取得相應(yīng)的利用效果。把檔案交給企業(yè)自身管理，企業(yè)檔案工作實行統(tǒng)一指導(dǎo)、分級保管，最有利于檔案內(nèi)在價值的充分發(fā)揮。

順便說一點，企業(yè)成為法人后，便具有獨立的管理決策和約束權(quán)力，這對于企業(yè)檔案管理工作來說，既能起到促進作用，也容易出現(xiàn)各自為政的局面，一些不合理、不科學(xué)、不規(guī)范的管理方式容易產(chǎn)生并發(fā)生作用。因此，分級保管必須有統(tǒng)一指導(dǎo)做保證。企業(yè)根據(jù)檔案工作行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范做統(tǒng)一規(guī)定，以保證各保管機構(gòu)科學(xué)合理地管理好本企業(yè)檔案。同時，統(tǒng)一指導(dǎo)也應(yīng)根據(jù)保管機構(gòu)實際情況做具體分析，如對檔案的歸檔范圍、保管期限和密級劃分等受企業(yè)自身運作影響而變化較大的問題，不能統(tǒng)的太死，應(yīng)留有適應(yīng)變化的余地。統(tǒng)一指導(dǎo)的目的在于通過宏觀調(diào)控，使保管機構(gòu)的檔案工作健康發(fā)展。分級保管的目的是適應(yīng)市場經(jīng)濟的需要，最大限度發(fā)揮檔案的作用。

（四）現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度將更多地引入效益觀念，實行對內(nèi)以價值計算服務(wù)水平，對外走經(jīng)營之路，向?qū)崿F(xiàn)檔案信息商品化過渡

企業(yè)檔案化服務(wù)機制包括五個方面的內(nèi)容。第一，是指對檔案載體成本和其它檔案消耗用品成本的回收。第二，是指檔案內(nèi)容信息價值的有償服務(wù)。第三，是指企業(yè)通過檔案在革新挖潛、技術(shù)改造、增儲上產(chǎn)等方面取得經(jīng)濟效益后，檔案部門按比例分成。第四，是指檔案編研成果開發(fā)利用的定向服務(wù)。第五，是指檔案以商品形式出售或轉(zhuǎn)讓。

（五）現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的基本條件是檔案部門能夠真正獨立地擁有和行使監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查的權(quán)利

在市場經(jīng)濟體制下，檔案資料信息的屬性和流向趨于復(fù)雜，檔案的收集保管與利用的矛盾也日益突出。特別是在目前建立現(xiàn)代企業(yè)制度的初期，一些單位把檔案工作的位置沒有擺正，許多大中型企業(yè)尚未擺脫人員臃腫、資金短缺、效益低下、市場前景不樂觀的困擾，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不是顧不上，就是不重視。從近幾年來看，通過《檔案法》的貫徹實施，企業(yè)雖然賦予檔案部門一定的權(quán)利，但力度不大，有法不依、執(zhí)法不嚴(yán)的情況經(jīng)常發(fā)生，檔案部門行使監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查的權(quán)限仍顯十分不足。特別在人、財、物的管理上更是力不從心、寸步難行，完全依賴于企業(yè)其他職能管理部門，檔案部門是“丫環(huán)拿鑰匙，當(dāng)家做不了主”。因此，除了要增強企業(yè)檔案意識以外，更重要的是要賦予檔案部門獨立的職能，從根本上扭轉(zhuǎn)檔案部門被動依賴的局面，保證檔案工作穩(wěn)定健康的發(fā)展。

綜上所述，在社會主義市場經(jīng)濟體制下，現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，是企業(yè)成為自主經(jīng)營、自負盈虧、自我約束、自我發(fā)展的具有法人權(quán)力的經(jīng)營實體。因此，與之相適應(yīng)的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的基本特征便可以表述為：統(tǒng)一指導(dǎo)、分級管理、職能獨立、講求效益。

三、如何建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度是現(xiàn)代企業(yè)制度的內(nèi)容之一，因此，建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度，應(yīng)遵循企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營以經(jīng)濟效益為中心的原則，把企業(yè)自主經(jīng)營、自我約束機制同企業(yè)檔案統(tǒng)一指導(dǎo)、分級管理結(jié)合起來，既做到檔案信息資源的合理布局，又實現(xiàn)檔案工作科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。把企業(yè)自負盈虧、自我發(fā)展機制同檔案有償服務(wù)機制結(jié)合起來，使檔案即為企業(yè)生產(chǎn)、科研、經(jīng)營活動服務(wù)，做到檔案信息投入資金成本的保值，又為企業(yè)對外經(jīng)營創(chuàng)收，實現(xiàn)檔案信息資源的增值。具體來說有以下幾點：

（一）調(diào)整組織結(jié)構(gòu)，設(shè)立宏觀指導(dǎo)檔案工作的職能管理部門，其任務(wù)包括：

1.負責(zé)貫徹實施國家和上級有關(guān)法律、法規(guī)、方針政策。

2.制定并完善企業(yè)檔案管理制度和相應(yīng)的制約手段，對企業(yè)檔案工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。

3.制定本企業(yè)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，并組織實施。

4.加強檔案管理現(xiàn)代化培訓(xùn)，全方位提高檔案人員素質(zhì)。

5.開展檔案科學(xué)研究，積極探索、總結(jié)、交流企業(yè)在加強管理、深化改革、促進檔案工作持續(xù)發(fā)展的新思路和新成果。

6.加強檔案宣傳出版工作。

7.加強檔案科研項目的立項、研究、申報、評比、獎勵、推廣體系。

（二）調(diào)整檔案館（室）布局結(jié)構(gòu)，實行分級保管

檔案的布局結(jié)構(gòu)是關(guān)系到檔案信息資源能否合理配置和最大限度開發(fā)利用的重要因素。所以，調(diào)整布局結(jié)構(gòu)事關(guān)重大，“牽一發(fā)而動全身”，是建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的難點，必須解放思想，打破傳統(tǒng)觀念的束縛，正確理解和分析“集中統(tǒng)一管理全部檔案”的含義，樹立檔案直接為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)的觀念，為檔案能夠充分發(fā)揮作用創(chuàng)造條件。企業(yè)檔案實行分級保管的范圍應(yīng)該以獨立法人實體單位為界限。

（三）盡快建立和完善新的服務(wù)機制，使企業(yè)檔案工作向經(jīng)營方向發(fā)展

企業(yè)轉(zhuǎn)換經(jīng)營機制，就是制度創(chuàng)新的過程，企業(yè)檔案管理制度的改革，也是企業(yè)制度創(chuàng)新的內(nèi)容之一，是企業(yè)改革的配套措施。檔案部門建立新的服務(wù)機制，是適應(yīng)企業(yè)檔案工作作為獨立經(jīng)營實體走入市場的實際需要而采取的相應(yīng)步驟。

實行新的服務(wù)機制，是企業(yè)員工和檔案人員面臨的一次思想變革，是提高企業(yè)整體檔案意識的必然過程。其關(guān)鍵是解決好檔案形成和利用的矛盾。應(yīng)認識到：檔案是形成者在其正常工作期間形成的，對檔案形成者來說，“檔案形成價值”已在其工資獎金中體現(xiàn)出來，歸檔后代表“檔案形成價值”的只能是企業(yè)，決不是形成檔案的某個具體部門或個人。而利用價值是再生產(chǎn)過程產(chǎn)生的，與形成者在經(jīng)濟上也不再發(fā)生任何關(guān)系。因此，只有企業(yè)才能決定檔案的存毀、出售或轉(zhuǎn)讓。檔案部門實行新的服務(wù)機制，就是代表企業(yè)來實現(xiàn)檔案信息資產(chǎn)的保值和增值。

企業(yè)檔案工作向經(jīng)營發(fā)展，起步階段面臨問題也較多。因此必須積極穩(wěn)妥地進行，既要轉(zhuǎn)變誰形成檔案，誰就可以永久無償占用和利用檔案的觀念，消除對企業(yè)檔案資源價值再生認識不清的障礙；又要克服局部利益和企業(yè)整體利益的矛盾障礙，明確檔案是企業(yè)信息產(chǎn)業(yè)的組成部分。同時還要處理好收集和利用的關(guān)系。事實證明，傳統(tǒng)的服務(wù)機制必須改革，而且早改早見效，早改早收益、早發(fā)展。

（四）加快企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化步伐

目前，企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化處于起步階段，硬件設(shè)施基本具備，關(guān)鍵是缺乏適應(yīng)企業(yè)檔案管理的軟件系統(tǒng)。從檔案的發(fā)展角度來看，一定要注意培養(yǎng)和選用檔案計算機管理專門人才，結(jié)合企業(yè)檔案管理和利用的特點，編制開發(fā)科學(xué)合理的軟件操作系統(tǒng)，組織全員培訓(xùn)，提高運行操作的普及率。企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化要全面發(fā)展，還需要在標(biāo)準(zhǔn)化管理、計算機聯(lián)網(wǎng)管理等方面做比較大的投入。

（五）其他配套措施

1.加強基礎(chǔ)管理工作，特別是要加快建立和完善推行企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作。

2.根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的實際開展，制定完善的歸檔制度，疏通歸檔渠道，豐富館藏內(nèi)容。

3.加強利用信息反饋管理，積極配合企業(yè)建制轉(zhuǎn)軌。目前，企業(yè)內(nèi)部進行的三項制度改革，清產(chǎn)核資、債務(wù)清理、社會統(tǒng)籌保險等都是企業(yè)改革的具體舉措，要注意把握和積累經(jīng)驗，總結(jié)檔案工作在企業(yè)進入市場經(jīng)濟體制下的發(fā)展規(guī)律，不斷豐富和完善現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度。

4.培養(yǎng)和選用既懂檔案管理，又具備一定專業(yè)知識，還能夠掌握計算機管理的復(fù)合型人才，為檔案的開發(fā)利用和現(xiàn)代化管理提供人員保證。

5.培育和建立檔案信息交流中心，為企業(yè)檔案管理實行新的服務(wù)機制，以及實現(xiàn)檔案信息資源的保值增值創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。

6.培養(yǎng)檔案信息資產(chǎn)價值評估人才，建立檔案信息資源定額框架體系，為開展服務(wù)工作提供業(yè)務(wù)范圍和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。