吉林農業(yè)大學外國語學院 張英

1 商務信函的禮貌原則

商務信函是商務交流的一種重要方式。通過它人們可以交流信息、聯(lián)系業(yè)務、商談貿易、處理問題、傳遞友誼等。在商務活動中，以書信洽談業(yè)務時，雙方不能相互見面，只靠文字來傳遞信息和情感，信函的語言表達直接影響到交易的成敗及合作關系的建立，其重要性不容忽視。商務英語因其語言、知識、交際技巧、商務特點、文化背景等因素而形成了自己的特點。一般來說，商務英語信函應遵循7C原則。即:禮貌原則(courtesy)、體諒原則(consideration)、完整原則(completeness)、清楚原則(clarity)、簡潔原則(conciseness)、具體原則(concreteness)和正確原則(correctness)。禮貌、文雅的語言不僅能顯示商務工作者自身的良好素質，而且有助于樹立良好的企業(yè)形象，建立合作關系，促進業(yè)務，加強往來。收到對方訂單時的感謝、給對方帶來損失時的抱歉、拒絕對方要求時的婉轉語氣等等都是禮貌原則的體現(xiàn)。本文從詞匯和句型兩方面著手，探討在商務英語信函寫作中如何具體運用禮貌原則，提高商務英語信函寫作技能。

2 禮貌原則下商務英語信函的詞匯策略

2.1 積極詞匯

否定和消極的話語常給人不友好、不愉快的感覺，還可能惡化雙方關系；而友好、肯定的表達能夠顯示出對對方的尊重，能夠使對方身心愉悅，也就更容易使對方接受自己的觀點，有利于雙方的合作。故商務信函寫作中要盡量淡化對方做得不妥、失誤及所提條件對我方不利的一面，強化其值得肯定的、積極的一面。特別是在有關催款、投訴、索賠等信函中，即便錯不在己方，也要把消極的表達藏于積極的表達之中。在信函中，應當選擇一些含有積極情感意義的詞語如:please，satisfy，oblige，accurate，welcome等。而盡量避免使用表示否定及不良情緒的詞語，如:dissatisfied，disappointing，error，mistake，failure，not，trouble，defective， bad，impossible， inconvenience，fail，delay，ignore，forget，omit，destroy，ruin，complaint，inefficiency，claim，defective等。試比較:

(1)Please do not be late in submitting your application for the L/C.

(2)Please submit your application for the L/C promptly.

your complaint about the late arrival of the samples.

(2)Thank you for calling our attention to the late arrival of the samples.

(1)We are sorry you are dissatisfied with the service.

(2)We appreciate your frank comments.

針對同一件事的評論，(2)句與(1)句表述的角度不同，(2)句使用了積極詞匯，(1)句使用了消極詞匯。顯然，(2)句比(1)句表達的意義更積極，效果更好。

2.2 模糊限制詞語

模糊限制語能提高話語的含蓄性和委婉度，使對方不丟面子或不難堪。模糊限制語分為兩類:變動型模糊限制語和緩和型模糊限制語。變動型模糊限制語的主要作用是對話語的真實性和涉及的程度進行修正。例如:使用a little，roughly，greatly，approximately，very，highly，quite等模糊限制語來增加感謝、贊譽的程度。緩和型模糊限制語是指在不改變話語的條件下，使語氣趨向緩和的詞語。其在表明意圖的同時，能避免并表達上過于武斷和直接，淡化負面效應，照顧對方心理和感受。例如:使用I’m afraid，I wonder，It seems， We’d like to，I suppose，probably，It is said等模糊限制語來減緩語氣。例如:

(1)We were very pleased to receive your reply of March 8.

(2)Your prompt reply will be highly appreciated.

(1)句中的very、(2)句中的 highly如去掉，句子意思沒有變化，但是語氣就大大減弱，不能更好表達喜悅、感謝之情和對對方的贊譽之情。又如:

(1)We’d like to remind you that the payment for the shipment hasn’t been made yet.

(2)I’m afraid that the price you offered is out of line with prevailing market level.

這兩句話使用了限制模糊語之后，大大降低了要求和責備的語氣，顯得客氣、尊重，使對方更容易接受。

2.3 人稱代詞you/your

在商務信函中，禮貌原則要求寫信人不能只考慮自己的感受，而應該盡量以他人為重，從對方利益出發(fā)，站在對方立場上，設身處地地為對方考慮；并從對方的角度看問題、闡明問題、表達我方的意愿。這樣做能夠使對方的情感、態(tài)度等向積極的方向發(fā)展，從而達到我方的目的。因此，要多使用突出對方的第二人稱代詞you或第二人稱物主代詞your，而減少第一人稱代詞I，we和物主代詞my，our的使用。試比較以下句子:

(1)We are confident in our new energy-saving car.

(2)You will find our new energy-saving car satisfying.

(1)句以第一人稱we做主語，直接表達了寫信人對新產品的信心。(1)句雖合情合理，但沒有完全采取對方立場。用“我們認為”這種句型一定程度上是以自我的標準為中心，沒能令對方感覺到是從對方角度考慮，沒能把對方利益放在首位，沒能實現(xiàn)讓對方覺得受到尊重和重視的目的，而且有自以為是之嫌。(2)句以第二人稱代詞you開頭，通過設想對方對新車的感受，間接表達了我方對新車的信心，既傳遞了信息又給對方很大的尊重，顯得更禮貌體貼，使對方更易于接受。再如:

The car you ordered comes in seven brilliant colors. Please indicate your choice on the enclosed form.

該句不僅尊重對方，而且體現(xiàn)了寫信人能夠替對方著想。附上訂單，對方填上信息即可，表現(xiàn)得體貼周到，當然有助于促進雙方良好關系的發(fā)展。

3 禮貌原則下商務英語信函的句型特點

3.1 過去時態(tài)的疑問句

在商務英語信函中，為避免過于生硬或強勢，在向對方提出要求或建議時，常使用過去時態(tài)的疑問句形式，來使語氣變得委婉、禮貌，使指令變得間接、不唐突、不逼人。試比較:

(1)I want to have a look at your specification first.

(2)Could you show me your specification first?

(1)Make payment by confirmed irrevocable L/C soon.

(2)Could you make payment by confirmed irrevocable L/C soon?

(1)句顯然從說話人的角度出發(fā)，有命令的語氣，沒考慮對方的感受。(2)句以過去式疑問句的形式提出建議，盡管實際上是一種要求，但是表達上像是一種請求，故維護了對方面子和尊嚴。

3.2 被動語態(tài)

在國際貿易中，總會出現(xiàn)交易條件不理想的情況，也時還會出現(xiàn)貿易糾紛。但即使寫信人有理有據(jù)，也需要心平氣和、語氣委婉地與對方溝通。被動語態(tài)不強調動作的發(fā)出者，而是含蓄地指出對方的過失、不足或任何不良情況。其所表達的話語不是針對對方的，而只是間接地向對方提出要求。所以，它使請求聽起來比較溫和，對方易更于接受。例如:

(1) Upon taking delivery of the cargo，we have found that you only shipped 900 cartons against 1100 cartons.

(2)Upon taking delivery of the cargo，we have found that 900 cartons were shipped against 1100 cartons.

(1)You forgot to enclose the sample in the letter.

(2)The sample was not enclosed in the letter.

(1)Obviously you made a very careless mistake .

(2)A very careless mistake was made.

(1)句強調的是施動者本身，直接表達了對收信人的責備，但如果過錯是由于他人造成的，這樣的句式就容易使對方受到傷害，很容易引起對方反感，甚至影響雙方關系。(2)句為被動句，省掉了施動者，強調的重點轉為施動對象及行為，我們只知道出錯這一事實，但不知道是誰出的錯。寫信人不是在追究是誰的責任，只是提示應該馬上解決問題，語氣委婉，給對方留了面子，使對方也就擺脫了尷尬的境地。寫信人在這一點上是故意含糊的，這種含糊在拒絕信中是很適用的。

3.3 虛擬語氣

在商務英語信函中常用虛擬語氣來淡化語氣。虛擬語氣可以委婉禮貌地提出希望或意見，能以友好協(xié)商的口吻表現(xiàn)出對對方的尊重，具有更多的磋商余地，有利于達成貿易協(xié)議。例如:

(1)We would be very grateful if you could let us take delivery before June.

(2)Should the goods happen to be unavailable for supply，would you please be so kind as to offer the nearest specifications?

(1)We would ask you to open L/C soon.

(2)I wish we were able to accept your recommendation.

上面兩組例句中， (2) 句使用了虛擬語氣，表示出了說話人的禮貌和客氣和為對方著想，與其相比，(1)句顯得有些唐突、生硬。

總之，隨著經(jīng)濟全球化的發(fā)展及我國對外貿易的不斷增加，商務英語信函在國際商務活動中將越來越多地被運用。商務英語信函中的禮貌原則是國際經(jīng)濟交往的普遍要求，其核心是一切為對方著想。一封彬彬有禮的商務信函，能增強貿易雙方彼此間的情感，提高交易成功的可能性。反之，一封禮貌欠佳、用語不當?shù)男藕?，則會給一個公司帶來負面的評價和不良影響。國際商務人員應該熟練地掌握和運用這種技巧，提高商務英語信函寫作的質量，保障商務活動順利進行。

[1]Leech, G. Principles of Pragmatics[M].London:Longman,1983.

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