吉林大學(xué)珠海學(xué)院 吉林大學(xué)行政學(xué)院 滕 霞

電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。然而，當(dāng)前許多單位缺乏對(duì)電子文件載體科學(xué)保存與信息安全管理技術(shù)重視，因此有必要采取相關(guān)管理方法確保電子文件載體保護(hù)和信息安全。

一、電子文件的特點(diǎn)

（一）信息的非人工識(shí)讀性

由于電子文件的存貯載體是磁盤、磁帶和光盤等具有“海量存儲(chǔ)”之稱介質(zhì)中，以數(shù)字編碼序列的形式存在的，必須由相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備將載體上編碼序列讀取出來，然后轉(zhuǎn)換成人能識(shí)別的形式顯示在屏幕上或打印紙上，具有非人工識(shí)讀性。同時(shí)電子文件從形成、傳輸?shù)酱鎯?chǔ)都是通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的，對(duì)于系統(tǒng)具有依賴性。

（二）信息與載體之間的可分離性

電子文件與紙質(zhì)文件不同在于：紙質(zhì)文件的信息與載體是不可分離的，而電子文件則是信息與載體之間是可分離的。電子文件中的信息不一定具有固定的物理位置，可以從一個(gè)載體轉(zhuǎn)換到另一個(gè)載體上，也可以對(duì)非實(shí)體形態(tài)進(jìn)行加工和管理。這種分離性造成了電子文件信息的易于更改，而且改后可不留任何痕跡，同時(shí)也可以造成信息易復(fù)制和易傳輸?shù)取Ｒ坏┕芾聿划?dāng)，則會(huì)影響電子文件的真實(shí)性、系統(tǒng)性和完整性。

（三）多種信息媒體的集成性

過去的文件一般只能記錄一種或兩種信息媒體，使用多媒體計(jì)算機(jī)之后，電子文件可將圖文信息、音頻信號(hào)、視頻圖像等不同媒體形式的信息記錄在同一份文件上，使其達(dá)到聲像并茂，真實(shí)地再現(xiàn)當(dāng)時(shí)的活動(dòng)情況，從而使具有了多種信息集成性特點(diǎn)。

二、對(duì)電子文件的管理策略

（一）電子文件載體的物理保護(hù)

1、嚴(yán)格控制溫濕度

由于電子文件的載體是磁帶、磁盤和光盤等介質(zhì)對(duì)外界環(huán)境的要求很高，容易受到損壞，為確保承載信息安全，在日常中保存的溫濕度相對(duì)穩(wěn)定很重要，應(yīng)在溫度15℃—27℃，相對(duì)濕度為40%—60%范圍內(nèi)。最佳環(huán)境是溫度為18℃，相對(duì)濕度為40%。因此，工作人員控制溫濕度，努力使其處于最佳的溫濕度中。

2、做好防塵工作，保持空氣潔凈

灰塵對(duì)磁性載體的影響是很大，可能對(duì)電子文件載體有物理、化學(xué)和生物損壞。如表面灰塵與電子文件載體摩擦而產(chǎn)生劃痕，引起磁性記錄信號(hào)的衰減，造成記錄信息的損毀?；覊m中所含的化學(xué)成分會(huì)不同程度地引起磁盤、磁帶、光盤載體腐蝕、降解等化學(xué)作用而毀壞。同時(shí)灰塵中有害生物(主要是霉菌)落在電子文件載體上，培養(yǎng)基不斷地繁殖，軟盤(磁帶)發(fā)霉后，不僅會(huì)使數(shù)據(jù)丟失，而且會(huì)污染驅(qū)動(dòng)器讀寫磁頭，甚至?xí)粩鄠魅窘o其它電子文件。正確地對(duì)磁性載體進(jìn)行清潔，不要用手觸摸磁帶等載體，應(yīng)戴非棉質(zhì)手套操作，在日常管理中做好清潔衛(wèi)生工作。

3、防磁防震

為了保證電子文件的完整性、有效性，必須做好電子文件防磁防震的保管工作。磁性載體文件與磁場(chǎng)源（永久磁鐵、馬達(dá)、變壓器等）之間的距離不得少于76mm。如果磁性載體附近有磁場(chǎng)，可使用軟磁物質(zhì)構(gòu)成容器、箱柜對(duì)其進(jìn)行屏蔽。設(shè)備應(yīng)放置平穩(wěn)固定，如果硬盤驅(qū)動(dòng)器執(zhí)行讀寫時(shí)，不要移動(dòng)或碰撞工作臺(tái)，以免磁頭劃傷盤片。

4、定期進(jìn)行檢測(cè)與拷貝

電子文件是以磁性載體來承載信息的，保存時(shí)間相對(duì)紙質(zhì)文件來說是不穩(wěn)定的。應(yīng)該定期對(duì)電子文件進(jìn)行檢測(cè)和拷貝，必要時(shí)可以打印相應(yīng)的文件，將紙質(zhì)文件與電子文件一起保存，保證電子文件的完整性，安全性，有效性。

（二）電子文件信息的安全維護(hù)

1、及時(shí)備份和采用鏡像技術(shù)

信息的損壞、信息的丟失也越來越嚴(yán)重。電子文件在共享時(shí)很容易造成信息的不安全性，易更改性，并且信息的增刪容易且不留任何痕跡?？梢酝ㄟ^制作備份工作，可以把放置安全的地方，以防原件因載體損壞或設(shè)備故障、自然災(zāi)害等原因而丟失信息，從而保證了文件的完整性。同時(shí)，鏡像技術(shù)也是防止信息丟失的一種手段。它是指對(duì)實(shí)時(shí)要求極為嚴(yán)格的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫文件所采取的安全備份措施，以防止文件信息丟失。

2、加密技術(shù)

為了防止電子文件的易傳播，易擴(kuò)散性造成信息失密，可以使用加密技術(shù)手段對(duì)數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)或網(wǎng)絡(luò)中正在傳遞的電子文件進(jìn)行保密，使非法截獲者無法了解電子文件的內(nèi)容。現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中常常采用“雙密鑰碼”進(jìn)行加密，每個(gè)加密通信者擁有一堆密鑰，一個(gè)是可以公開的密鑰，一個(gè)是嚴(yán)格保密的解密密鑰。只要不泄露解密密鑰，第三者很難破密。因此，即使被非法載取，電子文件的內(nèi)容也不會(huì)被竊取，避免電子文件易傳播、擴(kuò)散性特點(diǎn)帶來的弊端。

3、訪問控制

訪問控制的目的是杜絕電子文件的非法利用和蓄意破壞，從而對(duì)信息的安全起了保護(hù)的作用，可以用身份驗(yàn)證、防火墻等方式來控制。身份驗(yàn)證是為防止未授權(quán)者進(jìn)入系統(tǒng)對(duì)文件或數(shù)據(jù)訪問，在用戶登錄或?qū)嵤┠稠?xiàng)操作之前，系統(tǒng)將對(duì)某身份進(jìn)行驗(yàn)證，并根據(jù)實(shí)現(xiàn)的設(shè)定來決定是否許可。通常給每一個(gè)合法的用戶通行證，如果驗(yàn)明身份合法，可接受他進(jìn)入系統(tǒng)對(duì)相關(guān)的業(yè)務(wù)訪問，否則就被拒之門外。防火墻是單位與網(wǎng)絡(luò)群體之間有效的安全防范體系，在局域網(wǎng)和外界網(wǎng)絡(luò)連接的通道之間設(shè)置障礙，阻止其他系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對(duì)局域網(wǎng)內(nèi)的信息非法訪問，也阻止內(nèi)部信息從網(wǎng)絡(luò)上非法輸出，保護(hù)電子文件的原始性和真實(shí)性。

4、防治病毒

病毒入侵是威脅電子文件信息安全的因素之一。相關(guān)研究數(shù)據(jù)顯示，每年電腦病毒造成損失上百億美元，如：“風(fēng)暴蠕蟲”、“口令蠕蟲”和“沖擊波”病毒，嚴(yán)重干擾影響電子文件信息安全。因此，做好防治病毒的工作：一是預(yù)防，二是殺毒。以防為主，在系統(tǒng)安裝專門的防毒軟件或防毒卡硬件。組織專業(yè)人員建立完善有效的防治體系，使用安裝正版殺毒軟件，定期進(jìn)行殺毒，及時(shí)安裝補(bǔ)丁程序，確保證計(jì)算機(jī)以良性的運(yùn)行狀態(tài)保護(hù)電子文件信息安全性。

綜上所述，實(shí)踐工作中結(jié)合電子文件自身的特點(diǎn)，對(duì)電子文件的載體和信息安全做好管理，以保證電子文件的原始性、完整性和有效性。

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