劉 云

（滁州學(xué)院 教務(wù)處，安徽 滁州 239000）

檔案是指直接形成的歷史紀(jì)錄。它具有原始性和記錄性的特點，是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。教學(xué)檔案是檔案的一種，顧名思義，是指教學(xué)活動過程中形成的具有保存價值的原始記錄。

從形成過程來說，它包含兩個層面的進程，一是教學(xué)活動發(fā)生過程中通過某種載體而產(chǎn)生的原始記錄；二是將原始記錄按照一定的順序和類別整理出來，存放在固定的地點，也就是所謂的歸檔。教學(xué)檔案是否完整科學(xué)，主要就是體現(xiàn)在這兩個階段上的：第一是教學(xué)活動的客觀事實是否被完整準(zhǔn)確地記錄下來；第二是檔案管理人員是否按照教學(xué)活動的特點和規(guī)律以及歸檔要求將教學(xué)原始記錄轉(zhuǎn)變成教學(xué)檔案。教學(xué)檔案從載體形式上說，它包括紙質(zhì)材料、電子材料、聲像影像資料等。由于學(xué)校層次不一、認(rèn)識不同、管理歸口部門差異，高校教學(xué)檔案內(nèi)容也有一些分歧和差別，但主要包括上級文件、教學(xué)計劃、學(xué)科建設(shè)、教師工作量、考試及監(jiān)考安排、考試試卷、教學(xué)與實驗大綱以及學(xué)生成績與學(xué)籍、課表、教材、招生計劃及錄取新生名冊、教研項目申報及立項材料、畢業(yè)設(shè)計（論文）以及各種獲獎材料等。

教學(xué)是高校工作的中心，所以教學(xué)檔案在高校檔案中的地位尤為重要。完整系統(tǒng)的教學(xué)檔案，不僅能全面反映一個學(xué)校教學(xué)活動情況和效果，能夠為教學(xué)管理工作提供有力的憑證和信息來源，而且是學(xué)校教學(xué)水平評估的重要依據(jù)，甚至對于高等教育事業(yè)的發(fā)展、經(jīng)濟社會建設(shè)的實踐都具有很高的參考價值。擁有一套標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的教學(xué)檔案管理機制，是一個成熟的高校所應(yīng)該具備的基本管理機制之一。

一、高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題

（一）教學(xué)檔案的管理模式：院系、教學(xué)管理部門、學(xué)校三級管理模式

目前，高校教學(xué)檔案管理一般是采用院系、教學(xué)管理部門、學(xué)校三級管理的模式。三個層次分別管理著不同層次的教學(xué)檔案。如院系主要留存的是學(xué)生的試卷、教師的教學(xué)檔案等；教學(xué)管理部門存放的是日常教學(xué)管理過程中產(chǎn)生的文件資料；學(xué)校則一般留存的是按照檔案管理目錄需要長期或永久保存的教學(xué)檔案。三級管理模式可以避免檔案管理人員缺乏、檔案存放地點面積不夠等缺點，各個級別對自己的檔案也比較了解，對于短期保存的檔案也比較方便處理。但同樣也不可避免的存在混亂、重復(fù)等不同程度的缺點。

（二）高校教學(xué)檔案歸檔的方式和周期特點

目前，大多數(shù)高校的歸檔方式都是被動式的，主要形式是由學(xué)校檔案管理部門發(fā)出歸檔通知，提出需要建檔的詳細目錄，再由各院系、相關(guān)部門根據(jù)文件要求，按時將材料整理好，交由學(xué)校歸檔。這種歸檔方式是被動式的。學(xué)校層面的制度設(shè)計和管理人員素質(zhì)尤為重要。教學(xué)管理部門、院系都處于被動接受狀態(tài)。而院系級檔案更是自成體系，各自為政，檔案重視程度、檔案歸檔范圍、內(nèi)容都有較大差別。

高校的教學(xué)活動是一種以培養(yǎng)人才為目標(biāo)的周期性活動，每屆學(xué)生的培養(yǎng)過程就是一個教學(xué)周期，所以教學(xué)檔案也具有周期性的特點。因此，教學(xué)檔案在歸檔時間的劃分上與其他檔案不同，是按照學(xué)年度進行歸檔的。［1］

當(dāng)然，目前各個學(xué)校由于認(rèn)識不同、檔案管理工作者工作思路不同，在歸檔時間上也有較大的差別，有很多高校并沒有專職的教學(xué)檔案管理工作人員，也沒有健全的教學(xué)檔案管理制度，所以也有很多高校工作人員根據(jù)自己的工作需要和方便，按照自然年度歸檔。

（三）高校教學(xué)檔案管理手段：現(xiàn)代信息技術(shù)運用剛剛起步

隨著信息化的發(fā)展，目前，高校的教學(xué)檔案也基本運用相應(yīng)的軟件對目錄進行數(shù)字化檢索管理。但是這種信息化程度跟現(xiàn)行的教育發(fā)展形勢還是有一定的差距，尤其是網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面，更是嚴(yán)重缺失。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的逐步擴大、學(xué)生人數(shù)的不斷增加、招生形式的日益復(fù)雜，教學(xué)檔案數(shù)量在不斷增多，內(nèi)容也在不斷擴充，給教學(xué)檔案管理帶來了更大的挑戰(zhàn)。可以說，高校教學(xué)檔案的信息化發(fā)展已經(jīng)時不待我。然而，當(dāng)前，現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理才剛剛起步，這種現(xiàn)象已經(jīng)跟不上信息社會快速檢索的時代要求，特別是不能適應(yīng)日常工作中方便快捷地檢索、查閱并有效利用檔案信息的要求。數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)亟待加強。

（四）高校教學(xué)檔案的內(nèi)容：缺乏層次性，針對性不強，特色化欠缺

高校教學(xué)檔案主要包括以下幾個方面內(nèi)容：（1）綜合類：上級下發(fā)的有關(guān)教學(xué)工作的文件材料；有關(guān)教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)規(guī)格、學(xué)制等方面的指示、規(guī)定、辦法；有關(guān)教育事業(yè)發(fā)展規(guī)劃、實施計劃、總結(jié)及上級的批復(fù)；關(guān)于教學(xué)工作的決定、規(guī)定、規(guī)章制度、會議記錄；教務(wù)處工作計劃、總結(jié)等；教學(xué)簡報、情況交流材料等［2］。

（2）學(xué)科與實驗室建設(shè)：有關(guān)學(xué)科、專業(yè)設(shè)置、調(diào)整、撤并、更名的報告及上級的批復(fù)；學(xué)科、專業(yè)的申報、評估及審批材料；重點學(xué)科、專業(yè)建設(shè)材料；學(xué)科、專業(yè)建設(shè)統(tǒng)計報表；實驗室的申請、論證、評估、審批材料；實驗室的建設(shè)材料；重點實驗室的申報、審批材料；實驗室建設(shè)統(tǒng)計表；先進實驗室、先進個人申報、評審材料及名單。

（3）招生：省內(nèi)外生源計劃；招生工作計劃、總結(jié)；新生錄取名單；保留、取消新生入學(xué)資格名單及有關(guān)材料。

（4）學(xué)籍管理：新生入學(xué)登記表；學(xué)生名冊；學(xué)籍變更材料（升級、留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等）；各類各項獎學(xué)金條例、評審材料及獲獎名單；評選優(yōu)秀本、?？茖W(xué)生的材料、獲獎名單；學(xué)生違紀(jì)處分材料；學(xué)生各類意外事件處理材料；學(xué)生學(xué)歷學(xué)業(yè)成績表。

（5）課堂教學(xué)與教學(xué)實踐：制訂、修訂各專業(yè)教學(xué)計劃、大綱；各專業(yè)年度教學(xué)安排表、課表；各系、各專業(yè)教學(xué)實習(xí)、生產(chǎn)實習(xí)計劃、工作總結(jié)；課程進度表、教師工作量表；典型教案、重要備課記錄、典型實習(xí)報告。

（6）學(xué)位：學(xué)士學(xué)位評定條例、辦法及計劃、總結(jié)；授予學(xué)士學(xué)位的決定、名單；本科生優(yōu)秀學(xué)士學(xué)位論文。

（7）畢業(yè)生：上級有關(guān)畢業(yè)生分配的文件材料；畢業(yè)生分配計劃、總結(jié)、簡報；畢業(yè)生供需統(tǒng)計、計劃、合同；畢業(yè)生正式分配方案及調(diào)配派遣名冊；畢業(yè)證書、學(xué)位驗印名冊。

（8）教材：自編、主編教學(xué)指導(dǎo)書、實習(xí)指導(dǎo)書和習(xí)題集；各系各專業(yè)使用教材目錄；教師自編、主編的教材及獲獎材料。

從上面內(nèi)容可以看出，高校教學(xué)檔案目錄繁雜，涉及的內(nèi)容也比較廣泛。但是，目前，從操作層面上說，很多高校實際上并不能完全按照上面的目錄收集材料。由于檔案管理人員缺乏，很多檔案在收集上來的時候有所缺失，檔案管理人員也未能及時發(fā)現(xiàn)；同時，上面所述內(nèi)容也是個普遍、大眾的參考目錄，缺乏層次性、針對性，更無涉特色化。為了高效服務(wù)學(xué)校建設(shè)與管理，針對學(xué)校各個層次的不同需求，編研符合學(xué)校校情、方便服務(wù)師生的特色檔案，也是非常必須的。

二、加強高校教學(xué)檔案管理的對策

（一）加強教學(xué)檔案管理理論研究

目前，檔案管理方面的研究還只是停留在普遍存在問題與對策研究狀態(tài)，對于如何讓教學(xué)檔案朝著更加科學(xué)化、規(guī)范化、特色化方向發(fā)展的研究還較少，尤其是對于現(xiàn)行的歸檔方式、歸檔時間、歸檔內(nèi)容、立卷目錄、立卷形式、服務(wù)手段等這些細節(jié)的東西是否合理、能否突破的研究更是很少有人涉及。加強教學(xué)檔案的研究力度，從深層次、小細節(jié)研究，必定會讓檔案管理工作有更大的進步與突破，從而為學(xué)校的發(fā)展提供更有利的現(xiàn)實依據(jù)。

（二）分級管理，權(quán)責(zé)明確

現(xiàn)行高校的三級管理模式有利有弊，但是，想讓所有的教學(xué)檔案歸口到一個地方管理，在現(xiàn)行的條件下，也是不可行的。所以如何讓各個層次各盡其責(zé)、各盡所能，最大限度的將現(xiàn)行管理模式的優(yōu)勢發(fā)揮出來，需要一個權(quán)責(zé)明確的頂層設(shè)計。根據(jù)各個級別的有利與不利因素，劃分好各個級別應(yīng)該管理的范圍、內(nèi)容以及權(quán)利與責(zé)任，這樣就可以互惠互利，發(fā)揮各自所長，取長補短。

（三）加強宣傳，強化檔案管理意識

從工作人員來說，要通過多種渠道加強檔案管理宣傳，強調(diào)教學(xué)檔案的重要性，并突出教學(xué)檔案與教學(xué)水平評估關(guān)系密不可分；主動向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作進度，爭取得到領(lǐng)導(dǎo)重視、理解和支持?？梢哉f領(lǐng)導(dǎo)是否重視很大程度上影響著檔案管理工作。有了領(lǐng)導(dǎo)的理解和支持，對于強化檔案管理意識有至關(guān)緊要的作用；而且，對于提高檔案管理工作人員的積極性也有很大作用。

從學(xué)校層面上來說，高校應(yīng)確定一位分管教學(xué)的副校長具體分管教學(xué)檔案管理工作，把教學(xué)檔案建設(shè)真正納入學(xué)校工作規(guī)劃中，并作為學(xué)校建設(shè)的一項重要的基礎(chǔ)建設(shè)工作來抓，切實搞好教學(xué)檔案建設(shè)中的人力、物力和財力保障，及時研究和解決出現(xiàn)的新問題，確保教學(xué)檔案資料完整齊全，檔案管理工作穩(wěn)步推進，為學(xué)校各項工作提供堅實依據(jù)。［3］30

（四）加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展

現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理已成為一種必然趨勢。目前，從學(xué)校層面來說，大部分高校的檔案管理部門已運用軟件，將檔案目錄錄入系統(tǒng)中，方便師生檢索查找。但是一般還僅限于檔案管理部門內(nèi)部使用，也就是說需要什么材料還得到學(xué)校的檔案館檢索。這樣不僅不方便，而且與現(xiàn)代高速度信息化發(fā)展還是有一定差距。同時，僅僅是目錄可以檢索，也具有局限性。隨著現(xiàn)代信息化高度發(fā)展，教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化也將成為一種必然走向。

高校應(yīng)樹立信息化管理意識，將檔案信息化建設(shè)納入校園數(shù)字化建設(shè)總體規(guī)劃，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的檔案信息軟件系統(tǒng)，提高檔案信息管理與利用效率，推進檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。并且要逐步實現(xiàn)將有的實體檔案進行信息轉(zhuǎn)化并存儲，可以進行內(nèi)容檢索，不必需要什么資料都得望檔案館跑，從而提高辦事效率。［3］170

信息化管理對實現(xiàn)檔案信息資源價值、提高利用率，具有十分重要的意義，從另一個層面來說，如果能提高檔案的查準(zhǔn)率、查全率，給利用者快帶來極大方便，也會提高廣大師生對教學(xué)檔案的重要性認(rèn)識，更有利于推動教學(xué)檔案管理工作。

（五）完善制度建設(shè)，保證教學(xué)檔案管理有章可依

制度建設(shè)是做好工作的前提，完善有效的檔案管理制度是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)和保證。要保證教學(xué)檔案的完整系統(tǒng)就應(yīng)從頂層設(shè)計著手，采取強有力的措施，從檔案的目錄、內(nèi)容，各個級別應(yīng)該存檔的內(nèi)容，乃至收集整理流程，不同檔案的收集方式、歸檔時間、存檔年限等各個方面入手，制定相應(yīng)的教學(xué)檔案管理制度，細化到整個檔案管理的每個細節(jié)，爭取每一步工作都可以有章可依。同時要建立相應(yīng)的借閱、移交管理規(guī)定，規(guī)范管理程序、明確工作人員職責(zé)。確保各類教學(xué)檔案完整齊全，來源清楚，去向明確，保存安全，利用方便。

（六）改善服務(wù)條件，強化服務(wù)意識

利用現(xiàn)代高科技技術(shù)，早日實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，為廣大用戶提供更便捷的服務(wù)；同時注重檔案內(nèi)容研究，根據(jù)自己學(xué)校情況，分層次、分類別、有針對性地建一套符合自己學(xué)校校情特色的檔案，滿足不同服務(wù)對象的不同要求，使檔案資料在教學(xué)管理、實驗實訓(xùn)、科學(xué)研究等方面發(fā)揮及時、準(zhǔn)確、有效的作用。［4］強化服務(wù)意識，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。拋棄僅僅將檔案收集和整理作為工作內(nèi)容的傳統(tǒng)觀念，開拓教學(xué)檔案的服務(wù)對象和服務(wù)形式，加強教學(xué)檔案內(nèi)容編研，對于一些比較有參考價值的檔案甚至可以編成書冊，提供給全校師生，提高檔案利用率，發(fā)揮檔案價值。同時還應(yīng)根據(jù)館藏檔案積極編研各種檢索工具。如：歷年教學(xué)文件目錄、歷年畢業(yè)論文目錄、學(xué)生名冊、新生錄取名冊等，及時準(zhǔn)確的為利用者服務(wù)。

主動服務(wù)的方式是多種多樣的，高校工作人員只要認(rèn)真履行工作職責(zé)，肯于鉆研業(yè)務(wù)，勤于學(xué)習(xí)、善于思考、樂于奉獻，一定能將檔案工作做的有聲有色，充分發(fā)揮教學(xué)檔案的存在價值和社會意義。因此，高校檔案館工作人員必須增強服務(wù)意識，提高服務(wù)質(zhì)量，積極主動為利用者提供信息資源，掌握學(xué)校師生對檔案的需求和動態(tài)，有針對性地搞好檔案的服務(wù)工作。［5］

教學(xué)檔案管理是學(xué)校教學(xué)管理的重要組成部分，教學(xué)檔案是否完整齊全，是否得到充分利用，是衡量一個學(xué)校教學(xué)管理水平的重要標(biāo)志之一。高等學(xué)校應(yīng)該高度重視教學(xué)檔案管理工作，要將其作為學(xué)校發(fā)展的基礎(chǔ)性工作之一。教學(xué)檔案管理人員更應(yīng)該從本校校情出發(fā)，加強研究，改善服務(wù)，擴大宣傳，切實提高檔案管理工作水平，努力構(gòu)建一套符合學(xué)校特色，為廣大師生所需要的，內(nèi)容齊全、查找方便、檢索快捷的教學(xué)檔案。

［1］王亞麗.淺談高校教學(xué)檔案管理工作面臨的問題及對策［J］.楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2009（12）：39.

［2］武桂霞.淺談高校教學(xué)檔案管［J］.黑龍江檔案，2008（6）：30.

［3］徐惠琴.現(xiàn)代高校教學(xué)檔案管理工作存在的問題及對策［J］.蘭臺縱橫，2010（2）.

［4］李艷玲.高校教學(xué)檔案管理存在的問題及解決對策［J］.教學(xué)管理，2009（5）：170.

［5］戚 艷.關(guān)于高校教學(xué)檔案管理與教學(xué)質(zhì)量評估的思考［J］.科技檔案，2011（1）：30－31.