彭立波，于淑平

(中水東北勘測設(shè)計研究有限責(zé)任公司信息中心，長春130021)

勘測設(shè)計單位擁有大量的專業(yè)性非常強的檔案信息資源，這些檔案資源在單位的勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等各項生產(chǎn)活動中以及機關(guān)各項事務(wù)管理活動中發(fā)揮了至關(guān)重要的作用，檔案所提供的價值是無形的卻是巨大的。隨著信息化時代的飛速發(fā)展，為適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)運行管理的需求，檔案管理也日趨向信息化轉(zhuǎn)變?？睖y設(shè)計單位的檔案信息化就是指在單位的統(tǒng)一規(guī)劃組織下，以檔案部門為主，信息部門、管理部門及生產(chǎn)部門共同參與，在檔案的各項管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行接收采集、處置、妥善保存和提供利用。檔案信息化是檔案管理模式從面向檔案實體保管為重點，向以多種形式的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化檔案管理轉(zhuǎn)變的過程。幾年來，我單位在檔案信息化建設(shè)中不斷嘗試，取得了一定的應(yīng)用實踐經(jīng)驗，也在不斷地探索檔案信息化管理的新模式新方法，以期更好地為勘測設(shè)計生產(chǎn)服務(wù)。

1 網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)平臺及各應(yīng)用系統(tǒng)的搭建

1.1 網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、信息三者的關(guān)系

網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可或缺的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)。而在網(wǎng)絡(luò)上運行的各應(yīng)用系統(tǒng)則控制管理著各類文件信息資源形成、運行、歸檔、利用的各個過程。如果把網(wǎng)絡(luò)比作四通八達的鐵道線路，則各應(yīng)用系統(tǒng)則是在鐵軌上運行的高速列車，各類文件信息資源則是列車上的物資。在檔案信息化建設(shè)過程中，網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、信息三者缺一不可。

1.2 信息化發(fā)展規(guī)劃及網(wǎng)絡(luò)搭建

近5年的信息化發(fā)展規(guī)劃提出:以高效安全的計算機網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，以資源整合和集成化應(yīng)用為導(dǎo)向，以工程項目全生命周期信息管理為主線，將信息化建設(shè)作為一項工程項目全面實施，加快推進我公司信息化工作進程。檔案信息化是公司信息化的重要組成部分，近幾年，公司加大軟硬件投資力度，輔設(shè)網(wǎng)絡(luò)線路，引進生產(chǎn)與管理正版軟件，提高硬件配置，更新檔案部門設(shè)備，使計算機硬件、軟件、內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)的整體水平有了較大程度的提高。不僅促進了計算機集成應(yīng)用系統(tǒng)的建立，也為檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化提供了良好的操作平臺。

1.3 檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)

檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)是檔案信息化的最重要部分，是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。檔案管理工作的整個流程，從收集整編、數(shù)據(jù)錄入、檢索查詢、借還管理、權(quán)限設(shè)置、鑒定銷毀都通過檔案應(yīng)用系統(tǒng)來完成。我單位于1998年引進了“清華紫光企業(yè)檔案管理系統(tǒng)”至今已經(jīng)運行了14 a，在這期間進行了多次升級，完善各個子系統(tǒng)的應(yīng)用，建立與完善各門類檔案數(shù)據(jù)庫，按照檔案著錄規(guī)則要求，定制信息界面內(nèi)容，存儲檔案實體信息，掛接電子文件。檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)是檔案管理人員開展各項工作的平臺和手段，在檔案的信息化建設(shè)中起到至關(guān)重要的作用。

1.4 其他應(yīng)該系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的關(guān)系

勘測設(shè)計單位的檔案信息化同時也依賴于本單位其他各個應(yīng)用系統(tǒng)的實施與完善。如辦公自動化系統(tǒng)、協(xié)同設(shè)計系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)等。辦公自動化系統(tǒng)的上線運行，保證了機關(guān)部門公文的正常流轉(zhuǎn)與電子文件的順利歸檔。我單位自2002年辦公自動化系統(tǒng)運行以來，至今無紙化辦公流程已經(jīng)運轉(zhuǎn)了10 a，文書檔案電子文件歸檔也進行了10 a。每年的上半年，由文書檔案管理人員協(xié)同各部門兼職檔案管理人員，對上1年度的紙質(zhì)文件材料進行整理、立卷歸檔，同時將電子文件通過服務(wù)器進行邏輯歸檔。保證了本單位行政、黨務(wù)、紀檢、人事等收發(fā)文電子文件與紙質(zhì)文件同時立卷歸檔。2008年開始著手工程項目協(xié)同設(shè)計系統(tǒng)的試運行。1 a后，PW協(xié)同設(shè)計系統(tǒng)在各大工程項目中開始全面啟用，實現(xiàn)了工程項目信息集中管理、科學(xué)分類、安全訪問，達到過程控制、規(guī)范產(chǎn)品、提高歸檔產(chǎn)品質(zhì)量的目標。其中歸檔出版子模塊成為整個工程項目協(xié)同設(shè)計系統(tǒng)的重要組成部分，PW系統(tǒng)的應(yīng)用使檔案管理工作與勘測設(shè)計更加緊密結(jié)合，確保紙質(zhì)文件和電子文件同時歸檔，保證了歸檔準確及時，歸檔文件齊全完整。近幾年，人力資源管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)也紛紛上線，這些應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用都與檔案管理系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，如檔案管理系統(tǒng)的用戶管理與人力資源管理系統(tǒng)的用戶數(shù)據(jù)同步更新，保持一致。合同文件經(jīng)網(wǎng)上簽審后同步到合同管理系統(tǒng)中，合同運行流轉(zhuǎn)完成后進入檔案收集整編子系統(tǒng)中，再經(jīng)檔案管理人員進一步整編轉(zhuǎn)入歸檔后庫。項目管理系統(tǒng)在工程立項時確立工程項目代碼，項目的產(chǎn)品編碼以項目代碼為前綴，項目代碼是工程項目檔案檔號的重要組成部分。工程項目代碼為項目在公司的唯一標識，應(yīng)用于項目管理、合同管理、財務(wù)管理、人力資源管理、檔案管理等各應(yīng)用管理系統(tǒng)中。各應(yīng)用系統(tǒng)的順利運行，使經(jīng)各系統(tǒng)運行完成后的電子文件規(guī)范、真實、準確，為最終的電子文件歸檔奠定了基礎(chǔ)，保證了歸檔及時、完整。

2 檔案標準規(guī)范及各項管理規(guī)定的制定

2.1 國家標準和行業(yè)統(tǒng)一標準

法律法規(guī)和標準規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)性文件，檔案信息化建設(shè)如果不按照統(tǒng)一的標準和制度來運行，常常會造成各行其是，無序混亂的狀態(tài)。檔案法及其實施辦法是指導(dǎo)檔案工作的根本大法，檔案管理的各項工作首先都要以檔案法為最基本最重要的依據(jù)來開展。近幾年國家也相應(yīng)出臺了檔案信息化方面的國家標準及行業(yè)標準，這些標準主要包括電子文件歸檔與管理，檔案信息資源標識、描述、收集、加工、整理、存儲、傳輸、利用等方面的內(nèi)容。如中共中央辦公廳及國務(wù)院辦公廳于2009年12月8日聯(lián)合發(fā)布的《電子文件管理暫行辦法》(廳字【2009】39號)、國家檔案局2003年6號令《電子公文歸檔管理暫行辦法、國家標準 GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤存儲歸檔與檔案管理要求GB/T 17678.1～17678.2-1999》、行業(yè)標準DA T 31-2005《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等等，都是指導(dǎo)檔案信息化工作的重要文件。

2.2 單位制定的各項管理規(guī)定

每個單位自身情況不同，通用的國家標準和行業(yè)標準只規(guī)定大方面的指導(dǎo)意見，要想根據(jù)本單位的自身情況開展有針對性的檔案信息化工作，還要依據(jù)國家及行業(yè)標準，結(jié)合本單位實際情況，制定相應(yīng)的管理規(guī)定，來指導(dǎo)本單位具體的實踐操作。2010年，為完善檔案管理各項規(guī)章制度，我們結(jié)合本單位生產(chǎn)實際及檔案管理工作實際情況，修訂了與檔案相關(guān)的6個管理規(guī)定。同年為加強榮譽實物檔案的集中統(tǒng)一管理，制定了《榮譽(實物)檔案管理規(guī)定》，明確歸檔范圍和歸檔各部門職責(zé)，并對全公司范圍內(nèi)的榮譽實物及其電子文件進行廣泛的收集、整理、建庫、掛接。同時我們將檔案管理工作納入了本單位質(zhì)量管理體系中，使檔案管理工作與勘測設(shè)計質(zhì)量緊密掛鉤。以工程項目檔案為主體的《文件歸檔及檔案管理辦法》在質(zhì)量管理體系文件兩次換版升級中分別進行了進一步修訂完善，使檔案的收集、整理、歸檔、保管、提供利用、鑒定和銷毀的各個環(huán)節(jié)得到了有效的控制。為適應(yīng)電子文件管理的需要，我們制定了《電子文件管理暫行規(guī)定》并進行了多次修改，并于2010年出臺了最新的《電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定》。明確了電子文件的歸檔范圍和歸檔要求、電子文件的存儲、保管、提供利用、鑒定銷毀、統(tǒng)計等各項要求，使電子文件管理有章可循。

3 檔案信息資源建設(shè)

檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重中之重，其核心內(nèi)容是電子文件管理，包括電子文件的收集歸檔、數(shù)據(jù)核對整理、建庫掛接、提供利用等內(nèi)容。檔案信息化要以館藏檔案數(shù)字化為基礎(chǔ)，以電子文件歸檔與管理為重點，以電子檔案的提供利用為最終目的來開展。

3.1 數(shù)據(jù)庫的建立與完善。

建立館藏各類檔案數(shù)據(jù)庫，是勘察設(shè)計單位檔案作息化管理的基礎(chǔ)。首先要完成最基本的數(shù)據(jù)條目的建庫錄入工作，為檔案檢索查詢與進一步開展全文檢索服務(wù)打下基礎(chǔ)。近10年間，我們一方面對新歸檔的檔案實行隨歸檔隨建庫，另一方面利用大量人力開展所有館藏老檔案的建庫工作。先后完成了文書檔案、會計檔案、科技文件資料、工程項目檔案、測繪地形圖、偽滿檔案、榮譽檔案等各門類檔案的建庫工作。目前所有館藏的檔案、科技資料全部進入數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)檢索全部由手工檢索轉(zhuǎn)變?yōu)闄C檢，大大提高了工作效率，極大地方便了設(shè)計人員。目前共建有各類文件級條目近30萬條(不含二級單位建庫數(shù)據(jù))。從2007年起工程項目檔案實行計算機借閱管理，建立了用戶數(shù)據(jù)庫及借閱信息數(shù)據(jù)庫。為更好地方便設(shè)計人員查詢檔案信息，我們在公司門戶網(wǎng)站設(shè)立檢索入口，設(shè)計人員在本機即可檢索到庫藏檔案信息及本人的借閱信息。

3.2 館藏檔案的數(shù)字化

勘測設(shè)計單位以設(shè)計圖紙居多，很多老檔案只有底圖和藍圖而沒有相應(yīng)的電子文件。象我們單位有50多年的建院歷史，積累了豐厚的水利工程項目各專業(yè)設(shè)計圖。如何活化這些檔案資源，更好地為勘測設(shè)計生產(chǎn)服務(wù)，是擺在我們檔案人員面前的重要課題。從2005年起我們與CAD室合作開展了工程項目歸檔電子文件數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換及底圖數(shù)字化掃描處理工作，將處理完畢的電子文件掛接并提供網(wǎng)上利用。目前公司重點工程的底圖掃描工作已經(jīng)完成，共完成底圖掃描六萬多張。同時，文書檔案也依靠自身的力量開展了老文書檔案的掃描處理工作，目前1994年以后的文書檔案全部是紙質(zhì)電子雙重管理。1994年以前的檔案采用隨用隨掃描的方式。所有榮譽實物檔案也通過拍照、掃描等方式形成電子文件。館藏檔案的數(shù)字化為開展全文檢索，網(wǎng)絡(luò)提供利用工作打下了堅實的基礎(chǔ)。

3.3 電子文件管理

隨著計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展與迅速普及，越來越多的社會活動和生產(chǎn)活動的記錄都在電子工作環(huán)境下產(chǎn)生。各種文件的生命周期有可能大部分或全部采用電子形式。因此電子文件管理是檔案信息化建設(shè)的核心。具備現(xiàn)代化管理條件的檔案部門應(yīng)積極介入本單位各種電子文件的形成過程，加強對電子文件的積累、著錄、歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)督指導(dǎo)，加強不同格式電子文件的收集、歸檔、整理、核對、掛接、提供利用等工作。我單位自2002年開展電子文件的收集整理工作以來，電子文件的歸檔量逐年增加，特別是協(xié)同設(shè)計系統(tǒng)上線以來，強化了電子文件的歸檔。同時館藏工程底圖、文書檔案、榮譽實物的數(shù)字化處理，也生成了大量的電子文件。我們按照本單位的電子文件管理規(guī)定，開展電子文件的各項管理工作。對每一份歸檔的電子文件進行細致的核對，確保電子文件的真實、完整、有效，確保電子文件與紙質(zhì)文件的一致。同時對歸檔的 CAD文件進行格式轉(zhuǎn)換，把DWG文件全部轉(zhuǎn)換在DWF文件，將各種格式的電子文件按工程項目代碼分類存儲在公司服務(wù)器端，并在檔案管理系統(tǒng)中進行相應(yīng)條目的DWF電子文件掛接，并提供利用。目前我們所收集到各類電子文件總計20余萬個，各類檔案掛接電子文件數(shù)據(jù)近6萬條。

4 檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)

勘測設(shè)計單位檔案信息化建設(shè)的最終目的就是實現(xiàn)各類檔案信息資源真實完整地采集與保管，安全合理地提供利用，以最方便快捷的手段滿足生產(chǎn)單位及機關(guān)各部門利用檔案信息，滿足工作查考、借鑒他人經(jīng)驗、吸收各專業(yè)最新技術(shù)成果的需要。

4.1 網(wǎng)絡(luò)瀏覽、下載利用服務(wù)初試

為最大限度地開發(fā)利用檔案電子資源，一方面繼續(xù)加強電子文件管理，另一方面利用檔案管理系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置子系統(tǒng)及瀏覽器功能模塊，對條件成熟的工程項目開展網(wǎng)上瀏覽、下載利用嘗試。共分4個步驟進行操作:

1)制定管理規(guī)定，確定操作程序。我們根據(jù)最新制定的《電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定》，擬定了“開展工程項目檔案電子圖的網(wǎng)上瀏覽下載利用服務(wù)”實施方案。

2)設(shè)置虛擬用戶，測試運行步驟。擬定6個設(shè)計處的12名虛擬用戶身份，制定測試方式及原則，對測試中遇到的相關(guān)問題進行研究并協(xié)調(diào)解決權(quán)限、控件安裝、虛擬用戶登錄等方面問題。

3)征求各處意見，制定權(quán)限設(shè)置方案。以白山、豐滿三期、江口3個工程項目為樣本，根據(jù)不同專業(yè)，針對不同用戶身份進行永久瀏覽權(quán)限設(shè)定，完成賦權(quán)操作

4)開通瀏覽服務(wù)，指導(dǎo)用戶操作。在門戶網(wǎng)站發(fā)布“工程項目檔案電子文件網(wǎng)上瀏覽服務(wù)試開通”通知，并對網(wǎng)上瀏覽方式操作進行說明。開通了水文、規(guī)劃、水工、機電、施工、建筑等專業(yè)的網(wǎng)上瀏覽利用服務(wù)，使設(shè)計人員在本機即可查到所有權(quán)限范圍內(nèi)的電子文件。同時及時收集反饋意見，不斷完善電子文件開放利用服務(wù)。

之后，我們又陸續(xù)開通了太平灣水電站、云峰水電站、太平哨水電站、水豐水電站、蓮花水電站、尼爾基工程、紅石水電站等7個重點大型工程的網(wǎng)上瀏覽下載服務(wù)。這些工程電子文件的網(wǎng)上開通極大地方便了設(shè)計人員，節(jié)約了查詢紙質(zhì)檔案的時間，提高工作效率。

4.2 網(wǎng)絡(luò)瀏覽、下載利用服務(wù)的全面開通

經(jīng)過初步嘗試，10個工程項目的網(wǎng)上利用服務(wù)，得到了設(shè)計人員的廣泛利用。為加快網(wǎng)上信息服務(wù)的步伐，進一步開發(fā)利用檔案信息資源，我們針對賦權(quán)模式進行了深入研究，分步驟有秩序地開展檔案信息的網(wǎng)絡(luò)全面開通服務(wù)。

1)永久權(quán)限與規(guī)則權(quán)限的賦權(quán)區(qū)別。前期進行的賦權(quán)方式為永久權(quán)限賦權(quán)。永久權(quán)限設(shè)置是針對檔案賦權(quán)，適用于電子文件瀏覽開放初期的試用階段，可以有選擇性開放幾個項目。權(quán)限子系統(tǒng)的規(guī)則權(quán)限設(shè)置則更適用于檔案的全面開放。規(guī)則權(quán)限是針對用戶而非針對檔案賦權(quán)。因考慮新增檔案的數(shù)量遠遠大于新增用戶的數(shù)量，即一次給該用戶賦權(quán)后，不管是什么工程項目只要符合該用戶的權(quán)限規(guī)則，他都可以實現(xiàn)網(wǎng)上瀏覽或下載利用。因此采用規(guī)則權(quán)限賦權(quán)對全面開放檔案的網(wǎng)上利用服務(wù)比較省時省力。

2)規(guī)則權(quán)限的賦權(quán)原則。以單位制定的《電子文件歸檔與管理暫行辦法》為依據(jù)，對設(shè)計生產(chǎn)部門的專業(yè)人員實行本專業(yè)檔案給予瀏覽權(quán)限的設(shè)定。其他專業(yè)將被限制瀏覽。賦權(quán)檢索式盡量反映全面且簡潔明了。

3)規(guī)則設(shè)定中要考慮的問題。規(guī)則權(quán)限的規(guī)則設(shè)定至關(guān)重要，要考慮3個因素，以保證賦權(quán)的準確性和全面性:①因涉及到的檔案歷史久遠，部分檔案專業(yè)類目的代號有過變化，老工程檔案和新工程檔案的代號在賦權(quán)中都要考慮進去，并避免沖突產(chǎn)生。②有一些檔案項目代號或檔案編號比較特殊，有與專業(yè)代號沖突的現(xiàn)象，因此在制定規(guī)則時要考慮周全，排除特殊編號的檔案。③項目管理子系統(tǒng)的上線運行，使新開工的工程項目具有新的項目編碼，有的會與原專業(yè)代碼相沖突，因此在規(guī)則設(shè)定中也要充分考慮到這一點。

4)規(guī)則權(quán)限賦權(quán)方案的設(shè)定。根據(jù)“各專業(yè)人員電子檔案瀏覽權(quán)限對照表”以及在賦權(quán)中要考慮的幾點問題，對所有庫存各專業(yè)檔案根據(jù)不同專業(yè)進行了摸底測試，按照“各專業(yè)設(shè)計階段與專業(yè)分類的組合方式”進行了規(guī)則權(quán)限設(shè)定，設(shè)置了6個設(shè)計處18個專業(yè)規(guī)則權(quán)限表達式，并在權(quán)限設(shè)置子系統(tǒng)中進行賦權(quán)操作。

5)特殊檔案的限制瀏覽設(shè)定。因有部分檔案涉及到國家秘密或企業(yè)內(nèi)部商業(yè)秘密，因此這部分檔案要進行特殊處理。如企業(yè)的封存檔案可以根據(jù)項目權(quán)限和文件權(quán)限的制約關(guān)系，在項目級別中對整個要封存的項目進行網(wǎng)上封存，限制瀏覽，并可實現(xiàn)隨時解封隨時自動恢復(fù)原賦權(quán)的功能。跨專業(yè)檔案的瀏覽及下載權(quán)限需要經(jīng)各級審批后，在臨時賦權(quán)中臨時設(shè)定方可提供利用。密級檔案是最高級別的檔案，檔案管理系統(tǒng)對其電子全文已經(jīng)有預(yù)先設(shè)定，禁止任何瀏覽及下載操作。

電子檔案的網(wǎng)絡(luò)開通服務(wù)，使設(shè)計人員足不出戶即可在本機瀏覽查詢想要借用的檔案信息，非常快捷方便，而且可以做到多人同時利用同一份電子檔案，極大地發(fā)揮了檔案的效用。電子檔案的開通也減輕了檔案借閱人員的負擔(dān)，減輕了出入庫的強度，減少翻閱紙質(zhì)檔案的時間。同時電子檔案的網(wǎng)上借閱也在一定程度上保護了紙質(zhì)檔案、實物檔案，減少其利用頻次，降低破損率。檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)是一個歷史性突破，也是未來檔案提供利用的最有效方式。

4.3 檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的安全問題

電子文件的可復(fù)制性、易存儲性、檢索快捷、可共享利用等優(yōu)勢極大地方便了用戶。但是由于電子文件對計算機系統(tǒng)的依賴性、信息內(nèi)容的易改性、載體的不穩(wěn)定性，使電子文件在保管和利用上比紙質(zhì)文件存在更多的安全隱患，因此對電子檔案的保管和利用工作提出了更高的要求。

為維護電子檔案的安全，電子檔案的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)要進行嚴格的身份認證。根據(jù)不同的檔案類型對不同的人員進行網(wǎng)絡(luò)查閱開放程度的限制。依據(jù)一定的安全策略由系統(tǒng)管理員協(xié)同檔案管理員一起做權(quán)限設(shè)置，通過專門的賦權(quán)來分別控制哪些人員可以對何種檔案類型擁有瀏覽、下載全文的權(quán)限。通過安全設(shè)定，確保各類數(shù)據(jù)庫只能經(jīng)授權(quán)的合法用戶使用，未經(jīng)授權(quán)的用戶無論通過什么程序和軟件工具都不能訪問數(shù)據(jù)庫。另外，在電子檔案的形成階段可采用各種先進的計算機監(jiān)控和保障技術(shù)，如數(shù)字簽名、加密技術(shù)、身份驗證等，確保檔案的真實可靠和安全保存。另一方面也可采用應(yīng)用系統(tǒng)自身開發(fā)的水印技術(shù)、防擴散技術(shù)等來確保電子檔案在一定范圍內(nèi)使用，消除電子檔案的安全隱患，確保檔案信息化服務(wù)的順利開展。

［1］朱曼麗，張照余，王建華.檔案信息化建設(shè)的項目管理研究［J］.浙江檔案，2009(08):26.