谷興華

(黑龍江省引嫩工程管理處，黑龍江大慶163316)

1 工程建設(shè)檔案的性質(zhì)與特點(diǎn)

隨著近些年來(lái)水利工程建設(shè)項(xiàng)目不斷增多，我省對(duì)水利工程建設(shè)檔案的建設(shè)工作已十分重視，工程建設(shè)檔案已成為檔案門類中與人事、會(huì)計(jì)等檔案并列的專門檔案之一。一般來(lái)說(shuō)，在較大型工程建設(shè)中，都能夠做到內(nèi)業(yè)與外業(yè)同步進(jìn)行，內(nèi)業(yè)資料齊全，工程驗(yàn)收后，能夠做到內(nèi)業(yè)資料及時(shí)交付管理單位存檔。工程建設(shè)檔案的性質(zhì)不同于人事、會(huì)計(jì)檔案:①保密性的要求不高;②信息量較大;③查閱的次數(shù)頻繁?；谝陨咸攸c(diǎn)，工程建設(shè)檔案可以面向一定范圍進(jìn)行公開，在數(shù)字化的基礎(chǔ)上，在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，以此提高工程建設(shè)檔案的利用效率。

2 引嫩工程管理處檔案管理的主要內(nèi)容

黑龍江省引嫩工程管理處是省水利廳直屬的處級(jí)事業(yè)單位，管轄北部引嫩工程，為大慶油田提供工業(yè)與城市用水并兼顧工程沿線農(nóng)業(yè)用水，是我省比較典型的水利工程管理單位。我處于2000年成立綜合檔案室，建立了工程管理、公文、會(huì)計(jì)、人事等檔案，2006年被評(píng)為國(guó)家科技事業(yè)類二級(jí)檔案室。

北部引嫩工程是在嫩江中游拉哈鎮(zhèn)無(wú)壩引水，經(jīng)243 km渠道進(jìn)入紅旗泡水庫(kù)。由于建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)低，在運(yùn)行中不斷進(jìn)行維修改造，經(jīng)歷的較大型改造工程有:烏裕爾河、雙陽(yáng)河立體交叉水質(zhì)改善工程，紅旗泡水庫(kù)消險(xiǎn)擴(kuò)建工程，渠首3次較大型整治工程，渠首11 km嫩干堤防加高培厚等。在運(yùn)用中不斷對(duì)渠道進(jìn)行護(hù)坡整治，對(duì)構(gòu)造物進(jìn)行整修加固。對(duì)沿線管理所和管理站進(jìn)行站房改造和維修。近幾年，隨著尼爾基水利樞紐的建設(shè)運(yùn)行，我省積極建設(shè)配套供水工程，北部引嫩擴(kuò)建工程作為全省千億斤糧食產(chǎn)能的重點(diǎn)工程和全省水利建設(shè)重點(diǎn)工程，已開工建設(shè)兩年，正處于緊張施工中。這些工程建設(shè)完畢后，工程專業(yè)技術(shù)部門能夠做到內(nèi)業(yè)資料及時(shí)歸檔。檔案資料包括工程前期會(huì)議報(bào)告、可研報(bào)告、初步設(shè)計(jì)和施工圖設(shè)計(jì)圖紙、預(yù)算、招投標(biāo)文件、合同、設(shè)計(jì)交底記錄、開工報(bào)告、施工質(zhì)量記錄、設(shè)計(jì)變更記錄、監(jiān)理記錄、竣工圖紙、驗(yàn)收簽證、決算，等等，可以說(shuō)，這些檔案資料比較齊全，分析、編研和專業(yè)技術(shù)人員利用的價(jià)值較高，為今后工程管理工作提供了權(quán)威的必要的參考資料。

3 存在的一些問(wèn)題

工程建設(shè)檔案是水利工程管理單位最重要的檔案部門。但是，在檔案工作的實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)了一些問(wèn)題，影響了工程建設(shè)檔案的使用效率。

1)工程建設(shè)檔案信息量龐大，不便于利用。水利工程建設(shè)檔案的信息量較大，僅一個(gè)單項(xiàng)工程，如北引擴(kuò)建工程，建設(shè)檔案就占據(jù)一個(gè)密集架。目前工程建設(shè)檔案還停留在紙質(zhì)階段，檔案的文書、圖紙、表格等載體形式較多，規(guī)格不一。內(nèi)容有工程設(shè)計(jì)、招投標(biāo)文件、合同、施工記錄、簽證、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等等，內(nèi)容十分繁雜。查閱水利工程建設(shè)檔案要比查閱人事、會(huì)計(jì)等其它檔案要費(fèi)很多時(shí)間。而且利用不便。檔案管理的要求規(guī)定，不允許借閱人員拿走原始檔案，因此只能采用復(fù)印的方式來(lái)利用檔案。但是工程建設(shè)檔案十分不便于復(fù)印，比如，設(shè)計(jì)圖紙都是超大規(guī)格，根本無(wú)法復(fù)印，又不允許帶走原件，有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)要求必須帶走，可能造成檔案的遺失，給檔案室的管理帶來(lái)很大麻煩。

2)檔案利用頻繁。引嫩工程管理處的任務(wù)是管轄北部引嫩工程，做好運(yùn)行調(diào)度確保供水，對(duì)病險(xiǎn)部位經(jīng)常進(jìn)行維修，維持工程處于良好的運(yùn)行狀態(tài)。所以，在工程的運(yùn)行中，工程建設(shè)檔案的利用率很高。從查檔記錄可以看出，工程建設(shè)檔案的查檔次數(shù)要明顯高于人事、會(huì)計(jì)等專門檔案的查當(dāng)次數(shù)。2011年，該處計(jì)劃對(duì)紅旗泡水庫(kù)開展水源地保護(hù)與綜合開發(fā)的規(guī)劃工作，工作組開展規(guī)劃的基礎(chǔ)工作之一就是調(diào)閱水庫(kù)的全部檔案，比如，要查找水庫(kù)泄水渠原設(shè)計(jì)圖紙，以設(shè)計(jì)圖紙為依據(jù)，將已年久失修的渠道恢復(fù)到設(shè)計(jì)狀態(tài)。規(guī)劃期間，工作人員經(jīng)常泡在檔案室。所以工程管理單位對(duì)工程建設(shè)檔案的依賴程度很高，利用十分頻繁。

3)在查檔工作中交通不便。水利工程一般地處偏遠(yuǎn)。引嫩工程管理處機(jī)關(guān)位于大慶市，下轄6個(gè)管理所、28個(gè)管理站，分別位于訥河市、富?？h、依安縣、林甸縣、安達(dá)市境內(nèi)，基層管理所工程技術(shù)人員到處機(jī)關(guān)查閱工程檔案往往要旅行數(shù)百公里。管理處上級(jí)是省水利廳，省水利廳和水利設(shè)計(jì)院位于哈爾濱市，經(jīng)常需要調(diào)閱北引工程建設(shè)檔案，管理處技術(shù)人員經(jīng)常往返哈市、大慶呈送檔案資料。所以，水利工程管理單位的偏僻性決定了檔案利用工作十分不便。

基于以上原因，水利工程檔案應(yīng)盡快實(shí)現(xiàn)信息化，建立數(shù)字檔案室，在單位局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)上開辟網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案室工程建設(shè)檔案資源共享，隨時(shí)查閱，快捷方便，提高檔案的利用效率。