上海市電力公司檢修公司 邢維萍
隨著我國(guó)檔案管理水平的整體提高,檔案數(shù)字化的深化應(yīng)用,檔案管理的方式、內(nèi)容、目標(biāo)發(fā)生了很大的變化。上海市電力公司扎實(shí)推進(jìn)檔案的高效管理,不斷主動(dòng)提高檔案管理水平,加強(qiáng)檔案的綜合開發(fā)利用,特別是在上海電網(wǎng)節(jié)能技術(shù)改造方面的應(yīng)用,促進(jìn)檔案工作更好地為本市節(jié)能低碳服務(wù)。
長(zhǎng)時(shí)期以來(lái),公司在各項(xiàng)工作中形成了內(nèi)容豐富、形式各異、價(jià)值不同、各種保管期限和載體的檔案。它們中有在一定時(shí)期內(nèi)需要利用的保管期限在50年及以下的檔案,也有在一定時(shí)期內(nèi)利用后還具有歷史傳承和查考作用的永久性的檔案;不僅有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案,還有磁性等各種載體的檔案。
在公司的各種檔案中,有不少非常重要的永久性檔案,尤其在眾多的重要工程檔案中,有著大量的特別重要的永久性檔案。它們記載和反映的工程往往代表了國(guó)家或者上海甚至國(guó)際電力科技發(fā)展水平,在我國(guó)電力或者上海電力的電壓等級(jí)、容量增大等技術(shù)上具有突破性,而且也往往是我國(guó)或上海電網(wǎng)構(gòu)架加強(qiáng)與提升、新的綠色能源的應(yīng)用、更大范圍的電網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行、更長(zhǎng)距離的電力引入的開始。因此,這些工程在我國(guó)或者上海電力發(fā)展史上具有代表性,而在這些工程項(xiàng)目建設(shè)中形成的重要檔案,則是這些工程的重要的真實(shí)歷史記錄,是非常寶貴的具有特別重要意義的永久性保存的工程檔案。
例如在編制上海市電力公司“十一五”節(jié)能規(guī)劃時(shí),就需要對(duì)上海電網(wǎng)的現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研,課題組從檔案上查閱了很多資料,尤其是上海電網(wǎng)線損及其降損工作的資料,對(duì)規(guī)劃的編制發(fā)揮了很好的作用。還有國(guó)內(nèi)第一座將交流、直流電源匯集于一處的±500 kV交、直流南橋變電站和國(guó)內(nèi)第一條±500 kV直流輸電線路(葛上±500 kV直流輸電線路)的建立,使上海能夠在常態(tài)時(shí)接受來(lái)自葛洲壩的清潔電能;220 kV人民廣場(chǎng)地下變電站的建成,填補(bǔ)了我國(guó)在大都市建造特大型超高壓地下變電站的空白,大大節(jié)約了土地資源;我國(guó)目前最大的第一座大型海上風(fēng)電場(chǎng)——東海大橋海上風(fēng)電場(chǎng)工程,揭開了我國(guó)綠色能源開發(fā)應(yīng)用的新一頁(yè),采用了世界首創(chuàng)的風(fēng)機(jī)高樁承臺(tái)基礎(chǔ)設(shè)計(jì),在技術(shù)上具有世界性的突破。這些工程在設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收不僅要應(yīng)用已有的檔案資料而且要建立大量新的檔案資料,這些檔案資料對(duì)公司的綠色發(fā)展,節(jié)能減排工程的支持與配合作用是非常大的,也充分體現(xiàn)了檔案工作能夠更好地為本市節(jié)能低碳服務(wù)的效果。
公司有著各種載體的檔案。除實(shí)物檔案外,還有母片、膠卷、磁帶(模擬信號(hào)、數(shù)字信號(hào))、磁盤、光盤等各種特殊載體的檔案,這些特殊載體的檔案,往往要借助于專門的設(shè)備才能識(shí)讀。由于光盤等聲像檔案在反映和記錄聲像方面所具有真實(shí)感,在為公司的生產(chǎn)和新能源應(yīng)用中,發(fā)揮著獨(dú)特的作用。那些反映公司新技術(shù)和新工藝的聲像檔案,使公司節(jié)能項(xiàng)目的開發(fā)和應(yīng)用少走了彎路,提供了寶貴的經(jīng)驗(yàn),為節(jié)能減排高效進(jìn)行發(fā)揮了重要的作用。倒如東海大橋海上風(fēng)電場(chǎng)工程的光盤,將為我國(guó)類似綠色能源開發(fā)與應(yīng)用提供了極其寶貴的經(jīng)驗(yàn)和科學(xué)依據(jù),是非常重要的信息資源。
通過(guò)檔案集約化管理,實(shí)行檔案管理工作的轉(zhuǎn)型,有助于適應(yīng)國(guó)家電網(wǎng)公司的“三集五大”體系建設(shè),促進(jìn)檔案為“創(chuàng)新驅(qū)動(dòng),轉(zhuǎn)型發(fā)展”和節(jié)能減排提供更高效服務(wù),同時(shí)也是促進(jìn)公司檔案管理高效節(jié)能的有效途徑。
公司有大量的特別重要的永久性檔案和各種特殊載體的檔案,它們的存放環(huán)境要求,不同于普通檔案的庫(kù)房要求;要對(duì)檔案進(jìn)行專業(yè)性的修復(fù)和保護(hù);配置必要的檔案保護(hù)設(shè)施和設(shè)備及特殊載體檔案識(shí)讀設(shè)備等。
我公司有著完整健全的檔案組織管理體系,每個(gè)單位都有專門的檔案人員管理本單位的檔案,并設(shè)有專門的庫(kù)房,存放本單位所有的檔案。這種管理模式,保證了檔案收集、整理歸檔等檔案管理工作規(guī)范有序進(jìn)行和健康發(fā)展,也方便了檔案利用。但是隨著社會(huì)檔案信息化的不斷推進(jìn),對(duì)檔案管理和保護(hù)技術(shù)日趨重視和要求的不斷提高;隨著公司大量重要的永久性檔案和特殊載體檔案的產(chǎn)生,所有檔案都分散式的存放,雖方便了利用,但在檔案管理和保護(hù)上具有一定的不利因素,和現(xiàn)代化檔案管理和保護(hù)的要求也存在一定的差距。首先分散式存放不利于按檔案的價(jià)值和載體特性,分門別類的存放到專門的庫(kù)房?jī)?nèi),不利于集中配置現(xiàn)代化檔案保護(hù)設(shè)施和檔案專用設(shè)備及工具,不利于檔案專業(yè)人員對(duì)檔案進(jìn)行技術(shù)修復(fù)和保護(hù),因此不利于特別重要檔案的重點(diǎn)保護(hù)和永久性保存;其次,每當(dāng)體制變動(dòng),檔案的歸屬也隨之變化,如把檔案搬到新的接收單位,會(huì)造成接收單位庫(kù)房的緊張,同時(shí)檔案搬來(lái)搬去容易引起損壞,如檔案留在原地不搬,則使檔案庫(kù)房遠(yuǎn)離檔案人員形成檔案管理的不便和弱化。
如將公司的各種重要的永久性檔案、特殊載體檔案、歷史檔案集中起來(lái),實(shí)行集中保存,統(tǒng)一管理,實(shí)現(xiàn)檔案的集約化管理,就可解決上述檔案管理和保護(hù)方面的矛盾。我們這里講的檔案的集約化管理,就是以節(jié)能、高效的方法,對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的集中管理,從而達(dá)到最大限度的延長(zhǎng)檔案壽命,提高檔案的利用水平。具體來(lái)講,就是通過(guò)建立電力檔案館,使檔案管理具有一定的規(guī)模,集中檔案管理專業(yè)人才,集中配置現(xiàn)代化檔案保護(hù)設(shè)施和專用設(shè)備,根據(jù)不同載體、不同價(jià)值的檔案需求,設(shè)置不同環(huán)境要求的庫(kù)房,將相同載體、相同價(jià)值的檔案集中存放到對(duì)應(yīng)的專門庫(kù)房?jī)?nèi),對(duì)檔案集中統(tǒng)一管理和專門保護(hù)。這種科學(xué)的相對(duì)集中的管理,有利于避免文件重復(fù)歸檔,避免設(shè)備的重復(fù)購(gòu)置,既實(shí)現(xiàn)了重要檔案的重點(diǎn)保護(hù)和特殊檔案的特需保護(hù),又避免了能源浪費(fèi),降低了管理成本,同時(shí)促進(jìn)了檔案的高效利用,解決了大量永久性檔案和歷史檔案的歸屬及流向。
實(shí)行檔案集約化管理,能使檔案管理與經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)型同步發(fā)展,從而使檔案更好地為公司的節(jié)能低碳提供現(xiàn)代化服務(wù)。
檔案的集約化管理是在應(yīng)用信息化技術(shù),以數(shù)字化檔案實(shí)現(xiàn)檔案遠(yuǎn)程利用的基礎(chǔ)上,實(shí)行檔案實(shí)體的集中管理。我公司已實(shí)行了統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng),對(duì)檔案基本進(jìn)行了數(shù)字化,實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化檔案遠(yuǎn)程利用,生產(chǎn)管理也已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化管理,這些現(xiàn)代化信息管理的方式為公司檔案實(shí)體集中管理打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ),是檔案集中管理的有利條件。檔案的集約化管理,有利于深化和推廣檔案應(yīng)用,促進(jìn)檔案信息資源進(jìn)行優(yōu)化整合和綜合利用,促進(jìn)企業(yè)檔案從單一的工作查考和憑證,擴(kuò)展成為傳播企業(yè)歷史和專業(yè)知識(shí)的平臺(tái),成為職工擴(kuò)充專業(yè)知識(shí)的寶庫(kù)。檔案的集約化管理是通過(guò)改變檔案的業(yè)務(wù)流程,實(shí)現(xiàn)了檔案的全程管理和控制,有利于基層的檔案工作者集中精力,做好檔案的前期形成、歸檔監(jiān)督和指導(dǎo)工作,提高案卷的質(zhì)量,做好檔案的著錄等相關(guān)業(yè)務(wù),為做好檔案利用工作打好堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ);有利于檔案館專業(yè)人員,應(yīng)用現(xiàn)代化設(shè)備按檔案的特性進(jìn)行專門保護(hù),集中開發(fā)企業(yè)的核心信息資源,對(duì)信息資源進(jìn)行集中的深層次加工,提高檔案的編研和利用水平。同時(shí)也有利于促進(jìn)公司檔案信息化的更深入地進(jìn)行,促進(jìn)檔案實(shí)體和信息管理協(xié)同發(fā)展;促進(jìn)數(shù)字檔案和實(shí)體檔案的整體保護(hù);實(shí)現(xiàn)永久性檔案的永久保真、保讀、保存。
[1]《檔案保護(hù)技術(shù)教程》.郭莉珠等著.中國(guó)人民大學(xué)出版.
[2]《中華人民共和國(guó)電力工業(yè)史》上海卷.王岫霓.中國(guó)電力出版社.