陳墨香

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高校院系辦公室工作人員素質(zhì)培養(yǎng)途徑探析

陳墨香

福建師范大學(xué)協(xié)和學(xué)院

隨著高等教育的發(fā)展，高校對辦公室工作人員的要求越來越高。該文在闡述高校院系辦公室工作特點的基礎(chǔ)上，分析了辦公室工作人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)，總結(jié)出應(yīng)從加強學(xué)習(xí)、鍛煉修養(yǎng)、強化服務(wù)和注重實踐四個方面提高辦公室工作人員的素質(zhì)。

高校 辦公室工作人員 素質(zhì)培養(yǎng)

高等學(xué)校院系辦公室是高校內(nèi)部設(shè)立的辦理行政性事務(wù)的工作機構(gòu)，是展現(xiàn)學(xué)校風(fēng)貌、聯(lián)系內(nèi)外的一個窗口，辦公室工作人員的素質(zhì)高低、執(zhí)行力水平好壞將直接影響著整個學(xué)校管理工作的效率和效果，影響學(xué)校行政管理工作目標(biāo)的控制和實現(xiàn)[1]。隨著學(xué)校管理制度的不斷完善，如何在二級管理背景下更好地完成辦公室工作，辦公室工作人員應(yīng)具備怎樣的基本素質(zhì)及如何提高，值得人們思考和探討。

1 高校院系辦公室工作的特點

1.1 綜合性

在高校管理體制中，學(xué)院的黨政機關(guān)、各職能部門的工作都必須與院系辦公室工作有機地融合起來，才能實現(xiàn)工作效能的最大化，從而保證學(xué)院各項工作有條不紊地運行。因此，辦公室必須配合好上下各部門的工作，高效、及時地處理各類問題，扮演好“進口”和“出口”的角色。

1.2 服務(wù)性

辦公室工作的核心就是服務(wù)，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)本單位教職工、服務(wù)各級職能部門。人們常說“安全無小事”，用在辦公室工作上也十分貼切——“辦公室無小事”。無論是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)作決策，或是接待來訪賓客，抑或是傳達教職工的訴求等等，每一件事都關(guān)乎大局，關(guān)乎形象，關(guān)乎身邊同事的切身利益。因此，辦公室工作人員的服務(wù)意識高低顯得尤其重要。

1.3 時效性

時效性是辦公室工作的另一個重要特點。在二級管理背景下，此方面問題尤為突出。各職能部門往往在同一時間段下達各種任務(wù)，要在短時間內(nèi)妥善處理這些工作并順利完成本單位日常事務(wù)，這就給辦公室工作人員帶來一定的壓力和工作難度。能不能按時、保質(zhì)、保量地完成工作，將直接影響到其他服務(wù)對象工作的有序進行，甚至影響到學(xué)院的穩(wěn)定發(fā)展[2]。

2 高校院系辦公室工作人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)

高校院系辦公室的工作特點決定了辦公室工作人員必須具備一定的基本素質(zhì)，其素質(zhì)修養(yǎng)的高低是辦公室能否發(fā)揮參謀助手、輔助決策、綜合協(xié)調(diào)以及信息溝通作用的關(guān)鍵。這些基本素質(zhì)包括：

2.1 堅定的政治素養(yǎng)

政治素質(zhì)是辦公人員綜合素質(zhì)的核心。高校辦公室是一個相對特殊的崗位，是溝通院系、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)師生的重要樞紐，要求工作人員必須能夠又快又準(zhǔn)確地領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)決策的精神實質(zhì)，并在此基礎(chǔ)上加以貫徹落實，這就要求辦公室工作人員必須具備較高的政治素養(yǎng)和領(lǐng)悟能力。此外，辦公室經(jīng)常接觸到一些相對機密的信息，不論是上級下發(fā)的文件、同級部門的決策亦或是本單位內(nèi)部發(fā)生的各類事件，都要求辦公室工作人員保持清醒的頭腦，堅定正確的政治方向，不能對外公開的信息絕不泄露[3]。

2.2 良好的工作形象

院系辦公室是學(xué)校上傳下達、溝通內(nèi)外、梳理左右的重要機構(gòu)，辦公室工作人員的工作形象直接關(guān)系到上級領(lǐng)導(dǎo)乃至整個學(xué)校的形象。這就要求辦公室工作人員必須做到：

（1）以真誠的態(tài)度對待任何工作，實事求是，不走旁門左道；

（2）待人謙遜有禮，耐心對待每一位服務(wù)對象，任勞任怨；

（3）動作干練不拖沓，處理問題不拖泥帶水、油嘴滑舌；

（4）時刻保持清醒的頭腦，不搬弄是非，言過其實；

（5）公私分明，不把私人感情帶到工作中，服從領(lǐng)導(dǎo)，顧全大局；

（6）模范遵守各項規(guī)章制度，恪盡職守，謙虛謹(jǐn)慎；

（7）堅正操守，廉潔自律，規(guī)范管理各類經(jīng)費開支；

（8）舉止端莊，衣容整潔，營造良好的辦公環(huán)境。

2.3 扎實的業(yè)務(wù)能力

辦公室工作的特殊性，要求工作人員必須具備多項業(yè)務(wù)技能，主要包括以下幾個方面：

2.3.1 語言表達和文字表達能力。作為溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外的橋梁紐帶，良好的語言表達和文字表達能力至關(guān)重要。語言是交流的介質(zhì)，語言能力的高低直接決定了溝通交流的效果，為實現(xiàn)與學(xué)院黨政機關(guān)、職能部門的有機融合，實現(xiàn)用語言和溝通去說服、感染他人，從而更好地完成本職工作，良好的溝通能力必不可少，這同時也是建立良好人際關(guān)系的基礎(chǔ)。吳邦國同志要求廣大干部必須努力提高文字表達能力，他指出：“寫的過程就是深化認(rèn)識的過程”[4]。語言表達和文字表達能力直接體現(xiàn)了院系辦公室的工作能力，也間接反映了整個學(xué)院的管理水平和工作成效。

2.3.2應(yīng)急應(yīng)變能力。應(yīng)急應(yīng)變能力是指面對意外事件，能迅速地做出反應(yīng)，尋求合適的方法，使事情得到合理的解決。隨著社會的不斷發(fā)展，高校突發(fā)事件的發(fā)生率越來越高，形式也越來越多樣，作為行政秘書，往往最先接觸到這些事件，這就要求辦公室工作人員必須不斷提高自身的應(yīng)急應(yīng)變能力，不斷補充知識，靈活處理各類問題，將危害減小到最低程度，維護好院系的形象及安全穩(wěn)定。

2.3.3理解與領(lǐng)悟能力。所謂的理解與領(lǐng)悟，包含了兩層含義。第一層，就是要明白領(lǐng)導(dǎo)的字面要求是什么，完成這個任務(wù)的步驟是什么，該如何著手去做，即理解。第二層就是要弄懂領(lǐng)導(dǎo)的隱含要求是什么，布置這項任務(wù)實際上是為了達到什么效果，而通常，領(lǐng)導(dǎo)不會直接透露這些要求，那么就需要辦公室的工作人員自己去領(lǐng)悟。如果不具備理解與領(lǐng)悟能力，那么工作就不能照著領(lǐng)導(dǎo)決策的方向發(fā)展，也就無法實現(xiàn)學(xué)院行政管理的工作目標(biāo)。

2.3.4指揮和激勵能力。領(lǐng)導(dǎo)制定的決策無論多么完美，如果不能被有效地執(zhí)行，同樣達不到預(yù)期的效果。為了使院系師生朝著同一個目標(biāo)去努力，就需要適當(dāng)?shù)闹笓]，而通常扮演這樣角色的人，就是辦公室管理人員。首先需要分清什么人能勝任什么工作，把任務(wù)分配好，同時要注意指揮的態(tài)度和語氣，其次要加以適度的激勵措施，以提高師生完成任務(wù)的積極性與使命感。

2.3.5控制協(xié)調(diào)能力。這里所謂的控制，即跟進任務(wù)的能力。領(lǐng)導(dǎo)的決策一旦形成指令下達，辦公室除了需要將工作分配給對應(yīng)的人執(zhí)行，還有一個更重要的任務(wù)就是跟進、追蹤甚至考核任務(wù)的完成情況，必須保證各項工作在規(guī)定的時間內(nèi)保質(zhì)保量地，有效圓滿地完成，這就是控制。而在執(zhí)行決策的過程中，領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間、領(lǐng)導(dǎo)與職能部門之間、領(lǐng)導(dǎo)與普通教師之間，亦或是師生之間都可能針對某一問題產(chǎn)生意見分歧，那么這個時候就需要辦公室出面進行協(xié)調(diào)，正確處理師生員工之間的矛盾，共同推進工作的開展。

2.3.6抗挫、抗壓和社會適應(yīng)能力。高校管理心理學(xué)對于挫傷的定義是：“人們在從事有目的的活動過程中遇到自感無法克服的障礙而產(chǎn)生的情緒”[4]。辦公室工作與其他平行工作崗位相比，承擔(dān)著比他人更重的壓力和責(zé)任，甚至是挑戰(zhàn)，其受挫的幾率大大地提高。這些壓力除了來自繁重與緊張的工作，還來自于人際交往，和諧的人際關(guān)系是辦公室工作順利進行，減少挫傷的一個重要前提。因此，辦公室工作人員在提高思想覺悟和認(rèn)識能力的基礎(chǔ)上，應(yīng)注重培養(yǎng)人際交往的能力和社會適應(yīng)能力，努力營造良好的人際關(guān)系氛圍，學(xué)會正確對待挫折與壓力，為其選擇恰當(dāng)?shù)陌l(fā)泄途徑，學(xué)會管理情緒。

2.4 積極的創(chuàng)新意識

現(xiàn)代辦公室人員正在面臨著日益復(fù)雜多變的事務(wù)，這就要求辦公室工作人員必須學(xué)會創(chuàng)造性地開展工作，不斷更新觀念，與時俱進，積極探索解決問題的新思路、新辦法。與此同時，還應(yīng)加強學(xué)習(xí)，積極認(rèn)識新生事物，培養(yǎng)開拓創(chuàng)新的工作意識。

2.5 健康的身心素質(zhì)

俗話說，身體是革命的本錢，健康的身體是高質(zhì)量完成工作的首要前提，辦公室人員應(yīng)注重調(diào)節(jié)合理的作息時間，加強體育鍛煉，這樣才能保持精力充沛地投入到日常工作中。另外，良好的心理素質(zhì)和健全的人格也是有效開展工作的有力保障[5]。

3 高校院系辦公室工作人員素質(zhì)培養(yǎng)途徑

一般而言，高校院系辦公室工作人員素質(zhì)越高，則辦公室管理工作的質(zhì)量越高，反之則低。因此，辦公室工作人員應(yīng)重視并不斷加強自身素質(zhì)的培養(yǎng)，以適應(yīng)社會發(fā)展的需要。

一要加強學(xué)習(xí)。首先，積極主動地學(xué)習(xí)理論知識，關(guān)心時事政治，加強自身政治素養(yǎng)；其次，全面了解與高等教育相關(guān)的政策和發(fā)展趨勢，輔助領(lǐng)導(dǎo)做好決策；第三，掌握現(xiàn)代化辦公工具的使用方法，提高工作效率；第四，加強高等教育管理學(xué)和高校管理心理學(xué)等學(xué)科知識的學(xué)習(xí)。

二要鍛煉修養(yǎng)。首先，培養(yǎng)高尚的道德情操。辦公室是學(xué)校對外的窗口，辦公室工作人員更應(yīng)模范遵守社會公德與職業(yè)道德，堅持自重、自省、自警和自勵；其次，應(yīng)加強文明禮儀的學(xué)習(xí)和應(yīng)用。做到為人師表又肩負著聯(lián)系內(nèi)外的使命，擁有優(yōu)雅的談吐和脫俗的言行，除此之外，職場禮儀也是辦公室工作人員的必修課之一。

三要強化服務(wù)。服務(wù)性是辦公室工作的一大特點，尤其是在科技高速發(fā)展的今天，更需要辦公室工作人員深入各個環(huán)節(jié)，了解實際情況，積極主動地收集、掌握與整理有效信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的依據(jù)。此外，辦公室工作人員還肩負著協(xié)調(diào)內(nèi)外的重要使命，包括協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與本單位其他成員之間，任課教師之間，任課教師與行政人員之間，教師與學(xué)生之間，亦或領(lǐng)導(dǎo)與職能部門同事之間的關(guān)系。因此，良好的服務(wù)意識和積極主動的工作態(tài)度是處理好本單位大小事情的前提和保證[6]。

四要注重實踐。每一個人所擁有的能力都不是與生俱來的，而是需要經(jīng)過后天的學(xué)習(xí)、體驗和沉淀慢慢培養(yǎng)鍛煉出來的。作為辦公室工作人員，更應(yīng)該在實際工作中磨練自己，學(xué)會在失敗中不斷總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不讓同一個錯誤兩次發(fā)生在自己身上，在工作過程中鍛煉自己靈活應(yīng)變的思維，形成歸納、整理和總結(jié)的良好習(xí)慣，在實踐中獲取寶貴的工作常識和處事技能。

高校院系辦公室作為學(xué)校聯(lián)系內(nèi)外的窗口，實現(xiàn)溝通的橋梁，其工作人員綜合素質(zhì)的高低、服務(wù)意識的強弱將影響領(lǐng)導(dǎo)決策的執(zhí)行效果，影響學(xué)校的聲譽以及持續(xù)發(fā)展。因此，高校應(yīng)加強重視對院系辦公室工作人員素質(zhì)的培養(yǎng)，為其搭建學(xué)習(xí)提升的平臺，以便更好地為廣大師生服務(wù)。

[1] 李笑.辦公室主管實用手冊[M].北京:經(jīng)濟管理出版社,2005.

[2] 趙康雷，黃學(xué)輝.高校行政辦公室人員基本素質(zhì)及工作創(chuàng)新途徑[J].華中農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2009(5):121-123.

[3] 張敏.高校辦公室秘書角色與素質(zhì)提升對策[J].福建教育學(xué)院學(xué)報,2011(4): 9-12.

[4] 湯向東.高校秘書隊伍及其在高校管理中的作用[J].無錫商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2008(Z2).

[5] 熊川武.學(xué)校管理心理學(xué)[M].上海:華東師范大學(xué)出版社,2005.

[6] 陸梅芳,陳仁偉.試論現(xiàn)代高校辦公室秘書的角色定位及實踐策略[J].科技信息(學(xué)術(shù)研究),2008(16):295-296.