和莉園

中國石油長慶油田分公司 技術(shù)監(jiān)測中心 （陜西 西安 710021）

淺談辦公室服務(wù)監(jiān)督業(yè)務(wù)的幾點(diǎn)體會

和莉園

中國石油長慶油田分公司 技術(shù)監(jiān)測中心 （陜西 西安 710021）

辦公室作為綜合辦事機(jī)構(gòu)，歷來是承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右，聯(lián)系四面八方的樞紐。從服務(wù)監(jiān)督、服務(wù)前線的角度出發(fā)，淺談了工程質(zhì)量監(jiān)督室辦公室在搞好本職工作，服務(wù)監(jiān)督業(yè)務(wù)方面的幾點(diǎn)體會和方法。

辦公室 服務(wù) 監(jiān)督

1 工程質(zhì)量監(jiān)督室辦公室基本情況

工程質(zhì)量監(jiān)督室是技術(shù)監(jiān)測中心主要業(yè)務(wù)板塊之一，其辦公室工作千頭萬緒，紛繁復(fù)雜，既有后勤保障、黨工婦團(tuán)、綜合治理等一系列綜合事務(wù)性工作，又有與監(jiān)督業(yè)務(wù)息息相關(guān)的項(xiàng)目注冊、合同結(jié)算、報(bào)表統(tǒng)計(jì)、標(biāo)準(zhǔn)化管理等專業(yè)性較強(qiáng)的業(yè)務(wù)性工作，全面呈現(xiàn)出窗口性、服務(wù)性、綜合性、專業(yè)性等特點(diǎn)。

1.1 工作內(nèi)容

工程質(zhì)量監(jiān)督室因其政府監(jiān)督職能的特殊性，決定了從業(yè)人員用工性質(zhì)的特殊性和數(shù)量的局限性，因此長期以來，質(zhì)監(jiān)室辦公室的綜合事務(wù)性工作一直由2名女同志分擔(dān)，主要承擔(dān)的工作如圖1所示。

1.2 工作特點(diǎn)

結(jié)合實(shí)際，目前質(zhì)監(jiān)室辦公室工作有4個特點(diǎn)：

（1）窗口性。辦公室是質(zhì)監(jiān)室與中心領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)部門、上級部門、兄弟單位及全室員工接觸最頻繁的地方，是展現(xiàn)質(zhì)監(jiān)室形象的重要窗口。這一特點(diǎn)就要求辦公室工作人員要注重自身形象，做到待人接物有禮，言談舉止有度，善察顏色且腳勤手快。

（2）綜合性。質(zhì)監(jiān)室辦公室各項(xiàng)工作歸口到中心領(lǐng)導(dǎo)、中心所有機(jī)關(guān)科室乃至總站，涉及面廣、種類繁多。除此之外，日常還要應(yīng)付一些臨時性突發(fā)的事件，這一特點(diǎn)就要求辦公室工作人員無論是從大局上還是在細(xì)節(jié)上都必須堅(jiān)持學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識、創(chuàng)新工作方法、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、保持求實(shí)作風(fēng)。

（3）服務(wù)性。辦公室工作歷來是服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)于員工、服務(wù)于基層。這就要求辦公室工作人員既要有大局意識，更要有服務(wù)意識。不論是內(nèi)勤保障、差費(fèi)報(bào)銷、文件收發(fā)、報(bào)表報(bào)送，還是協(xié)調(diào)辦事、會議安排、車輛管理、安全保衛(wèi)，甚至端茶倒水、打掃衛(wèi)生等各項(xiàng)工作都要以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，一絲不茍地落實(shí)好。

（4）專業(yè)性。在工程質(zhì)量監(jiān)督程序里，監(jiān)督工作始于工程注冊而終于資料歸檔。質(zhì)監(jiān)室辦公室就承擔(dān)了監(jiān)督程序里這兩項(xiàng)首尾工作。同時，還肩負(fù)著各項(xiàng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與報(bào)送、經(jīng)營成本核算等工作，這就要求辦公室工作人員不僅要有吃苦耐勞、求真務(wù)實(shí)的精神，更要有精通的專業(yè)知識作支撐。

2 辦公室服務(wù)監(jiān)督業(yè)務(wù)的幾點(diǎn)體會

2.1 突出重點(diǎn)，分清主次，當(dāng)好質(zhì)監(jiān)室的勤務(wù)員

辦公室工作多、亂、雜，稍有不慎，就會出現(xiàn)紕漏或閃失。要想做好辦公室工作，就必須分清輕重緩急，否則胡子眉毛一把抓，往往會陷入事務(wù)堆中難以自拔，搞得越忙越亂，越辛苦越被動。因此，在工作中我們總結(jié)出以下幾個方法：

（1）結(jié)合要求合理計(jì)劃。工作一般都有時限要求，但并非無規(guī)律可循。趁年初開工之前的空檔期，可以先整理設(shè)備、標(biāo)準(zhǔn)臺帳，根據(jù)設(shè)備總臺帳再梳理出借用、檢定、報(bào)廢臺帳；根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)臺帳梳理出廢標(biāo)，并做好更新臺帳和購置計(jì)劃。檔案的整理、錄入、歸檔一般都集中在第二季度進(jìn)行，在此同時可著手準(zhǔn)備年檢工作時需用的單位、人員資質(zhì)等資料。在做好這些工作之余，見縫插針，從容不迫地做好其它工作。

圖1 工程質(zhì)量監(jiān)督室主要承擔(dān)的工作

（2）結(jié)合進(jìn)度制定備忘。辦公室內(nèi)勤工作事無巨細(xì)，不能有半點(diǎn)疏忽和懈怠。因此，記錄工作備忘就顯得非常重要，每天下班之前在筆記上可將本日未完成的工作、領(lǐng)導(dǎo)要求急辦的工作、上級部門催辦的工作、明天要做的工作都記錄下來，次日完成打勾，否則繼續(xù)寫于備忘本上作以備忘提示，力求不讓工作在自己這里延誤，不讓事項(xiàng)在自己手里積壓。

（3）結(jié)合實(shí)際優(yōu)先安排。有些工作機(jī)動性大，時間要求緊，就需要特事特辦。目前，質(zhì)監(jiān)室除辦公室2名女職工外，其余20多人常年奔波在監(jiān)督一線，工作環(huán)境和生活條件都比較艱苦，信息往往不能及時反饋。所以，辦公室經(jīng)常結(jié)合實(shí)際情況配合一線監(jiān)督人員加班加點(diǎn)完成工作，在差費(fèi)報(bào)銷、福利發(fā)放等方面也盡量優(yōu)先一線監(jiān)督人員，以確保工作及時落實(shí)，后勤保障及時到位。

總之，面對辦公室的眾多事務(wù)，辦公室工作人員要做到眼勤、手勤、嘴勤、腦勤、腿勤，盡量把今天的事情今天做，明天的事情提前做；手中的事情抓緊做，長遠(yuǎn)的事情謀劃做；份內(nèi)的事情主動做，份外的事情配合做，力爭當(dāng)好質(zhì)監(jiān)室的勤務(wù)員。

2.2 積極協(xié)調(diào)，促進(jìn)和諧，當(dāng)好辦公室的潤滑劑

質(zhì)監(jiān)室辦公室工作繁雜瑣碎、機(jī)動性強(qiáng)、預(yù)見性差，而監(jiān)督一線工作又是點(diǎn)多、線長、面廣的情況，因此要確保領(lǐng)導(dǎo)及上級部門的精神能夠上情下達(dá)，工作能夠落實(shí)到位，任務(wù)能夠順利完成，辦公室就要與各監(jiān)督部及人員勤交流、善理解、多配合，充分發(fā)揮辦公室“潤滑劑”的作用。

（1）勤交流。積極利用網(wǎng)絡(luò)、通訊、座談等溝通手段，定期不定期的與一線監(jiān)督人員溝通情況、交流看法，確保信息傳達(dá)及時、反饋及時，從而保證各項(xiàng)工作不脫節(jié)、不遺漏、不滯后。

（2）善理解。設(shè)身處地的站在一線監(jiān)督人員角度考慮問題，分析問題，急人之所急，想人之所想，態(tài)度上不急不燥，行動上不等不靠，主動解決問題，推進(jìn)工作有序開展。

（3）多配合。與監(jiān)督一線人員在工作上互相支持，經(jīng)驗(yàn)上互相借鑒，生活上互相幫助，言行上互相提醒，取長補(bǔ)短，拾漏補(bǔ)遺，做到思想統(tǒng)一、工作合力、行動合拍，努力營造同心同德、誠信友善的工作氛圍。

2.3 注重細(xì)節(jié)，避免失誤，當(dāng)好質(zhì)監(jiān)室的管家婆

辦公室工作無所不包、無所不在，工作人員要統(tǒng)籌兼顧，溝通上下，聯(lián)系左右，平衡各方。為扎實(shí)做好質(zhì)監(jiān)室的人、財(cái)、物管理，充分發(fā)揮辦公室的系統(tǒng)作用和整體效能，使監(jiān)督業(yè)務(wù)順利開展，監(jiān)督人員無后顧之憂，在日常辦公中工作人員就要扮演好質(zhì)監(jiān)室的“管家婆”角色，有意識地培養(yǎng)“四心”：

（1）責(zé)任心。工作成績往往建立在責(zé)任心上。在辦公室工作只有抱著高度的責(zé)任心投入到無窮瑣碎的事務(wù)中，才能實(shí)現(xiàn)本職工作的目標(biāo)和體現(xiàn)自身的價(jià)值。質(zhì)監(jiān)室辦公室經(jīng)常與人、財(cái)、物打交道，要使前線監(jiān)督業(yè)務(wù)能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)，在人的方面要保證統(tǒng)計(jì)、上報(bào)的員工信息準(zhǔn)確完整；錢財(cái)方面要確保差費(fèi)精細(xì)核銷，合同及時結(jié)算；物方面要保證適時供應(yīng)，安全可靠，要盡量把每一項(xiàng)工作做到無錯無漏，使可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)和錯誤消除在辦公室這個層面。

（2）細(xì)心。做好辦公室工作，尤其要注重細(xì)節(jié)。細(xì)心觀察、細(xì)心整理、細(xì)心核算、細(xì)心統(tǒng)計(jì)，不怕煩亂、不懼繁雜的以高度負(fù)責(zé)的精神做好每一項(xiàng)工作，記錄好每一筆收支、登記好每個人的報(bào)銷，力求不讓集體受損失、不讓個人受損失。

（3）平常心。辦公室工作看似繁忙卻不容易出成績，因此在辦公室工作一定要保持一顆平常心，不僅要有榮辱不驚、淡泊寧靜的情懷，還要有“為他人做嫁衣”的奉獻(xiàn)精神，更要學(xué)會自我調(diào)節(jié)，自我寬慰。

（4）耐心。辦公室的工作瑣碎繁雜，甚至有些婆婆媽媽，讓人覺得平談無味又煩亂不堪。因此，辦公室工作人員更應(yīng)具備韌勁與耐心，事無巨細(xì)，身體力行，無論是重復(fù)性地工作還是才接手的工作，都要耐心細(xì)致地去完成。

2.4 善于學(xué)習(xí)，精通業(yè)務(wù)，當(dāng)好質(zhì)監(jiān)室統(tǒng)計(jì)員

目前，質(zhì)監(jiān)室辦公室既有業(yè)務(wù)性工作，又有事務(wù)性工作，業(yè)務(wù)工作主要包括申報(bào)注冊、資料歸檔、標(biāo)準(zhǔn)更新、合同結(jié)算、成本核算等與監(jiān)督工作密切相關(guān)的工作；事務(wù)工作一般是指除業(yè)務(wù)以外的其他諸如員工考勤、后勤保障、安全衛(wèi)生等相關(guān)工作。業(yè)務(wù)和事務(wù)是辦公室工作的兩個輪子，是保證監(jiān)督業(yè)務(wù)順利開展的保障和前提，辦公室人員素質(zhì)的高低、能力的強(qiáng)弱直接決定了這些工作做的好與壞，因此，辦公室人員一定要善于學(xué)習(xí)、勤于學(xué)習(xí)、不斷學(xué)習(xí)，做到：

（1）拓寬知識內(nèi)容。辦公室工作對象是面而不是線，是塊而不是條。因此，我們不僅要熟知中心仍至油田公司的大政方針及各項(xiàng)政策、黨政工團(tuán)的各項(xiàng)要求，具備較高的理論修養(yǎng)，還應(yīng)了解監(jiān)督、設(shè)備、標(biāo)準(zhǔn)、文學(xué)等方面的知識。根據(jù)工作需要有意識地拓寬自己的知識面，以適應(yīng)工作需要。

（2）更新知識內(nèi)容。工作是圍繞著實(shí)際開展的，學(xué)習(xí)也要跟上形勢步伐，跟上工作節(jié)奏，不斷學(xué)習(xí)新標(biāo)準(zhǔn)、新規(guī)定，新方法、新系統(tǒng)。不僅要學(xué)，還要熟知精通，熟練應(yīng)用，這樣才能指導(dǎo)實(shí)踐，更好地開展工作，服務(wù)業(yè)務(wù)。

（3）深挖知識內(nèi)容。就是知其然，還要知其所以然。對各方面的知識，雖不能像專業(yè)監(jiān)督人員那樣深有造詣，但也應(yīng)對其內(nèi)涵、實(shí)質(zhì)有較深、較細(xì)致的了解和掌握，尤其是對與自己工作密切相關(guān)的財(cái)務(wù)、設(shè)備、標(biāo)準(zhǔn)、檔案、監(jiān)督等知識領(lǐng)域，不能一知半解、不求甚解、淺嘗輒止。

3 總 結(jié)

總之，質(zhì)監(jiān)室辦公室的工作比較龐雜，要適應(yīng)大油田發(fā)展，還有待于辦公室工作人員在實(shí)踐中深入探索，不斷創(chuàng)新，更好地為監(jiān)督業(yè)務(wù)服務(wù)、為建設(shè)與5 000萬t相匹配的技術(shù)監(jiān)測中心服務(wù)。

[1]李平.當(dāng)好辦公室主任的若干體會[J].特區(qū)實(shí)踐與理論，2009(1).

[2]桂玉強(qiáng).做好辦公室工作的實(shí)踐與思考[J].領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)，2006(9).

[3]李鴻泰.企業(yè)辦公室工作心得體會[J].縱橫-秘書工作，2010(4).

As a general business organization,the office has been the pivot that serves as a connecting link between the preceding and the following,communicates between the internal and the external,coordinates between the left and the right and link up all different areas.From the angle of serving the supervision and the front,discussions are carried out about some experiences and methods of engineering quality supervision office in doing one’s own work better and serving the supervision business.

office;service;supervision

和莉園(1978-)，女，2000年9月畢業(yè)于甘肅政法學(xué)院法律系，現(xiàn)從事辦公室綜合工作。

2012-03-18▎