劉勝華 李 艷（南通市公安局檔案處，江蘇南通，226006）

加強(qiáng)公安消防檔案開發(fā)利用的認(rèn)識(shí)

劉勝華 李 艷（南通市公安局檔案處，江蘇南通，226006）

公安消防檔案是指公安消防部門圍繞防火、滅火和部隊(duì)管理教育中心工作建立的工作檔案，內(nèi)容包括消防執(zhí)法檔案、消防監(jiān)督檢查檔案、消防行政許可檔案、火災(zāi)調(diào)查檔案、部隊(duì)滅火救援預(yù)案與戰(zhàn)例檔案和重要文獻(xiàn)資料等。長期以來，隨著公安消防部隊(duì)建設(shè)的推進(jìn)，公安消防檔案工作得到長足發(fā)展，公安消防檔案的開發(fā)與利用工作效能也日益凸顯，有效地促進(jìn)了消防事業(yè)的持續(xù)發(fā)展，在服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展和保障人民群眾切身利益方面發(fā)揮了不可或缺的作用，進(jìn)一步開發(fā)與利用好公安消防檔案也越來越引起業(yè)內(nèi)人士的高度關(guān)注。筆者結(jié)合20多年來參與和指導(dǎo)消防檔案建設(shè)的實(shí)踐，就公安消防檔案的開發(fā)與利用談幾點(diǎn)粗淺的看法。

一、認(rèn)識(shí)公安消防檔案開發(fā)與利用的現(xiàn)實(shí)意義

一是有利于為領(lǐng)導(dǎo)層科學(xué)決策提供依據(jù)。當(dāng)前，在全面建設(shè)小康社會(huì)的新形勢下，消防事業(yè)作為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的重要一翼，也必將進(jìn)入一個(gè)嶄新的發(fā)展階段。建國以來，雖然我國的消防事業(yè)有了長足的發(fā)展，但是，仍落后于世界先進(jìn)水平，還有諸多方面不能適應(yīng)國家現(xiàn)代化建設(shè)的需要。以南通市為例，通過查閱建國以來南通公安消防檔案可以發(fā)現(xiàn)，南通的公安消防隊(duì)伍建設(shè)和公共消防設(shè)施建設(shè)一直滯后于城市建設(shè)和社會(huì)發(fā)展步伐。近年來，為促進(jìn)公安消防事業(yè)與社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的同步發(fā)展，南通市公安消防部門借助多年的公安消防檔案記載，提請政府解決消防經(jīng)費(fèi)投入、消防站建設(shè)、消防裝備改善、消防隊(duì)伍建設(shè)等諸多消防事業(yè)發(fā)展難題。如比對(duì)與蘇南、蘇中的編制人數(shù)，向南通市政府提出了現(xiàn)有公安消防警力增長數(shù)遠(yuǎn)低于蘇南、蘇中兄弟市，不能滿足全市滅火救援需要的實(shí)際問題，引起了市領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，通過征招414名合同制消防員，有效彌補(bǔ)了消防警力的不足。同時(shí)，南通市公安消防部門通過查閱2000年－2015年《南通市消防規(guī)劃》，提請市政府落實(shí)規(guī)劃中的消防站建設(shè)，切實(shí)解決消防基礎(chǔ)設(shè)施“欠賬”問題，在近兩年內(nèi)，推動(dòng)政府新增市區(qū)消防站3個(gè)。此外，南通市公安消防部門還通過查閱南通市2000年以來全市高層建筑增長數(shù)、滅火預(yù)案以及典型高層建筑火災(zāi)案例，適時(shí)向市政府提出了增配舉高消防車建議并得到批準(zhǔn)，全市新增消防云梯車3輛、登高消防車2輛，為公安消防部隊(duì)?wèi)?yīng)對(duì)高樓不斷增長可能引發(fā)的惡性火災(zāi)，提供了可靠的裝備保障。

二是有利于消防系統(tǒng)加強(qiáng)和改進(jìn)工作。多年來，公安消防部門圍繞“預(yù)防為主，防消結(jié)合”的工作方針，將預(yù)防火災(zāi)、防患于未然作為工作重點(diǎn)，做了大量消除火災(zāi)隱患的基礎(chǔ)工作，每年形成的工作檔案客觀地記錄了本地區(qū)不同時(shí)期的火災(zāi)隱患，這些檔案為公安消防部門正確研判消防工作形勢、消除火災(zāi)隱患、預(yù)防火災(zāi)尤其是重特大火災(zāi)，提供了第一手的參考資料。與此同時(shí)，消防檔案也為完善消防法律法規(guī)和技術(shù)規(guī)范，強(qiáng)化消防安全重點(diǎn)單位管理發(fā)揮了積極作用。如從上世紀(jì)90年代起，公安消防部門通過火災(zāi)事故檔案，總結(jié)多起群死群傷惡性火災(zāi)事故的原因和教訓(xùn)，組織全國各地公安法律和消防技術(shù)專家，以已有的消防法律法規(guī)為主線，以原始檔案資料為依據(jù)，先后修訂完善了《中華人民共和國消防法》和多部消防技術(shù)規(guī)范，并先后頒布了《建筑工程消防管理規(guī)定》（公安部106號(hào)令）、《消防監(jiān)督檢查規(guī)定》（公安部107號(hào)令）和《火災(zāi)事故調(diào)查規(guī)定》（公安部108號(hào)令），彌補(bǔ)了我國消防法律、法規(guī)、規(guī)章和技術(shù)規(guī)范的缺陷，消防檔案資料對(duì)加強(qiáng)和改進(jìn)消防工作發(fā)揮了積極作用。

三是有利于服務(wù)人民群眾辦事查閱。對(duì)建筑工程進(jìn)行消防審核、驗(yàn)收，對(duì)公眾聚集場所進(jìn)行投入使用前或開業(yè)前檢查，是公安消防部門的一項(xiàng)重要職能。由于一些建筑和場所使用功能數(shù)次變更，經(jīng)營者幾經(jīng)易人，在進(jìn)行二次裝修和轉(zhuǎn)讓時(shí)，因找不到原始的公安消防部門下發(fā)的審核、驗(yàn)收意見書和合格證，無法辦理消防申報(bào)手續(xù)，也導(dǎo)致了無法申領(lǐng)工商營業(yè)執(zhí)照。為急群眾所急，南通市公安消防部門向社會(huì)提供了服務(wù)承諾，即凡在消防行政許可檔案中，查實(shí)有原建筑和場所消防審批原件，均可提供復(fù)印件，作為建筑和場所功能變更、轉(zhuǎn)讓證明文件，極大地方便了群眾。又如一些居民家中因家用電器故障發(fā)生火災(zāi)，受災(zāi)戶主在向家用電器生產(chǎn)廠家索賠時(shí)，南通市公安消防部門多次接待受災(zāi)戶和廠家（經(jīng)銷商）代表查閱火災(zāi)事故調(diào)查卷，使受災(zāi)戶及時(shí)得到賠償，維護(hù)了人民群眾切身權(quán)益。

二、梳理公安消防檔案開發(fā)與利用的薄弱環(huán)節(jié)

筆者認(rèn)為，當(dāng)前的公安消防檔案工作還存在著一些有待改進(jìn)的方面：

一是“收檔入庫”式的管理觀念與服務(wù)實(shí)際需要相脫節(jié)。一些公安消防機(jī)構(gòu)檔案人員片面理解檔案管理工作的保密性、完整性，為防止檔案丟失，消防執(zhí)法、行政許可和滅火救援戰(zhàn)例檔案一裝訂成案卷，即收檔入庫不再供人借閱、查閱，導(dǎo)致檔案保管與利用服務(wù)工作的人為隔離、脫節(jié)，這一現(xiàn)象在基層消防大隊(duì)尤為突出?；鶎酉来箨?duì)因人員少、任務(wù)重，沒有配備專職的檔案管理人員，對(duì)檔案管理、借閱等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作沒有配備足夠的警力和人力，大隊(duì)內(nèi)勤或兼職管理人員只負(fù)責(zé)文書檔案的審核簽字歸檔工作，而消防監(jiān)督檢查、執(zhí)法、行政許可和火災(zāi)調(diào)查檔案，按照“誰主辦、誰歸檔”的原則，由具體承辦的消防監(jiān)督負(fù)責(zé)簽字歸檔。正因?yàn)橛泻炞謿w檔的制度，為防止因丟檔造成的問責(zé)，使得消防文書檔案和業(yè)務(wù)檔案一旦入庫即鎖庫，難以服務(wù)現(xiàn)實(shí)工作。

二是“陳舊滯后”的管理手段造成服務(wù)效能低下。目前，公安消防機(jī)構(gòu)檔案管理工作由辦公室和內(nèi)勤人員管理，沒有懂業(yè)務(wù)、會(huì)管理的專職人員，很多消防大隊(duì)沒有專職檔案員，檔案管理工作大多是由大隊(duì)業(yè)務(wù)參謀或者文職雇員兼任，他們很難全身心地投入檔案管理工作，影響了檔案管理的質(zhì)量和效能。由于公安消防部隊(duì)人員流動(dòng)性大的特殊性，檔案管理人員相對(duì)不夠穩(wěn)定。有時(shí)檔案員剛剛學(xué)會(huì)立卷歸檔的基本知識(shí)，就被調(diào)整崗位，新接手的人員又要從零開始，加之缺乏正常的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，直接影響了歸檔質(zhì)量，檔案管理不規(guī)范的現(xiàn)狀難以適應(yīng)檔案開發(fā)利用的需要。

三是“被動(dòng)查檔”的工作機(jī)制致使檔案管理作用弱化。一方面，一些公安消防檔案管理部門庫室封閉保守，主動(dòng)服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，開發(fā)和利用檔案只停留在被動(dòng)查檔上，坐等利用者上門查的思想和作風(fēng)比較嚴(yán)重，沒有主動(dòng)接軌消防中心工作和階段性重點(diǎn)工作，服務(wù)質(zhì)量與水平大打折扣。另一方面，一些基層消防大隊(duì)主動(dòng)利用檔案的意識(shí)不強(qiáng)。如在開展“清剿火患”等消防專項(xiàng)治理活動(dòng)時(shí)，部分基層消防大隊(duì)在未調(diào)檔查閱摸清本轄區(qū)內(nèi)高層、地下、化工、公共娛樂場所等重點(diǎn)建筑和行業(yè)底數(shù)的情況下，倉促上陣開展專項(xiàng)治理，因情況不明工作缺乏針對(duì)性、條理性和計(jì)劃性，在被動(dòng)應(yīng)付無法順利推進(jìn)的情況下，才想到查閱歷年相關(guān)檔案，摸清工作情況，理清工作思路，明確工作重點(diǎn)，確保專項(xiàng)治理工作的順利推進(jìn)。

三、探索公安消防檔案開發(fā)與利用的有效途徑

要做好公安消防檔案的開發(fā)與利用，解決上述存在的問題，必須在強(qiáng)化管理、提高服務(wù)效能與人員素質(zhì)等方面，進(jìn)一步加大工作力度。具體講要做到以下幾點(diǎn)：

一要建立動(dòng)態(tài)性工作機(jī)制。公安消防檔案建檔的目的，就是完整保留重要工作檔案和文獻(xiàn)資料以便查閱使用。因此，公安消防檔案一定要建立服務(wù)現(xiàn)實(shí)工作的動(dòng)態(tài)性機(jī)制。目前，消防工作階段性專項(xiàng)治理和重點(diǎn)工作較多，如何科學(xué)推進(jìn)消防工作，可通過查閱歷年專項(xiàng)工作檔案，總結(jié)成功經(jīng)驗(yàn)，排查存在不足，制訂相應(yīng)的管理規(guī)定和工作措施，防止消防行政管理的規(guī)章和要求前后矛盾、重復(fù)，有針對(duì)性地推動(dòng)工作開展。在修訂消防規(guī)劃時(shí)，應(yīng)查閱原有消防規(guī)劃的文本、實(shí)施進(jìn)度，以使新修訂的消防規(guī)劃更貼近實(shí)際、更便于操作，推動(dòng)消防事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

二要搭建高效快捷的服務(wù)平臺(tái)。要充分利用計(jì)算機(jī)和信息系統(tǒng)的高科技手段，通過安裝公安消防檔案管理軟件，建立高效、快捷的電子檔案查閱服務(wù)系統(tǒng)，使檔案工作逐步從手工操作轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)管理。要依托公安信息網(wǎng)絡(luò)，提高和發(fā)揮檔案利用功能，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。尤其是推行辦公自動(dòng)化和消防監(jiān)督數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)后，檔案部門由后臺(tái)走向前臺(tái)，成為電子文件和電子檔案收集、存儲(chǔ)、管理的基地，成為信息資源整合、配送、利用的基地，成為事實(shí)上的電子文件管理中心，真正實(shí)現(xiàn)信息資源的全區(qū)域、全時(shí)段的共享，真正發(fā)揮出公安消防檔案的利用效能。

三要加強(qiáng)對(duì)消防檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的力度。公安機(jī)關(guān)檔案主管部門要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)公安消防部門檔案管理的指導(dǎo)，通過上門指導(dǎo)，或挑選消防官兵和文職雇員定期到檔案處（科）跟班學(xué)習(xí)等形式，組織檔案人員進(jìn)行專項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在培訓(xùn)過程中，既傳授公安消防檔案的分類、裝訂等檔案整理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)技能，又傳授消防檔案的規(guī)范管理與開發(fā)利用專項(xiàng)業(yè)務(wù)技能。

四要提高檔案管理人員的自身能力。公安消防檔案人員不僅要擁有良好的工作作風(fēng)、思想素質(zhì)，還要熱愛檔案管理工作，并具備較高的檔案業(yè)務(wù)工作能力與水平。檔案人員必須通過加強(qiáng)學(xué)習(xí)，熟悉檔案的門類、內(nèi)容、數(shù)量以及存放規(guī)律，熟悉全宗的構(gòu)成，尤其是全宗內(nèi)的重點(diǎn)和珍貴檔案。要時(shí)刻關(guān)注每一時(shí)期的階段性消防工作重點(diǎn)，多與防火、滅火部門溝通、對(duì)接，了解他們對(duì)檔案利用的需求，做好檔案利用的預(yù)測工作，積極主動(dòng)、有的放矢地開展開發(fā)利用工作，切實(shí)做到服務(wù)好現(xiàn)實(shí)工作。

總之，在今后的工作實(shí)踐中，要高度重視公安消防檔案的開發(fā)與利用，把公安消防檔案的科學(xué)管理、合理開發(fā)與利用作為推進(jìn)消防各項(xiàng)工作全面發(fā)展的一項(xiàng)重要工作常抓不懈，從切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案開發(fā)利用意識(shí)入手，進(jìn)一步建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，明確工作職責(zé)，在實(shí)踐中探索出一套行之有效的公安消防檔案開發(fā)與利用的經(jīng)驗(yàn)和做法，積極服務(wù)于防火、滅火和部隊(duì)管理教育的中心工作，為消防事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。這既是公安消防檔案工作的根本任務(wù)，也是加強(qiáng)公安消防業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作的重要一環(huán)，更是新時(shí)期公安消防檔案管理者義不容辭的神圣職責(zé)。