余 磊，劉 順

（1.淮北師范大學(xué) 計算機科學(xué)與技術(shù)學(xué)院，安徽 淮北235000；2.滁州學(xué)院學(xué)生處，安徽 滁州 239012）

高校畢業(yè)生信息采集數(shù)據(jù)規(guī)范性檢測的VBA實現(xiàn)

余 磊1，劉 順2

（1.淮北師范大學(xué) 計算機科學(xué)與技術(shù)學(xué)院，安徽 淮北235000；2.滁州學(xué)院學(xué)生處，安徽 滁州 239012）

針對高校畢業(yè)生信息數(shù)據(jù)規(guī)范性檢測的特點和傳統(tǒng)檢測方法存在的不足，在對畢業(yè)生信息采集數(shù)據(jù)常見問題分析的基礎(chǔ)上，提出一種數(shù)據(jù)規(guī)范性檢測的自動化解決方案，并在Excel數(shù)據(jù)環(huán)境中運用VBA對其程序?qū)崿F(xiàn)。

高校；畢業(yè)生；規(guī)范性檢測；自動化；Excel；VBA

高校畢業(yè)生信息數(shù)據(jù)是畢業(yè)生派遣方案編制、就業(yè)報到證辦理和畢業(yè)生跟蹤服務(wù)的重要依據(jù)，及時準(zhǔn)確地做好畢業(yè)生信息采集與核對工作不僅是做好畢業(yè)生工作的重要環(huán)節(jié)，也是就業(yè)工作中的難點。畢業(yè)生信息采集的主要內(nèi)容包括學(xué)號、姓名、性別、身份證號、學(xué)院名稱、專業(yè)名稱、生源所在地、手機號碼、家庭聯(lián)系電話、電子郵箱等關(guān)鍵信息［1］。高校畢業(yè)生就業(yè)管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)一體化，要求畢業(yè)生信息數(shù)據(jù)不僅內(nèi)容正確，也要格式規(guī)范。非規(guī)范的數(shù)據(jù)格式將影響就業(yè)數(shù)據(jù)的正確性，數(shù)據(jù)規(guī)范性檢測已成為畢業(yè)生信息采集與核對的基礎(chǔ)工作。對照標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)和規(guī)范條例的人工檢測，仍是目前畢業(yè)生信息規(guī)范性檢測的最常用方法，在操作上具有勞動強度大、工作效率低的缺點，在數(shù)據(jù)檢測上易存在漏檢、錯檢等不足。由于畢業(yè)生信息數(shù)據(jù)規(guī)范性檢測具有重復(fù)性、周期性和計算機管理的特點，可運用計算機技術(shù)實現(xiàn)數(shù)據(jù)規(guī)范性檢測的自動化解決，不僅能夠提高工作效率，而且可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)檢測的精確性。Excel因其在數(shù)據(jù)管理與數(shù)據(jù)挖掘上具有操作簡單、使用方便、功能強大等優(yōu)點，目前已是高校就業(yè)數(shù)據(jù)管理的主要辦公軟件［2］。VBA是類似Visual Basic的一種宏語言，主要用于Office辦公軟件的功能擴展，通過VBA編程可實現(xiàn)重復(fù)任務(wù)的自動化、數(shù)據(jù)的復(fù)雜性操作、Excel菜單和界面的自定義等功能［3，4］。因此，可以在 Excel環(huán)境下，運用VBA實現(xiàn)畢業(yè)生信息采集數(shù)據(jù)規(guī)范性檢測的自動化處理。

1 畢業(yè)生信息采集數(shù)據(jù)中常見問題分析

在畢業(yè)生信息數(shù)據(jù)的采集過程中，受信息組織方式、信息使用習(xí)慣、信息更新滯后、數(shù)據(jù)操作不當(dāng)?shù)纫蛩赜绊?，采集的畢業(yè)生信息數(shù)據(jù)在格式往往存在較多不規(guī)范之處。歸納起來，主要表現(xiàn)為以下幾個方面。

1.1 標(biāo)準(zhǔn)型數(shù)據(jù)錯誤

行政區(qū)劃和專業(yè)名稱的標(biāo)準(zhǔn)化和代碼化，要求生源地和專業(yè)名稱數(shù)據(jù)必須與國家最新公布的行政區(qū)劃表和專業(yè)名稱表中的數(shù)據(jù)保持一致。在生源地、專業(yè)名稱等標(biāo)準(zhǔn)型數(shù)據(jù)字段錄入時，經(jīng)常存在簡稱、舊稱、相似稱、錯別字、數(shù)據(jù)模糊等現(xiàn)象。如：“安徽省巢湖市居巢區(qū)”是舊稱；“安徽省合肥市”存在縣級生源地模糊；“安徽省宿州市墉橋區(qū)”中的存在錯別字。標(biāo)準(zhǔn)型數(shù)據(jù)錯誤將無法正確生成相應(yīng)數(shù)據(jù)的代碼，造成數(shù)據(jù)統(tǒng)計錯誤。

1.2 文本型數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)類型錯誤

文本型數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)是對畢業(yè)生某些屬性的客觀描述，不參加數(shù)值運算，由于受數(shù)字使用習(xí)慣的影響，文本型數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)常常被當(dāng)作數(shù)值型數(shù)據(jù)錄入。數(shù)據(jù)類型錯誤，將導(dǎo)致數(shù)據(jù)表示方式和數(shù)據(jù)運算錯誤，特別是在Excel中，數(shù)值型數(shù)據(jù)受計算機字長的限制，當(dāng)輸入的數(shù)值超過機器所能表示的范圍，會自動轉(zhuǎn)為科學(xué)計數(shù)的格式。例如：身份證號碼作為數(shù)值數(shù)據(jù)錄入時，被科學(xué)計數(shù)方式表示后，再對其進行文本類型糾正，后三位被置零，檢查不到位則造成數(shù)據(jù)錯誤。

1.3 數(shù)據(jù)中存在多余空格

造成多余空格存在的原因主要有三種：一種是數(shù)據(jù)錄入操作不當(dāng)，在數(shù)據(jù)的開頭和結(jié)尾添加多余空格；二是在姓名錄入時，為保持字段值整體上的美觀，在兩個字的姓名中間添加空格來實現(xiàn)寬度對齊；三是在身份證號、手機號等數(shù)字型字符錄入時，為易于識別或避免科學(xué)計數(shù)表示，用空格對其進行等距間隔。在數(shù)據(jù)處理時，多余的空格容易造成數(shù)據(jù)字段長度的增加和數(shù)據(jù)的不一致性，若不去除，將會造成數(shù)據(jù)錯誤。

1.4 數(shù)據(jù)有效長度不合格

學(xué)號、身份證號碼、手機、聯(lián)系電話等數(shù)據(jù)都具有效長度，在信息錄入時，由于粗心、數(shù)據(jù)誤操作等原因，可能造成信息漏錄現(xiàn)象。數(shù)據(jù)的有效長度不合格將直接造成數(shù)據(jù)錯誤。

以上是畢業(yè)生信息采集數(shù)據(jù)中存在主要問題，也是畢業(yè)生信息數(shù)據(jù)規(guī)范性檢測時需要解決的關(guān)鍵問題。在畢業(yè)生信息數(shù)據(jù)中還存在一些其它問題也需要關(guān)注和解決，如：電子郵箱格式錯誤、數(shù)據(jù)空值、字段亂序、標(biāo)題非首行等情況。

2 規(guī)范性檢測方案設(shè)計

2.1 基礎(chǔ)性工作

畢業(yè)生信息采集通常以專業(yè)或班級為單位，采集的數(shù)據(jù)需經(jīng)就業(yè)管理部門進行規(guī)范性檢測、校對和匯總后，再以某種方式供畢業(yè)生審核確認(rèn)。為降低數(shù)據(jù)規(guī)范性檢測和數(shù)據(jù)匯總的復(fù)雜度，要求數(shù)據(jù)表格在字段名稱和排順上要具一致性，即制作格式統(tǒng)一的信息采集Excel文件模板。

2.2 方案設(shè)計分析

2.2.1 交互式窗體設(shè)計

在軟件設(shè)計中，無法通過程序?qū)崿F(xiàn)的選擇事項，通常借助窗體和控件以人機交互的方式來實現(xiàn)［5］。經(jīng)分析，在畢業(yè)生信息校對中，需要手動選擇的事項有：校對文件的選擇、生源地代碼和專業(yè)代碼的添加選擇，相應(yīng)的窗體和控件設(shè)計如圖1所示。

圖1 數(shù)據(jù)規(guī)范性檢測程序窗口界面

2.2.2 常量和全局變量定義

（1）常量。為提高程序的易維護性，一些常用固定值，用常量說明語句定義［6］。如：文件默認(rèn)操作位置、單元格屬性的統(tǒng)一設(shè)定值、標(biāo)題順序常量、錯誤標(biāo)識顏色、身份證號長度等。

（2）全局變量。為降低程序的時間和空間復(fù)雜度，對于生命周期長、作用域廣和重用率高的數(shù)據(jù)以全局變量的方式存儲和使用［7］。在生源地、專業(yè)等標(biāo)準(zhǔn)型數(shù)據(jù)檢測時，用于比對的標(biāo)準(zhǔn)參照數(shù)據(jù)的重用率較高，用全局?jǐn)?shù)組變量存儲，不僅能避免Excel表格頻繁切換的高時間、空間復(fù)雜度問題，還可以增加標(biāo)準(zhǔn)參照數(shù)據(jù)應(yīng)用的靈活性。表格行數(shù)、表格列數(shù)、字段列位置等表格屬性是數(shù)據(jù)遍歷和精確定位的必需數(shù)據(jù)，具有生命周期長和作用域廣的特點，也以全局變量的形式存儲和使用。

2.2.3 輔助函數(shù)設(shè)計

為增強程序與數(shù)據(jù)的相對獨立性，提高程序執(zhí)行效率，降低程序設(shè)計的復(fù)雜度，對功能獨立的操作用函數(shù)對其封裝［8］。

（1）文件打開函數(shù)。具有Excel文件打開、文件打開錯誤類型判斷和提示功能。

（2）標(biāo)題行一致性判斷與校正函數(shù)。參照標(biāo)題順序常量，進行標(biāo)題行位置、標(biāo)題順序、標(biāo)題名稱正誤、字段缺失情況判斷，對標(biāo)題非首行和標(biāo)題亂序等情況具有自動校正功能，對字段缺失和標(biāo)題名稱錯誤等情況給出錯誤類型提示。

（3）表格屬性全局變量賦值函數(shù)。首先刪除指定工作簿當(dāng)前工作表的空白行列，然后基于當(dāng)前工作表對行數(shù)、列數(shù)、字段的列位置等全局變量進行賦值操作。

（4）單元格屬性設(shè)置函數(shù)。根據(jù)預(yù)設(shè)常量，實現(xiàn)對指定工作簿當(dāng)前工作表的單元格前景色、背景色、字體、字體大小、字體顏色、邊框等屬性的初始化設(shè)置功能。

（5）全局?jǐn)?shù)組變量的標(biāo)準(zhǔn)參照數(shù)據(jù)賦值函數(shù)?；谛姓^(qū)劃表、專業(yè)名稱表和學(xué)院名稱表，實現(xiàn)生源地數(shù)組、專業(yè)名稱數(shù)組、學(xué)院名稱數(shù)組等全局變量的標(biāo)準(zhǔn)代碼和標(biāo)準(zhǔn)慘遭數(shù)據(jù)的賦值操作。

（6）代碼添加函數(shù)。當(dāng)交互式窗體中的“添加生源地代碼”或“添加專業(yè)代碼”可選項勾選時，實現(xiàn)相應(yīng)字段數(shù)據(jù)代碼的添加操作。

2.2.4 數(shù)據(jù)規(guī)范性檢測函數(shù)設(shè)計

為提高代碼的重用率和擴大函數(shù)的適用范圍，通常把具有共性的操作用同一函數(shù)封裝。由畢業(yè)生信息采集數(shù)據(jù)常見問題的分析可知，數(shù)據(jù)規(guī)范性檢測操作跟數(shù)據(jù)的文本字符類型和字符結(jié)構(gòu)形式有關(guān)。因此，畢業(yè)生信息采集數(shù)據(jù)的規(guī)范性檢測可通過數(shù)字型數(shù)據(jù)檢測和字符型數(shù)據(jù)檢測兩個函數(shù)來實現(xiàn)。

（1）數(shù)字型數(shù)據(jù)規(guī)范性檢測函數(shù)。首先對校對數(shù)據(jù)進行空格去除、文本格式設(shè)置和錯誤標(biāo)識去除操作，然后再進行數(shù)據(jù)空值、數(shù)據(jù)長度和身份證尾數(shù)錯誤判斷，對存在錯誤的數(shù)據(jù)給出錯誤類型提示和錯誤顏色標(biāo)識。

（2）字符型數(shù)據(jù)規(guī)范性檢測函數(shù)。根據(jù)文本字符結(jié)構(gòu)形式可把字符型數(shù)據(jù)分為三種：一是標(biāo)準(zhǔn)型數(shù)據(jù)，如生源地、專業(yè)、學(xué)院字段數(shù)據(jù)；二是特殊格式數(shù)據(jù)，如電子郵箱字段數(shù)據(jù)；三是非標(biāo)準(zhǔn)型數(shù)據(jù)，如姓名、性別、家庭住址字段數(shù)據(jù)。首先對校對數(shù)據(jù)進行空格和錯誤標(biāo)識去除操作，再根據(jù)校對數(shù)據(jù)的格式類型進行相應(yīng)錯誤類型判斷操作，并給出錯誤類型提示和錯誤顏色標(biāo)識。

2.2.5 主過程和程序菜單設(shè)計

（1）主過程。程序的使用接口，主要對輔助函數(shù)和數(shù)據(jù)規(guī)范性檢測函數(shù)進行組織，實現(xiàn)對畢業(yè)生信息采集數(shù)據(jù)的規(guī)范性檢測功能。

（2）程序菜單設(shè)計。用VBA自定義菜單，并指定主過程為其調(diào)用對象，然后加載于Excel菜單欄，實現(xiàn)規(guī)范性檢測程序的菜單調(diào)用，方便程序的操作和使用。程序菜單如圖2所示。

圖2 數(shù)據(jù)規(guī)范性檢測程序菜單

2.3 數(shù)據(jù)規(guī)范性檢測函數(shù)的VBA實現(xiàn)

限于篇幅，以下只給出規(guī)范性檢測函數(shù)的VBA代碼。

2.3.1 數(shù)字型數(shù)據(jù)規(guī)范性檢測函數(shù)

（1）函數(shù)參數(shù)（如表1所示）

表1 數(shù)字型數(shù)據(jù)規(guī)范性檢測函數(shù)參數(shù)表

2.3.2 字符型數(shù)據(jù)規(guī)范性檢測函數(shù)

（1）函數(shù)參數(shù)（如表2所示）。

表2 字符型數(shù)據(jù)規(guī)范性檢測函數(shù)參數(shù)表

（2）函數(shù)VBA代碼

3 結(jié)束語

Excel環(huán)境下的畢業(yè)生信息采集數(shù)據(jù)規(guī)范性檢測的VBA實現(xiàn)方案，在設(shè)計思路上，采用程序功能模塊化的思想，具有邏輯清晰、層次分明的優(yōu)點；在算法實現(xiàn)上，采用的功能模塊函數(shù)封裝方法，不僅提高了程序代碼的重用率和執(zhí)行效率，還增強了程序的健壯性和擴展性；在設(shè)計基礎(chǔ)上，是基于Excel原有界面、功能和操作方式的數(shù)據(jù)處理功能擴充，具有操作簡單、應(yīng)用靈活的特點；在應(yīng)用實踐中，已被證實自動化程度高，不僅能提高工作效率和數(shù)據(jù)檢測的精確度，而且能提高計算機資源的利用率；在自動化辦公方面，能夠為就業(yè)工作自動化的發(fā)展與創(chuàng)新提供參考思路。

［1］李亞楠.試論高校畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)信息的采集與利用［J］.赤峰學(xué)院學(xué)報（自然科學(xué)版），2011（2）：250－252.

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Using VBA for the Realization of Normative Detection on Information Data from College Graduates

Yu Lei，Liu Shun

According to the characteristics of the normative detection carried on the information data of college graduates and the deficiencies presented in the traditional normative detection，a scheme is put forward to make data normative detection automation，which is based on the analysis of the common problems in information data collected from college graduates.The scheme is realized by using the VBA program in the Excel data environment.

college；graduates；the normative detection；automation；Excel；Visual Basic for Applications

TP393

A

1673-1794（2012）05-0065-04

余 磊（1978－），男，安徽宿州人，碩士，講師，研究方向：程序設(shè)計、信息安全。

2012-08-17

book=68,ebook=67