張 勇 長治醫(yī)學院附屬和濟醫(yī)院，山西省長治市 046011

等級醫(yī)院評審是衡量一個醫(yī)院綜合實力與整體水平的有效手段，它是全方位、多角度、涵蓋各層次的系統(tǒng)評價體系，是規(guī)范醫(yī)療行為，提高醫(yī)療技術(shù)的一個有效載體［1］。而檔案管理是醫(yī)院的重要組成部分，又是等級醫(yī)院評審的指標要求之一，因此，醫(yī)院檔案在等級醫(yī)院評審中具有重要的作用和意義。我院于2006年、2011年兩次通過了三級甲等醫(yī)院評審，在等級醫(yī)院評審過程中，我院嚴格按照評審標準，加強了檔案的建設力度，促使檔案管理工作進一步規(guī)范，逐步形成了完整、科學、系統(tǒng)的醫(yī)院檔案?，F(xiàn)將如何加強醫(yī)院檔案管理工作進行了探討并介紹如下。

1 檔案規(guī)范化管理是等級醫(yī)院評審的內(nèi)在要求

醫(yī)院檔案是醫(yī)院各部門在特殊的職能活動和醫(yī)療服務中形成的歷史記錄。完整、準確、系統(tǒng)的檔案資源為等級醫(yī)院評審檢查提供了重要依據(jù)。醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理，就是將醫(yī)院在行使各種職能中形成的檔案，按照這些檔案自身運行規(guī)律和管理原則，運用科學的方法和技術(shù)而進行的一種管理。它包括檔案完整的收集、系統(tǒng)的整理、科學的鑒定、管理和保護，及時合理有效的提供利用，使檔案資料全面、客觀地記錄醫(yī)院的工作，為評審提供第一手資料［2］。就等級醫(yī)院評審而言，完整、準確、系統(tǒng)的檔案資源是等級醫(yī)院評審過程中的重要依據(jù)，這就要求醫(yī)院在檔案管理過程中，要嚴格按照評審標準和要求，做好各項原始記錄，科學有效地收集整理保存和利用好各類檔案資料。

2 等級醫(yī)院評審促進檔案規(guī)范化管理的實踐意義

在等級醫(yī)院評審過程中，采取的一個重要方法就是抽查各類相關(guān)資料?？促Y料的過程，歸根結(jié)底就是對醫(yī)院檔案管理工作的一次全面檢驗。從醫(yī)院規(guī)章制度、工作記錄到病歷資料都是嚴格檢查審驗的對象，這要求各項檔案內(nèi)容要嚴格按照標準和要求，按一定的格式和規(guī)范做好收集。嚴格按照等級醫(yī)院評審要求準備和完善相關(guān)資料、檔案的實踐過程，客觀上促進了檔案管理的規(guī)范化、標準化。

2.1 健全組織，明確分工 等級醫(yī)院評審，需要準備的資料涉及醫(yī)院各部門各項工作的全過程，為確保等級醫(yī)院評審順利進行，我院成立了等級醫(yī)院評審領(lǐng)導組和迎評辦公室。迎評辦公室成員全程負責等級醫(yī)院評審資料的收集、整理、分類、保管、利用及檔案指導工作。迎評領(lǐng)導組和迎評辦多次召開會議，統(tǒng)一學習評審標準，保證領(lǐng)會文件精神，逐條逐項分解標準，將任務下發(fā)到各科室，為各科室提供了條理清晰、操作性強的資料清單，使各相關(guān)科室能夠?qū)φ涨鍐沃饤l逐項收集、整理、完善，評審辦在各科資料收集和完善過程中進行指導和監(jiān)督，保證各項資料收集完整、規(guī)范、齊全。

2.2 加強宣傳，增強全員檔案意識 在等級醫(yī)院評審過程中，反復宣傳規(guī)范檔案管理的重要作用。把檔案工作納入醫(yī)院發(fā)展及創(chuàng)等級醫(yī)院的重要議事日程，提高各級干部對檔案工作的認識，取得全院工作人員的支持，避免在工作中因沒有及時、全面記錄而無法形成完整的檔案資料，最終影響評審資料的真實性和完整性的情況發(fā)生。

2.3 以評審為契機，促進檔案規(guī)范管理 按照等級醫(yī)院評審要求，評審時需準備近3年的檔案資料。為保證資料的規(guī)范化、標準化，嚴把資料質(zhì)量關(guān)，迎評辦對照等級醫(yī)院評審標準進行了認真梳理和分類，對各科室上交的評審材料嚴格把關(guān)，保證所收集的資料內(nèi)容詳實，準確可靠，能夠真實、準確地反映醫(yī)院工作的全貌。在評審過程中，對科研成果、業(yè)務數(shù)據(jù)報表、病歷、院務會議記錄、總值班記錄等評審材料一律要求提供原件；對所有紙質(zhì)材料統(tǒng)一用A4紙，不同規(guī)格紙張用A4紙標襯；提供復印件要求內(nèi)容清楚、文字清晰，并標明原件出處；提供照片和磁盤、光盤等存儲介質(zhì)的，一律要求附紙質(zhì)材料并有簡潔的文字說明。

2.4 科學分類，合理歸檔 迎評辦對各科室移交的資料要求電子版和紙質(zhì)版同時上報，且必須經(jīng)各科室負責人簽字確認，從而保證了資料的準確和完整。迎評辦將匯集的全部評審材料按檔案管理要求進行管理，并根據(jù)等級醫(yī)院評審標準一、二、三類指標要求分別進行整理、分類、標識和組卷。為提高案卷質(zhì)量，統(tǒng)一購置文件盒，文件盒脊背打印對應指標標題，盒面卡片注明內(nèi)容，盒內(nèi)詳細列出資料目錄，并按目錄內(nèi)容逐項依次存放，使檢查人員在查看資料一目了然，非常清晰。同時，將各科室上報的電子資料按照評審要求統(tǒng)一整理成電子文檔，并印刷成冊，由檔案室統(tǒng)一保管。

3 通過等級醫(yī)院評審工作對規(guī)范檔案管理的幾點思考

等級醫(yī)院評審是對醫(yī)院管理水平、醫(yī)療技術(shù)水平、服務水平等整體效能的一次大檢驗，同時也是對醫(yī)院檔案工作的一次全面檢查。通過等級醫(yī)院評審檢查，不僅使醫(yī)院各級領(lǐng)導和全院職工對檔案工作的重要性有了更為深入的了解，而且也暴露了醫(yī)院在檔案工作中存在的不足。要真正做到“以評促改，以評促建”的目的，必須進一步加強對檔案管理的認識，更加重視檔案管理工作，完善醫(yī)院檔案管理制度，使醫(yī)院的檔案工作更趨制度化、規(guī)范化和科學化。

3.1 加強宣傳，提升全員檔案意識 在今后工作中，應進一步加強檔案法規(guī)的學習、宣傳，增強全院工作人員檔案意識，特別是領(lǐng)導干部的檔案管理意識；要充分利用等級評審的契機，反復宣傳醫(yī)院檔案建設在創(chuàng)建等級醫(yī)院中的重要作用，取得領(lǐng)導和職工對檔案工作的支持，強化檔案材料的日常收集與整理，為今后的檔案建設工作、為醫(yī)院的管理工作再上新臺階打下基礎。

3.2 規(guī)范原始資料管理，保證醫(yī)院檔案的完整性 在實際工作中，各部門、各科室都會嚴格按照相關(guān)要求開展大量工作，但往往由于部分工作沒有及時、全面記錄，或資料分散，或歸類不太規(guī)范，無法形成完整的檔案資料，在評審過程中資料的真實性和完整性受到極大影響。尤其是新的《三級綜合醫(yī)院評審標準》采用了“PDCA評分法”，按照新的評分法要求，必須有計劃、制度和規(guī)范并全部實施，檢查總結(jié)反饋，持續(xù)改進。這對醫(yī)院檔案的真實性、全面性、連續(xù)性、完整性提出了更新、更高的要求。因此，對原始資料的規(guī)范管理，及時、完整的收集顯得尤為重要。

3.3 加強檔案管理隊伍建設 作為醫(yī)院的檔案人員不僅要具備檔案管理專業(yè)知識，而且還應具有一定的醫(yī)療專業(yè)知識、醫(yī)院人文知識、信息網(wǎng)絡知識等多方面知識。因此檔案人員要加強理論學習，積極參加檔案業(yè)務培訓，學習檔案專業(yè)理論知識，提高檔案管理方面的理論修養(yǎng)。同時，醫(yī)院應組建一支穩(wěn)定的兼職檔案員隊伍，每個科室應設立一名兼職檔案員，專門負責本科室檔案材料的收集。定期組織兼職檔案員進行檔案知識培訓，指導他們對第一手的原始資料進行有效、及時的收集和整理，保證檔案質(zhì)量。

3.4 加強檔案的利用與開發(fā) 檔案工作的主要目的是利用，檔案利用是實現(xiàn)檔案價值的重要途徑。醫(yī)院檔案作為歷史的真實記錄，其最終目的是作為信息資源在醫(yī)院的建設中發(fā)揮作用。檔案工作者應積極開展多種檔案編研工作，科學地開發(fā)檔案信息資源，對檔案信息進行深層次開發(fā)和加工，為利用者提供多層次、多方面的信息。要主動從室藏檔案中挖掘有價值的信息，加強二次文獻和三次文獻的編研工作，努力開拓檔案利用的新途徑［3］。為醫(yī)院醫(yī)療、教學、科研、行政管理等服務。

3.5 重視檔案管理現(xiàn)代化 首先要重視檔案工作標準化。檔案工作標準化、規(guī)范化的內(nèi)容包括案卷組織的方式和格式、分類規(guī)則、檔案著錄和標引規(guī)則、檔案文獻編纂規(guī)則等等。特別是檔案整理工作和著錄、標引工作是否規(guī)范化，對計算機等現(xiàn)代化技術(shù)的應用有著重要影響［4］。其次，應重視管理手段的現(xiàn)代化［5］，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，利用計算機和網(wǎng)絡進行檔案收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計等日常工作，實行文檔一體化管理；把部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案信息，實現(xiàn)檔案實體和檔案信息的分離，通過建立目錄查詢系統(tǒng)和網(wǎng)上服務平臺，為更多的用戶提供服務。通過建立各類全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，設置管理權(quán)限，在保證數(shù)據(jù)安全保密的前提下，實行統(tǒng)一管理、資源共享。

總而言之，醫(yī)院等級評審是對醫(yī)院管理水平、醫(yī)療技術(shù)水平、服務水平的“大閱兵”，也是對醫(yī)院檔案工作的全面檢查。通過評審，一方面使醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)不斷發(fā)展和完善，另一方面也使檔案工作更加規(guī)范化、科學化，使醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量和水平能夠得到持續(xù)的提高。

［1］樓俏菡.檔案工作在等級醫(yī)院評審中的重要性〔J〕.現(xiàn)代醫(yī)院，2011，11（4）：139－140.

［2］武秀珍.醫(yī)院評審與檔案的規(guī)范化管理〔J〕.基層醫(yī)學論壇，2008，12（4）：1，117.

［3］黃靜虹.對改進醫(yī)院檔案管理的思考〔J〕.現(xiàn)代企業(yè)文化，2009，（14）：93－94.

［4］陸艷，蔡棟.當前醫(yī)院檔案管理工作分析〔J〕.中國醫(yī)院管理，2000，20（10）：55－56.

［5］董桂蘭.關(guān)于醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的探討〔J〕.北京檔案，2011，（4）：47－48.