徐 飛，夏敏捷，高艷霞

（中原工學院，鄭州450007）

基于TRIP數(shù)據(jù)庫的公文電子化管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)

徐 飛，夏敏捷，高艷霞

（中原工學院，鄭州450007）

設計并實現(xiàn)了一套基于TRIP數(shù)據(jù)庫的公文電子化管理系統(tǒng).本系統(tǒng)對提高公文查詢效率和進行公文保存具有較高的理論意義和實用價值.

TRIP數(shù)據(jù)庫；公文；電子公文；公文管理

公文是政府部門和企事業(yè)單位向上請示和向下傳達命令等工作的重要組成部分.傳統(tǒng)的公文文檔以紙質(zhì)原件為主，簽發(fā)后存儲于檔案柜中，當要查詢或使用公文時，需要耗費大量的人力和時間查找，當公文越來越多時，查找公文非常困難，而且紙質(zhì)公文存放還要占用大量的空間，這樣導致紙質(zhì)公文的管理、維護、儲存需要耗費大量的人力、物力和財力.

本系統(tǒng)通過把紙質(zhì)公文電子化并進行歸檔存儲，為以后的檢索和使用提供了便利，節(jié)省了存儲空間，提高了查詢效率.現(xiàn)在的公文一般有電子檔，這種公文的電子檔可以直接進行存儲歸檔，這樣可以在不增加任何工作量的情況下，對公文進行管理、檢索和維護，大大提高了工作效率［1］.

1 TRIP數(shù)據(jù)庫

本系統(tǒng)使用的數(shù)據(jù)庫是TRIP數(shù)據(jù)庫.TRIP數(shù)據(jù)庫是1972年瑞典皇家工學院圖書館開發(fā)的面向圖書情報檢索的專用軟件，它是首個面向全文檢索的商用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng).其優(yōu)勢在于可以全文檢索數(shù)據(jù)，處理那些規(guī)格不一、結(jié)構(gòu)不定、類型各異、長度參差的數(shù)據(jù)，這是目前大多數(shù)關(guān)系數(shù)據(jù)庫所不具有的［2］.當存在大量數(shù)據(jù)時，其檢索的速度也是關(guān)系數(shù)據(jù)庫所不能比擬的.

TRIP數(shù)據(jù)庫和一般關(guān)系數(shù)據(jù)庫不同，每一個TRIP數(shù)據(jù)庫只有3個獨立的文件，其后綴分別是.BAF、.BIF和.VIF.BAF為基本文件，存放數(shù)據(jù)庫記錄的原始信息；BIF是倒排文件，存放能對原始信息快速查找的詞條；VIF是BIF文件所存詞條的倒排信息，用于模糊查找.TRIP數(shù)據(jù)庫的這3個文件的結(jié)構(gòu)取決于其中的信息內(nèi)容，而和TRIP系統(tǒng)運行所在環(huán)境的存儲介質(zhì)無關(guān)，也就是說，TRIP數(shù)據(jù)庫的這3個文件是獨立于操作系統(tǒng)平臺的，進行數(shù)據(jù)庫備份和恢復也比較容易.TRIP數(shù)據(jù)庫中的TRIPView組件，能將200多種不同格式的電子文檔如 Word、PDF、Powerpoint和Excel等存放到TRIP數(shù)據(jù)庫中，同時自動抽取其中的文字內(nèi)容并建立倒排文件，供用戶快速查看.TRIPView配有HTML轉(zhuǎn)換器，保證內(nèi)部或外部的Web用戶不必安裝任何附加的瀏覽器或插件，就能查看到原來文件的信息［3］.這些功能是其他數(shù)據(jù)庫所不具有的.

2 系統(tǒng)分析與設計

對公文進行電子化管理，可以根據(jù)公文的不同情況分別處理.如果只是進行公文的收發(fā)，對電子文檔，可以直接進行公文的收發(fā)、存儲和檢索等處理；對紙質(zhì)文檔，首先進行紙質(zhì)文檔的掃描，掃描后存為電子文檔，可以供以后存儲、抽取和檢索.系統(tǒng)在把文檔存儲到TRIP時，可實現(xiàn)全文的倒排，從而保證了全文檢索.本系統(tǒng)支持C／S和B／S模式，在保證高速度錄入信息的同時，也方便了用戶通過瀏覽器查詢.系統(tǒng)的流程如圖1所示.

圖1 公文電子化管理系統(tǒng)流程圖

本系統(tǒng)分為7大功能模塊：系統(tǒng)配置、公文管理、用戶及用戶組管理、類別管理、日志管理、備份管理、Web端檢索.系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如圖2所示.

圖2 公文電子化管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖

2.1 系統(tǒng)配置

系統(tǒng)配置主要用于配置部署公文系統(tǒng)的服務器地址和通信協(xié)議及端口，其界面如圖3所示.可以根據(jù)不同的工作需要來對系統(tǒng)進行配置，這樣可提高系統(tǒng)的靈活性和適應性.

2.2 公文管理

公文管理分為4個方面：發(fā)文管理、收文管理、公文的檢索、公文的統(tǒng)計.發(fā)文管理能夠進行公文的起草、發(fā)送、審批和歸檔.在發(fā)文中，可以對流水號、檔案號、標題、主題詞、簽發(fā)人、密級、緊急程度等進行設置，還可以設置主送人、抄送人和添加抄送給多個人等功能，同時還可以自動選擇日期和添加各種附件等.發(fā)文登記界面如圖4所示.

圖3 系統(tǒng)配置圖

公文收文管理的功能主要是進行公文收文的登記和歸檔，在收文中對檔案流水號、文號、標題、主題詞、簽發(fā)人、密級、緊急程度等進行設置，也可以自動選擇日期和添加各種附件等，收文登記入圖5所示。

不管進行的是收文存儲還是發(fā)文存儲，都要用到公文檢索.檢索時，用鼠標點擊列表中的某條記錄，即可通過“檢索列表”、“基本信息”、“檔案文件”、“檔案文件文本”和“批閱文件”等窗口查看該文檔的基本信息、檔案原文件、檔案中的文本和該檔案的批閱文件；也可通過點擊“下一文檔”和“上一文檔”按鈕，移動記錄指針來顯示文檔；還可以在窗口下的輸入框中輸入需要的關(guān)鍵詞，點擊“搜索”，即可在“檢索列表”窗口中顯示出包含有該關(guān)鍵詞的所有文檔.例如，在搜索框中輸入“通知”，即可把系統(tǒng)中所有包含“通知”的文檔列出來，如圖6所示.

公文統(tǒng)計功能主要是方便用戶查看公文的各種情況.例如.選擇“按年度”統(tǒng)計，單擊“統(tǒng)計”按鈕，則顯示出統(tǒng)計報表和默認的餅狀圖，如圖7所示.在圖表類型下拉列表中，可以選擇圖表的類型，如餅狀圖、柱狀圖、折線圖.將鼠標放在圖形的某一個系列，可以顯示該系列所有的文檔數(shù).

2.3 用戶及用戶組管理

本系統(tǒng)可以通過不同的用戶角色或用戶組來控制用戶權(quán)限，不同的用戶角色具有不同的權(quán)限，有的用戶角色可以查詢，有的用戶角色既有查詢權(quán)限也有修改權(quán)限.為了控制用戶的權(quán)限，相同權(quán)限的用戶可以加入一個用戶組.

2.4 類別管理

類別管理主要是根據(jù)實際需要建立各級部門，通過不同的部門對文檔等進行各種管理.本系統(tǒng)中每個部門管理員只可以管理本部門的電子公文.

2.5 日志管理

日志管理主要實現(xiàn)對日志的記錄、檢索和查看.當公文系統(tǒng)運行或公文文檔出問題后，通過日志記錄可以找出某個人對公文系統(tǒng)或電子文檔進行了什么樣的操作.

2.6 備份管理

主要對數(shù)據(jù)庫進行正常的備份.

2.7 Web檢索

為了客戶使用方便和快捷，本系統(tǒng)還提供了Web端檢索功能.檢索時，進入檢索主界面，選擇“檢索”主題（如其中的“全部”、“標題”、“正文”等），在右側(cè)的文本框中輸入檢索關(guān)鍵詞“通知”（如圖8所示），接著單擊“搜索”按鈕，即可顯示出所有和“通知”相關(guān)的文件.檢索結(jié)果如圖9所示.

圖8 主題和關(guān)鍵詞的確定

3 系統(tǒng)關(guān)鍵技術(shù)的實現(xiàn)

3.1 電子文檔的存儲

紙質(zhì)文檔電子化后如何存入TRIP數(shù)據(jù)庫以及原始的電子文檔如何存入數(shù)據(jù)庫？首先應建立所需的TRIP數(shù)據(jù)庫，接著在Visual Studio 2010開發(fā)環(huán)境下，引入針對VS 2010開發(fā)環(huán)境的TRIP數(shù)據(jù)庫的動態(tài)連接庫.打開VS 2010主菜單，單擊【項目】→【添加引用】→【瀏覽】，在安裝好的 TRIP系統(tǒng)下找到TRIPnxp.dll，將其添加到VS 2010中，接著進行電子公文系統(tǒng)的開發(fā).

（1）新建TRIP數(shù)據(jù)庫連接類UpdateData：

UpdateData ins＝new UpdateData（"AMS＿ARCHIVES"）；

（2）建立會話：

圖9 檢索結(jié)果

ins.createRecord（s.Session）；

（3）字段內(nèi)容通過addOneField寫入數(shù)據(jù)庫：

ins.addOneField（s.Session，"FILESN"，text－Box1.Text）；

（4）把電子文檔寫入數(shù)據(jù)庫：

FileStream fs＝null；

if（！file1.Equals（""））

｛

fs ＝ new FileStream（file1，F(xiàn)ileMode.Open）；

ins.addStringFiled（s.Session，"filestring"，"filetext"，"filename"，"filesize"，fs）；

｝

3.2 各種電子文檔的顯示

把各種電子公文寫入數(shù)據(jù)庫后，當需要這些公文時，可以根據(jù)需要進行公文的檢索和查看.TRIP數(shù)據(jù)庫中的TRIPView組件是一個文檔檢索管理組件，它能夠?qū)?00多種不同格式的電子文檔存放在TRIP數(shù)據(jù)庫中，同時自動抽取其中的文字內(nèi)容，供用戶檢索和查看原始文檔的視圖.在本項目中，TRIPView的使用步驟如下：

（1）安裝TRIPView；

（2）打開VS 2010，選擇【工具箱】，在【工具箱】面板上單擊“右鍵”，選擇【選擇項】→【COM 組件】→【TRIPViewer Control】；

（3）在【工具箱】選項中，把“TRIPViewer Control”控件拖入顯示電子公文文檔程序中；

（4）如要顯示原始文檔，則需要再添加以下代碼：

showSrcForTripView（string stringFieldName，String srcName，AxTRIPVIEWERLib.AxTRIPviewer viewCtrl，SearchData sd）

｛if（srcName?。?"）

｛

viewCtrl.Visible＝true；

byte［］f ＝ sd.getStringField（frame.GetSession（）.Session，n，stringFieldName）；

FileInfo f2 ＝ new FileInfo（src－Name）；

string tempDir＝frame.GetBaseData（）.TempDir；

string filePath＝tempDir＋ "＼"＋f2.Name；

saveFile（filePath，f）；

／／TdbField a＝ myupdate.Record.Head.GetField（"Filestring"）；viewCtrl.ViewFile（filePath）；

｝

else

viewCtrl.Visible＝false；

｝

根據(jù)不同的輸入內(nèi)容，TRIPViewer顯示不同的內(nèi)容.

4 結(jié) 語

本文針對紙質(zhì)公文繁多、保存和檢索困難的特點，利用目前最先進的商用非關(guān)系數(shù)據(jù)庫TRIP，開發(fā)了一套電子公文管理系統(tǒng).本系統(tǒng)利用TRIP能夠?qū)ΤＳ玫?00多種文檔進行文字抽取的特點，把電子公文存儲到系統(tǒng)中，并對電子文檔進行抽?。?］.這樣即節(jié)省了公文文檔保存的空間，也提高了公文查找的效率，尤其是公文全文查找的效率.

［1］ 張華，劉凱.基于.NET的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)設計與實現(xiàn)［J］.電腦知識與技術(shù)，2010，6（27）：7520－7522.

［2］ 張龍.淺談TRIP數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的特點及應用［J］.甘肅科技，2007，23（4）：73－75.

［3］ 陳振宇.全文數(shù)據(jù)庫TRIP在知識管理系統(tǒng)中的應用［D］.北京：北京郵電大學，2005.

［4］ 王偉.TRIP數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的優(yōu)勢［J］.安徽科技，2008（4）：50－51.

The Design and Realisation of Electronic Official Documents Management System Based on TRIP Databae

XU Fei，XIA Min－jie，GAO Yan－xia
（Zhongyuan University of Technology，Zhengzhou 450007，China）

With the purposes of the electronic practice of paper official documents，the improvement of official documents management efficiency and the electronic filing，a set of electronic official documents management based on TRIP（Database）is designed and put into practice，which has both theoretic and practical meaning for the inquiry efficiency and filing of official documents.

TRIP Database；official documents；electronic official；documents management

TP311

A

10.3969／j.issn.1671－6906.2012.05.004

1671－6906（2012）05－0014－06

2012－09－04

河南省科技攻關(guān)計劃項目（122102210057）

徐 飛（1979－），男，河南開封人，講師，碩士.