摘要：分析了高校的信息化現(xiàn)狀和院系資料室的現(xiàn)狀和問題，圖書館與資料室各自的特點和相互之間的關(guān)系，闡明了信息化條件下，高校院系資料室的建設(shè)和發(fā)展對策。

關(guān)鍵詞：高校資料室；信息化；資源共享

中圖分類號：TP393 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2012）31-7449-03

自上世紀(jì)90年代起，我國的一些高等學(xué)校就開始了校園網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)。進入21世紀(jì)后，高等學(xué)校的校園網(wǎng)絡(luò)與信息化建設(shè)更是如火如荼。高校的信息化建設(shè)對學(xué)校的教學(xué)、科研和管理產(chǎn)生了難以想象的影響，它改進了學(xué)校的傳統(tǒng)教學(xué)模式，拓寬了科研所需資源的渠道，提高了管理的效率。作為高校傳統(tǒng)意義上情報資料的重要機構(gòu)：圖書館和院系資料室，在信息化的浪潮中不同程度地受到了影響和沖擊。

由于圖書館在學(xué)校教學(xué)和科研中的重要地位，它隸屬于學(xué)校直接管理，經(jīng)費直接列入學(xué)校的年度預(yù)算。因此，大部分高校圖書館在學(xué)校信息化建設(shè)中受益匪淺，有的信息化程度達到了相當(dāng)?shù)母叨取７从^高校院系資料室，由于經(jīng)費來源于本院系，礙于院系經(jīng)費有限，投入信息化的經(jīng)費不可能太大。所以，與多年前相比，資料室的狀況雖有所改變，但變化不大。在日益信息化的今天，院系資料室的功能受到了時代的挑戰(zhàn)。院系資料室的現(xiàn)狀必須改變，以適應(yīng)新的時代要求，更好地為老師和學(xué)生的教學(xué)和科研服務(wù)。

1　高校的信息化現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢

目前，雖然我國高校之間的信息化程度有一定的差距。但是，不管是地處經(jīng)濟發(fā)達的東部高校、經(jīng)濟稍發(fā)達的中部高校，還是經(jīng)濟欠發(fā)達的西部高校，都已建成了比較完善的校園網(wǎng)絡(luò)，校園網(wǎng)絡(luò)已延伸到校園內(nèi)的每個教室、辦公室、教師宿舍、學(xué)生宿舍。完善的校園網(wǎng)絡(luò)為NZx4hLHd8n3c/OGAYDYSWA==學(xué)校的教學(xué)、科研、管理信息化提供了良好的基礎(chǔ)，許多學(xué)校完成了辦公自動化系統(tǒng)、校園一卡通應(yīng)用系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、學(xué)工管理系統(tǒng)、教學(xué)資源建設(shè)與管理平臺、精品課程制作平臺、人事管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、圖書館管理系統(tǒng)、郵件系統(tǒng)等建設(shè)工作。為了解決各系統(tǒng)間信息不能共享的問題，不少高校正在或計劃開展系統(tǒng)間數(shù)據(jù)融合的建設(shè)工作。隨著互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、虛擬機和“云”計算技術(shù)的出現(xiàn)，高校的私有“云”即將成為現(xiàn)實。

移動通信設(shè)備的出現(xiàn)給人們帶來了許多便利，它可以允許人們不受時間、地點的限制，隨時隨地利用網(wǎng)絡(luò)。隨著各種移動通信設(shè)備的普及，近幾年將是各高校進入無線網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的高潮期。

筆者所在學(xué)校就處在經(jīng)濟欠發(fā)達的西部，上世紀(jì)末就開始建校園網(wǎng)絡(luò)，2010年網(wǎng)絡(luò)主干升級為10000M。現(xiàn)在，在校園內(nèi)的任何一個辦公室、教師宿舍、學(xué)生公寓、學(xué)生宿舍都能以100M的帶寬接入校園網(wǎng)。上面提到的各應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，我校都已基本完成，目前正計劃開展系統(tǒng)間數(shù)據(jù)融合的建設(shè)工作。

老師和學(xué)生中，計算機已基本普及。例如，筆者所在的學(xué)校，學(xué)生計算機擁有率為80%，二年級以上學(xué)生擁有率為87%。其中，相當(dāng)大一部分為筆記本電腦。學(xué)生中手機已普及，且多數(shù)為智能手機。因此，廣大老師和學(xué)生對建設(shè)學(xué)校無線網(wǎng)絡(luò)的呼聲很高。

2　高校院系資料室的現(xiàn)狀與問題

通常，高校的圖書情報資料系統(tǒng)分為二類，學(xué)校圖書館和學(xué)校各院系的資料室。學(xué)校圖書館屬于綜合類情報資料系統(tǒng)，它的特點是藏書量大，種類多，涉及的服務(wù)面廣。作為學(xué)校整個圖書、情報資料系統(tǒng)的重要組成部分，高校院系資料室是本院系教師和學(xué)生學(xué)習(xí)、查詢文獻資料的重要場所，也是為院系教學(xué)、科研服務(wù)的一個重要組成機構(gòu)。院系的資料室與學(xué)校的圖書館相比，雖然規(guī)模較小，所擁有的圖書及文獻資料也較少，但是資料室的文獻資料專業(yè)性強，它收集、保管的文獻信息資源與本院的學(xué)科結(jié)合緊，內(nèi)容專深，特色鮮明，是專業(yè)文獻信息的主要集散地。因此，資料室在本院系的教學(xué)、科研活動中發(fā)揮著重要的作用。

因圖書館與院系資料室的隸屬關(guān)系及經(jīng)費來源不同，在大部分高校的信息化建設(shè)過程中，圖書館的信息化建設(shè)得到了高度重視。圖書館通常都建有自己的服務(wù)器機房，有自己專用大容量存儲設(shè)備，大量引進了電子期刊和電子圖書。為了方便讀者，圖書館還建有電子閱覽室?？梢哉f，圖書文獻資料從入到出基本實現(xiàn)管理自動化、信息化。

與圖書館不同，在高校的信息化建設(shè)過程中，院系資料室的信息化沒有得到充分提升。

隨著時代的發(fā)展，資料室的工作面臨著以下新的挑戰(zhàn)：

1）資料室工作人員相對年齡偏大，知識結(jié)構(gòu)老化。目前，不少高校院系資料室的工作人員出生于上世紀(jì)50年代、60年代，相對來說，學(xué)歷層次不高。另外，多年以來，資料室的工作人員很少有機會得到進修與培訓(xùn)的機會。筆者所在學(xué)校，資料室工作人員平均年齡47歲，基本沒有得到過進修和相關(guān)培訓(xùn)。因此，他們應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)的知識與能力不足，難以利用信息化條件來創(chuàng)造性地做好情報資料工作。

2）經(jīng)費預(yù)算不足，制約了院系資料室的發(fā)展。從經(jīng)費預(yù)算來看，高校圖書館的經(jīng)費由學(xué)校單獨列入預(yù)算，經(jīng)費相對充足，而院系資料室的經(jīng)費則大都由各院系自己解決。但由于各院系的經(jīng)費本就緊張，有限的資金只能優(yōu)先考慮急需的項目，無法提供足夠的資金給資料室買書、訂期刊、進行信息化建設(shè)，且現(xiàn)在的書價、期刊價格是一漲再漲，所以有一些院系資料室多年來購進的新書越來越少，一些有理論學(xué)術(shù)價值或?qū)I(yè)性較強的期刊，也訂購得少之又少，這對高校各院系的教學(xué)和科研發(fā)展十分不利。

3）信息化程度低，管理和服務(wù)的手段較落后。資料室的文獻資源基本為圖書、期刊雜志、報刊等各種形式的紙介質(zhì)出版物，很少見到數(shù)字化的文獻資源。資料室對文獻的管理基本處于傳統(tǒng)的手工操作水平，管理和服務(wù)的手段相對落后。雖有些院系為資料室配備了電腦，有的還自己建立了文獻資源管理數(shù)據(jù)庫，但因數(shù)據(jù)編碼規(guī)則不統(tǒng)一，無法通過網(wǎng)絡(luò)集成為學(xué)校全局文獻數(shù)據(jù)庫中的資源，數(shù)據(jù)庫仍然是個信息孤島，無法被大家共享。

4）各資料室之間缺乏溝通與交流機制，文獻資源難以實現(xiàn)共享。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，一些學(xué)科和專業(yè)在發(fā)展過程中不同程度地受到其它學(xué)科和專業(yè)的影響和滲透，相繼誕生了各種新興的邊緣學(xué)科和交叉學(xué)科，這就要求資料室擁有的跨學(xué)科、跨專業(yè)的文獻資源。由于資料室的性質(zhì)，決定了資料室難以滿足上述要求。實際上，各資料室之間的文獻資源如能實現(xiàn)共享，就能基本解決上述問題，但現(xiàn)行的管理體制，使資料室之間缺乏溝通與交流，資料室文獻資料專業(yè)性強的優(yōu)點也成為了它的不足。

3　高校院系資料室的建設(shè)與發(fā)展

1）加強對資料室工作人員培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)水平及自主學(xué)習(xí)和應(yīng)用信息技術(shù)的能力。院系級資料室的功能體現(xiàn)，最終必須由資料室工作人員實行。因此　資料室工作人員的知識結(jié)構(gòu)和能力，決定了資料室所能發(fā)揮的作用。針對目前高校資料室工作人員的現(xiàn)狀，除引進高素質(zhì)圖書情報專業(yè)人員外，應(yīng)積極為現(xiàn)有人員提供進修和培訓(xùn)機會，提高他們的自學(xué)能力和信息技術(shù)的應(yīng)用能力。資料工作人員應(yīng)主動定期參與學(xué)校圖書館的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和圖書情報科學(xué)方面的研討會，及時了解圖書情報的發(fā)展趨勢和前沿的科學(xué)技術(shù)。適當(dāng)時，資料工作人員也應(yīng)參與院系的教學(xué)與科研活動，提升自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)能力。

2）加強圖書館與各資料室之間溝通與交流機制，實現(xiàn)文獻資源共享。

因?qū)W校圖書館與資料室在文獻資源建設(shè)方面定位不同，作為全校文獻資源系統(tǒng)中樞的圖書館，在文獻資源建設(shè)方面，必須兼顧學(xué)校的所有學(xué)科和專業(yè)，覆蓋面很廣。雖然如此，但館藏只能優(yōu)先考慮學(xué)校的重點學(xué)科和重點專業(yè)，難以收藏很完備的所有專業(yè)資料。而院系資料室處在為院系教學(xué)與科研服務(wù)的第一線，　文獻資源專業(yè)性和針對性強。很多老師所需的專業(yè)圖書、期刊，特別是一些專業(yè)性很強的外文期刊，在圖書館見不到，但在自己院系的資料室卻能查到。因此，院系資料室具有圖書館不可替代的功能。但隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，學(xué)科和專業(yè)之間的相互影響和滲透，各種新興的邊緣學(xué)科、交叉學(xué)科相繼誕生，要求資料室擁有的更加全面的學(xué)科、專業(yè)文獻資源，這將更加劇資料室經(jīng)費不足的矛盾。實際上，如果所有資料室的文獻資源能被其它院系的師生共享，就可以大大緩解上述矛盾，還可以提高文獻資源的利用率。

3）加強資料室信息化建設(shè)，提高資料室文獻資源的數(shù)字化水平。

現(xiàn)代知識的載體，除了傳統(tǒng)載體外，各種多媒體技術(shù)已被廣泛應(yīng)用，隨著互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、虛擬機和“云”計算技術(shù)的出現(xiàn)，用不了多久，高校私有“云”將成為知識的重要載體。

反觀高校院系級資料室現(xiàn)有的服務(wù)方式，一方面工作效率低下，另一方面無法滿足信息化時代用戶的需要。在校園網(wǎng)絡(luò)和移動手持通信設(shè)備普及的今天，用戶要求隨時、隨地都可查詢資料室的文獻資源狀況。

為了適應(yīng)時代發(fā)展的需要，高校在信息化的過程中，應(yīng)將高校圖書館、各院系資料室的信息化建設(shè)進行統(tǒng)一考慮、統(tǒng)一規(guī)劃，建立一個結(jié)構(gòu)合理的文獻資源服務(wù)保障體系，實現(xiàn)全校信息化環(huán)境下的資源共享目標(biāo)。為了實現(xiàn)上述目標(biāo)，從目前情況看，首先應(yīng)根據(jù)實際需要，為資料室添加計算機設(shè)備和一定量的數(shù)字化設(shè)備，使資料室有能力將非數(shù)字化文獻資源進行數(shù)字化處理。另外，資料室在引進文獻資源時，除紙質(zhì)載體外，亦可考慮電子、網(wǎng)絡(luò)多種載體形式。

作為高校圖書館，應(yīng)從學(xué)校全局出發(fā)，設(shè)計一套完整、統(tǒng)一的文獻資源編碼規(guī)則。院系資料室將館藏文獻和外來信息加工后，以數(shù)字化的方式存貯在計算機里，然后按照統(tǒng)一編碼規(guī)則建立自己的資源庫。圖書館采可用分布式數(shù)據(jù)庫技術(shù)，建立全校文獻資源數(shù)據(jù)庫，將院系資源庫并入學(xué)校的全局?jǐn)?shù)據(jù)庫，實現(xiàn)信息共享，供全校師生使用，同時也避免了文獻資源的重復(fù)購置，節(jié)約有限的經(jīng)費。這樣，網(wǎng)絡(luò)用戶只需通過訪問學(xué)校圖書館網(wǎng)站，就可方便地查詢到院系資料室的文獻信息，不再受時間、地域的限制。

學(xué)校的全局?jǐn)?shù)據(jù)庫的建立，可為高校實現(xiàn)私有“云”服務(wù)提供一定的基礎(chǔ)。

4）加強專業(yè)文獻資源的特色建設(shè)，建立特色數(shù)據(jù)庫。

院系資料室不同于圖書館的特點在于它的文獻資源學(xué)科、專業(yè)性強，所以院系資料室要根據(jù)自身的資源優(yōu)勢，建立具有本身專業(yè)特色的數(shù)據(jù)庫，如：特色報刊數(shù)據(jù)庫、專家成果數(shù)據(jù)庫、學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫、各種專題數(shù)據(jù)庫。有條件時，資料室還可根據(jù)專業(yè)設(shè)置及用戶需求，直接建設(shè)目錄清晰、結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容獨特新穎、具有本專業(yè)特色的網(wǎng)頁（還應(yīng)考慮手持設(shè)備屏幕的顯示），設(shè)立網(wǎng)址，在本院系的主頁上建立鏈接，通過點擊該鏈接可直接進入資料室的主頁，使用戶可更加快速檢索到自己所需的文獻資源，及時了解本學(xué)科、專業(yè)的國內(nèi)外研究動態(tài)，使全校的師生都能利用網(wǎng)絡(luò)獲取自己所需要的情報資料，提高信息資源的利用率。

資料室工作人員還應(yīng)主動開展專題文獻服務(wù)，幫助老師和學(xué)生進行項目查新、項目背景分析，完成相關(guān)課題的論證；根據(jù)本院系各專業(yè)課的內(nèi)容和教學(xué)計劃，主動整理出相關(guān)教學(xué)參考資料并及時向有關(guān)教師推薦，最大限度地發(fā)揮資料室的功能。

5）增加經(jīng)費來源的多樣性，加大投入力度。

為了解決資料室經(jīng)費短缺的困難，增加經(jīng)費的來源是關(guān)鍵：學(xué)校可根據(jù)實際情況提供一定支持；各院系應(yīng)積極鼓勵廣大老師與學(xué)生參與科研，加大創(chuàng)收力度；動員有條件的校友給予一定捐款等等，使資料室經(jīng)費短缺的困難得到一定程度上緩解。

總之，信息化給高校院系資料室的建設(shè)和發(fā)展，帶來了一定的挑戰(zhàn)，也帶來了一定的發(fā)展機遇。院系資料室一定要抓住機遇，積極迎接挑戰(zhàn)，各自發(fā)揮自己的學(xué)科、專業(yè)文獻資源優(yōu)勢，與圖書館一起，根據(jù)自身情況，明確分工，利用當(dāng)前信息化建設(shè)的有利條件，加快文獻資源數(shù)字化的步伐，樹立資源共建、共享的思想，真正把信息化的高效便捷體現(xiàn)到實際的信息服務(wù)工作中去，使其成為高校教學(xué)科研的重要支撐，為教學(xué)、科研發(fā)揮更大的作用。

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