【摘 要】計算機是一種數(shù)據(jù)處理效率高、強度大的現(xiàn)代化處理工具，它對數(shù)據(jù)首要要求就是計算機的原始輸入數(shù)據(jù)必須準確、真實、科學，不然輸入的就是垃圾數(shù)據(jù)和信息，輸出的信息與數(shù)據(jù)也不會有任何利用價值。因此，利用計算機進行檔案管理的前提就是要做好數(shù)據(jù)、信息收集、整理和著錄等基礎(chǔ)性工作，為現(xiàn)代化檔案管理奠定基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；數(shù)據(jù)處理；規(guī)范化

前言

為了更好的完成檔案管理工作，實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)，我們首先應從基礎(chǔ)工作抓起，奠定良好的工作基礎(chǔ)，才能為我國檔案管理工作的長期可持續(xù)發(fā)展奠定扎實的工作基礎(chǔ)。本文主要從檔案管理的基礎(chǔ)工作進行深入的分析，并根據(jù)其工作中的不足予以補充和加強，借此不斷提高我國檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

1、檔案管理的基礎(chǔ)工作中的具體問題分析

就當前我國檔案管理現(xiàn)狀而言，我國檔案館以內(nèi)容龐雜、數(shù)量繁多的卷宗為主，這樣查閱資料極為困難：耗費時間長、時間跨度較大。由于長期處于封閉式檔案管理狀態(tài)，所以一直以來檔案管理工作僅以保管不丟失為原則，另外各個時期檔案整理規(guī)格、要求各不相同，因此造成了檔案基礎(chǔ)較差、計算機管理適應能力較差的現(xiàn)象。其中存在主要問題總結(jié)如下：

第一，未建立明確的檔案檔號、目錄號，經(jīng)常出現(xiàn)一卷多冊的現(xiàn)象。

第二，未制定規(guī)范的案卷標題，標題基本要素缺乏或不能反映其主題內(nèi)容，并且很多案卷沒有標題的現(xiàn)象也是極為普遍的。

第三，由于案卷目錄，因此許多未涵蓋在案卷標題中的內(nèi)容難以被檢索到，且無法得到有效的利用。

第四，案卷中未標示頁碼的現(xiàn)象也極為普遍，若是使用中發(fā)生掉頁和缺頁也不易被發(fā)現(xiàn)。

第五，存在較為嚴重的組卷混亂的現(xiàn)象，有時按照職能部門的管轄權(quán)限組卷、有時按照時間或文種等組卷。

第六，卷宗厚薄差異較大，有的一兩頁紙一卷、也有幾百頁紙一卷的。綜合性檔案館的建館時間越長，檔案積累也就越豐富，類似的問題也就越發(fā)嚴重。根據(jù)上述問題分析我國的綜合性檔案館可發(fā)現(xiàn)，我國尚不具備建設(shè)計算機檔案管理的條件，我們應逐漸加快檔案基礎(chǔ)工作的科學管理水平，逐一解決上述問題。

2、采用規(guī)范化和標準化的檔案工作方法、程序，提升檔案

管理的基礎(chǔ)水平

根據(jù)多年工作檢驗和科學的觀念中可知，必須從工作程序和方法的規(guī)范化、標準化來逐步提高我國的檔案管理水平，我們今后也應嚴格遵循科學方法和規(guī)范的程序執(zhí)行檔案的整理的收集、整理和鑒定、著錄以及保管等環(huán)節(jié)檔案管理工作。

2.1實行案卷的全面普查，精益求精

進行案卷的全面普查，去其糟粕，取其精華，這是檔案管理規(guī)范化和標準化首要步驟。通常由于綜合性檔案館長期未進行檔案全面清查、移交單位對保管期限劃分不準，因此常會有無查考價值和重份文件存在。我們要將這些無用文件剔出才能避免計算機管理低效率和重復現(xiàn)象的出現(xiàn)，提高檔案管理的有效性、提升檔案管理工作質(zhì)量和效率。

2.2案卷的重新組合、及其規(guī)范化

對于內(nèi)容過于混雜和組卷過重的案卷，重新進行檔案整理、組卷。盡可量的堅持將那些存在相互聯(lián)系的文件組合起來，這是案卷重新組卷應堅持的原則。并且對于那些無案卷目錄、頁碼、標題不清或無標題的案卷進行重新整理、填寫，使卷宗更加規(guī)范。優(yōu)化館藏、實現(xiàn)對檔案的科學化保管、進一步提升檔案計算機管理利用效率。

2.3將著錄工作與本館實際相結(jié)合

為了實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，案卷著錄比不可少，同時著錄工作也是計算機管理中的一項重要基礎(chǔ)工作，它將會直接影響到計算機信息和數(shù)據(jù)輸入的準確性，它是檔案管理重要的前期工作。我國1986年所頒布的《檔案著錄規(guī)則》就是使著錄工作規(guī)范的根本依據(jù)。在條件各不相同的檔案館自身條件的限制下、且技術(shù)要求不斷提高的情況下，檔案館應按照相關(guān)《規(guī)則》來規(guī)范自身檔案管理，并將其與自身實際情況和計算機技術(shù)管理要求相結(jié)合，制定出適宜本館的著錄細則。

2.4保障檔案檢索查全率、統(tǒng)一分類號

建立計算機檔案檢索的主要目的就是為了人們的檔案檢索需求，這也是實行計算機檔案管理的優(yōu)勢。為了確保完整性的檔案檢索，我們應當根據(jù)我國的檔案分類法制定出適宜的檔案檢索實施細則。加強檔案分類過程中的校審力度，及時校驗糾正檔案分類人員錯誤。統(tǒng)一檔案人員工作標準和認識，實現(xiàn)檔案的規(guī)范化、標準化管理。

2.5提高檢索查準率、規(guī)范題名

只有完善檔案分類號才能使檢索查全率得到保證，進一步保證檔案檢索查全率。而單單依靠檢索查全率是遠遠不夠的，同時還應保證檢索查準率。所以必須在著錄時進行檔案的統(tǒng)一規(guī)范題名。而規(guī)范題名必須要抓住題名的要點和原則，也就是要避免出現(xiàn)文不對題、內(nèi)容混淆以及計算機識別不清等情況的發(fā)生。例如將要題名的文種、事由和責任者等填寫完整。若無完整的題名要素，就應將其補齊，而對于題名冗長的就應刪除多余贅詞。同時也應將影響檢索準確率的文種統(tǒng)一文種。并利用計算機的獨特功能將關(guān)鍵詞項中的時間、地點和人名實行分別著錄，為日后的檢索工具的制作奠定基礎(chǔ)。

3、加快現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)進程，做好數(shù)據(jù)準備

計算機的數(shù)據(jù)準備工作是檔案基礎(chǔ)工作中一項重要工程，而建館歷史悠久綜合性檔案館，其館藏較為豐富，案卷著錄工作量較大、工作極為復雜。因此必要要建立一套完整、科學且規(guī)范的工作方法及程序，避免因數(shù)據(jù)準備不足而造成的現(xiàn)代化檔案管理工作進程緩慢、計算機數(shù)據(jù)無法錄入的現(xiàn)象。抓好檔案管理著錄“多”、“快”、“好”工作要點。

3.1明確工作重心

為了充分發(fā)揮檔案對社會作用，使其為社會所用，這就是實施檔案管理的目的之一，而利用計算機進行管理檔案則可以有效提高檔案利用率。在綜合性檔案館中推進計算機管理則應按照卷宗內(nèi)容價值大小、重要程度、開放程度和利用率的高低，對于那些社會利用率較高、核心檔案實施優(yōu)先整理。從而促進現(xiàn)代化檔案管理工作的社會利用率和計算機化進程。

3.2實施分級次著錄整理

按照三個層次實施檔案著錄整理，對于一些查考價值不高或反映問題單一的檔案實行著錄整理，對組合級文件等實施分級著錄。以準確完整的揭示檔案特征和主題內(nèi)容，節(jié)省檔案管理工作人力、財力和時間。

3.3對檔案進行分門別類，利用原基礎(chǔ)檔案

檔案基礎(chǔ)好的案卷，只要在此基礎(chǔ)上對案卷實施分門別類的管理、著錄，并利用計算機程序進行案卷目錄的直接錄入、給予其統(tǒng)一分類號，從而減少檔案著錄的速度。

結(jié)束語

良好的檔案管理基礎(chǔ)，是建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理的基礎(chǔ)。只有做好檔案的收集、整理、著錄等基礎(chǔ)性工作，才有建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理的必要，才能更好的實現(xiàn)檔案管理，充分發(fā)揮檔案作用，為社會提供更好的服務(wù)。

參考文獻

[1]楊鳳仙.檔案管理現(xiàn)代化問題研究.云南檔案，2009-09-20.