摘 要：文書檔案如何整理？會(huì)計(jì)電子文件如何整理？電子檔案如何保護(hù)？針對(duì)我單位的實(shí)際情況，通過(guò)以上問(wèn)題的解決，從而達(dá)到對(duì)電子檔案的整理與保護(hù)工作。讓電子檔案操作起來(lái)更加方便快捷。

關(guān)鍵詞：電子檔案 整理 保護(hù)

中圖分類號(hào)：C93 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2013）01（b）-0219-01

為了保證我單位的電子文件和電子檔案的安全保管和開(kāi)發(fā)利用，應(yīng)按檔案種類分別整理組盤。

1 文書電子檔案

電子檔案，是指通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。

根據(jù)我單位的實(shí)際情況，可把文書檔案分為地勘局（主管局）文件、本單位內(nèi)部文件、中央文件、吉林省文件、琿春市文件。

一是地勘局（主管局）和本單位內(nèi)部文件。同一年度的文件，分別作出分類，可分為黨群、行政類、財(cái)會(huì)類文件，之后分別分盤保管，由于地勘局（主管局）和本單位內(nèi)部文件保存期限都是永久或長(zhǎng)期的，可分別把保管的文件分盤成永久和長(zhǎng)期兩部分保管。二是中央文件、吉林省文件、琿春市文件。同一年度的文件，按照保管期限分別組盤保管。

機(jī)關(guān)文書部門一般應(yīng)在第二年上半年向檔案部門移交檔案，交接雙方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，并履行簽字手續(xù)。[1]文書在進(jìn)行文件歸檔時(shí)，可建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，便于文件查閱。分別組盤后，更有利于查閱和保管，更便于根據(jù)不同年代，不同期限，定期拷貝，以延長(zhǎng)歸檔電子文件的保管壽命。

2 會(huì)計(jì)電子文件整理

工資單。工資以光盤形式歸檔時(shí)，應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，分別以在崗職工、待崗職工、離退休、遺屬分盤歸檔。并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等，同時(shí)還應(yīng)附移交清單，作為財(cái)務(wù)和檔案部門雙方交接時(shí)的憑證。

賬簿。我單位會(huì)計(jì)賬簿統(tǒng)一由財(cái)務(wù)用友軟件管理，現(xiàn)在看到的實(shí)物實(shí)際上是計(jì)算機(jī)的打印件，其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時(shí)必須啟用賬簿交接表，填明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號(hào)、賬簿頁(yè)數(shù)、啟用日期，財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)、科長(zhǎng)、主管會(huì)計(jì)、審核、記賬等人員必須簽名，以增強(qiáng)賬簿的真實(shí)性和憑證作用。

報(bào)表。對(duì)于財(cái)務(wù)科的月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告?？砂茨甓?，根據(jù)保管期限，組盤保管。

《中華人民共和國(guó)國(guó)家檔案局》機(jī)關(guān)檔案工作條例 第十七條規(guī)定 機(jī)關(guān)應(yīng)定期對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定檔案必須在機(jī)關(guān)辦公廳（室）主任的主持下，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組共同進(jìn)行。鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)提出工作報(bào)告，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后銷毀。[2]根據(jù)此規(guī)定，我單位應(yīng)該由隊(duì)長(zhǎng)任組長(zhǎng)，辦公室主任任副組長(zhǎng)，檔案管理人員任組員，組成鑒定小組，定期對(duì)已經(jīng)解密或者無(wú)保存價(jià)值的文件，進(jìn)行電子版登記、造冊(cè)，經(jīng)單位主管檔案領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，防止檔案遺失和泄密。監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上簽字，確保已經(jīng)徹底銷毀。對(duì)于銷毀數(shù)量較大的文件，要經(jīng)地方保密局批準(zhǔn)，統(tǒng)一銷毀。

3 電子檔案的保護(hù)

由于磁性存儲(chǔ)載體不能成為電子檔案永久保持的穩(wěn)定載體，所以我們應(yīng)該采取比較穩(wěn)妥的方法對(duì)軟磁盤的保護(hù)，以此來(lái)延長(zhǎng)文件的保存壽命。

3.1 軟磁盤的保護(hù)

（1）軟磁盤采用聚脂塑料制成。為防止軟磁盤損壞，有效地提高磁盤數(shù)據(jù)的安全性，統(tǒng)一軟盤的規(guī)格，使用3.5寸高密盤保存。

（2）防止軟磁盤感染計(jì)算機(jī)病毒的一種有效的方法是對(duì)軟磁盤加上寫保護(hù)。

（3）軟磁盤的質(zhì)量也直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量軟磁盤往往不到一年，就讀不出數(shù)據(jù)。所以在選購(gòu)磁盤的時(shí)候要到正規(guī)的銷售場(chǎng)所購(gòu)買。

（4）嚴(yán)格保管軟磁盤。軟磁盤要放在距離強(qiáng)磁場(chǎng)10 m以外、無(wú)灰塵、無(wú)腐蝕氣體、相對(duì)溫度控制在14 ℃～24 ℃、相對(duì)濕度控制在40%～50%的環(huán)境下。

在電子文件的管理過(guò)程中應(yīng)明確職責(zé)，責(zé)任到人。電子文件的形成、承辦、運(yùn)轉(zhuǎn)、整理等工作，應(yīng)該由文書負(fù)責(zé)；電子文件歸檔管理的日常監(jiān)督、指導(dǎo)和保管、開(kāi)發(fā)利用等工作，應(yīng)該由辦公室主任負(fù)責(zé)。

參考文獻(xiàn)

[1] 中華人民共和國(guó)國(guó)家檔案局.機(jī)關(guān)檔案工作條例，第三章，檔案的接收（1983年4月28日，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布）.

[2] 中華人民共和國(guó)國(guó)家檔案局.機(jī)關(guān)檔案工作條例，第四章，檔案的管理和提供利用，第十七條.