廉天洋（新疆化工設計研究院，新疆 烏魯木齊 830006）

信息化正在使全球市場競爭和企業(yè)管理模式發(fā)生巨大的變化，它已成為企業(yè)提升核心競爭力的“法寶”之一。信息化對設計院傳統(tǒng)經(jīng)營理念與管理方法所帶來的變革和沖擊是十分明顯的，只有加速信息化建設，才能盡快實現(xiàn)管理現(xiàn)代化，而檔案管理的信息化建設是設計院實現(xiàn)管理現(xiàn)代化的重要組成部分。

1 檔案管理的現(xiàn)狀

由于檔案需長期保存，為了避免紙質(zhì)受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年投入大量人力、物力、財力已在所難免，即便這樣還是有其他方面的擔憂。

1）檔案需反復查閱，不可避免地存在原件受損或遺失，給保管與利用帶來困擾。八九十年代，我院要求每個咨詢項目必須有2本報告存檔（一本供借閱、一本為備份），但施工圖項目始終只有一套存檔。而后，由于報告越寫越厚、裝訂費越來越高等原因，存檔的報告也由原來的2本改為1本。如果有人借走了報告又未歸還或丟失了，那么設計院就沒有備份了。

2）資料越交越齊全，對檔案柜的需求也越來越多。2000年初，我院實行ISO9000質(zhì)量體系的管理后，按質(zhì)量體系的要求，與施工圖或咨詢報告一同歸檔的表格、資料也越來越多。起初只是屈指可數(shù)的幾張表格，隨著大家對體系文件理解的越來越透徹、自我保護意識越來越強，所交的表格、資料也越來越齊全，對檔案柜的需求也越來越大。

3）要求電子版存檔后，隨之而來的大量電子版文檔的收集、管理、查閱、應用等，還有待全面解決。①某些項目施工圖的修改次數(shù)會很多（修改十幾次的情況都是有的），因此，電子版圖紙和紙質(zhì)版圖紙有對不上號的情況出現(xiàn)。②在信息化建設前，是由具體工作人員向每位設計人收集電子版，而設計人經(jīng)常出差或者工作忙，所以人工收集電子版的工作很難順利進行。

2 檔案管理存在的問題

1）檔案管理不夠規(guī)范。主要表現(xiàn)在：第一，檔案號不規(guī)范，不是每個人都會按要求編寫。第二，項目名稱不規(guī)范，會有隨意填字、減字的現(xiàn)象。第三，檔案室沒有足夠的人手，導致會對編寫卷內(nèi)目錄等工作進行簡化或者不寫[3]。

2）檔案檢索效率不高[3]，急需安全系數(shù)較高的軟件。Excel數(shù)據(jù)庫是我院自己編輯的，查詢比較方便，但安裝它的任何人都可以進行修改、刪除的操作，安全等方面有待于提高。因此，查詢的權限未完全放開，只能由檔案管理部門操作、查詢。Excel數(shù)據(jù)庫只能作為向信息化轉(zhuǎn)變的一個過渡期。

3）某些人為因素導致了存檔不及時、存檔資料不全面。對ISO9000質(zhì)量體系中要求存檔的表格，有些設計人覺得沒有必要、太繁瑣，因此遞交的資料就不齊全，個別設計人甚至只存部分資料或干脆不存檔。

4）領導不夠重視。各個企業(yè)的領導都會把承攬項目作為重中之重，而將與檔案管理有關的工作放在最后面。因為大部分領導認為檔案不丟失、能查閱就行了，暫時還未將其定位到需要信息化的階段，也就不愿意在資金、設備、人員等方面予以大力支持。

3 檔案信息化管理的必要性

作為一項服務性工作，檔案管理工作的生命力取決于它為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營及技術管理等工作服務的水平和效果。如何服務好，是檔案工作的永恒主題。有了信息化的支持，檔案管理必然會對設計院的發(fā)展起到不可磨滅的作用。

3.1 統(tǒng)計數(shù)據(jù)需要現(xiàn)代信息技術的支持

對檔案信息的數(shù)據(jù)做大量統(tǒng)計分析，如果沒有現(xiàn)代信息技術的支持和利用，是不可想象的、也是做不到的。通過運用信息化對檔案信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析和開發(fā)利用，使檔案工作由封閉管理向主動服務轉(zhuǎn)變，以服務促進檔案管理水平的全面提高，也使檔案管理工作更好的為我院的中心工作服務，使其變得更有生機和活力。

3.2 提高檔案利用效率、降低管理成本，確保可持續(xù)發(fā)展

設計單位的檔案是在長期的科學技術研究、生產(chǎn)、建設等各項實踐活動中形成的具有保存價值的各種文件材料，它是設計單位全部活動的真實記錄。設計單位每年產(chǎn)生大量的工程設計檔案資料，各類檔案資料使用量大、借閱頻繁，利用信息化技術提高檔案管理水平，從而也提高了工作效率。

進行信息化管理，雖然第一次投入的資金不少，但從長遠看，信息化管理減少了紙張的購買量和復印分發(fā)成本，避免了檔案紙張老化而對其進行修復的費用，從而控制了成本、創(chuàng)造出設計院新的利潤增長點。而且，大大提高了檔案利用率，按規(guī)定銷毀部份紙質(zhì)文檔后還節(jié)省了存貯空間，從而有效地解決了長期以來令人頭痛的檔案庫膨脹的問題，進而提高了我院的可持續(xù)發(fā)展力[1]。

4 檔案信息化管理的措施

4.1 自編Excel數(shù)據(jù)庫

為了利用好檔案信息，讓檔案工作更好地服務生產(chǎn)，讓檔案數(shù)據(jù)活起來，我院經(jīng)過摸索編制了“Excel數(shù)據(jù)庫”（見圖1），檔案管理人員再也不用拿著若干登記冊一頁一頁的查找設計人所要的資料了。雖然此數(shù)據(jù)庫有安全隱患，但我院充分利用其檢索、查詢、統(tǒng)計方便快捷的特點，對上千條數(shù)據(jù)進行大量細致的分析研究，為院領導提供了一份詳盡的統(tǒng)計報告，為管理部門和設計室提供了大量翔實的數(shù)據(jù)。通過數(shù)據(jù)進行分析，可發(fā)現(xiàn)設計及歸檔中存在的問題，為生產(chǎn)經(jīng)營和質(zhì)量管理部門以及院領導及時掌握有關情況、做出決策，提供了大量信息和第一手資料。Excel數(shù)據(jù)庫在ISO9000質(zhì)量體系外審時也得到了評審組專家的贊譽，在外部審核中成為我院的亮點。

圖1 Excel數(shù)據(jù)庫操作界面

4.2 投入大量資金聘請專業(yè)公司為我院設計了“綜合管理信息化系統(tǒng)”

2012 年，我院不僅安裝了加密軟件，還請上海專業(yè)的軟件公司為我院量身定做了一套管理軟件“綜合管理信息化系統(tǒng)”，包括：項目管理、進度管理、圖檔管理、合同管理等，將信息化建設提上議事日程。

如果說Excel數(shù)據(jù)庫是我院信息化建設的雛形。那么，由專業(yè)公司為我院設計的“綜合管理信息化系統(tǒng)”就是我院信息化建設的一大飛躍。完全解決了Excel數(shù)據(jù)庫的安全隱患，實現(xiàn)了標準規(guī)范、成品文件的電子版在網(wǎng)上歸檔、借閱和統(tǒng)計。設計人通過局域網(wǎng)并根據(jù)權限在此系統(tǒng)中檢索、查詢所需的信息，大大節(jié)省了時間、縮短了設計周期，提高了工作效率和檔案信息的利用率，實現(xiàn)了檔案信息資源的共享。同時，對提高檔案管理水平、降低檔案管理成本、實現(xiàn)完全無紙化辦公等方面都起到了積極作用。

該系統(tǒng)是一個集項目管理、檔案管理、借閱管理、文件管理、報表管理、進度管理等功能為一體的多層次、多結(jié)構的管理系統(tǒng)。將Excel數(shù)據(jù)庫已有的檔案內(nèi)容全部導入到此系統(tǒng)，新的內(nèi)容隨時錄入到此系統(tǒng)，設計人員查找檔案信息，特別是對那些既不知道檔案號，也不知道圖紙的時間范圍，僅知道關鍵詞的檔案，利用模糊查詢很容易查到，節(jié)省時間、提高了工作效率。信息化建沒為傳統(tǒng)的檔案管理帶來了新的運作模式和管理手段，使檔案管理實現(xiàn)了由手工粗放管理向信息化精細管理的轉(zhuǎn)變。

4.3 更新員工的傳統(tǒng)理念，實現(xiàn)自我價值

老一輩的檔案管理人員被傳統(tǒng)的觀念影響，認為檔案管理只是單一的收、發(fā)工作，忽視了自己對企業(yè)的影響。隨著院領導思想的轉(zhuǎn)變，對檔案管理工作的宣傳和教育也逐漸到位，使全體員工特別是檔案管理人員對檔案管理工作有了積極的認識。檔案管理人員也在積極進取，對自己工作的各方面都做出相應調(diào)整和重新定位，一改過去收攤看點、倉庫保管員的形象。在埋頭苦干的同時，多了一些敏感和睿智，使檔案管理工作成為我院創(chuàng)造更豐厚的社會效益和經(jīng)濟效益的助力[4]。

4.4 建立建全院內(nèi)的各項規(guī)章制度

檔案管理的規(guī)章制度和標準規(guī)范是檔案信息化建設的重要基礎之一。將檔案管理的國家標準規(guī)范與院里的具體情況相結(jié)合,制定了一系列適合我院的檔案管理制度，并要求員工必須執(zhí)行并按程序辦事。

我院制定的規(guī)章制度遵循以下原則：①規(guī)范性原則。首先，依據(jù)國家的標準、規(guī)范；其次，結(jié)合院內(nèi)具體情況作相應的補充、完善。例如：規(guī)定會具體到項目號如何編寫、施工圖中字體的大小等各個方面。②安全性原則。加強網(wǎng)絡安全，運用訪問控制、權限控制、信息加密等策略，充分保證檔案信息的安全性。③效益型原則。將利用率高且利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟效益的檔案首先進行信息化處理。而利用率不高的可暫時無需信息化，按原有方式保存，做到按“需”信息化。④與經(jīng)濟掛鉤的原則。設計人員若不按時歸檔或資料遞交的不齊全，產(chǎn)值就不予兌現(xiàn)[2]。

[1]檔案信息化建設的意義[EB].http：//wenku.baidu.com/view/bb5c5523a5e9856a56126062.html

[2]檔案信息化建設應該遵循的三個原則[EB].http：//www.xaecong.com/html/news/20112/11220122933324.html

[3]當前檔案管理存在的問題及對策 [EB].http：//www.jianshe99.com/new/201009/li1114034431129010214520.shtml

[4]變“保管員”為“先行官”[EB].http：//www.daynews.com.cn/sxfzb/shiban/880581.html