李春艷

摘要：本文介紹了大型集團(tuán)化企業(yè)集中管控模式下檔案管理面臨的主要難題，以及中國(guó)石化作為大型集團(tuán)企業(yè)為解決這些難題所采取的集中式和分布式相結(jié)合的管理模式、檔案信息化的總體目標(biāo)、檔案系統(tǒng)的總體架構(gòu)。

關(guān)鍵詞：集團(tuán)企業(yè)集中管控檔案信息化檔案系統(tǒng)

與單個(gè)企業(yè)相比，集團(tuán)型企業(yè)檔案材料種類更加繁多，內(nèi)容更加豐富，檔案管理任務(wù)更加繁重。由于分子公司眾多而呈現(xiàn)跨地域分散性和業(yè)務(wù)水平不均衡等特點(diǎn)，因此，作為集團(tuán)型企業(yè)整體檔案管理信息化建設(shè)，其復(fù)雜度和挑戰(zhàn)要遠(yuǎn)大于單個(gè)企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)。集團(tuán)型企業(yè)檔案信息化體系建設(shè)必須遵循企業(yè)檔案信息化管理模式和架構(gòu)才能符合集團(tuán)型企業(yè)管控模式和戰(zhàn)略需求。

一、集團(tuán)型企業(yè)檔案管理面臨的問(wèn)題

作為中國(guó)最大的能源企業(yè)之一，中國(guó)石化在世界范圍內(nèi)擁有百余家分子公司、機(jī)構(gòu)，不僅數(shù)量眾多、地域分布廣泛，而且業(yè)務(wù)差異性較大，檔案信息化建設(shè)面臨的主要問(wèn)題如下：

1.檔案系統(tǒng)部署模式分析

為了符合集團(tuán)檔案“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的管理模式，僅靠各分子公司分散的檔案系統(tǒng)，難以實(shí)現(xiàn)集團(tuán)層面檔案的集中管控和統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，發(fā)揮不了企業(yè)檔案的整體優(yōu)勢(shì)，制約了檔案信息作為知識(shí)資源的開(kāi)發(fā)與利用。

集中式模式適用于中國(guó)石化實(shí)際情況。總部與各分子公司采用的是星形拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)，平均帶寬有限，且需要同時(shí)支撐財(cái)務(wù)、執(zhí)行決算、MES等多套業(yè)務(wù)系統(tǒng)的正常穩(wěn)定運(yùn)行。電子檔案一般數(shù)據(jù)量多且單份檔案較大，勢(shì)必會(huì)對(duì)骨干網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生很大壓力，導(dǎo)致檔案系統(tǒng)響應(yīng)速度過(guò)慢。

2.歸檔業(yè)務(wù)系統(tǒng)多樣

目前，集團(tuán)已形成以ERP為核心的經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)，以MES為核心的生產(chǎn)營(yíng)運(yùn)系統(tǒng)，以及OA電子印章辦公系統(tǒng)等。另外，各分子公司也根據(jù)自身需求建設(shè)信息化系統(tǒng)。有的分公司的信息化系統(tǒng)達(dá)到幾十套甚至百余套。

不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)或內(nèi)容存儲(chǔ)方式不同，有的采用內(nèi)容庫(kù)管理，如lotusNoes、SharePoint或Documentum；選用的數(shù)據(jù)庫(kù)也各不相同，如Oracle、SQLServer、MySql等。業(yè)務(wù)系統(tǒng)的部署方式也不相同，有的是集中式，所有分子公司的數(shù)據(jù)都集中存放在總部；有的是分散式，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在企業(yè)本地。

3.利用與共享需求困難

中國(guó)石化是上中下游一體化的集團(tuán)化企業(yè)，各油田、煉化或銷售等企業(yè)業(yè)務(wù)具有較強(qiáng)的可借鑒性。因此，實(shí)現(xiàn)跨企業(yè)之間檔案資源的共享與利用，有助于提高集團(tuán)公司整體檔案資源價(jià)值，使企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中獲取優(yōu)勢(shì)。因此檔案系統(tǒng)就要改變被動(dòng)服務(wù)的局面，主動(dòng)開(kāi)展多種形式的檔案服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源跨公司的借閱和利用。

4.管理與運(yùn)維需求

檔案信息化的建設(shè)是一個(gè)持續(xù)改進(jìn)和完善的過(guò)程，作為統(tǒng)一規(guī)劃建設(shè)的檔案管理系統(tǒng)，必然會(huì)提出不同的問(wèn)題、意見(jiàn)和需求。另外，機(jī)構(gòu)重組、崗位調(diào)換、人員流動(dòng)等導(dǎo)致檔案人員身兼數(shù)職或頻繁調(diào)崗，給檔案信息化管理和運(yùn)維工作帶來(lái)很大壓力。

二、集中管控模式下檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)

基于上述原因，大型集團(tuán)化企業(yè)的檔案管理需要以技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)集中管控、分級(jí)管理的管理模式，在整個(gè)集團(tuán)內(nèi)部建立了統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范、制度、視圖、類別、流程等的統(tǒng)一管控，各分子公司在此基礎(chǔ)上，可進(jìn)行個(gè)性化定制，以滿足本公司不同業(yè)務(wù)形態(tài)下的檔案管理需求。在集中管控的前提條件下，對(duì)檔案資源采用分布式存儲(chǔ)架構(gòu)，利用分布在各企業(yè)分公司本地的獨(dú)立服務(wù)器分散存儲(chǔ)負(fù)荷，不但解決了傳統(tǒng)集中式存儲(chǔ)中單純存儲(chǔ)設(shè)備的瓶頸問(wèn)題，且規(guī)避企業(yè)與總部之間的網(wǎng)絡(luò)條件的制約。基于統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)，可實(shí)現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)部檔案資源共享平臺(tái)，在權(quán)限允許的條件下，以安全的模式最大限度的滿足各分公司之間檔案資源的共享，充分挖掘利用檔案資源的價(jià)值。

為實(shí)現(xiàn)功能需求，檔案系統(tǒng)架構(gòu)應(yīng)該采用目錄集中、原文分散的方式部署，具體網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浼軜?gòu)圖如圖1：

各企業(yè)的電子原文保存在企業(yè)本地平臺(tái)中，目錄等數(shù)據(jù)保存在企業(yè)本地緩存數(shù)據(jù)庫(kù)中，所有歸檔數(shù)據(jù)集中同步至總部，在總部核心系統(tǒng)內(nèi)對(duì)機(jī)構(gòu)、用戶等進(jìn)行統(tǒng)一管理。各企業(yè)利用時(shí)不依賴總部至企業(yè)的骨干網(wǎng)。

檔案管理系統(tǒng)在總部分生產(chǎn)、支持兩個(gè)環(huán)境。其中生產(chǎn)環(huán)境滿足檔案管理系統(tǒng)的部署及運(yùn)行，支持環(huán)境用于系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、測(cè)試、項(xiàng)目管理、業(yè)務(wù)培訓(xùn)。企業(yè)生產(chǎn)環(huán)境為企業(yè)檔案業(yè)務(wù)實(shí)際操作環(huán)境，確保企業(yè)日常檔案操作的真實(shí)、有效、可靠。

三、檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)

確定了集團(tuán)檔案系統(tǒng)采用目錄集中、原文分散的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)后，還需要解決歸檔業(yè)務(wù)系統(tǒng)眾多、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不同和檔案信息共享利用困難等問(wèn)題。為此，中國(guó)石化提出檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的總體目標(biāo)為：實(shí)現(xiàn)檔案管理向知識(shí)管理轉(zhuǎn)變。即建立一個(gè)平臺(tái)（內(nèi)容管理平臺(tái)），一本手冊(cè)（制度體系），一支隊(duì)伍（運(yùn)維支持）；實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)檔案管理向企業(yè)內(nèi)容管理轉(zhuǎn)變，最大限度的保存企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)改革發(fā)展所形成的各類文件材料；構(gòu)建企業(yè)內(nèi)容管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

為了達(dá)到這一目的，檔案信息化工作采用分階段、有步驟的方式，初期的具體目標(biāo)為：建立自上而下的統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的采集自動(dòng)化、存儲(chǔ)安全化、管理科學(xué)化、利用便捷化、服務(wù)人性化。具體工作如下：

1.制定統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。通過(guò)建立統(tǒng)一檔案系統(tǒng)規(guī)范企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)流程，達(dá)到流程一致。

2.實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效銜接，在線接收ERP、OA、財(cái)務(wù)系統(tǒng)形成的需歸檔電子文件。

3.提高檔案的開(kāi)發(fā)利用水平，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案利用效率。

根據(jù)上述目標(biāo)，這個(gè)檔案系統(tǒng)需依托內(nèi)容管理平臺(tái)，可以在線接收ERP系統(tǒng)、公文管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等外部業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的需歸檔電子文件，除了具有傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)具有的基本功能外，還要有強(qiáng)大的開(kāi)發(fā)利用功能，為檔案管理向內(nèi)容管理和知識(shí)管理轉(zhuǎn)變提供便利，系統(tǒng)功能總體架構(gòu)圖如圖2：

1.業(yè)務(wù)模塊

（1）客戶訪問(wèn)：可使用專業(yè)客戶端與瀏覽器訪問(wèn)目標(biāo)系統(tǒng)各種業(yè)務(wù)功能，包括檔案歸檔、保管、查詢和借閱等，以及編研和其他協(xié)作功能，如文檔協(xié)作、交流討論及信息發(fā)布等。

（2）業(yè)務(wù)應(yīng)用：采用持久層應(yīng)用架構(gòu)，充分發(fā)揮C/S架構(gòu)高性能與B/S高便利性的特點(diǎn)，利用Web服務(wù)的優(yōu)勢(shì)；AJAX技術(shù)實(shí)現(xiàn)頁(yè)面的無(wú)刷新和更好的用戶體驗(yàn)；緊密結(jié)合檔案業(yè)務(wù)，開(kāi)發(fā)檔案收集整編、統(tǒng)計(jì)、利用、系統(tǒng)管理等功能。

2.歸檔接口

（1）可以在線接受ERP、OA、財(cái)務(wù)等系統(tǒng)形成的結(jié)構(gòu)型和文本型數(shù)據(jù)，并將這些數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)格式存儲(chǔ)在檔案系統(tǒng)?；赟OA架構(gòu)的統(tǒng)一數(shù)據(jù)交換接口：面向服務(wù)的數(shù)據(jù)交換總線；基于SOAP和XML的統(tǒng)一消息格式。

（2）基礎(chǔ)服務(wù)層：基于電子文件管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)文檔管理服務(wù)。

3.內(nèi)容管理平臺(tái)（1）公共組件：基于成熟的內(nèi)容管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)文檔的安全、方便管理；采用NetTiers數(shù)據(jù)持久層技術(shù)，快速、方便交互檔案數(shù)據(jù)，并能本地緩存，提高用戶訪問(wèn)速度?；贚ucene全文檢索引擎，方便用戶檢索檔案業(yè)務(wù)相關(guān)資料；依托中國(guó)石化統(tǒng)一目錄服務(wù)實(shí)現(xiàn)多級(jí)別、分布式人員權(quán)限管理。

（2）基礎(chǔ)服務(wù)層：服務(wù)器操作系統(tǒng)采用WindowsServer 2008；基于Oracle 11g數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)；基于電子文件管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)文檔存儲(chǔ)和全文檢索等功能。

中國(guó)石化作為大型企業(yè)的典型代表，為了適應(yīng)集團(tuán)型的檔案管理系統(tǒng)整體建設(shè)，充分吸取國(guó)際先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)與內(nèi)容管理模式，并考慮到集團(tuán)型企業(yè)的檔案管理模式、基礎(chǔ)物理設(shè)施、以及檔案資源的定位和價(jià)值，實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)型企業(yè)集中管控模式下的分級(jí)檔案管理。因此，對(duì)于分子公司眾多、地域分布廣泛、業(yè)務(wù)復(fù)雜性較大的大型集團(tuán)化企業(yè)的整體檔案管理建設(shè)，具有重要的推廣價(jià)值和借鑒意義。

作者單位：中國(guó)石油化工集團(tuán)公司辦公廳檔案處