孫文剛

吉林省第四地質(zhì)調(diào)查所，吉林 通化 134001

1 要深刻理解計算機技術(shù)對地質(zhì)資料檔案管理的重要作用

從20 世紀80 年代開始，計算機在檔案管理中的發(fā)展和應(yīng)用，給地質(zhì)檔案管理帶來前所未有的沖擊。首先，利用計算機的超大容量和運算快捷的特點，將地質(zhì)檔案檢索系統(tǒng)輸入計算機之中，全面提高了檔案檢索的質(zhì)量和速度。其次，由于地質(zhì)電子檔案的大量涌現(xiàn)，促使傳統(tǒng)的固態(tài)檔案錄入了計算機，建成數(shù)字檔案館，為地質(zhì)檔案管理工作開拓了一個全新的領(lǐng)域和課題。第三，為了適應(yīng)地質(zhì)資料檔案的快捷查找，也促進了各地勘單位各種類型的計算機網(wǎng)站的建立。其次，地質(zhì)檔案載體的變化，逐漸替代了以紙張為介質(zhì)傳遞信息的傳統(tǒng)模式。利用計算機和網(wǎng)絡(luò)來儲存、查找檢索和利用信息，服務(wù)范圍得到拓展，改善了服務(wù)環(huán)境，使地質(zhì)檔案信息得到更好的利用，順應(yīng)了時代的要求。這主要表現(xiàn)在：

（1）計算機技術(shù)有利于地質(zhì)資料檔案管理的收集，存儲以及檢索和保護等各方面作用的實現(xiàn)。在地質(zhì)資料檔案管理中，通過計算機技術(shù)可以實現(xiàn)掃描或者手工錄入的方式將傳統(tǒng)的地質(zhì)資料檔案管理信息轉(zhuǎn)換為能夠被計算機所識別的，并且能夠自動處理信息的管理模式，并方便快捷的將地質(zhì)資料檔案信息壓縮輸入到計算機中，刻錄成光盤實現(xiàn)存儲。計算機技術(shù)在地質(zhì)資料檔案管理中的運用主要是以電子文件的圖形和圖像模式為主，因此，可以通過計算機的自動檢測和編目功能來實現(xiàn)對檔案的管理工作?？傊?，通過計算機的掃描和光盤存儲，既節(jié)省了空間，同時又容易保存，并且對于提高檔案管理的工作效率，實現(xiàn)自動化管理具有非常重要的意義。

（2）計算機技術(shù)有利于實現(xiàn)地質(zhì)資料檔案管理信息的系統(tǒng)化管理。在地質(zhì)資料檔案管理中，傳統(tǒng)的地質(zhì)資料檔案管理對于數(shù)量龐大，種類繁多的信息，往往很難提高管理效率，而計算機技術(shù)在地質(zhì)資料檔案管理中則能夠通過對信息的接受和檢索，實現(xiàn)高效率的信息管理；同時利用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的相關(guān)軟件快速的實現(xiàn)接受、登記以及分類的處理等職能的實現(xiàn)。相對于傳統(tǒng)的地質(zhì)資料檔案管理而言，計算機在文字處理，表格處理以及聲像等各個方面具有得天獨厚的優(yōu)勢，因此，通過計算機建立應(yīng)用計算機系統(tǒng)，實現(xiàn)地質(zhì)資料檔案管理的自動化檢索，充分發(fā)揮入庫排架等作用，通過多角度的綜合分析，為科學(xué)的管理和決策服務(wù)，充分實現(xiàn)系統(tǒng)化管理。

（3）計算機技術(shù)為地質(zhì)資料檔案管理系統(tǒng)提供充分的技術(shù)依據(jù)。隨著計算機技術(shù)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機技術(shù)被廣泛的應(yīng)用到地質(zhì)資料檔案管理中，為實現(xiàn)地質(zhì)資料檔案管理的數(shù)字化提供了充分的技術(shù)依據(jù)。首先，分布式計算機體系的成功實現(xiàn)，為實現(xiàn)地質(zhì)資料檔案管理的集成化管理和集成服務(wù)提供了機會和支持；其次，數(shù)字化設(shè)備的迅猛發(fā)展，為地質(zhì)資料檔案管理提供了先進的管理設(shè)施和服務(wù)。

2 要充分認識計算機技術(shù)在地質(zhì)資料檔案管理的應(yīng)用中存在的問題。

（1）從目前的地質(zhì)資料檔案管理分析來看，大多都把計算機當(dāng)做是一種被動的輔助工具，大部分的工作仍然依靠的是手工管理模式。傳統(tǒng)的手工檔案模式往往是以地質(zhì)資料檔案信息為核心，其工作對象不是現(xiàn)有的地質(zhì)資料檔案信息，往往都是一些紙質(zhì)材料。在具體的地質(zhì)資料檔案管理中，計算機這一有利的工具并沒有得到充分的發(fā)揮，尤其是在檔案數(shù)據(jù)庫管理上面。因此，計算機在地質(zhì)資料檔案管理中的角色扮演仍然處在輔助的狀態(tài)，其功能并不能得到最大化的發(fā)揮。

（2）地質(zhì)資料檔案管理中引入計算機技術(shù)，通過計算機技術(shù)建立數(shù)據(jù)庫之后，導(dǎo)致原有的數(shù)據(jù)庫規(guī)模變小，標(biāo)準(zhǔn)化程度降低，而且在通過計算機建立數(shù)據(jù)庫的過程中，大部分都是低水平的重復(fù)建設(shè)，而且其服務(wù)范圍狹窄，嚴重影響著地質(zhì)資料檔案信息數(shù)據(jù)庫的利用率和效率。

（3）在通過計算機技術(shù)建立現(xiàn)代化的地質(zhì)資料檔案管理的過程中，還存在著檔案管理人員素質(zhì)有待提高的問題。一方面，應(yīng)用計算機技術(shù)實現(xiàn)了地質(zhì)資料檔案管理的現(xiàn)代化，但是一向熟悉與傳統(tǒng)地質(zhì)資料檔案管理操作的檔案管理人員卻很難在短時間內(nèi)滿足現(xiàn)代化管理的業(yè)務(wù)要求；另一方面，作為地質(zhì)資料檔案管理人員，在利用計算機技術(shù)建立現(xiàn)代化地質(zhì)資料檔案管理的過程中，相關(guān)人員不能僅僅滿足于一般的計算機操作，必須深刻的認識計算機的重要作用，還要熟練掌握自動化和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，這也是對新時期下的地質(zhì)資料檔案管理人員提出的新的要求。

3 要進一步完善計算機技術(shù)在地質(zhì)資料檔案管理中的應(yīng)用措施

在我們的信息系統(tǒng)中，地質(zhì)檔案信息作為一種重要的信息資源而占有特殊的地位和作用。檔案電子化是目前地質(zhì)檔案管理工作必須實施的重要工作，這已經(jīng)成為我們的共識，而且在地質(zhì)檔案的管理中計算機的應(yīng)用確實帶來了非常顯著的成績。在地質(zhì)檔案信息管理中，計算機技術(shù)具有手工管理所無法比擬的優(yōu)勢,如存儲量大、可靠性高、檢索迅速、查找方便、保密性好、壽命長、成本低等優(yōu)點,這些優(yōu)點可以大大提高檔案管理的效率,也是地質(zhì)檔案管理部門的科學(xué)化、正規(guī)化管理的重要條件。但是目前地質(zhì)檔案管理工作仍然存在有人工管理或半人工管理狀態(tài),檔案的信息功能不能得以充分發(fā)揮。所以,為了適應(yīng)地質(zhì)信息處理技術(shù)發(fā)展的要求,必須進一步完善計算機技術(shù)在地質(zhì)資料檔案管理中的應(yīng)用措施，提高地質(zhì)檔案信息現(xiàn)代化管理水平,讓計算機技術(shù)這種新興的技術(shù)手段,在地質(zhì)檔案信息管理中得到更加廣泛的應(yīng)用。

（1）要充分重視計算機在檔案管理中的作用。首先，檔案管理部門以及相關(guān)的檔案管理人員必須充分認識到計算機在地質(zhì)資料檔案管理中的意義和價值，形成使用計算機進行管理的意識；其次，重視計算機技術(shù)的投入和使用從財力、物力、人力以及配置等各方面實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，加大計算機硬件設(shè)備和軟件設(shè)備的投入。

（2）要注重人才的培養(yǎng)，重視對相關(guān)人員的培訓(xùn)。一方面，重視這方面的專業(yè)人才的培養(yǎng)，安排在計算機操作和應(yīng)用方面具有專業(yè)水平的人員，提高應(yīng)用計算機的使用效率；另一方面，重視對專業(yè)人員的培訓(xùn)，加大培訓(xùn)力度。

（3）重視創(chuàng)新，提升管理水平?，F(xiàn)代化的地質(zhì)資料檔案管理更需要創(chuàng)新，計算機技術(shù)的應(yīng)用也依賴于創(chuàng)新，一方面，檔案管理人員在現(xiàn)代化的地質(zhì)資料檔案管理工作中，不僅要具備基本的業(yè)務(wù)知識，還要具備創(chuàng)新的思維，實現(xiàn)創(chuàng)造性的工作，使計算機技術(shù)在地質(zhì)資料檔案管理中得到更有效的發(fā)揮；另一方面，運用計算機技術(shù)管理檔案，必須制定一套有效的、規(guī)范的工作制度，采用現(xiàn)代化的、科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)，建立一個完整的管理系統(tǒng)，保證整個地質(zhì)資料檔案管理的有序進行，這也要求地質(zhì)資料檔案管理人員必須不斷的努力學(xué)習(xí)新知識、掌握新技術(shù)，綜合提高自身的工作能力。