袁曼

【摘要】 現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展加快了高校學生檔案數(shù)字化的建設(shè)，改變了管理人員對檔案管理工作的傳統(tǒng)觀念，而且提高了檔案管理的規(guī)范化程度和實效性、安全性，對完善我國高校人才培養(yǎng)系統(tǒng)有著重要的意義。

【關(guān)鍵詞】 學生檔案管理 信息技術(shù) 高校 影響

【中圖分類號】 G47 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1006-5962（2013）02（b）-0242-01

學生檔案是人事檔案的重要組成部分，是記錄和反映學生個人經(jīng)歷、德才能績、學習和工作表現(xiàn)的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。隨著科學技術(shù)的不斷提高以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的日漸成熟，人工管理檔案的手法效率低、保密性差以及不便于查找、更新和維護等問題日益暴露，面臨著改革和更新?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和普及促使高校學生檔案管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向現(xiàn)代化的電子檔案轉(zhuǎn)變。高校為了適應這一轉(zhuǎn)變，強化了檔案管理隊伍的建設(shè)，并改革檔案管理模式，促使檔案管理工作的觀念、手段和方式出現(xiàn)了重大變化。

1 提高了對高校學生檔案管理的重視程度

現(xiàn)代化信息技術(shù)更新了高校的檔案管理技術(shù)條件，檔案管理理念也隨之而逐步完善。國內(nèi)越來越多的高校改變了“檔案管理只是輔助性工作”的傳統(tǒng)觀念，把學生檔案管理等工作作為學生管理體系的重要組成部分。同時，信息技術(shù)管理復雜性的提高促使高校針對檔案管理工作，建立了一套較為健全的培養(yǎng)、考核機制，完善了檔案管理的配套設(shè)施。在這一系列條件和機制的影響下，檔案管理人員更加認識到檔案管理對促進學生全面發(fā)展、完善高效人才培養(yǎng)制度、促進學生就業(yè)擇業(yè)等方面的重要作者用，提高了重視程度。此外，現(xiàn)代化信息技術(shù)轉(zhuǎn)變了學生檔案管理工作的思路，增強了工作人員的創(chuàng)新意識。各高校為了適應電子檔案管理的需要，提高了對人員的專業(yè)素質(zhì)考核，要求管理員具備靈活操作電子檔案管理系統(tǒng)的能力，并切實履行工作職責。工作條件和工作要求的變化促使管理員調(diào)整管理理念，適應檔案來源、工作方法、檔案載體等方面的變化，從而提高了管理員對工作的重視程度。

2 強化了高校學生檔案管理工作的規(guī)范化程度

檔案管理工作對細節(jié)有著極為嚴格的要求。管理員不僅要對學生的學籍信息、學歷材料、處分記錄、畢業(yè)成績等進行歸類整理，而且要在保存、維護、傳遞等環(huán)節(jié)中都要注重細節(jié)性操作，確保檔案信息的準確無誤。這些細節(jié)要求在紙質(zhì)檔案管理中容易出現(xiàn)混亂，即耗費大量的人力，又難以保障信息的準確性。而利用信息化技術(shù)建成的電子檔案則能夠很好地彌補紙質(zhì)檔案管理的不足和弊病，可以在建立學生的檔案的時候即進行信息的有效篩檢，并在系統(tǒng)中歸類、保存信息，創(chuàng)建檢索詞條，提高信息篩選、查找的速度和效率，最大限度地減少人為翻找的所耗費的人力和時間，使得管理工作規(guī)范化、科學化。同時，現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展擴大了高校學生檔案建立和管理的范圍。具備技術(shù)條件的高校可以從學生人校時便發(fā)給新生入學登記卡，由學生本人填寫過、院系鑒定審核后進行歸檔，把學生的檔案信息直接錄入管理系統(tǒng)中，從根源開始加強高校學生電子檔案的建立工作。此外，高校還可以通過建立電子檔案來擴大信息的存儲量，記錄更多的學生信息，如活動記錄、考場記錄、宿舍情況、畢業(yè)生信息反饋等，使得檔案信息更全面、更規(guī)范。

3 增加了高校學生檔案的時效性和安全性

信息化的高校學生檔案管理不僅可以實現(xiàn)檔案信息的規(guī)范化，而且可以在一定程度上增加高校學生檔案的時效性，提高檔案的利用程度。相關(guān)管理員可以運用信息技術(shù)及時、快速地輸入學生的信息，并借助發(fā)達的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)同時傳播和分享，使得其他管理員、教師、學生等不同身份的人員能夠在第一時間獲取有用信息，真正發(fā)揮了高校留存學生檔案的作用。此外，現(xiàn)代信息技術(shù)還能完善高校的檔案管理模式和制度，并通過信息技術(shù)的落實來提高學生檔案信息的安全性，維護學生的隱私權(quán)。管理員依照工作規(guī)范，憑借專業(yè)素質(zhì)和安全管理意識，努力完善學生檔案的存儲、利用環(huán)境，能夠最大程度地減少因粗心等因素而造成的信息錯漏現(xiàn)象，提高檔案的管理效率。

4 打破了高校學生檔案管理的時空限制

信息技術(shù)實現(xiàn)了檔案信息的擴大化，突破了傳統(tǒng)人工檔案管理的時間、空間限制，最大程度地促進了信息的時空交流和共享，實現(xiàn)學生檔案信息利用的最大化。電子信息技術(shù)分離了傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體和檔案內(nèi)容，為檔案管理中的分別管理奠定技術(shù)基礎(chǔ)。這將減輕高校的信息管理壓力，促進電子檔案館中的內(nèi)容進行豐富及更新，以實現(xiàn)資源需求者對于資源共享的要求。同時，信息技術(shù)還消除了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理障礙，如檔案管理工作太過零碎、難以及時更新管理等。目前我國部分高校的學生檔案信息仍通過學生處等社團機構(gòu)來收集、上報，并由學院輔導員負責整理。信息的收集是檔案管理的開端，具有十分重要的意義。但這些工作一直沒有得到院系的充分重視而匆匆完成，甚至到了學生畢業(yè)之際才以突擊的方式進行信息收集整理。這樣的工作方式和態(tài)度往往使得高校學生檔案管理工作變得十分倉促，檔案混亂且容易出現(xiàn)缺失遺漏問題?，F(xiàn)代信息技術(shù)的應用則能夠很好地克服這一問題。檔案管理員需要根據(jù)電子檔案的特征來逐步建立數(shù)據(jù)庫，在格式規(guī)范下逐步填寫具體的信息內(nèi)容。此外，電子檔案管理系統(tǒng)的時間能夠避免和杜絕各院系工作人員以突擊整理的方式上報學生信息，要求各院必須在固定的時間內(nèi)匯總學生的相關(guān)信息。這些工作的落實能夠最大程度地保證了高校學生檔案管理工作的順利進行，為檔案信息的時空交流奠定基礎(chǔ)。

5 結(jié)語

現(xiàn)代信息技術(shù)在高校學生檔案管理工作上的應用能促進管理員對工作的重視程度，提高檔案管理工作的規(guī)范性、時效性和安全性，并打破時空限制，擴大信息交流共享的范圍，實現(xiàn)檔案信息利用的最大化。高校應充分重視檔案管理的信息化，通過引入先進數(shù)據(jù)庫技術(shù)、提高人員素質(zhì)、改革管理模式等途徑，全面實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，促進高校人才培養(yǎng)系統(tǒng)的完善。

參考文獻

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