李曉紅 郭子亮

隨著社會(huì)和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，攝影、攝像、數(shù)碼數(shù)字技術(shù)的日益成熟，聲像越來(lái)越廣泛的進(jìn)入我們的工作和生活，聲像檔案的生成，使檔案內(nèi)容更加豐富多彩，更具利用價(jià)值。因此，加強(qiáng)聲像檔案管理，健全管理制度，規(guī)范管理工作，顯得尤其重要和必要。

一、聲像檔案的特點(diǎn)

形象生動(dòng)。聲像檔案以畫(huà)面的可視形象，生動(dòng)地將檔案內(nèi)容展現(xiàn)在利用者面前，有的配有聲音，具有較強(qiáng)的形象性和直觀性，能使利用者有“身臨其境”的感覺(jué)，其生動(dòng)性和形象性是其他類(lèi)型檔案難以達(dá)到的。

時(shí)空感受。聲像檔案運(yùn)用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，可將一瞬即逝的現(xiàn)場(chǎng)記錄再現(xiàn)，并可進(jìn)行超越時(shí)空的傳遞，具有較強(qiáng)的時(shí)間感和空間感。

便于復(fù)制和轉(zhuǎn)換。聲像檔案復(fù)制簡(jiǎn)捷，并可運(yùn)用多媒體技術(shù)在不同載體之間進(jìn)行互相轉(zhuǎn)換，利用數(shù)字多媒體技術(shù)進(jìn)行存儲(chǔ)和傳播。

攜帶使用方便。聲像檔案信息存儲(chǔ)量大，體積小，攜帶方便，可多次重復(fù)使用。

保管要求高。聲像檔案是由感光材料和磁性材料為檔案載體，這些材料對(duì)溫濕度變化、灰塵、有害生物和有害氣體、外界磁場(chǎng)較敏感，保管要求高。

二、聲像檔案管理存在的主要問(wèn)題

1.聲像資料存在失管現(xiàn)象

隨著聲像技術(shù)和工具的普及，工作中形成的影像資料日益增多，這些資料大多保存在作者個(gè)人手中，沒(méi)有形成一種公有資源，這些影像制作的初衷，對(duì)于作者來(lái)說(shuō)，較多的是為了一時(shí)之用，保存、歸檔的意識(shí)并不強(qiáng)烈。所以，事過(guò)境遷之后，這些聲像資料對(duì)于工作人員個(gè)人來(lái)說(shuō)就成了無(wú)用的資料失去了保存價(jià)值，大部分也就隨手做了處理，但對(duì)于單位或國(guó)家來(lái)說(shuō)，就造成了無(wú)法補(bǔ)救的后果。

2.聲像資料的管理缺乏足夠的重視

由于制度不健全，或者有制度而落實(shí)程度不夠，聲像檔案還沒(méi)有像文字檔案那樣引起人們的足夠重視。有人認(rèn)為聲像資料有沒(méi)有無(wú)所謂，有的則視為個(gè)人資料，還有的就是嫌麻煩不存檔。上述錯(cuò)誤思想，造成日常工作中聲像資料生成較多，而收集歸檔資料明顯偏少的現(xiàn)象，許多珍貴的音像資料沒(méi)有得到應(yīng)有的保存，出現(xiàn)聲像檔案的嚴(yán)重缺失。

3.聲像檔案保管條件不夠

要達(dá)到聲像檔案的安全管理，必須具備相應(yīng)的裝具和環(huán)境條件，而對(duì)于多數(shù)檔案室來(lái)說(shuō)都存在一定差距，使聲像檔案得不到完整保存。

4.聲像檔案保存內(nèi)容存在缺陷

部分檔案人員對(duì)聲像檔案保存的重要程度認(rèn)識(shí)不夠，收集歸檔把關(guān)不嚴(yán)，要求不高，致使聲像檔案出現(xiàn)有影像資料無(wú)文字說(shuō)明，或者文字說(shuō)明過(guò)于簡(jiǎn)單等種種不足，給聲像檔案的利用帶來(lái)了不便和困難。

三、聲像檔案管理對(duì)策

1.明確收集范圍

一個(gè)企業(yè)要想做好聲像檔案的歸檔工作，必須有明確的收集范圍，各部門(mén)才能按要求收集和歸檔。筆者從事檔案管理工作多年，認(rèn)為現(xiàn)階段企業(yè)聲像檔案的歸檔范圍如下：

反映本單位主要職能活動(dòng)、工作成果的聲像資料；

各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本單位有關(guān)的重大活動(dòng)的聲像資料；

本單位組織的出訪(fǎng)活動(dòng)、參加國(guó)際會(huì)議及會(huì)見(jiàn)、簽字儀式等重要外事活動(dòng)的聲像資料；

記錄本單位重大事件（或事故）的聲像資料；

其它單位形成的與本單位有關(guān)的重要聲像資料；

其它具有保存價(jià)值的聲像資料。

2.確定歸檔要求

各級(jí)檔案部門(mén)應(yīng)建設(shè)專(zhuān)用聲像檔案庫(kù)（柜、架），集中統(tǒng)一管理本單位聲像檔案，確保聲像檔案的安全與完整。

歸檔的聲像資料應(yīng)是原版原件，特殊情況下可接收原版基礎(chǔ)上編輯制作的聲像制品。

歸檔的聲像資料應(yīng)由形成部門(mén)編寫(xiě)文字說(shuō)明，并隨聲像檔案一同歸檔。單張照片以張為單元編寫(xiě)說(shuō)明，一組（若干張）聯(lián)系密切的照片，可擬寫(xiě)組合照片說(shuō)明。錄音帶、錄像帶、光盤(pán)以盤(pán)（盒）為單元編寫(xiě)說(shuō)明。

文字說(shuō)明的內(nèi)容應(yīng)包括時(shí)間、事由、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者六要素。要求文字簡(jiǎn)潔，語(yǔ)言通順，概括地揭示照片、影像反映的全部信息，一般不超過(guò)200字。

聲像資料的內(nèi)容要真實(shí)，數(shù)碼照片（底片）、原件與影像、復(fù)制品要相符。

數(shù)碼照片應(yīng)保存在安全、穩(wěn)定的介質(zhì)中歸檔；數(shù)碼照片的分辨率在200萬(wàn)像素以上。

聲像檔案歸檔時(shí)應(yīng)履行歸檔移交手續(xù)，移交部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交目錄一式兩份，雙方簽字蓋章。

3.加強(qiáng)宣傳，提高對(duì)聲像檔案重要性的認(rèn)識(shí)

聲像檔案同其他載體檔案一樣，也是人們對(duì)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，具有比文字檔案更直觀、真實(shí)、形象、生動(dòng)的特點(diǎn)和更具有說(shuō)服力的珍貴價(jià)值，是企業(yè)的寶貴財(cái)富，特別是影像資料的瞬間性和真實(shí)性，標(biāo)志著歷史事件的不可再生和重復(fù)，每一件聲像都記錄著一段歷史，一次事件，都是極其寶貴的。在我們要大力宣傳聲像檔案的作用和特點(diǎn)，提高所有員工對(duì)聲像檔案重要性的認(rèn)識(shí)。

4.健全制度，抓好落實(shí)

要改變聲像資料的失管現(xiàn)象，必須制訂落實(shí)相應(yīng)的規(guī)章制度和辦法?，F(xiàn)階段一要制訂完善的企業(yè)聲像檔案管理辦法，二要建立聲像檔案借閱，利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)。聲像檔案原版一般不得借出，如有特殊需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可限期外借。三要按照誰(shuí)主管、誰(shuí)歸檔的原則，建立聲像檔案目標(biāo)考核制，使聲像檔案的保管得到人們的足夠重視而成為日常工作的自覺(jué)行動(dòng)，改變目前重文字檔案輕聲像檔案的局面，解決好聲像資料個(gè)人保存或隨意處理的問(wèn)題。各部門(mén)是本單位聲像檔案的形成部門(mén)，各部門(mén)應(yīng)確定一名工作人員，負(fù)責(zé)收集本部門(mén)承辦的公司重要活動(dòng)、重要會(huì)議等事項(xiàng)形成的聲像資料。聲像資料應(yīng)在形成后一個(gè)月內(nèi)向檔案部門(mén)歸檔，如有特殊情況可以適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)間。檔案部門(mén)也應(yīng)隨時(shí)收集零散的具有保存價(jià)值的聲像資料。歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷(xiāo)、抽出、清洗、消磁和涂改。

5.做好聲像檔案的整理工作

聲像檔案的整理，應(yīng)遵循有利于保持聲像檔案的有機(jī)聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。照片檔案以?xún)?cè)為保管單位，錄音、錄像、光盤(pán)等以盤(pán)（盒）為保管單位進(jìn)行整理。聲像檔案應(yīng)按照全宗、保管期限、年度、問(wèn)題相結(jié)合的方式進(jìn)行分類(lèi)、排列及編制檔號(hào)。聲像檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期，保管期限的劃定應(yīng)參照相應(yīng)紙質(zhì)檔案的保管期限確定。聲像檔案應(yīng)編制檔案目錄。照片檔案以?xún)?cè)為單位編制目錄，每一冊(cè)內(nèi)應(yīng)有卷內(nèi)目錄；錄音、錄像、光盤(pán)等聲像檔案，以盤(pán)（盒）為單位編制目錄。檔案入庫(kù)前要對(duì)聲像檔案進(jìn)行檢查、驗(yàn)收。對(duì)受到污染的照片要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。

6.增加投入，改善聲像檔案保管條件

聲像檔案的載體與其他檔案的載體不同，要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。應(yīng)根據(jù)聲像檔案的化學(xué)成分、物理性能等特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)的管理。具體而言，聲像檔案實(shí)行集中統(tǒng)一保管，檔案庫(kù)房及裝具應(yīng)具備防火、防盜、防光、防磁、防塵、防潮、防有害氣體和防污染等安全防護(hù)措施。聲像檔案庫(kù)房溫度變化范圍應(yīng)控制在15-25℃之間；日變化幅度不得超過(guò)3℃；相對(duì)濕度應(yīng)保持45%-60%；錄音、錄像、光盤(pán)等磁性載體，應(yīng)垂直放置；盒與盒的間距不小于3mm；磁性載體應(yīng)存放于防磁柜中；防磁柜應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng)。為此，各單位要增加投入，為檔案室配備必要的聲像檔案保管裝具，以確保聲像檔案的齊全與完整。

7.加強(qiáng)培訓(xùn)，提高聲像檔案質(zhì)量

各單位形成的聲像檔案應(yīng)能較好地反映客觀事實(shí)，做到要素完備，載體質(zhì)量?jī)?yōu)良，不用劣質(zhì)、殘破、性能低下的錄音、錄像磁帶和刻錄光盤(pán)。聲像檔案應(yīng)每隔兩年進(jìn)行一次檢查，要定期完成復(fù)錄、倒帶等工作；聲像材料出現(xiàn)破損、變形、斷裂、污染等現(xiàn)象，要立即采取措施及時(shí)補(bǔ)救，以保證聲像檔案的齊全完整。所以，應(yīng)對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行聲像資料的制作、歸檔等方面的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是加強(qiáng)檔案專(zhuān)職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使聲像檔案資料得到妥善保存和利用。

（作者單位：河北省長(zhǎng)途通信傳輸局 河北省人力資源和社會(huì)保障廳）