張琪

隨著信息化時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)社會的發(fā)展和人們的需求，各種不同領(lǐng)域的檔案管理工作也在向信息化管理方面轉(zhuǎn)變，而高等院校作為培養(yǎng)專業(yè)人才的重要途徑之一，其檔案管理工作實現(xiàn)信息化管理更是勢在必行?；诖?，該文以《關(guān)于加強(qiáng)高等院校檔案信息化管理的研究》為題，從高等院校檔案管理概述，高等院校檔案信息化管理的重要勝以及加強(qiáng)高等院校檔案信息化管理的幾點研究方面進(jìn)行了分析與探討。

傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能在滿足高等院校發(fā)展的要求，因而高等院校必須傳統(tǒng)的檔案管理格局，向檔案信息化管理方面轉(zhuǎn)變。高等院校實現(xiàn)檔案信息化管理，不僅能提高高等院校的管理水平，還能充分滿足高等院校的發(fā)展要求。因此，作為新形勢下的高等院校，應(yīng)充分意識到加強(qiáng)高等院校檔案信息化管理的重要性，并充分結(jié)合自身檔案管理特點和檔案管理現(xiàn)狀，以便采取更有效的措施，做好檔案信息化管理工作。

高等院校檔案管理

近年來，隨著高等院校不斷的擴(kuò)大招生規(guī)模，各種檔案信息資料也在不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法在適應(yīng)高等院校的發(fā)展需求。高等院校的檔案信息資料主要有黨務(wù)、財會、行政、教學(xué)、設(shè)備、科研、教師、學(xué)生和上級管理部門下達(dá)文件等信息資料，檔案管理通常由相關(guān)實物、文件資料、文獻(xiàn)、記錄信息構(gòu)成，具有眾多功能，例如統(tǒng)一管理、集中存貯、隨時查詢、原始記錄等。高等院校的檔案管理還具有以下特點：信息量、涉及領(lǐng)域廣、類別多、檔案進(jìn)出頻繁等。高等院校的檔案主要儲存于檔案室內(nèi)，傳統(tǒng)的檔案均由實物組成，而在查詢檔案信息時，難免就需要頻繁進(jìn)出檔案室，不僅耗時且還容易導(dǎo)致檔案丟失、損壞。因而實現(xiàn)檔案信息化管理，將檔案資料輸入計算機(jī)中，需要查詢檔案信息的人員利用計算機(jī)就能直接查閱自身所需的檔案信息，這樣不僅去除了地形限制、節(jié)省了時間，也避免了實物檔案丟失、損壞，同時還有助于進(jìn)一步提高高等院校的整體管理水平。高等院校必須重視檔案信息化管理工作，并加強(qiáng)檔案信息化管理研究，以便促進(jìn)高等院校步入一個良好、快速的發(fā)展階段。

高等院校檔案信息化管理的重要性

滿足了學(xué)校信息資源共享的要求。高等院校實現(xiàn)檔案信息化管理后，檔案信息的價值得以充分體現(xiàn)，即有助于提高學(xué)校信息資源的利用效率，還充分滿足了學(xué)校信息資源共享的要求。且服務(wù)對象也由單一查閱擴(kuò)展成群體共享。檔案信息化管理的核心是知識管理，主要作用就是為學(xué)生和其他有需要用戶提供豐富的學(xué)習(xí)功能與知識共享機(jī)制，以此確保能夠隨時滿足使用者需要，這樣不僅有助于提升使用者的創(chuàng)造能力，還能進(jìn)一步體現(xiàn)出學(xué)校的綜合實力，能為學(xué)校的發(fā)展提供良好的保障。

將高等院校的檔案信息集成化。傳統(tǒng)的高等院校檔案信息主要存儲于建立的檔案室內(nèi)，作為檔案管理的重要基地，這樣使得檔案管理工作十分被動，無法適應(yīng)學(xué)校快速發(fā)展的檔案管理業(yè)務(wù)流程，而實現(xiàn)檔案信息化管理，能夠積極地促進(jìn)檔案管理業(yè)務(wù)流程的合理重組，使檔案信息集成化，從而形成多種存在相互聯(lián)系的管理職能，以此徹底改變傳統(tǒng)檔案管理工作格局、面貌。實現(xiàn)檔案信息化管理，有助于提高檔案信息查全率，還能進(jìn)一步提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化水平。

加強(qiáng)高等院校檔案信息化管理

轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理工作思想。高等院校實現(xiàn)檔案信息化管理是體現(xiàn)教育現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)，進(jìn)一步突出了教育的新特點與新性質(zhì)。在傳統(tǒng)的檔案管理工作思想中，我們通常只將檔案信息當(dāng)作一種文化資源，其主要作用也僅僅體現(xiàn)在信息憑證價值方面，但是在信息時代的今天，傳統(tǒng)的檔案管理工作思想顯然已無法滿足高等院校的發(fā)展需求，因而高等院校的檔案管理工作思想必須進(jìn)行轉(zhuǎn)變，以便充分體現(xiàn)出檔案信息的綜合價值，將檔案信息工作思想放在如何科學(xué)簡化文書立卷形式，深化檔案信息檢索規(guī)范。

對檔案工作人員提出更高要求。在傳統(tǒng)的檔案管理工作認(rèn)識上，有不少^對檔案管理的工作認(rèn)識僅是具備一定的操作性、對理論知識水平與業(yè)務(wù)技能水平要求較低，因此，導(dǎo)致一部分檔案管理^員在沒有受到正規(guī)教育和專業(yè)培訓(xùn)的情況下就進(jìn)行了上崗操作，從而致使檔案管理工作中存在不少問題。但是在實現(xiàn)檔案信息化管理的今天，檔案管理人員將面臨更多的信息化知識與技術(shù)，如果檔案管理人員對這些信息化知識與技術(shù)沒有一點了解，那么檔案管理工作將面臨無法正常、有效開展的困境。因此，就要求檔案管理人員必須具備一定的檔案管理基礎(chǔ)知識，對信息化知識與技術(shù)有足夠的了解，并熟練掌握檔案管理工作方法，從而為檔案管理工作的順利進(jìn)行奠定堅實的基礎(chǔ)。

加強(qiáng)對檔案形成中信息化的重視。高等院校必須加強(qiáng)對檔案形成中信息化的重視，并充分利用學(xué)校所具備的能量，發(fā)揮其主觀能動性，以此進(jìn)一步促進(jìn)檔案信息化管理的實現(xiàn)。實現(xiàn)檔案信息化管理即為實現(xiàn)文檔一體信息化管理，這點與傳統(tǒng)的檔案管理有著本質(zhì)的區(qū)別。但是應(yīng)注意一點，文檔一體化并不表示文件與檔案是一致的，通常我們將其清晰分為兩個階段與兩種概念。文件通常會經(jīng)過收集、整理、分類、存儲、統(tǒng)計等階段才能轉(zhuǎn)換為檔案，且這些階段均由人工操作完成，并具有較強(qiáng)的專業(yè)性質(zhì)，因此，要求必須具備較好業(yè)務(wù)技能水平與知識理論水平的檔案工作人員進(jìn)行。而檔案信息化管理的文件，形成的最初階段是在高等院校各職能部門的工作管理中，主要有個職能部門的相關(guān)工作人員操作完成，不在具有傳統(tǒng)那種需要較強(qiáng)專業(yè)的內(nèi)容，但是卻強(qiáng)調(diào)了一點，那就是必須更加重視檔案形成過程中的信息化，進(jìn)—步加強(qiáng)了檔案形成過程中的工作要求。

總之，本文對關(guān)于加強(qiáng)高等院校檔案信息化管理的研究進(jìn)行了分析與探討，具有十分重要的意義。高等院校檔案信息化管理的實現(xiàn)，不僅有助于提高高校自身的整體管理水平，滿足自身發(fā)展需求，還進(jìn)一步體現(xiàn)出了教育現(xiàn)代化，助推我國高等院校和教育事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。