朱延榮

改革開放以來，我國企業(yè)的人事檔案管理發(fā)生了很大的變化。本人以在油田人檔案管理中心工作的經(jīng)驗(yàn)以及研究各種有關(guān)人事檔案管理資料，淺談分析人事檔案存在問題、導(dǎo)致問題存在的原因的基礎(chǔ)上和人事檔案管理信息化與崗位績效工資改革相匹配等提出了幾點(diǎn)完善措施。

一、人事檔案管理存在的問題

隨著社會的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，特別是我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善和人事制度改革的進(jìn)一步深入，舊的規(guī)章制度條例無法解決新出現(xiàn)的問題，傳統(tǒng)的管理方式不能適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，企業(yè)人事檔案的管理出現(xiàn)了一些混亂狀況，在不同程度上存在著許多問題，已不能適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，亟待人們加以解決。當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理工作中存在的問題有：

1.企業(yè)人事檔案材料內(nèi)容質(zhì)量不高

由于上述原因，當(dāng)前企業(yè)許多人的人事檔案質(zhì)量不高，缺乏利用價(jià)值，其人事檔案材料空洞的、形式的多，細(xì)致的、實(shí)際性的少；反映個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、工資、政治面貌等一般情況的多，反映個(gè)人道德品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專長的少；反映過去情況的多，反映當(dāng)前情況的少。尤其是一些材料定性結(jié)論多，定量描述少；或者只講優(yōu)點(diǎn)，避免缺點(diǎn)；內(nèi)容空乏，個(gè)人總結(jié)和組織意見盡是套話，無法全面、公正的評價(jià)和反映一個(gè)人的情況。

2.“棄檔”增多

所謂“棄檔”就是拋棄了自己的檔案，對于有關(guān)記載個(gè)人信息的檔案下落和管理不聞不問。一位“棄檔”的先生袒露心跡：“10年前從國企出來，到處瞎折騰，哪有心思管檔案的事，想的是弄出點(diǎn)兒名堂再說。后來做生意，只關(guān)心賺錢，檔案的事早就拋到腦后了，生存第一嘛。如果檔案能讓我生活更好的話，讓我不管我都不愿意。但它無助于生活，我才懶得理它，沒有它，我照樣活得很輕松。”

3.傳統(tǒng)的人事檔案管理體制不適應(yīng)新的形勢

表現(xiàn)為管理體制上實(shí)行多頭管理、管理體系上仍按傳統(tǒng)的三大類管理、管理方法上實(shí)行“檔隨人走”、管理模式上實(shí)行封閉式管理，人力、物力、資金不到位，重復(fù)浪費(fèi)極為嚴(yán)重。

4.信息量大結(jié)構(gòu)復(fù)雜

人事檔案最大的特點(diǎn)是信息量大，信息結(jié)構(gòu)復(fù)雜。不能及時(shí)或者正確的對每個(gè)油田員工做到公平公正。

二、人事檔案管理問題形成的原因

1.收集的對象范圍太窄

一些企業(yè)的人事部門只關(guān)注收集單位主要領(lǐng)導(dǎo)人及高層干部的材料，而忽視了廣大普通職工的材料收集，造成了領(lǐng)導(dǎo)干部的材料多，普通職工的材料少的現(xiàn)象。事實(shí)上，人事檔案并不是人物檔案或名人檔案，其收集的對象范圍不應(yīng)只局限于著名人物和主要領(lǐng)導(dǎo)人，而應(yīng)是單位的每一個(gè)員工。無論員工現(xiàn)任何職，是否出眾，都是該單位寶貴的人力資源，有關(guān)其個(gè)人的材料，都是單位的寶貴財(cái)富，人事部門均應(yīng)根據(jù)規(guī)定收集齊全。

2.整理不規(guī)范

把個(gè)人材料歸檔成冊是人事檔案規(guī)范化的基本前提，許多單位在這個(gè)方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有些單位檔案隨已立卷成冊，但沒按要求的格式進(jìn)行分類處理，給檔案利用帶來了諸多不便。

3.企業(yè)員工人事檔案意識淡薄

有一部分企業(yè)員工對于自己的人事檔案不夠重視或根本不重視，認(rèn)為人事檔案是“身外之物”，可有可無，要用時(shí)想到、不用時(shí)不要，認(rèn)為人事檔案根本不影響自己的發(fā)展，有意無意地就遺棄了檔案。目前社會上人事檔案意識淡薄的事實(shí)擺在我們面前，機(jī)制不適應(yīng)或規(guī)定不合理等因素可以很快改進(jìn)，但這種社會整體意識上的欠缺是非常嚴(yán)重的，這是導(dǎo)致大量棄檔現(xiàn)象發(fā)生的最主要的原因。

4.員工缺乏耐心和毅力

由于企業(yè)大量的員工以及流動性大，缺乏了耐性很容易忽視馬虎而輸入了錯(cuò)誤的信息。

三、企業(yè)完善人事檔案管理的措施

1.探索區(qū)域性人事檔案管理中心的管理方法

建設(shè)區(qū)域性的人事檔案管理中心，就是建立保管包括黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在內(nèi)的所有人員的人事檔案的人事檔案管理中心，并運(yùn)用先進(jìn)的現(xiàn)代化手段對人事檔案進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)的管理和開發(fā)利用，使其更好為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。這里的區(qū)域性主要以行政區(qū)域?yàn)橹鳎梢灾敢粋€(gè)縣、一個(gè)市，也可以指一個(gè)省的范圍。從整體上看，全國性的人事檔案管理中心是一個(gè)人事檔案的管理系統(tǒng)，它是由眾多的子系統(tǒng)組成的，這些子系統(tǒng)就是人事部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下的各省、市、縣的人事檔案管理中心。這是一個(gè)控制系統(tǒng)，它保證了國家人事部門對人事檔案的管理與控制，既必要又可行。在操作上，形成檔案的員工或單位可委托人事檔案管理中心保管個(gè)人或其員工的人事檔案，由單位及時(shí)補(bǔ)充新材料，按期交納一定的保管費(fèi)用，用工單位利用人事檔案管理中心的檔案成功招聘了人才，也必須向其交納一定傭金。人事檔案管理中心通過保管、提供利用乃至信息開發(fā)等眾多職能，實(shí)現(xiàn)服務(wù)人才，促進(jìn)整個(gè)社會人才資源的合理配置。

2.完善企業(yè)人事檔案內(nèi)容制度

切實(shí)從企業(yè)人力資源管理和利用的角度出發(fā)，把反映個(gè)人業(yè)務(wù)水平、技術(shù)專長、工作業(yè)績、個(gè)人信用、職業(yè)培訓(xùn)、違法記錄等方面的內(nèi)容納入人事檔案中去，適當(dāng)采用定量指標(biāo)考核作為對個(gè)人工作業(yè)績和態(tài)度的記錄，突出個(gè)人能力的發(fā)展，提高人事檔案信息的利用價(jià)值。具體可從以下四個(gè)方面做起：第一，強(qiáng)調(diào)“個(gè)性化”與“辨識度”；第二，減少主觀內(nèi)容；第三，擯除冗余內(nèi)容；第四，擴(kuò)充新內(nèi)容。

3.對人事檔案工作進(jìn)行考核評估

結(jié)合企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理體系，探索市場化的企業(yè)人力資源評估體系和人事檔案評估體系，是形成公平、公正、公開的人才競爭機(jī)制，為企業(yè)人力資源的開發(fā)帶來直接的效益。具體可從以下三個(gè)方面做起：第一，主管部門定期考核制度，主管人事檔案的各級檔案局（館）、人事組織部門等，有義務(wù)對企業(yè)人事檔案的保管進(jìn)行監(jiān)督，可以采用定期考核的辦法來執(zhí)行；第二，中介機(jī)構(gòu)測評制度，從長遠(yuǎn)發(fā)展看，人事檔案的測評體系將起到越來越大的作用，人事代理制度的施行與市場化運(yùn)作的方式會對人事檔案的測評體系要求提高；第三，個(gè)人監(jiān)督制度，就是同一內(nèi)容的檔案材料交由檔案當(dāng)事人和人事檔案管理部門兩方共同審核、鑒定，尤其是組織機(jī)構(gòu)的主觀評議部分，對于持有異議的部分進(jìn)行重點(diǎn)核實(shí)，對組織和個(gè)人雙方負(fù)責(zé)。

4.建立健全的數(shù)據(jù)庫

人事檔案信息管理就是建立全面管理和記錄企業(yè)員工的信息數(shù)據(jù)庫，現(xiàn)有的信息庫只單純具有員工基本信息，不能與崗位績效工資的實(shí)施、一年一聘、崗變薪變而匹配，這就要求我們所建立的信息庫將大量的信息數(shù)據(jù)分層按類輸入，使有效數(shù)據(jù)隨著歷次變動，作出有效分析，針對每一個(gè)人每一組信息數(shù)據(jù)，進(jìn)行合同時(shí)效分析、培訓(xùn)分析、獎(jiǎng)懲分析等。