姜笑楠

【摘 要】秘書(shū)是高職院校圖書(shū)館管理隊(duì)伍中的重要成員，是對(duì)圖書(shū)館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、資源建設(shè)、人才培養(yǎng)等大量事務(wù)性工作起協(xié)助管理作用的管理者。

【關(guān)鍵詞】圖書(shū)館 秘書(shū)工作

高職院校辦公室是為保障學(xué)校各項(xiàng)管理活動(dòng)的順利進(jìn)行提供綜合性服務(wù)的辦事機(jī)構(gòu)。在這個(gè)機(jī)構(gòu)工作的秘書(shū)主要負(fù)責(zé)調(diào)查研究、收集信息、協(xié)調(diào)關(guān)系、綜合平衡等工作。通過(guò)信息的收集傳遞，起著承上啟下、溝通左右的樞紐作用；經(jīng)過(guò)對(duì)信息的歸納整理，提出有關(guān)工作的建議和方案，供領(lǐng)導(dǎo)使用。從總體上講，高職院校辦公室秘書(shū)的工作，就是當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)掌握情況、制定和執(zhí)行各項(xiàng)政策提供服務(wù)。他們工作的優(yōu)劣，直接或間接地影響到學(xué)校工作的大局。

一、 圖書(shū)館秘書(shū)工作的角色定位

目前對(duì)秘書(shū)職能范疇的研究有所拓展，但傳統(tǒng)上還是把秘書(shū)定位為“收發(fā)員”，忽視其專(zhuān)業(yè)性，這種偏見(jiàn)大大的制約了圖書(shū)館秘書(shū)的發(fā)展。圖書(shū)館辦公室是中樞機(jī)構(gòu)，秘書(shū)人員是連接館長(zhǎng)和館員的紐帶，因此，重視高職院校圖書(shū)館辦公室秘書(shū)素質(zhì)的問(wèn)題，是確保高職院校圖書(shū)館辦公室工作質(zhì)量的首要問(wèn)題。

（一）服務(wù)者。服務(wù)對(duì)象的明確性要求館秘書(shū)必須為圖書(shū)館建設(shè)服務(wù)、為全院師生服務(wù)。高職院校是知識(shí)分子的集合體，教師的職稱、學(xué)科閱歷等都有所不同，還要面對(duì)性格各異、家庭背景各不相同的學(xué)生群體，使得服務(wù)對(duì)象又有很大的特殊性。幫助館員樹(shù)立為一線教師及學(xué)生服務(wù)的思想，牢固樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，按照學(xué)院整體部署和教學(xué)資源的現(xiàn)狀，把館藏資源以最佳方式組合起來(lái)，充分調(diào)動(dòng)師生利用館藏資源的主動(dòng)性、積極性，提高圖書(shū)利用率，這樣就達(dá)到了服務(wù)的目的。

（二）協(xié)調(diào)能力。作為日常事務(wù)的協(xié)調(diào)管理者，其工作對(duì)應(yīng)面較廣，既有與各處室之間、各系部之間的交流，又要與院（系）領(lǐng)導(dǎo)、系教學(xué)秘書(shū)聯(lián)絡(luò)，還要了解師生對(duì)館藏資源的意見(jiàn)和建議。具有承上啟下、溝通信息的作用，同時(shí)也擔(dān)負(fù)著圖書(shū)館的流通部、信息部、采編部等的協(xié)調(diào)管理，協(xié)助人事處做好工作人員的職業(yè)資格評(píng)聘工作；負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、傳閱及有關(guān)文件的起草工作：以及文書(shū)檔案的收集、整理和歸檔工作。館秘書(shū)在協(xié)助館領(lǐng)導(dǎo)管理常規(guī)事務(wù)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)方面，發(fā)揮了實(shí)實(shí)在在的協(xié)調(diào)管理作用。

秘書(shū)是需要與各種不同的人打交道，這也是秘書(shū)的一項(xiàng)基本工作。高職院校的辦公室也是學(xué)校的“窗口”，無(wú)論是對(duì)外交流，還是對(duì)內(nèi)服務(wù)，秘書(shū)人員都需要具備一定的協(xié)調(diào)能力。在交往中，秘書(shū)人員要迎難而上，敢于面對(duì)和處理各種棘手的問(wèn)題，還要能夠理智地與自己不喜歡的人打交道。同時(shí)，要具備很強(qiáng)的自控能力，不論發(fā)生了什么事，有什么挫折與煩惱，都要控制自己的情緒，保持克制的態(tài)度。

二、圖書(shū)館秘書(shū)的工作基本內(nèi)容

（一）人才培養(yǎng)。信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)圖書(shū)館的傳統(tǒng)工作模式、工作人員的傳統(tǒng)觀念提出了挑戰(zhàn)。因此必須加強(qiáng)人才培養(yǎng)建設(shè)，配備相當(dāng)數(shù)量的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)人員、文獻(xiàn)資料二次開(kāi)發(fā)人員，在爭(zhēng)取引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人才的同時(shí)，對(duì)原有的采編人員進(jìn)行培訓(xùn)?，F(xiàn)在堅(jiān)持館內(nèi)上課和館外培訓(xùn)相結(jié)合的方式，邀請(qǐng)業(yè)內(nèi)專(zhuān)家到這里傳授經(jīng)驗(yàn)，并向?qū)W校爭(zhēng)取名額，讓更多的工作人員有機(jī)會(huì)參加館際之間的學(xué)術(shù)交流，開(kāi)拓視野。

（二）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。高職院校圖書(shū)館是大學(xué)生的第二課堂，如何切合主流方向進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是重要課題。我館先后組織館員到大連外國(guó)語(yǔ)大學(xué)、大連醫(yī)科大學(xué)等高校圖書(shū)館進(jìn)行實(shí)地參觀學(xué)習(xí)，根據(jù)我校的規(guī)模和學(xué)科建設(shè)的實(shí)際，有的放矢，以實(shí)用性、安全性和穩(wěn)定性為原則，逐步進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。

工作平臺(tái)特別強(qiáng)調(diào)的是圖書(shū)館的服務(wù)器，它存放大量的文獻(xiàn)數(shù)據(jù)，在進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理方面要求較高。主要處理包括采編、流通、典藏、期刊管理、公共查詢、參考咨詢與信息開(kāi)發(fā)、網(wǎng)上業(yè)務(wù)、館際互借、電子閱覽室管理等數(shù)據(jù)。還有書(shū)刊檢索、讀者信息查詢、新書(shū)通報(bào)、重要通知以及FPT服務(wù)等。

圖書(shū)館的主頁(yè)設(shè)有讀者指南、最新動(dòng)態(tài)、新書(shū)推薦、電子資源下載等。通過(guò)主頁(yè)，可以檢索國(guó)內(nèi)外有關(guān)信息。其中還設(shè)立了館長(zhǎng)信箱用于圖書(shū)館與全校師生之間的交流。在數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)上，目前還要針對(duì)學(xué)科特點(diǎn)，充分發(fā)揮館藏的資源優(yōu)勢(shì)，建設(shè)一批高質(zhì)量、高水平的專(zhuān)業(yè)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)，特別是學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫(kù)、重點(diǎn)學(xué)科導(dǎo)航庫(kù)，為相關(guān)學(xué)科的教學(xué)、科研服務(wù)。

（三）文獻(xiàn)資源建設(shè)。圖書(shū)館要實(shí)行實(shí)體館藏與虛擬館相結(jié)合的建設(shè)模式，除了上面的網(wǎng)絡(luò)化資源建設(shè)之外，對(duì)實(shí)體圖書(shū)館藏的開(kāi)發(fā)利用也是其工作重點(diǎn)，各項(xiàng)評(píng)估體系當(dāng)中明確規(guī)定了紙質(zhì)圖書(shū)的數(shù)量、范圍、專(zhuān)業(yè)類(lèi)別等。根據(jù)本校師生的實(shí)際需要進(jìn)行建設(shè)。

常用性文獻(xiàn)是指讀者經(jīng)常使用的借閱頻率較高的文獻(xiàn)，圖書(shū)館應(yīng)致力提高其擁有率，以滿足讀者經(jīng)常性的閱讀需求。保障性文獻(xiàn)指不經(jīng)常借閱的文件，但涉及面廣，是各個(gè)學(xué)科建設(shè)的需要，但涉及經(jīng)費(fèi)來(lái)源等原因，單純依靠增加本館文獻(xiàn)收藏來(lái)提高保障是不現(xiàn)實(shí)的，應(yīng)通過(guò)館際協(xié)調(diào)合作、館際互借等途徑來(lái)提高文獻(xiàn)保障率。

隨著文獻(xiàn)生產(chǎn)電子化、數(shù)字化進(jìn)程的加快普及，檢索性文件、參考性文獻(xiàn)的載體和傳播方式發(fā)生了重要變化，往往以鏡像數(shù)據(jù)形式存在。我館現(xiàn)在使用的就是萬(wàn)方全文數(shù)據(jù)庫(kù)，但在重點(diǎn)學(xué)科專(zhuān)業(yè)庫(kù)建設(shè)方面還有所欠缺。應(yīng)加大采購(gòu)力度，使原始文獻(xiàn)和檢索性文獻(xiàn)在館藏虛擬化方向大步邁進(jìn)。作為二級(jí)管理單位的圖書(shū)館，其文獻(xiàn)中心的重要性不言而喻，在數(shù)字化背景下也對(duì)圖書(shū)館秘書(shū)的工作提出更高的要求。必須立足崗位不斷進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，優(yōu)化素質(zhì)結(jié)構(gòu)，具備良好的人文和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，掌握現(xiàn)代管理知識(shí)，提高工作效率，堅(jiān)持服務(wù)育人、以人為本，為學(xué)院的發(fā)展做一份努力。

【參考文獻(xiàn)】

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