高國昌

摘要：公文寫作能力是行政人員的職業(yè)能力之一。本文針對廣東省屬中職學(xué)校實際，就行政人員公文寫作能力的現(xiàn)狀進行了分析，探究了原因，提出了可行性的建議。

關(guān)鍵詞：公文寫作行政人員中職學(xué)校

1 從一則“請示”談起

這是一則真實的“請示”。2012年某直飲水公司在筆者所在學(xué)校的辦公樓、教學(xué)樓、學(xué)生宿舍區(qū)等場所安裝了直飲水。但教學(xué)樓區(qū)域的水機一直只能是學(xué)生使用。教代會期間，職工代表建議學(xué)校給教師提供水卡，而方式是直接充值水費到教師的?？ㄉ?。于是，財務(wù)科、總務(wù)科、辦公室三部門聯(lián)合行文請示學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)。原文如下：

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)：

學(xué)校第十三屆教代會教職工建議第三條，要求學(xué)校提供水卡給教師在教學(xué)樓打水。經(jīng)財務(wù)科、總務(wù)科、辦公室調(diào)研，建議學(xué)校給上課的老師（含外聘），在直飲水公司憑?？ǔ渲邓M，每次10元，喝完可以續(xù)充，不限次數(shù)。充值時請?zhí)峁├蠋煴救说男？?，并簽名確認(rèn)。

總務(wù)科每月將充值簽名表在下月初公示，以便監(jiān)督水公司，并由總務(wù)科與水公司結(jié)算老師用水費。

充值的水費可以在教學(xué)樓水機叮水。

以上規(guī)定在2013年5月20日執(zhí)行。

辦公室、財務(wù)科、總務(wù)科（章）

2013年5月15日

分析“請示”，不難發(fā)現(xiàn)錯誤之處：一是錯別字，“?！睉?yīng)改為“打”。二是情理不符。如“以上規(guī)定在2013年5月20日執(zhí)行”。言下之意，此制度的有效期有且僅有一天，即2013年5月20日當(dāng)天。實際上是從2013年5月20日起執(zhí)行。又如，“……在直飲水公司憑?？ǔ渲邓M……”。顯然不是，實際上是在學(xué)校某充值點充值水費。三是語句表達不順。如，“總務(wù)科每月將充值簽名表在下月初公示”讀來拗口，不妨改為“總務(wù)科每月初公示上個月充值簽名表”。再如，“充值的水費可以在教學(xué)樓水機叮水”不妨改為“充值的水卡可以在教學(xué)樓水機使用”。又如，“喝完可以續(xù)充”可以刪除“喝完”兩字。四是名稱排序前后不一致。正文是“財務(wù)科、總務(wù)科、辦公室”；而署名處卻是“辦公室、財務(wù)科、總務(wù)科”。五是標(biāo)點符號多余。如，署名處“辦公室、財務(wù)科、總務(wù)科”中的兩個頓號“、”應(yīng)該刪除。六是標(biāo)題欠缺。此則建議實質(zhì)上是“請示”，可加標(biāo)題《關(guān)于給教師提供水卡的請示》。七是結(jié)束語欠缺。既然是“請示”，不妨套用“請示”的結(jié)束語，如，“以上請示，妥否？請批示?！?/p>

2 問題分析

筆者所在的學(xué)校在廣東省屬中職學(xué)校當(dāng)中處于中等規(guī)模，目前內(nèi)設(shè)機構(gòu)12個，全體教職工160多人。其中，行政人員64人（科級干部22人、科員42人）。據(jù)了解，廣東省屬12所中職學(xué)校，每所學(xué)校內(nèi)設(shè)機構(gòu)基本在10個左右?？梢?，行政人員數(shù)目不少。而行政人員公文寫作能力的高低在一定程度上影響了行政辦公的效率；而行政辦公的效率往往直接影響了學(xué)校日常的運轉(zhuǎn)。

對內(nèi)而言，部門之間的日常往來或多或少運用公文平臺進行溝通協(xié)調(diào)。在辦公信息化的當(dāng)前，電子公文的使用越來越頻繁。因而對公文的格式要求更加規(guī)范。對外而言，某一學(xué)校行政辦公的效率也是對外宣傳的重要名片。在很多場合，對外宣傳的載體不外體現(xiàn)為兩方面：一是行政人員的言行舉止；二是行政人員公文寫作能力的成果，如報送的各種材料。而縱觀行政人員的公文寫作能力現(xiàn)狀，可謂良莠不齊。以上的“請示”便是典型的案例。概括起來，主要的問題表現(xiàn)為如下方面：

2.1 文種容易混淆

文種，直觀地體現(xiàn)在公文的“眼睛”，即標(biāo)題上。自2012年7月1日起，我國正式施行了《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（以下簡稱“條例”）?！稐l例》將行政機關(guān)和黨的機關(guān)文種整合為15種，更加規(guī)范了每一文種的使用范圍。對于相近或相似的文種，我們?nèi)舨患右员嫖?，在實際運用時很容易混淆。譬如，某部門在處理學(xué)生違紀(jì)處分時誤用“命令”，如《關(guān)于XXX等同學(xué)違紀(jì)處分的命令》。又如，某部門報送學(xué)生國家助學(xué)金自查工作情況時使用的標(biāo)題為《XX職業(yè)技術(shù)學(xué)校關(guān)于我校學(xué)生國家助學(xué)金自查工作情況的匯報》。而公文沒有“匯報”文種。在筆者看來，文種的正確與否直接關(guān)系到行文關(guān)系，關(guān)系到行文的語言色彩，關(guān)系到公文的生命力。如，“決定”的行文特點就不同于“請示”。前者，語言堅決，決策性強；后者，語言婉轉(zhuǎn)，請示性強。

2.2 行文能力不等

《登徒子好色賦》在闡述描述人物時說，“增之一分則太長，減之一分則太短；著粉則太白，施朱則太赤……”。同樣，公文的文段陳述也須恰到好處。因此，要求我們在公文寫作時既要毫不客氣地摒棄“無病呻吟”之習(xí)氣，養(yǎng)成“惜字如金”的寫作素養(yǎng)；又要全面把握公文整體，做到“運籌帷幄”。對于中職學(xué)校行政人員而言，行文能力參差不齊，表現(xiàn)為二：一是文字運用。比如，文字表達過于口語化。且看二例，某部門組織教師參加某項目評審時提出如下要求，即“……請大家務(wù)必于XXXX年XX月XX日前將申報材料報送辦公室XXX老師處……”。顯然，可以刪除“大家”兩字。又如，某部門在面向廣大職工收集畢業(yè)合照時有這樣語句，即“……照片翻拍之后我們會退回去”。不妨改為“照片翻拍之后將及時歸還本人”。二是謀篇布局。譬如，“請示”的正文一般采用“陳述現(xiàn)狀+提出需求”的思路；“批復(fù)”的正文則是“收悉信函+明確答復(fù)+提出要求”。可見，公文寫作活動是“帶著枷鎖跳舞”。因此，要求寫作時必須注重篇章的布局。否則，篇章之間的聯(lián)系過于松散，整體合力單薄，勢必影響公文的品質(zhì)，凸現(xiàn)不出公文的公效力。

2.3 格式意識薄弱

公文格式分為兩類：一是文面格式，二是書寫格式。由于崗位工作原因，筆者經(jīng)常要處理某些部門上報的材料，在公文格式處理時往往遇到這樣或那樣的問題。概括起來主要為三個方面：第一，字體字號使用不規(guī)范。如“標(biāo)題”用3號宋體或4號黑體字等。而《黨政機關(guān)公文格式》（以下簡稱“格式”）要求，標(biāo)題一般用2號小標(biāo)宋體字。第二，正文層次序號錯亂。如，正文的第一層次直接用“（一）、”。而《格式》要求，正文的第一層次一般用“一、”。第三，采用紙張不規(guī)范?！陡袷健芬蠊囊话闶茿4紙，而某些部門提交材料時所用的打印紙張卻是B5或16K等類型。假如說，A部門在公文排版時“標(biāo)題”一直用3號宋體字，那算是“病入肌理”；那么B部門在公文排版時 “標(biāo)題”一會用3號宋體字，一會用4號黑體字，那就是“病入膏盲”。

2.4 行文角色錯位。按照《條例》規(guī)定，結(jié)合實際，中職學(xué)校收發(fā)文的部門一般是校辦（綜合辦或行政辦）。盡管校辦（綜合辦或行政辦）與學(xué)校其他內(nèi)設(shè)機構(gòu)處于同一地位，但在“上傳下達”中心樞紐方面，工作性質(zhì)卻有所不同。因此，校內(nèi)其余機構(gòu)在行文時必須注意角色，即，如果面向全校發(fā)文必須通過校辦（綜合辦或行政辦）去處理，不能擅自發(fā)文。因為，角色變了，行文的語言色彩也會隨之而變，進而影響公文的公信度。比如，某部門擅自以學(xué)校的名義印發(fā)學(xué)生違紀(jì)處理的文件。該部門的出發(fā)點是好的，但不被廣大教職工或家長認(rèn)可。

3 原因探討

分析以上現(xiàn)狀，筆者以為造成以上問題有如下四點原因：

3.1 學(xué)歷不等

相對而言，中職學(xué)校行政人員的整體素質(zhì)較專任教師偏低。就筆者所在學(xué)校，行政人員中，本科及以上學(xué)歷約占72%、大專學(xué)歷約占13%、高中（中專）學(xué)歷約占10%，初中學(xué)歷約占5%。而學(xué)歷層次不等，在一定程度上影響了行政人員公文寫作水平的高低。

3.2 專業(yè)與否

在行政隊伍中，畢業(yè)于文秘專業(yè)科班的極少，僅有個別是相近專業(yè)，如漢語言文學(xué)專業(yè)。絕大多數(shù)行政人員是在實際崗位工作上才逐漸了解或接觸公文。由于日常崗位工作任務(wù)繁重、事務(wù)瑣碎，對公文寫作顧不上深入的研究或探討。以理工科畢業(yè)者為例，基于長期養(yǎng)成的思維和習(xí)慣的影響，對公文的格式等往往采取習(xí)慣思維去處理。如，在公文正文層次格式上，用“1.”表示第一層次；標(biāo)點符號上，用“.”代替“?！保怀晌娜掌谏?，用“2013-06-21”標(biāo)示。而文科出生的往往情感細(xì)膩，行文表達“行云流水”，卻過于“喧賓奪主”，容易造成體例不符，公文不像公文。