王燕群

隨著社會的發(fā)展與進步，科學(xué)和網(wǎng)絡(luò)信息的快速崛起，檔案資源的巨大社會價值日益為公眾所認知，這就涉及檔案保密管理與利用工作的重要性，這項工作做得好與壞，將直接影響黨和國家及本單位的自身安全和利益。因此，做好中國兒童中心檔案保密工作尤為重要，它事關(guān)中心的興衰與存亡、檔案保密工作又是重中之重。其如何做好檔案的保密工作，是擺在中心所有檔案管理人員面前的一道重要課題。站在國家安全的高度，切實重視和不斷強化檔案保密工作。要駕馭檔案保密宣傳工作的力度，要加強對《檔案法》、《保密法》相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，多渠道、全方位地宣傳檔案保密工作，強化保密法制觀念，牢固樹立“保密工作無小事”的責(zé)任意識，提高保密工作的自覺性和責(zé)任感，自覺履行保守國家秘密的義務(wù)。對涉密紙質(zhì)檔案、磁性介質(zhì)的借閱、保管、銷毀等環(huán)節(jié)要嚴(yán)格遵守保密制度，確保萬無一失，把安全責(zé)任意識貫穿于檔案工作的始終。同時，要認真貫徹“預(yù)防為主”的方針政策，堅決防止和克服麻痹大意的思想和僥幸心理。要經(jīng)常開展安全教育工作，把檔案安全工作的重要性講清、講明，把泄密的危害和后果講足、講透，讓安全意識真正深入人心。

檔案資源的巨大社會價值日益為公眾所認知，對檔案工作者來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。但在長久以來傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案長期處在松進嚴(yán)用，甚至不用的現(xiàn)象，也就是常說的“重保輕用、利用不足”的現(xiàn)象。使檔案沒能充分得到利用，沒有能夠體現(xiàn)其價值。也使得需要信息的人員和部門不能夠及時、有效、準(zhǔn)確的利用和了解。因上所述，中國兒童中心檔案管理要改變傳統(tǒng)觀念，在做好檔案保密工作的同時，要切實完善工作職能，積極進行開發(fā)利用。檔案又是一種重要的社會信息資源，檔案信息很多都涉及國家的安全和利益，涉及經(jīng)濟技術(shù)秘密，涉及社會秩序和個人隱私等內(nèi)容。所以在利用檔案信息資源，為社會提供更好服務(wù)的同時，如何做好檔案的利用及保密工作就顯得尤為重要。對于檔案信息資源，既要重視其載體的保管保護，更要重視其所含信息的開發(fā)利用，以實現(xiàn)信息資源共享。

要正確處理好制度與措施的關(guān)系。俗話說，沒有規(guī)矩，不成方圓。既要檔案保密，又要大膽利用，必須有一整套嚴(yán)格的制度和與之配套的措施作為保障。在實際工作中，中心要建立檔案閱覽制度、外借制度、復(fù)印制度等，規(guī)定不同的審批手續(xù)，檔案利用工作才能有章可循。與此同時，按照國家相關(guān)法律法規(guī)，對收發(fā)、分送、傳遞等各個環(huán)節(jié)，建立工作措施。為保證各項制度和各項措施的落實，必須建立由中心主要領(lǐng)導(dǎo)同志任組長的保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，定期監(jiān)督檢查。涉密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的是為了利用。保而不用，只會失去保密的意義和檔案的價值。然而，在實際工作中有的工作者因害怕失密，或心存顧慮，不敢大膽利用，使許多很有利用價值的檔案被束之高閣，造成檔案資源的浪費。檔案工作者一定要放下思想包袱，端正認識，與時俱進，改變觀念，在做好嚴(yán)格保密工作的基礎(chǔ)上，積極為利用者提供方便，才能使檔案的價值真正在利用中體現(xiàn)出來。具體辦法如下：

做好檔案保管過程中的保密工作

嚴(yán)格庫房管理是做好檔案保密工作的重要前提。檔案的庫房管理是檔案保密工作的重點。檔案庫房的科學(xué)管理是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。首先，從檔案保密的角度來看，庫房不宜設(shè)在辦公樓的最底層，檔案庫房應(yīng)配備防盜門、鐵欄窗、報警器、電子監(jiān)控設(shè)備等防盜設(shè)施，并隨時做好各項設(shè)施設(shè)備的檢修、維護工作。其次，檔案庫房應(yīng)指定專人負責(zé)管理，落實雙人雙鎖等嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。其三，要堅持日常監(jiān)督與重點檢查相結(jié)合，不定期組織全面細致的安全檢查，在認真清點核對檔案數(shù)目的同時，及時發(fā)現(xiàn)和消除檔案庫房的安全隱患，做到及時檢查、及時清理，采取切實的有效措施，堵塞危及檔案安全的漏洞。

加強涉密檔案的科學(xué)管理。涉密檔案應(yīng)與非涉密檔案分別保管。要注意把涉密文件和非涉密文件分開組卷、分開保管、分開提供利用，對涉及國家秘密的檔案應(yīng)單獨保管，要設(shè)帶鎖的移動密集檔案架、帶密碼鎖的保險柜等，從保管條件上確保檔案的安全。在涉密檔案管理工作中，應(yīng)對不易保管的磁盤、光盤等存儲介質(zhì)配備專用的檔案防磁柜；對容易破損的硫酸紙圖等重要檔案配備防潮、增濕設(shè)備等。應(yīng)定期與不定期地組織安全檢查，在認真清點核對檔案數(shù)目的同時，及時發(fā)現(xiàn)和消除檔案庫房的安全隱患，堵塞危及檔案安全的各種不安全因素與漏洞。

做好檔案密級的調(diào)整工作。檔案在管理過程中，其密級不會是固定、一成不變的，檔案的密級會隨著時間的推移而發(fā)生變化的，其基本變化一般為升密、降密，直至解密。

對涉密檔案要定期審核，確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用，根據(jù)本中心工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。

保密期限是根據(jù)國家秘密事項在一定時間內(nèi)，如被泄露將對國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項在其確定的期限內(nèi)，受國家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護，產(chǎn)生法律效力的時限。

《國家秘密保密期限的規(guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內(nèi)的以月計。

這里所說的“特殊規(guī)定”是指制定保密范圍的中央、國家機關(guān)可以規(guī)定有關(guān)保密范圍中某類事項的保密期限為“長期”。對規(guī)定為“長期”的國家秘密事項，在授權(quán)機關(guān)作出解密前，其他機關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)對其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。

應(yīng)當(dāng)自行解密的自行解密，需要延長保密期限的，要在原保密期限屆滿前重新確定保密期限。要主動接受保密部門對調(diào)整密級工作的監(jiān)督指導(dǎo)，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定，嚴(yán)格確定密與非密的劃定原則和區(qū)分界限，要明確哪些檔案能夠開放利用，哪些檔案必須限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些檔案不能開放提供利用，為進一步強化涉密檔案建設(shè)打下扎實的基礎(chǔ)。

提供利用是做好檔案保密工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系。檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。

制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度是閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，在大力開展檔案利用的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。

隊伍建設(shè)。擔(dān)負利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。

嚴(yán)格按照規(guī)定手續(xù)辦理檔案借閱手續(xù)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)印制度等。根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認真加以總結(jié)，不斷充實和完善。

對一些平時養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習(xí)慣的利用者，要及時提醒。做好利用監(jiān)督，要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態(tài)，置每個利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。

做好檔案利用中的監(jiān)督工作。檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。檔案利用監(jiān)督可以從以下兩個方面實施：一是制度建設(shè)。二是監(jiān)督措施。在利用中，要了解和掌握檔案利用人的心理與思想動機，根據(jù)不同的利用對象的不同目的，加強重點監(jiān)護。在條件允許的情況下，檔案館室還應(yīng)該安裝攝像監(jiān)視器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案，避免檔案損失。監(jiān)督措施。在利用中要根據(jù)不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監(jiān)護。檔案室還可以安裝攝像監(jiān)視器。要防止偷撕或涂改檔案。

強化管理職責(zé)是做好檔案保密工作的有力保證

要不斷增強對檔案保密工作的責(zé)任感和使命感。檔案工作人員必須有較強的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識，需要有很強的綜合素質(zhì)、專業(yè)知識、政治責(zé)任心、法制觀念和保密意識。要深刻了解所保管的檔案內(nèi)容；在檔案利用中，要做到手續(xù)齊全，防止頭腦中秘密在無意間的外流。檔案人員要熟悉法規(guī)，在工作中嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律規(guī)定，能及時處理檔案開放、利用中出現(xiàn)的新問題。

要加強檔案管理人員的職責(zé)和素質(zhì)，切實維護檔案的完整與安全。檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護檔案的完整與安全。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。檔案保管人員要時刻警惕，確保檔案的安全。

總之，檔案在利用過程中很容易造成泄密，這一點應(yīng)引起檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員的注意。做好檔案利用過程中的保密工作，既要向社會作廣泛的宣傳，也應(yīng)加強檔案部門的內(nèi)部管理工作，提高管理人員的整體素質(zhì)，以做到萬無一失。

為中心檔案信息提供利用服務(wù)當(dāng)好鋪路石

檔案提供利用工作是檔案工作為中心服務(wù)的直接體現(xiàn)，也是檔案工作的最終目的和中心任務(wù)，對檔案信息的提供利用，應(yīng)該本著全面、歷史、發(fā)展的觀點，端正服務(wù)態(tài)度，努力了解和研究利用者的需要，為中心經(jīng)濟建設(shè)、經(jīng)濟發(fā)展提供有效的依托。我認為主要有以下幾點：

多種形式搞好檔案信息提供利用服務(wù)。做好中心檔案室傳統(tǒng)利用方式準(zhǔn)備工作，為開展檔案閱覽、外借、制發(fā)檔案復(fù)制本、檔案證明、檔案原件展覽等工作。檔案管理者要提高對中心各門類檔案的專業(yè)性熟知程度，以便于給利用者提供準(zhǔn)確的參考咨詢，降低漏查率、誤差率。

轉(zhuǎn)變檔案信息提供利用方式。做好檔案信息提供利用的技術(shù)創(chuàng)新工作，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字化環(huán)境下檔案利用方式的轉(zhuǎn)變。在如今的時代，不僅計算機產(chǎn)生的公文很多，而且，計算機媒介保存的文件也越來越多，因此要求檔案管理者要提高自身的工作素質(zhì)，為這些以新媒體方式存在的檔案文件材料的有效利用做好準(zhǔn)備。

主動開展信息資源提供利用服務(wù)。端正檔案服務(wù)態(tài)度，及時主動為中心各個職能部門檔案利用者提供準(zhǔn)確及時的檔案檢索信息。信息時代的檔案利用方式不僅僅局限在查詢檔案之后對檔案復(fù)制利用這么簡單，而是更多地通過參考咨詢、定題服務(wù)為檔案利用者提供全方位的智能支持。這就要求檔案工作者切實端正檔案服務(wù)態(tài)度，及時耐心地解答利用者的疑問，協(xié)助他們找到或挖掘出所需要的信息，方便中心各個職能部門組織各項活動。節(jié)約利用者的查找時間，人工成本。

現(xiàn)代檔案管理的主要革新在于網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化環(huán)境下檔案信息利用工作的改變，包活思維方式、工作模式、管理方法等多方面。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，用戶提供利用的方式變?yōu)榱讼螺d利用、網(wǎng)頁瀏覽、數(shù)據(jù)庫查詢、定向網(wǎng)絡(luò)傳遞等，而在計算機條件較好的單位，可以在OA環(huán)境下做到檔案利用工作全程數(shù)字化管理。因此這些變革要求檔案信息提供利用做好相應(yīng)準(zhǔn)備，如在檔案信息提供利用工作中做好文檔信息的用戶權(quán)限管理，保護不同用戶級別之間利用信息的權(quán)限，防止檔案信息外泄。同時檔案工作者也要加強自身對檔案利用手段相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，轉(zhuǎn)變工作觀念，創(chuàng)新檔案提供利用的工作手段。

以上所述，有效開發(fā)中心檔案資源，應(yīng)該從使用好現(xiàn)有管理軟件，做好檔案管理技術(shù)創(chuàng)新；關(guān)注中心整理的來源原則，做好中心檔案歸檔鑒定工作；做好檔案利用效果統(tǒng)計工作；搞好傳統(tǒng)檔案提供利用工作，開拓檔案提供利用新方式等四個方面；這四個環(huán)節(jié)并非缺一不可，每個環(huán)節(jié)可以各自獨立，但我認為不應(yīng)偏廢其中一個環(huán)節(jié)，否則不僅使中心整體檔案管理陷入一盤散沙，更會使人們認識不到檔案信息是一種重要的企業(yè)資源，從而失去對檔案管理的重視程度，最終導(dǎo)致中國兒童中心管理的不暢。

中國兒童中心成立于1982年，占地面積8.3萬平方米，建筑面積4萬平方米。中心設(shè)有中國兒童藝術(shù)團、中國兒童中心試驗幼兒園、國家兒童營養(yǎng)品監(jiān)督檢驗中心、中國兒童中心對外交流中心等專業(yè)和二級法人機構(gòu)。中心內(nèi)設(shè)10個處室，正式職工近300人。中心作為綜合性的少年兒童校外教育活動場所，全國少年兒童“心中有祖國、心中有他人“主題活動組委會，全國婦聯(lián)家庭教育研究指導(dǎo)中心，中國家庭教育學(xué)會、如何更好的庫房和利用這個兒童中心有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)，為了一切孩子，一切為了孩子。最大限度地滿足全國少年兒童及家長的需求是我們追求的最終目標(biāo)和心愿。