呂慧萍

“人才是第一資源，是國家發(fā)展的戰(zhàn)略資源?！比绾问箓鹘y(tǒng)人事檔案資料快速地向數(shù)字化方向發(fā)展，形成及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的數(shù)字化人事檔案網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)人才信息資源的有效利用和共享，加快人事檔案事業(yè)發(fā)展的腳步，是人事檔案部門需要探討的主要問題。佛山市第一人民醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)通過與院內(nèi)網(wǎng)上招聘系統(tǒng)的對(duì)接，實(shí)行人員基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整合，在近兩年不斷的應(yīng)用中，根據(jù)醫(yī)院人力資源管理的發(fā)展需求不斷完善，在提供探索人才成長(zhǎng)規(guī)律，發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和使用人才資源數(shù)據(jù)的利用上已成為必不可少的一部分。

一、人事檔案數(shù)字化的意義

1.減少查詢時(shí)間，提高工作效率

傳統(tǒng)的干部檔案查閱，基本上都是先根據(jù)姓名查看檔案號(hào)，再根據(jù)檔案號(hào)調(diào)出檔案，然后手工翻閱，如果要查詢一本比較厚的干部檔案，查閱人員需要花費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間。而數(shù)字化電子檔案只需要在計(jì)算機(jī)的人事系統(tǒng)上輸入姓名直接查詢并按所需查閱內(nèi)容點(diǎn)擊查閱，只需要幾秒鐘就能調(diào)閱一本檔案。實(shí)現(xiàn)了快速查詢和檢索，使干部檔案得到了充分的開發(fā)與利用。

2.節(jié)約干部檔案的管理成本

過去，要提高檔案的利用率，通常都是用增加檔案人員和辦公費(fèi)來實(shí)現(xiàn)，導(dǎo)致檔案的管理成本大幅增加。而數(shù)字化電子檔案管理使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)省了紙質(zhì)檔案信息在保護(hù)或修復(fù)過程中所需的人力、設(shè)備與耗材的費(fèi)用，避免了人員的浪費(fèi)，也節(jié)省了庫房硬件環(huán)境所需的費(fèi)用，極大地降低了檔案的管理成本。

3.有利于對(duì)檔案原件的保護(hù)

將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案信息，既方便了利用，也減少了翻閱對(duì)紙質(zhì)檔案的傷害，保護(hù)了檔案的原件，避免紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，使檔案能長(zhǎng)期或永久保存，有效地保證了檔案的完整和安全，延長(zhǎng)了檔案材料的壽命。

二、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的途徑

1.通過醫(yī)院網(wǎng)上招聘系統(tǒng)，建立完善的干部信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集流程管理。

一是統(tǒng)一字段的設(shè)置。求職者在填報(bào)求職信息的過程中，通過系統(tǒng)設(shè)置的列表框、復(fù)選框等方式，對(duì)字符類較統(tǒng)一的項(xiàng)目作屬性限制，避免錄入過程中出現(xiàn)差錯(cuò)，如身份證號(hào)碼、出生年月、性別、籍貫、簡(jiǎn)歷時(shí)間等，同時(shí)也通過眾多的數(shù)據(jù)驗(yàn)證程序，驗(yàn)證輸入數(shù)據(jù)的合法性，數(shù)據(jù)庫表字段的設(shè)置也會(huì)設(shè)置一些限制，如果誤差太大，也一樣會(huì)在提交過程中提示無法執(zhí)行，從而促使求職者檢驗(yàn)并更正數(shù)據(jù)。提高數(shù)據(jù)精確度。

二是細(xì)化個(gè)人信息模塊。在個(gè)人信息模塊設(shè)置上，根據(jù)干部檔案的十大類的分類要求進(jìn)行設(shè)置，求職者在錄入信息時(shí)，特別在個(gè)人履歷、資格證書、獲獎(jiǎng)情況、科研成果、學(xué)術(shù)論文、在校學(xué)生工作任職情況、家庭情況、證書圖片上傳中必須進(jìn)行細(xì)化填寫，以便于入職后的人事檔案系統(tǒng)的豐富與建立。

三是多媒體技術(shù)的運(yùn)用。計(jì)算機(jī)的多媒體技術(shù)為招聘工作提供了豐富多彩，效用優(yōu)良的媒質(zhì)，以多媒體記錄招聘人員信息，以其信息量大、高密度存儲(chǔ)、便于使用等諸多優(yōu)點(diǎn)，成為我院招聘工作中一大亮點(diǎn)，為醫(yī)院選拔人才提供了可視、可讀的信息，擺脫了以往記錄個(gè)人材料單一的紙質(zhì)文字記載，利用多媒體信息技術(shù)生動(dòng)全面記錄各專業(yè)考生網(wǎng)上視頻面試信息、考場(chǎng)面試視頻信息和音頻信息，面試官評(píng)語及評(píng)分，臨床科室考核情況、心理測(cè)試分析、專業(yè)理論及英語考核、體檢情況、招聘考核小組意見及錄用批示等材料，針對(duì)檔案實(shí)體情況，制定合適的處理方案，如紙質(zhì)、照片等材料，通過高速掃描儀進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集、壓縮、儲(chǔ)存等數(shù)字化處理，成為各錄用人員統(tǒng)一的數(shù)字化檔案信息，最大限度地將檔案實(shí)體上所負(fù)載的信息保留下來，準(zhǔn)確、完整、真實(shí)記載各類人才原始的檔案資料。

四是整合人員數(shù)據(jù)，醫(yī)院網(wǎng)上招聘系統(tǒng)與人事檔案管理系統(tǒng)實(shí)行無縫對(duì)接，建立入職人員電子檔案。

2.建立審查監(jiān)督機(jī)制

在干部電子檔案收集的過程中，注意把好“三關(guān)”：一是審查關(guān)，人事科和人事檔案室嚴(yán)格履行審查手續(xù)，從電子檔案材料形成開始就把真實(shí)性、合法性和實(shí)用性作為人事電子檔案材料鑒定和取舍的標(biāo)準(zhǔn)。二是程序關(guān)，人事電子檔案形成涉及多個(gè)部門和環(huán)節(jié)，既有組織形成的材料，也有個(gè)人提供的材料，嚴(yán)格遵守個(gè)人上傳證件材料與個(gè)人檔案記錄一致的原則，忠于真實(shí)，杜絕弄虛作假。建立個(gè)人誠信記錄及職業(yè)信用記錄，使之成為個(gè)人職業(yè)生涯的信用資本。三是處罰關(guān)，嚴(yán)肅處理檔案材料中弄虛作假或故意不作為兩種極端行為，對(duì)偽造檔案，篡改檔案等行為給予嚴(yán)厲的制裁。

三、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的成效

1.為“知人”“善任”提供全面的材料

由于電子檔案中記錄的是干部的個(gè)人履歷情況、誠信狀況、干部在錄用、考核、專業(yè)技能、專業(yè)資格、科研成果、晉升、培訓(xùn)教育、獎(jiǎng)懲情況、工資福利、健康狀況等方面情況的記錄，改變了以往人事檔案內(nèi)容單一的模式，注重反映一個(gè)人的個(gè)性特征，通過對(duì)入職人員績(jī)效以及信譽(yù)做出的評(píng)估，建立員工翔實(shí)的個(gè)人職業(yè)信用檔案，為單位選拔人才提供詳盡的材料，為個(gè)人職業(yè)生涯規(guī)劃的設(shè)計(jì)、穩(wěn)定干部隊(duì)伍提供有效的數(shù)據(jù)分析。

2.個(gè)別材料向個(gè)人公開增加透明度

通過人事檔案管理信息服務(wù)平臺(tái)，輸入職工姓名及工號(hào)和密碼，實(shí)現(xiàn)人事檔案遠(yuǎn)程化查找和利用。把人事檔案信息數(shù)據(jù)庫中除一些組織考察材料、群眾意見匯總等涉及保密的檔案仍要繼續(xù)保密外其他一些非保密信息向個(gè)人開放，如履歷表、年度考核表等自己填寫的表格，對(duì)這些信息個(gè)人只有查閱權(quán)利而沒有修改權(quán)利。在一定范圍內(nèi)開放檔案，保證職工對(duì)檔案的知情權(quán)，便于檔案的利用，促進(jìn)檔案的完整、真實(shí)和透明。人事檔案信息部分向個(gè)人開放，不僅方便了職工對(duì)檔案的利用，而且增強(qiáng)了公眾的檔案意識(shí)，對(duì)人事檔案工作也起到了監(jiān)督的作用，使人事檔案更好地為公眾服務(wù)。

3.減少對(duì)紙質(zhì)檔案的傷害

通過掃描儀把紙質(zhì)的原始檔案中利用頻率高、利用價(jià)值高的檔案材料傳輸?shù)接?jì)算機(jī)中，形成個(gè)人檔案信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，有效保護(hù)紙張載體和字跡，利用部門或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)需要進(jìn)行查閱、打印、摘錄，避免反復(fù)調(diào)用原件，更好地保護(hù)實(shí)體檔案。

4.數(shù)據(jù)共享，達(dá)到資源的有效利用

通過建立人事檔案管理信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)多個(gè)平臺(tái)進(jìn)行訪問，為不同部門提供各類人員基本信息的共享。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，不僅可以支持人事管理部門的管理，為綜合研究分析本單位人員信息，開展高層次的檔案信息服務(wù)和人才選拔工作提供幫助，為人事部門科學(xué)的決策提供準(zhǔn)確信息，更方便領(lǐng)導(dǎo)調(diào)閱，為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門提供全方位的人員信息，有利于人才的挑選，通過實(shí)時(shí)服務(wù)，提高人事檔案管理效率和人事檔案利用效率。

5.實(shí)現(xiàn)人性化管理，提高工作效率。

人事檔案數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)信息化后，數(shù)據(jù)只需一次錄入就可以多次反復(fù)利用，在醫(yī)院內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，讓庫房查找變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)即時(shí)檢索查詢，大大提高了管理人員的工作效率。例如：每年我院都有一百多位專業(yè)技術(shù)人員參加高級(jí)職稱評(píng)審，這就需要個(gè)人聘期內(nèi)的年度考核表及年度考核結(jié)果，以往，檔案管理員就需要查找檔案、撤出聘期內(nèi)年度考核表，逐張進(jìn)行正反復(fù)印，這無形之間都造成了大量人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)共享后，專業(yè)技術(shù)人員可以通過人事檔案管理信息服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行查閱與打印，而無需檔案管理員的服務(wù)，一定程度上降低了檔案管理員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率。檔案管理人員從繁瑣的勞動(dòng)中解脫出來，節(jié)約大量的工作時(shí)間，就能第一時(shí)間及時(shí)更新檔案信息，保證人事檔案信息的準(zhǔn)確和完整。并且有充裕的時(shí)間鉆研業(yè)務(wù)開拓創(chuàng)新，學(xué)習(xí)各種管理知識(shí)，不斷提高管理水平。同時(shí)，減少了管理人員在庫房的逗留時(shí)間，有益于管理人員的身心健康，更能體現(xiàn)以人為本的人性化管理理念。

（作者單位：佛山市第一人民醫(yī)院）