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摘 要：電子表格中有許多操作技巧能提升數(shù)據(jù)庫(kù)管理工作的效率和質(zhì)量。本文重點(diǎn)分析電子表格操作中應(yīng)用較多的格式化、公式和數(shù)據(jù)分析中的一些技巧。

關(guān)鍵詞：電子表格；格式化；公式；數(shù)據(jù)分析；技巧

1 格式化

1.1 “零值”的格式化

有時(shí)數(shù)值零要進(jìn)行屏蔽處理，使數(shù)據(jù)表顯示或打印更好看。常規(guī)的屏蔽方法有兩種：

1）系統(tǒng)初始化。通過(guò)設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)來(lái)屏蔽工作簿中的所有零值。操作步驟如下：①點(diǎn)擊工具菜單中選項(xiàng)命令；②在選項(xiàng)對(duì)話框選擇視圖選項(xiàng)卡；③在窗口選項(xiàng)部分取消零值復(fù)選框中的選項(xiàng)；④點(diǎn)擊確定按鈕，完成設(shè)置。

2）單元格格式化。通過(guò)設(shè)置單元格格式命令來(lái)屏蔽工作表區(qū)域中零值。操作步驟如下：①選擇格式化單元格區(qū)域；②點(diǎn)擊格式菜單中單元格命令；③在單元格對(duì)話框中選擇“數(shù)字”選項(xiàng)卡中的自定義方式，在設(shè)置類型文本框中輸入“_ * #，##0_ ；_ * -#，##0_ ；”，第1個(gè)分號(hào)前是正數(shù)的格式，第2個(gè)分號(hào)前是負(fù)數(shù)的格式，第3個(gè)分號(hào)前為零的格式，這里省略表示無(wú)格式即隱藏；④點(diǎn)擊確定按鈕，完成操作。

1.2 條件格式化

條件格式化即對(duì)選擇的單元格區(qū)域中滿足設(shè)置條件的數(shù)據(jù)進(jìn)行格式化，這是一種非常重要和常用的格式化。條件格式化中有單一條件和多條件之分，而多條件之間彼此沒(méi)有運(yùn)算描述，一般認(rèn)為是彼此獨(dú)立互不影響，但實(shí)際上它們之間有一定的關(guān)聯(lián)。其特點(diǎn)：一是多條件完全重復(fù)時(shí)，第二、三條件中的格式化被屏蔽而不產(chǎn)生作用；二是多條件部分重復(fù)時(shí)，第二或第三條件中的格式化重復(fù)部分被屏蔽不產(chǎn)生作用而只有不重復(fù)部分產(chǎn)生作用。如：條件1為低于60分的數(shù)值用紅色格式，條件2為大于等于50分的數(shù)值用藍(lán)色格式并給單元格添加黃色底紋。

對(duì)記錄進(jìn)行條件格式化。條件格式化一般是針對(duì)單元格區(qū)域，但有時(shí)也需要對(duì)記錄格式化。如：有補(bǔ)考即各科成績(jī)中只要有一門低于60分的記錄添加灰色底紋。

操作步驟如下：①選擇記錄單元格區(qū)域A3：G12；②點(diǎn)擊格式菜單中條件格式命令；③點(diǎn)擊確定按鈕，完成操作。

2 公式

2.1 同時(shí)計(jì)算多條記錄或字段的函數(shù)

一次性地計(jì)算多條記錄或多個(gè)字段稱為同時(shí)計(jì)算。能同時(shí)進(jìn)行計(jì)算的函數(shù)有：SUM、AVERAGE、COUNT、MAX和MIN共計(jì)5個(gè)。其用法是：1）列計(jì)算。選擇要進(jìn)行列計(jì)算的單元格區(qū)域，點(diǎn)擊自動(dòng)求和按鈕進(jìn)行列求和計(jì)算或自動(dòng)求和按鈕旁的下拉式列表按鈕，在列表框中點(diǎn)擊其它幾個(gè)函數(shù)項(xiàng)進(jìn)行相應(yīng)列的計(jì)算，并自動(dòng)增加一公式行；2）行計(jì)算。選擇要進(jìn)行行計(jì)算的單元格區(qū)域及后一空列，點(diǎn)擊自動(dòng)求和按鈕進(jìn)行行求和計(jì)算或自動(dòng)求和按鈕旁的下拉式列表按鈕，在列表框中點(diǎn)擊其它幾個(gè)函數(shù)項(xiàng)進(jìn)行相應(yīng)行的計(jì)算，在空列中自動(dòng)輸入相應(yīng)公式。

2.2 快速計(jì)算的方法

對(duì)具有相同計(jì)算的公式包括一般公式和所有函數(shù)都可以快速進(jìn)行。一般方法是：拖動(dòng)右下角的填充柄或雙擊填充柄。這兩種方法各有不足：前一種對(duì)大量的計(jì)算進(jìn)行拖動(dòng)操作不方便，效率低；后一種如有空行或左側(cè)有空格（還沒(méi)有數(shù)據(jù)）會(huì)在此中斷，導(dǎo)致計(jì)算對(duì)象減少，運(yùn)算范圍失誤。解決的方法是：選擇要計(jì)算的單元格區(qū)域（連續(xù)或不連續(xù)都行，這項(xiàng)操作很簡(jiǎn)便-連續(xù)的搭配[Shift]鍵，非連續(xù)的搭配[Ctrl]鍵），在當(dāng)前單元格輸入公式，然后同時(shí)按[Ctrl]鍵與[Enter]鍵即可。

2.3 自動(dòng)計(jì)算

增加新記錄時(shí)自動(dòng)增加相應(yīng)的公式稱為自動(dòng)計(jì)算。自動(dòng)計(jì)算雖然會(huì)提高計(jì)算的效率，但也要注意計(jì)算的范圍，如排位，自動(dòng)計(jì)算會(huì)因?yàn)轭A(yù)設(shè)范圍出錯(cuò)而導(dǎo)致計(jì)算錯(cuò)誤，因而自動(dòng)計(jì)算要注意區(qū)域是否正確。

3 數(shù)據(jù)分析

3.1 排序

在數(shù)據(jù)表中一般在首行標(biāo)題或末行統(tǒng)計(jì)項(xiàng)中往往采用合并單元格來(lái)編排，格式既規(guī)范又美觀。但按常規(guī)方式排序會(huì)出錯(cuò)。解決的方法是：選擇區(qū)域中不包含標(biāo)題和統(tǒng)計(jì)行就可以按常規(guī)方式排序了。

3.2 篩選

高級(jí)篩選比自動(dòng)篩選有三個(gè)方面的優(yōu)點(diǎn)：一是篩選的條件可更復(fù)雜，能解決更復(fù)雜的篩選問(wèn)題。高級(jí)篩選中單一字段的條件可以多個(gè)，而自動(dòng)篩選中單一字段的條件最多只能是兩個(gè)，而在多字段之間條件的運(yùn)算可為邏輯與或邏輯或而自動(dòng)篩選只能是邏輯與運(yùn)算；二是可對(duì)重復(fù)記錄進(jìn)行篩選，以避免重復(fù)記錄對(duì)計(jì)算的影響，產(chǎn)生失誤。高級(jí)篩選中能對(duì)重復(fù)記錄進(jìn)行處理，而自動(dòng)篩選中不能進(jìn)行。重復(fù)記錄的處理有兩種形式，一是完全重復(fù)即記錄中的全部數(shù)據(jù)都相同，二是部分重復(fù)即記錄中的部分?jǐn)?shù)據(jù)相同。在多表連接中后一種情形更多見(jiàn)。解決的方法是；選擇部分重復(fù)的單元格區(qū)域（一個(gè)連續(xù)區(qū)域），然后在高級(jí)篩選中選中不重復(fù)記錄復(fù)選框，最后點(diǎn)擊確定按鈕完成；三是篩選結(jié)果可建立新的數(shù)據(jù)表，可方便單獨(dú)對(duì)其進(jìn)行分析處理。高級(jí)篩選既能在原數(shù)據(jù)區(qū)域顯示篩選結(jié)果，又可將篩選結(jié)果建立新的數(shù)據(jù)表，而自動(dòng)篩選只能是前者。在新的數(shù)據(jù)表上進(jìn)行數(shù)據(jù)計(jì)算等處理，不會(huì)因?yàn)殡[藏?cái)?shù)據(jù)對(duì)計(jì)算的影響而出錯(cuò)。另外，高級(jí)篩選還可對(duì)原數(shù)據(jù)表的字段進(jìn)行摘取，以優(yōu)化新的數(shù)據(jù)表。這項(xiàng)操作需要注意的是：數(shù)據(jù)系列需連續(xù)并且要包含條件的字段。