潘鵬

【摘要】隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化建設(shè)不斷被推進(jìn)，辦公自動(dòng)化也在各行政機(jī)關(guān)越來(lái)越普及。如今，信息資源各種各樣，而檔案以其獨(dú)具的與人類社會(huì)各種活動(dòng)中所載信息的原始性、真實(shí)性等特殊性質(zhì)占據(jù)著獨(dú)特的地位，各行各業(yè)都離不開檔案工作，所以，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，使用電子化管理檔案信息是歷史發(fā)展的必然趨勢(shì)。

【關(guān)鍵詞】信息電子化 特點(diǎn) 存在問(wèn)題

【中圖分類號(hào)】D630.1 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1672-5158（2013）01—0332-01

一、檔案信息電子化的特點(diǎn)

1.能夠充分的利用和發(fā)揮計(jì)算機(jī)的功能，提高其利用率。就目前而言，一些基層的檔案館、室對(duì)于計(jì)算機(jī)的應(yīng)用比較單一，有的甚至只用于檔案著錄或文件打字貯存，這樣就造成了人力、物力財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，致使現(xiàn)代化的設(shè)備不能發(fā)揮其真正的作用。

2.對(duì)于二次文獻(xiàn)信息要縮短其加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。以前的手工信息加工時(shí)采用：選題——選材——編輯——出版的工作模式，這種被稱作慢工出細(xì)活的工作方式，會(huì)造成文件資料形成到“二次文獻(xiàn)信息”的開發(fā)時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，導(dǎo)致信息的實(shí)效，并嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值，檔案信息的電子化能夠使編者直接利用檔案，然后利用電腦功能去完成信息加工工作程序，以便于快捷的出版二次文獻(xiàn)。

3.檔案信息電子化，能夠?qū)崿F(xiàn)信息的一次投入多次產(chǎn)出，并且改變信息加工工作總是受到經(jīng)費(fèi)限制的格局。由于手工編研信息成果出版的費(fèi)用較高，現(xiàn)在以及以后相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)，國(guó)家不可能會(huì)給檔案部門撥較多經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯，依靠自身解決也是困難重重，一旦糾結(jié)不好就會(huì)使檔案工作者的工作成果變成徒勞。

4.檔案信息電子化，電子化的信息可以多份拷貝，并將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門，這樣有利于擴(kuò)大信息的社會(huì)影響，并且擴(kuò)寬了其服務(wù)范圍，從而提高了檔案部門的地位。

5.檔案信息電子化，有利于檔案信息與個(gè)方面信息技術(shù)結(jié)合。我國(guó)的“信息高速公路”項(xiàng)目已經(jīng)進(jìn)入了去不階段，檔案事業(yè)要針對(duì)這方面的動(dòng)向，提前拿出對(duì)策與方針，使檔案工作能夠適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和要求，現(xiàn)在的勞動(dòng)電子化，將為后來(lái)的“信息高速公路”中檔案信息的完善打下基礎(chǔ)。

二、實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化存在的問(wèn)題

辦公自動(dòng)化改變了傳統(tǒng)的辦公手段與方式，原來(lái)以紙質(zhì)格式承載的各類文件及其他文字、數(shù)據(jù)資料逐步被以計(jì)算機(jī)為依托的電子格式所替代，從而產(chǎn)生了大量的電子文件。如何對(duì)自動(dòng)化辦公過(guò)程中形成的電子文件進(jìn)行流轉(zhuǎn)、歸檔、存儲(chǔ)、進(jìn)館、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管理和有機(jī)結(jié)合，已成為檔案部門迫切需要重點(diǎn)解決的問(wèn)題。把檔案工作帶人了自動(dòng)化與網(wǎng)絡(luò)化的新階段，加快檔案信息電子化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的電子化，是大勢(shì)所趨，也給文件與檔案管理帶來(lái)了巨大的變化。本文對(duì)文書檔案電子化管理的現(xiàn)狀和對(duì)策作一些研究。目前，在我國(guó)辦公自動(dòng)化雖然逐步已普及，但尚未完全社會(huì)化，而檔案電子化管理在我國(guó)是隨辦公自動(dòng)化之后的后起事物，并且在目前我國(guó)生產(chǎn)力水平不高，科學(xué)技術(shù)相對(duì)落后的條件下，完全實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理還存在著各種各樣的問(wèn)題和困難，特從以下幾點(diǎn)做出分析：

1.軟件沒(méi)有信息管理功能缺乏通用性各檔案部門使用的計(jì)算機(jī)軟件不能互用，沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

2.在我國(guó)數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)至今還沒(méi)有得到完善，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是層次不一規(guī)范性開發(fā)性服務(wù)性共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

3.標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化工作有待提高，檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，但由于歷史原因館室收藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差案卷質(zhì)量不高特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)系統(tǒng)軟件移植性差，檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)無(wú)法全面實(shí)施推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)這也制約了檔案信息工作電子化。

4.檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔文件資料是磁盤光盤現(xiàn)行的檔案整理分類方法著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定所不能完全適應(yīng)。

5.電子檔案在其形成存貯和共享利用等各個(gè)環(huán)節(jié)中都會(huì)存在各種類型和各種層次的安全問(wèn)題，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字檔案信息化應(yīng)用過(guò)程中存在的安全隱患問(wèn)題表現(xiàn)在數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)化、應(yīng)用基礎(chǔ)環(huán)境、技術(shù)方案應(yīng)用系統(tǒng)和設(shè)備故障，這四方面無(wú)論哪一方面存在問(wèn)題都會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)完全丟失或者系統(tǒng)無(wú)法保持原有的有序的存貯狀態(tài)，這樣所造成的危害和損失都是非常大的。

6.檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高，實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化首先管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。

三、對(duì)檔案信息電子化存在問(wèn)題的思考

1.實(shí)行檔案信息館藏傳遞網(wǎng)絡(luò)化。實(shí)行檔案信息館藏?cái)?shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、存儲(chǔ)海量化、服務(wù)自動(dòng)化、信息共享化的巨大優(yōu)勢(shì)，激發(fā)了檔案建設(shè)電子檔案館的熱情。電子檔案館是一項(xiàng)龐大而又復(fù)雜的系統(tǒng)工程，而且需要巨額資金和高新技術(shù)作保證。在目前我國(guó)檔案界，許多人都覺(jué)得建設(shè)數(shù)字檔案館所面臨的主要困難不僅僅是資金不足，其實(shí)數(shù)字檔案館建設(shè)還處在探索階段，除了存在資金不足的難題外還有許多難題，其中既有技術(shù)因素也有非技術(shù)因素，要實(shí)事求是地分析現(xiàn)狀逐步解決我國(guó)檔案信息管理工程的數(shù)據(jù)壓縮，數(shù)據(jù)組織、數(shù)據(jù)檢索、海量信息存儲(chǔ)與調(diào)配等技術(shù)和應(yīng)用軟件中存在的問(wèn)題。

2.搞好電子文件的收集歸檔工作。電子檔案館的檔案信息資源設(shè)有兩個(gè)方面：一方面是對(duì)館藏檔案的數(shù)字化處理；另一方面是做好電子文件的收集歸檔，對(duì)于后者它是今后電子檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)，做好電子文件的收集歸檔工作就成為電子檔案館建設(shè)的重要前提和步驟。因此從現(xiàn)在起就要做好電子文件的歸檔管理工作，要對(duì)本地區(qū)各部門目前已經(jīng)形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件，進(jìn)行全面系統(tǒng)地調(diào)查和了解并進(jìn)行收集歸檔，還應(yīng)采取相應(yīng)的管理手段和技術(shù)措施，以保證歸檔文件的真實(shí)完整和有效，如果不采取有效措施做好電子文件的收集歸檔工作，就很容易使這些電子文件丟失或失真，做好電子文件的收集歸檔工作，不僅為數(shù)字檔案館建設(shè)提供豐富的檔案信息資源，而且還可以減少檔案信息數(shù)字化的重復(fù)勞動(dòng)。

3.做好電子文件的應(yīng)急措施。要求系統(tǒng)在設(shè)計(jì)之初應(yīng)充分考慮到系統(tǒng)的安全應(yīng)急措施，數(shù)據(jù)的異地備份等硬備份管理策略，同時(shí)要在網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)建設(shè)，升級(jí)人文策略系統(tǒng)權(quán)限等方面加強(qiáng)安全管理，保證檔案電子數(shù)據(jù)的真實(shí)性穩(wěn)定性。

4.加強(qiáng)電子系統(tǒng)人員的培養(yǎng)。要有一批信息電子系統(tǒng)的骨干力量，他們的素質(zhì)水平直接影響電子信息化水平的提高，檔案人員要做好電子文件的管理，既要懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)，又要懂得進(jìn)一步深化發(fā)展了的檔案學(xué)理論原則和經(jīng)過(guò)改革的檔案管理方法與技術(shù)，只有這樣才能為加快實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)提供充足的技術(shù)支持，在管理上還需要研究如何增強(qiáng)計(jì)算機(jī)機(jī)構(gòu)和人員的活力，例如引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制對(duì)某些項(xiàng)目實(shí)行項(xiàng)目管理，在保證完成檔案建設(shè)的前提下開展對(duì)社會(huì)有償服務(wù)等。