劉建莉

【摘 要】要全面提升檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的管理和服務(wù)水平是一個艱難的過程，涉及方面很多，需要投入大量的人力和物力，需要做許多基礎(chǔ)工作，總之，知識經(jīng)濟(jì)的興起給檔案界提供了一個挑戰(zhàn)與機遇并存的契機；趕上這次浪潮，我們就會縮短與先進(jìn)國家的差距，在知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中大顯身手。相信經(jīng)過大家的共同努力，我們一定會做得更好。

【關(guān)鍵詞】燃?xì)鈾n案；現(xiàn)狀；必要性；管理措施

【中圖分類號】TU996 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1672-5158（2013）03-0353-01

一、燃?xì)夤こ虣n案的現(xiàn)狀和加強燃?xì)鈾n案管理的必要性

科技檔案、工程技術(shù)檔案是近幾十年來才出現(xiàn)的檔案管理內(nèi)容，工程技術(shù)檔案的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)也是逐步頒布和實施。對于燃?xì)馄髽I(yè)和施工企業(yè)都是新知識、新內(nèi)容。燃?xì)馄髽I(yè)剛成立、工程剛開始的時候，人員配置不齊，分工不明確，檔案收集意識不強，規(guī)章制度不健全，對收集的內(nèi)容不明確，不規(guī)范，都是造成檔案資料缺失、不齊的原因。特別是燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)初期，由于工程建設(shè)速度快，多家施工企業(yè)同時施工，自身經(jīng)驗、管理水平和力量不夠，重建設(shè)，輕檔案，造成了工程檔案資料管理混亂遺失。燃?xì)夤艿啦粌H鋪設(shè)在城市的主干道和支干道上，還遍布在城市的各個角落，燃?xì)夤艿谰W(wǎng)絡(luò)縱橫交錯，錯綜復(fù)雜。近年來，城市發(fā)展日益加快，新城區(qū)在不斷開發(fā)，老城區(qū)逐漸改造，使得管網(wǎng)的局部管位進(jìn)行了調(diào)整和改變，道路的拓寬，更改的資料缺失或未歸檔，也使得燃?xì)鈾n案不完整。準(zhǔn)確完整的燃?xì)鈾n案材料，對燃?xì)夤芫W(wǎng)泄露的搶險搶修至關(guān)重要。城市建設(shè)開挖損壞燃?xì)獾叵鹿艿赖氖虑槭怯邪l(fā)生，給城市安全造成危險。城市建設(shè)的加速發(fā)展，對燃?xì)鈾n案管理提出了高要求，因此，加強燃?xì)鈾n案管理是非常重要的。

二、燃?xì)鈾n案管理的有效措施

2.1 思想上重視燃?xì)鈾n案的管理工作，齊抓共管。

工程建設(shè)中普遍存在重建設(shè)，輕檔案的思想。有些當(dāng)事人沒有檔案的概念和意識，所經(jīng)手的檔案資料隨手亂放，一旦調(diào)離現(xiàn)任崗位后，作為廢紙?zhí)幚?，使得許多很重要的工程檔案丟失，造成了不可彌補的硬傷。施工和監(jiān)理單位到工程完工即將交工驗收時，才開始應(yīng)付整理。由于資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，對整理資料一般都是被動應(yīng)付，這樣往往造成資料缺失、不完整，準(zhǔn)確性難以保證。加強對工程技術(shù)人員和工程檔案管理人員的培訓(xùn)力度，認(rèn)清燃?xì)夤こ虣n案的意義和重要性，使參與建設(shè)的所有人員從思想上都重視燃?xì)鈾n案的管理工作，齊抓共管。

2.2 提高檔案人員的素質(zhì)和積極主動性，保證檔案資料的收集完整性。

燃?xì)鈾n案管理的好壞，直接影響到燃?xì)夤こ叹S護(hù)的安全，關(guān)系到人民生命和財產(chǎn)的安全。檔案人員應(yīng)自覺的加強學(xué)習(xí)，理解燃?xì)夤こ虣n案的相關(guān)政策、規(guī)定及相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，明確燃?xì)夤こ虣n案的歸檔范圍，并積極主動地深入建設(shè)一線和各個相關(guān)業(yè)務(wù)部門收集和指導(dǎo)收集檔案資料。采用以下收集方法：

2.2.1 跟蹤收集。燃?xì)夤こ淌且豁椊ㄔO(shè)工期長，持續(xù)建設(shè)的在建工程。在建設(shè)過程中，人員的更新替換，使得許多有價值的第一手資料收集困難；燃?xì)夤こ痰木植空{(diào)整和改變也容易忽視檔案資料。因此要加強與各相關(guān)業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系，經(jīng)常深入建設(shè)一線，采用跟蹤收集。這種收集方法費時費力，但效果很好。

2.2.2 分階段收集。燃?xì)夤こ谭智捌跍?zhǔn)備階段，設(shè)計階段，工程施工階段，工程竣工驗收階段和工程決算階段。在各階段收集的內(nèi)容不同，收集的對象主體不同，因此，及時掌握工程進(jìn)展情況，加強檔案的收集力度，盡量避免檔案原始材料的丟失，保證工程檔案的連續(xù)性、完整性。

2.2.3 強制性收集。這種方法是在各單項工程竣工驗收前要求施工和監(jiān)理等單位將資料交到建設(shè)單位的檔案部門，檔案部門參與竣工驗收，驗收后再將工程尾款除工程保證金外支付與施工和監(jiān)理單位。這樣對施工和監(jiān)理單位有一定的約束力，保證了施工和監(jiān)理的資料不會流失。

2.3 建立檔案的規(guī)章管理制度，使檔案工作做到有章可循。

檔案工作要有序的進(jìn)行，必須從一開始就建立一整套科學(xué)、合理、適用和操作性強的檔案管理制度，從組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、職責(zé)分工、獎勵處罰等作出明確規(guī)定，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗收等提出具體要求。所以在工程建設(shè)開始，檔案室應(yīng)向各施工單位分發(fā)國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T50328-2001《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》和《地方城建檔案館關(guān)于報送城建檔案質(zhì)量規(guī)定》，同時還應(yīng)發(fā)放本企業(yè)的項目文件歸檔制度，在收集、編制和交接竣工檔案資料時做到有章可循、標(biāo)準(zhǔn)一致、職責(zé)分明。用規(guī)范的檔案管理行為來推動各參建單位檔案規(guī)范化，從而有效的控制檔案的歸檔質(zhì)量。

2.4 加強施工管理，強化檔案材料的編制工作。

燃?xì)夤こ淌┕n案材料、竣工圖的質(zhì)量，關(guān)鍵在于編制形成過程。加強對各參建單位技術(shù)人員編制檔案材料的訓(xùn)練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。加強施工的監(jiān)督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，力求檔案材料真實、準(zhǔn)確、完整，符合標(biāo)準(zhǔn)。為燃?xì)夤こ叹S護(hù)保養(yǎng)，搶險搶修提供有效的保障。

2.5 嚴(yán)格把好竣工驗收檔案質(zhì)量關(guān)。

燃?xì)鈫雾椆こ淘诳⒐を炇涨?，各參建單位的檔案資料必須交至建設(shè)單位的檔案部門。移交的檔案資料必須經(jīng)施工單位自檢，工程監(jiān)理人員和建設(shè)單位的工程管理人員、檔案管理人員的檢查、審核和簽字認(rèn)可。對燃?xì)夤こ讨行纬傻娜课募M(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，查缺補漏，使竣工材料、竣工圖做到真實、準(zhǔn)確、完整，歸檔范圍符合要求。不按規(guī)定移交檔案或移交檔案不符合要求的，不結(jié)清尾款，以確保燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)檔案的完整準(zhǔn)確。

2.6 及時補充完善系統(tǒng)動態(tài)變更的檔案，使燃?xì)鈾n案完整準(zhǔn)確。

近年來，城市建設(shè)的速度不斷加快，新城區(qū)的建設(shè)，老城區(qū)的改造，天然氣管道也隨城區(qū)的改變而變動，新技術(shù)在天然氣工程中的應(yīng)用和替換，都使得燃?xì)夤こ虣n案的完整性和時效性發(fā)生著變化，需要及時補充變更后的燃?xì)夤こ虣n案，及時補充完善系統(tǒng)動態(tài)變更的檔案，確保燃?xì)鈾n案的完整性、準(zhǔn)確性和有效性。

2.7 利用現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案管理。

計算機普及和數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，推動了檔案的數(shù)字化建設(shè)。有效利用計算機資源，建立燃?xì)鈾n案檢索系統(tǒng)，提高檔案的管理水平，提高了工作效率。在檔案管理工作中，各類信息存在著邏輯上的依存關(guān)系，即相關(guān)內(nèi)容應(yīng)該是一致性的，例如卷宗與庫房管理、編碼與實際含義，總件數(shù)與分類件數(shù)等等。這些關(guān)系在進(jìn)入計算機系統(tǒng)后就變成了數(shù)據(jù)庫與數(shù)據(jù)庫之間、數(shù)據(jù)字段之間利用運行程序之間的邏輯關(guān)系。邏輯關(guān)系和信息數(shù)據(jù)實體共同組成了計算機數(shù)據(jù)庫。同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能，利用這些功能可進(jìn)行檔案的鑒定工作。運用計算機進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應(yīng)用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領(lǐng)域，以磁性材料和光學(xué)材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體，在檔案領(lǐng)域占主導(dǎo)地位，給檔案工作注入生機和活力。我們可以逐步建立燃?xì)夤芫W(wǎng)電子圖紙及檢索系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)與檢修部門進(jìn)行資源共享，對提高檢修速度和準(zhǔn)確度都有著不可替代的效果。

參考文獻(xiàn)：

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