田華

【摘 要】探討高校圖書館檔案具有的重要性，詳細分析現(xiàn)階段檔案管理中存在的各種問題，并淺析了高效圖書館檔案的信息化管理的發(fā)展趨勢，且提出能夠促進信息化進程的幾點建議。

【關鍵詞】高校圖書館；檔案管理；信息化

【中圖分類號】G258.6 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672-5158（2013）03-0354-02

1.前言

圖書館在我國高校中是一個具有重要地位的機構，隨著近年來的高校擴招，圖書館得到不斷進步發(fā)展，對圖書館檔案進行信息化管理是目前我國高校圖書館建設中的關鍵環(huán)節(jié)[1]。但是，現(xiàn)階段的管理狀況不盡人意，傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)無法滿足管理要求。由于計算機技術得到進步發(fā)展及廣泛應用，采取計算機技術輔助管理高校圖書館檔案工作是實現(xiàn)信息化管理的發(fā)展趨勢。

2.高校圖書館檔案的重要性

2.1提供可靠的參考依據(jù)

檔案是高校圖書館工作的原始記錄，信息真實可靠，詳細的記錄圖書館在各個階段中的組織結構和人員編制、工作成果以及經(jīng)驗教訓，真實的反映出圖書館辦館條件和基礎業(yè)務、讀者服務、資源結構等各方面的工作。由于檔案資料得到豐富與充實，因此，檔案工作能夠給高校圖書館的現(xiàn)管理及未來規(guī)劃提供大量的真實信息。

2.2中介與載體

高校圖書館檔案的建設水平能夠反映其管理水平，檔案體系不完善不健全，將無法進行有效的管理。檔案工作主要是圖書館實施科學管理的內容和手段。管理者對檔案資料進行標準化以及規(guī)范化的工作，能夠使圖書館的管理工作實現(xiàn)標準化和規(guī)范化理，有效促進檔案對管理工作的作用，提高管理水平。

2.3提供可靠的文獻保障

檔案信息是我國高校圖書館發(fā)展建設的重要資料，其詳細記載了各個時期和階段中圖書館不同的組織機構和人員編制、成績以及科研成果等大量真實可靠的信息。所以說檔案信息能夠給圖書館進行業(yè)務探討和撰寫學術論文等方面提供可靠完整真實的文獻保障[2]。

3.高校圖書館的檔案管理實現(xiàn)信息化的必要性

3.1數(shù)字化與網(wǎng)絡化發(fā)展

高校圖書館檔案在很長一段時間的存在形式是紙質實物，導致檔案信息在采集和保存等工作管理各方面成本高且難以查詢、無法實現(xiàn)共享等很多急需解決的問題。隨著很多領域廣泛使用計算機網(wǎng)絡技術，進入二十一世紀以來，我國各高校的圖書館在檔案管理上也從傳統(tǒng)紙質形式向數(shù)字文件的形式進行逐漸轉化。和紙質形式的文檔相比較，數(shù)字化的檔案工作效率大大提高。數(shù)字化的文件在起草和修改以及印發(fā)的整個過程都使用計算機完成，因為數(shù)字文件的特點是易修改、易復制、易傳遞等，有效減輕檔案資料的管理工作，提高工作效率，讀者通過計算機可以隨時查閱圖書館的檔案資源。

3.2共享資源

隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，高校圖書館的檔案管理工作也逐漸向現(xiàn)代化、網(wǎng)絡化方向轉變，最突出的特點是能夠共享資源。高校圖書館建立科學的檔案處理系統(tǒng)，能夠把圖書館的檔案信息借助網(wǎng)絡空間完成資源的共享性。圖書館的檔案管理工作中對信息進行收集、分類和檢索、等都能夠在網(wǎng)絡中實現(xiàn)，所以書，圖書館的檔案用戶除了可以是本校和本地區(qū)外，還能夠給遠程使用高校圖書館的檔案資源用戶提供更好的服務，信息共享十分方便快捷，不會受到時間及空間的各種影響[3]。

4.高校圖書館的檔案管理工作現(xiàn)狀

4.1 檔案內容缺失

現(xiàn)階段，我國大部分高校還未統(tǒng)一建立圖書館檔案的管理原則，也未能配備專業(yè)的檔案管理工作人員。因為檔案管理工作人員的更換，不僅導致很多檔案出現(xiàn)斷檔、缺檔現(xiàn)象，存檔工作不到位，而且沒有詳細登記圖書館的各部門在收集、呈繳的檔案資料，沒有進行詳細的分類編目，更沒有完成對檔案文獻進行合理的加工、利用，導致檔案內容嚴重確實。

4.2 欠缺收集渠道

高校評估工作是進入21實際才開展的活動，所以對圖書館的檔案實施規(guī)范化和信息化管理還沒有得到廣泛重視，但是檔案管理工作人員在收集中經(jīng)常遇到各種阻力。圖書館有些部門沒有明確歸檔范圍，甚至個別工作人員都不清楚檔案交由哪個負責人，導致時有發(fā)生檔案收集渠道少、內容不全、無法歸檔等現(xiàn)象。另一方面我國各高校還沒有完善規(guī)章制度，難以規(guī)范各部門及工作人員的行為，導致收繳工作不主動積極，責任心不強，造成收集到的材料不齊全、質量差等各種缺陷。

4.3數(shù)字化建設進程緩慢

在計算機網(wǎng)絡迅速發(fā)展的時代，我國大部分圖書館檔案管理與利用還采用傳統(tǒng)的手工存取，數(shù)字化的建設進程相對緩慢。檔案載體方面，紙質檔案顯得較大，電子和影像的資料檔案種類及數(shù)量顯得比較小，這種館藏結構及內容無法滿足圖書館的發(fā)展及信息化管理的需求。因為圖書館檔案管理沒有健全的組織機構，難以明確職責和責任，加上管理人員的流動性較強，大多數(shù)人沒有得到專門培訓，綜合素質整體不高，造成檔案管理工作十分被動，而且傳統(tǒng)的手工操作，檢索的速度非常緩慢，利用率低，無法與現(xiàn)代的需求和發(fā)展相協(xié)調[4]。

5.促進高校圖書館檔案管理信息化的建議

5.1規(guī)范化管理

高校圖書館管理信息化現(xiàn)狀存在的一些問題要想得到有效解決，必須把圖書館檔案具有的優(yōu)勢及潛能充分發(fā)揮出來，主要是規(guī)范檔案管理工作，促進檔案管理的標準化和規(guī)范化進程，最終實現(xiàn)網(wǎng)絡化和信息化的科學管理，有效提高我國高校圖書館的服務層次。高校圖書館的檔案實施信息化管理中，通過計算機網(wǎng)絡技術建立一個為服務者良好服務的檔案系統(tǒng)，并和利用者進行及時且有效的溝通，提供可靠且高質量的多種信息服務，更好促進檔案管理的信息化進程。

5.2加快電子化進程

現(xiàn)階段，我國高校大部分圖書館已經(jīng)使用計算機進行管理，由傳統(tǒng)的借閱文獻到現(xiàn)在的情報服務基本實現(xiàn)了計算機化。所以，高校圖書館檔案信息化管理的發(fā)展必須與時俱進，采取計算機對檔案進行科學管理。堅持檔案管理結合圖書館業(yè)務原則，通過計算機對部分檔案進行正確歸檔，部分檔案編制單獨的應用軟件，最終實現(xiàn)網(wǎng)絡化信息化的管理。在實際工作中，應該合理利用圖書館的服務窗口和校園網(wǎng)，建立檔案室，作為館員與讀者進行聯(lián)絡的窗口。同時，還應該對檔案系統(tǒng)加強安全防范，完善管理體制。在檔案資源及網(wǎng)絡系統(tǒng)的開發(fā)利中，必須增強安全防范意識，避免發(fā)生失密和泄密等事件，保證系統(tǒng)正常且安全的運轉。

5.3加強資源開發(fā)與利用

圖書館對高校的教學和科研起著至關重要的作用，能夠有效促進學校的發(fā)展進步，其中最主要的是檔案管理工作。在高校圖書館的檔案信息化管理工作，要合理利用計算機網(wǎng)絡信息，開發(fā)利用檔案信息資源，使檔案管理工作由傳統(tǒng)手工向信息化、現(xiàn)代化方向轉變，防止圖書館的檔案信息資源出現(xiàn)閑置現(xiàn)象。堅持檔案管理結合圖書館業(yè)務的原則，利用計算機軟件對檔案進行正確歸檔，或者單獨編制軟件進行網(wǎng)絡化管理。利用計算機和網(wǎng)絡等新技術創(chuàng)建檔案信息平臺，能夠有效提高高校圖書館的檔案管理水平，還能夠實現(xiàn)遠程共享檔案網(wǎng)絡資源[5]。

6.結束語

總而言之，管理信息化是我國高校圖書館檔案的發(fā)展趨勢。因此，高校必須拓寬圖書館的館藏和豐富檔案內容，檔案分類工作必須詳細，開發(fā)并合理利用檔案資源，加速圖書館檔案紙質資源向數(shù)字、影像信息資源的轉變，樹立信息化的管理服務意識，加快信息化管理的進程，使高校圖書館的檔案真正發(fā)揮應有價值。

參考文獻

[1]丁鳳玲.高校圖書館檔案管理工作現(xiàn)狀分析及對策研究[J].中小學圖書情報世界，2009，18（02）：88-89.

[2]張惠霞.基于信息化管理的高校圖書館社會化構想[J].中國校外教育，2010，9（S1）：503-504.

[3]田兆清.淺談高校圖書館信息化人性化管理[J].中國成人教育，2011，（03）：384-385.

[4]劉英男.信息化時代的高校圖書館檔案管理[J].內蒙古科技與經(jīng)濟，2011，20（13）：410-411.

[5]劉莉.淺談檔案管理對圖書館事業(yè)發(fā)展的作用[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2010，30（02）：333-334.