丁蘭菊

摘要：機關(guān)檔案室是集中管理本機關(guān)檔案的機構(gòu)。機關(guān)檔案室的收集工作，是檔案收集工作的重要組成部分，也是做好檔案館收集工作的基礎(chǔ)和前提。機關(guān)檔案室的收集工作是通過執(zhí)行一定的歸檔制度來完成的。

關(guān)鍵詞：機關(guān)；檔案室；歸檔

歸檔是指各機關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門，將工作活動中形成并辦理完畢的文件整理立卷，定期移交給本機關(guān)檔案室集中保存的活動過程。簡言之，歸檔就是按照國家規(guī)定把檔案移交給本機關(guān)檔案部門集中保存的過程。在我國，“歸檔”已成為黨和國家明文規(guī)定的一項制度，即歸檔制度。

機關(guān)文件的歸檔，是機關(guān)文書或文件工作的最后一環(huán)，也是人們將辦理完畢的文件作為檔案保存起來的第一個重要關(guān)口。因此，為了保證婦檔文件的齊全完整，必須建立本機關(guān)的歸檔制度。

歸檔制度是各機關(guān)、各單位的文件處理部門或業(yè)務(wù)部門做好文件歸檔工作，及時、科學(xué)地移交檔案的重要依據(jù)，也是機關(guān)檔案部門取得檔案，監(jiān)督指導(dǎo)和檢查本機關(guān)、單位文件歸檔工作的必要手段。長期的實踐經(jīng)驗證明，沒有歸檔制度，或者山檔制度不健全、執(zhí)行制度不好，就不會為機關(guān)工作的開展積累完整、系統(tǒng)和高質(zhì)量的檔案，就會影響機關(guān)檔案工作的有效進行以及檔案館工作的開展。所以，建立健全機關(guān)歸檔制度是非常必要的，它不僅可以使檔案資源得到有效延續(xù)和補充，為機關(guān)的各項業(yè)務(wù)工作服務(wù).而且可以為國家積累齊全完整的檔案財富。

歸檔制度土要包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔案卷（保管單位）的質(zhì)尾要求、歸檔手續(xù)等內(nèi)容。

1 歸檔范圍

歸檔范圍，是指辦理完中的文件材料應(yīng)當(dāng)歸檔及不應(yīng)當(dāng)歸檔的范圍。哪些文件應(yīng)該歸檔，哪些文件不應(yīng)該歸檔，主要取決于文件本身的價值。一般而言，凡是反映本機關(guān)工作、生產(chǎn)活動，具有查專利用價值的文件材料均屆歸檔范圍。一個機關(guān)應(yīng)該歸檔的文件材料，主要有四部分：

一是上級機關(guān)的文件材料，包括上級機關(guān)頒發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件，以及普發(fā)的、非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但需貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件；亡級召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料；上級機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本機關(guān)的文件，本機關(guān)代上級機關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和印本，以及上級機關(guān)、黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、人民代表檢查本機關(guān)工作形成的各種重要文件材料（包括音像材料）等。

二是本機關(guān)的文件材料，包括本機關(guān)召開的代表大會、工作會議、專業(yè)會議、機關(guān)黨組織及行政領(lǐng)導(dǎo)會議的文件材料；本機關(guān)頒發(fā)的各種正式文件；本機關(guān)及其內(nèi)部組織機構(gòu)形成的工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表、財務(wù)與會計文件、人事工作文件，以及反映業(yè)務(wù)活動和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料；本機關(guān)的請示與上級機關(guān)的批復(fù)文件，下級機關(guān)的請示與本機關(guān)的批復(fù)文件；本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人公務(wù)活動形成的重要信件、電報、電話記錄，從外機關(guān)帶回的與本機關(guān)有關(guān)的重要文件材料；本機關(guān)的各種規(guī)章制度，以及反映本機關(guān)成立、合并、人員編制、歷史沿革、合同、協(xié)議、財產(chǎn)、物資、檔案等方面的文件、憑證、賬冊等材料；重要的人民來信、來訪材料以及其他認(rèn)為需要歸檔的材料。

三是同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)的文件材料，包括同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)頒發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但密執(zhí)行的法規(guī)性文件，或與本機關(guān)聯(lián)系加商工作的重要來往文什；有關(guān)業(yè)務(wù)機關(guān)對本機關(guān)工作檢查形成的重要文件。

四是下級機關(guān)的文件材料，包括下級機關(guān)報送的重要丁作計劃、報告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計報表、財務(wù)預(yù)（決）算、科技文件材料以及備案性文件材料。

不屬于歸檔的文件材料主要包括：重復(fù)文件；事務(wù)性、臨時性文件：僅供參閱、參考、征求意見，不需辦理的文件；未經(jīng)會議討淪，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的末生效文件；一般文件的修改稿以及一般的人民來信等。具體到每個機關(guān)，應(yīng)根據(jù)上述要求.結(jié)合本機關(guān)的具體情況，明確規(guī)定歸檔與不歸檔文件的范圍。此外，國家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。

2 歸檔時間

歸檔時間指文書處理部門或業(yè)務(wù)部門將需要歸檔的文件材料向檔案室移交的時間。《機關(guān)檔案工作條例》規(guī)定，“機關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門一船在第二年上半年向檔案部門移交檔案，交接雙方根據(jù)移交目錄清點核對”。對于專門性文件、特殊載體的文件、駐地分散的機關(guān)文件或形成規(guī)律較為特殊的文件，為了便于實際工作查考利用，可以適當(dāng)延長歸檔時間。

內(nèi)部機構(gòu)簡單，或不設(shè)內(nèi)部機構(gòu)的小機關(guān)，工作人員少，文件又是集中處理的.文書處理和檔案工作內(nèi)一人兼管，就不需要專門規(guī)定歸檔時間，只需將處理完畢的文件及時歸檔即可。

3 歸檔案卷（保管單位）的質(zhì)量要求

歸檔案卷的質(zhì)量要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

應(yīng)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整，并組成保管單位。保管單位內(nèi)的文件材料排列應(yīng)當(dāng)條理系統(tǒng)，成為一個互有聯(lián)系的有機整體。

保管單位內(nèi)的文件，依次排列后編寫頁號或件號，逐件登記在歸檔目錄上。錄音帶、錄像帶、影片、照片等檔案，應(yīng)當(dāng)用文字標(biāo)出它們的對象、時間、地點、內(nèi)容和責(zé)任者等事項。

保管單位（案卷）的封面，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定逐項填寫清楚。向機關(guān)檔案室移交的檔案，應(yīng)當(dāng)按照一定的次序排列、編號和編目。

4 歸檔手續(xù)

機關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門在向檔案部門移交檔案時，交接雙方應(yīng)根據(jù)歸檔目錄詳細(xì)清點。經(jīng)過認(rèn)真核對后，如確認(rèn)無誤，交接雙方即履行簽字手續(xù)，并將歸檔目錄中的一份由檔案部門簽字后，交還移交單位妥善保存。

將沒有歸檔和存查價值的文件材料和材料經(jīng)過價值鑒定和主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)進行定期銷毀。需要銷毀的文件材料的范圍主要有以下幾種。（1）屬于不歸檔范圍的文件材料。不應(yīng)歸檔的文件材料的具體范圍，在本機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔范圍的文件中作了規(guī)定。（2）屬于歸檔范圍的立卷歸檔之后剩余的重份文件和復(fù)制文件，其中除了留下用于編制文件匯編等用途的份數(shù)之外的多余的文件材料。（3）上級機關(guān)授權(quán)閱后可銷毀的文件材料。（4）沒有存查價值的資料。定期銷毀沒有存查價值的文件材料，可以騰出或節(jié)省文件柜、文件盒，消除無用信息的干擾，提高辦公效率，有利于保守秘密。

應(yīng)銷毀的文件材料登記后，應(yīng)將登記表送秘書部門負(fù)責(zé)人審核，再送本機關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)人審核簽批，本機關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)簽字后，文件材料方可銷毀。需銷毀的文件材料較多，可用碎紙機將文件材料切碎，然后裝包送造紙廠化成紙漿；需銷毀的文件材料較少，或者很機密，可以焚毀。對保密文件實行二人監(jiān)銷制度，保證不丟失、不漏銷、不泄密。個人不得擅自銷毀保密文件。需要銷毀的文件材料，不準(zhǔn)當(dāng)廢紙出售給廢品收購部門或個人。

在檔案工作與文書處理工作由一人兼管的小機關(guān)，不需要履行上述歸檔手續(xù)。但在檔案人員調(diào)動工作時，應(yīng)當(dāng)參照上述辦法辦理交接手續(xù)。

同時，檔案工作者還要隊識到，科學(xué)管理已接收檔案，積極開發(fā)檔案信息資源，為機關(guān)相社會提供檔案服務(wù)，是對收集工作的最好宣傳。因此，要團實做好檔案的科學(xué)管理工作和信息開發(fā)工作。

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