■李 冰 黑龍江省航道局

一、強(qiáng)化電算化會(huì)計(jì)管理勢在必行

如今信息技術(shù)通道以驚人的速度發(fā)展，人們生活工作的方方面面都受到其深厚的影響。而企業(yè)在處理內(nèi)部財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)時(shí)更是離不開計(jì)算機(jī)，這與用算盤進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的時(shí)代不可同日而語。計(jì)算機(jī)能夠幫助會(huì)計(jì)人員更快更有效的進(jìn)行會(huì)計(jì)基本業(yè)務(wù)，同時(shí)計(jì)算機(jī)在能在短時(shí)間內(nèi)完成人腦身難以完成的一些高難度運(yùn)算。如今計(jì)算機(jī)儼然成為會(huì)計(jì)行業(yè)不可或缺的法寶，為會(huì)計(jì)人員所依賴。

隨著電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的普及、發(fā)展，它徹底改變了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的形式。在運(yùn)用過程中，傳統(tǒng)的書面的數(shù)據(jù)逐漸淡出舞臺(tái)，被電子數(shù)據(jù)取而代之。隨著電子、網(wǎng)絡(luò)的普及，越來越多的資金流轉(zhuǎn)都在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。在資金流轉(zhuǎn)的過程中，有關(guān)人員則將相關(guān)信息存入電腦，由電腦自動(dòng)進(jìn)行操作。因此交易原本所應(yīng)該出現(xiàn)的各種票據(jù)漸漸消失了。長此以往，許多書面化的數(shù)據(jù)、文件部門漸漸淡入人們眼球。

有利必有弊，任何事物都是一把雙刃劍，因此我們必須辯證統(tǒng)一的看待問題。計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢有目共睹，但是其所帶來的問題也是十分嚴(yán)峻的。隨著計(jì)算機(jī)的普及，不少不法分子利用其廣泛性、靈活性的特點(diǎn)，進(jìn)行著各種前所未見、匪夷所思的犯罪活動(dòng)。隨著計(jì)算機(jī)的廣泛普及，為不法分子進(jìn)行犯罪活動(dòng)提供了更為隱蔽的場所。因此，也大大增強(qiáng)了電算化會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的難度，也提高了控制的難度。

二、電算化會(huì)計(jì)管理分析

在充分了解電算化會(huì)計(jì)的基礎(chǔ)上，必須對其管理進(jìn)行分析，這樣才能正確、合理的運(yùn)用，使其發(fā)揮最大的功效。下面就從三個(gè)方面來重點(diǎn)分析電算化會(huì)計(jì)管理。

1.系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制。對于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的開發(fā)十分復(fù)雜，其中包含了許多方面。比如在開發(fā)過程中對系統(tǒng)本身的可行性，對計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制包括開發(fā)前的可行性研究、資本預(yù)算、經(jīng)濟(jì)效益評估等工作，開發(fā)過程中系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)實(shí)施等工作，以及對現(xiàn)有系統(tǒng)的評估、企業(yè)發(fā)展需求、系統(tǒng)更新的可行性研究、更新方案的決策等工作。系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制的主要內(nèi)容一般包括以下幾方面。

（1）授權(quán)和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可。在進(jìn)行計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的開發(fā)工作之前，一定要首先得到領(lǐng)導(dǎo)的重視、授權(quán)于許可之后，才可正式進(jìn)行開發(fā)工作。因?yàn)?，一般來說，計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目所需要的資金數(shù)額都比較大，個(gè)人是沒辦法私自或單獨(dú)的進(jìn)行開發(fā)與研究工作的。另外，計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的開發(fā)工作對企業(yè)或單位來說，對其整體的管理目標(biāo)是有著一定影響的，對新系統(tǒng)或新軟件的開發(fā)一般都需要企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)著召集企業(yè)核心部門的管理人員進(jìn)行開會(huì)商議，如果商議結(jié)果是要進(jìn)行開發(fā)工作時(shí)，企業(yè)就需要對原有的管理體制進(jìn)行改革。由此可見，對計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)是牽一發(fā)而動(dòng)全身的重大舉措，必須要得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)于認(rèn)可之后才可執(zhí)行。

（2）符合標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。在進(jìn)行計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的開發(fā)項(xiàng)目時(shí)，所有的、有用到過的商品軟件都必須符合標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。不管是企業(yè)自行研發(fā)的，還是由外界購買的，都要符合國家所制定的統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，嚴(yán)禁使用不符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的系統(tǒng)軟件進(jìn)行項(xiàng)目開發(fā)工作。

（3）人員培訓(xùn)。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)工作時(shí)，要注意對有關(guān)人員進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，一方面可以提高其對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)和了解，使其在日后對該系統(tǒng)進(jìn)行使用時(shí)少犯錯(cuò)誤；另一方面，對其使用該系統(tǒng)的相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，可以增加其計(jì)算機(jī)系統(tǒng)使用的知識(shí)量，若日后對系統(tǒng)的操作上遇到麻煩或者操作出錯(cuò)時(shí)，可以自己找到錯(cuò)誤的源頭，然后自行對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)工作。

（4）系統(tǒng)轉(zhuǎn)換。新的計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)在投入使用，替換原有的手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)或舊的計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)，必需經(jīng)過一定的轉(zhuǎn)換程序。

2.管理控制。管理控制是指企業(yè)建立起一整套內(nèi)部控制制度，以加強(qiáng)和完善對計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)涉及的各個(gè)部門和人員的管理和控制。管理控制包括組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置、責(zé)任劃分、上機(jī)管理、檔案管理、設(shè)備管理等等。

（1）組織機(jī)構(gòu)設(shè)置。企業(yè)實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化后，應(yīng)對原有的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，以適應(yīng)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的要求。企業(yè)可以按會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的不同形態(tài)劃分，也可以按會(huì)計(jì)崗位和工作職責(zé)劃分崗位。組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置必須適合企業(yè)的實(shí)際規(guī)模和企業(yè)總體經(jīng)營目標(biāo)，并且應(yīng)按精簡、合理的原則對組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置進(jìn)行成本效益分配。

（2）職責(zé)劃分。內(nèi)部控制的關(guān)鍵之點(diǎn)就在于不相容職務(wù)的分離，計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)一樣，對每一項(xiàng)可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，都不能由一個(gè)人或一個(gè)部門經(jīng)手到底，必須分別由幾個(gè)人或幾個(gè)部門承擔(dān)。企業(yè)為防止舞弊或欺詐。應(yīng)建立一整套符合職責(zé)劃分原則的內(nèi)部控制制度，同時(shí)，還應(yīng)建立起職務(wù)輪換制度。

（3）上機(jī)管理。企業(yè)用于計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)盡可能是專用的，企業(yè)應(yīng)對計(jì)算機(jī)的使用建立一整套管理制度，以保證每一個(gè)工作人員和每一臺(tái)計(jì)算機(jī)都只做其應(yīng)該做的事情。

（4）檔案管理。計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)有關(guān)的資料應(yīng)及時(shí)存檔，企業(yè)應(yīng)建立起完善的檔案制度，加強(qiáng)檔案管理。

（5）設(shè)備管理。對于用于計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的各種硬件設(shè)備，應(yīng)當(dāng)建立一套完備的管理制度以保證設(shè)備的完好，保證設(shè)備能夠正常運(yùn)行。硬件設(shè)備的管理包括對設(shè)備所處的環(huán)境進(jìn)行的溫度、濕度、防火、防雷擊、防靜電等的控制，也包括對人文環(huán)境的控制，如防止無關(guān)人員進(jìn)入計(jì)算機(jī)工作區(qū)域、防止設(shè)備被盜、防止設(shè)備用于其他方面等。

三、結(jié)束語

如今電算化會(huì)計(jì)以其驚人的速度改變著會(huì)計(jì)行業(yè)的面貌以及功能，在會(huì)計(jì)行業(yè)發(fā)揮著巨大的功效，大大減輕了會(huì)計(jì)人員的工作負(fù)擔(dān)，提高了工作的準(zhǔn)確度和效率。進(jìn)行電算化會(huì)計(jì)管理，不僅提高會(huì)計(jì)核算水平和質(zhì)量，還提高了企業(yè)現(xiàn)代經(jīng)營管理水平，為企業(yè)進(jìn)行全面管理現(xiàn)代化奠定了基礎(chǔ)。