文/中石化華北分公司 張艷春

辦公室工作不同于其他的工作，它雖然繁多復(fù)雜，但在其中又井然有序。辦公室工作的人員具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、把關(guān)以及督辦等六大職能。為了能夠很好的做好辦公室的工作，這就要求文秘人員能夠清楚的把握辦公室工作的特點(diǎn)，并且能夠?qū)k公室中每一個(gè)崗位的工作職責(zé)以及工作特點(diǎn)有一個(gè)明確的認(rèn)識。

一、辦公室工作的特點(diǎn)

（一）辦公室是一個(gè)樞紐部門

辦公室文秘的工作主要是要搞好上級和下級之間的關(guān)系以及協(xié)調(diào)各個(gè)部門之間的關(guān)系。在一個(gè)單位之中，辦公室起著一個(gè)非常重要的作用，它不僅能夠使得領(lǐng)導(dǎo)與員工之間的溝通更加暢通，而且能夠使得單位內(nèi)部的工作關(guān)系以及人際關(guān)系達(dá)到和諧的狀態(tài)。辦公室是一個(gè)樞紐部門，它將多個(gè)層次、多個(gè)部門之間進(jìn)行聯(lián)系與溝通，從而能夠使得單位的工作質(zhì)量得到了提高。辦公室的主要工作就是指溝通工作。辦公室的溝通工作就是指：與領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通、與上級部門的溝通、與各個(gè)部門的溝通、與有關(guān)外部單位的溝通。辦公室要做好這些溝通工作，這樣才能夠發(fā)揮出辦公室樞紐地位的作用。

（二）辦公室是一個(gè)參謀助手

辦公室是一個(gè)具有參謀作用的部門，然而辦公室內(nèi)部的人員是領(lǐng)導(dǎo)層的助手。辦公室內(nèi)部的工作人員是領(lǐng)導(dǎo)者決策中的助手。由于領(lǐng)導(dǎo)的工作是繁雜的，這就要求辦公室的內(nèi)部人員要幫助領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)一些工作，并且要多站在領(lǐng)導(dǎo)者的角度幫領(lǐng)導(dǎo)者出謀劃策。在領(lǐng)導(dǎo)工作的時(shí)候，要及時(shí)提示并主動(dòng)幫助領(lǐng)導(dǎo)。當(dāng)辦公室的工作人員在幫領(lǐng)導(dǎo)者參謀的時(shí)候，要把握工作的動(dòng)態(tài)、了解相關(guān)的信息，并且要進(jìn)行深入的研究，從而能夠幫助領(lǐng)導(dǎo)者提出具有科學(xué)性的決策。

（三）辦公室是一個(gè)服務(wù)平臺

在辦公室的重要工作中，服務(wù)也是一項(xiàng)重要的工作。為了能夠很好的做好辦公室的服務(wù)工作，這就要求辦公室的工作人員必須要具備良好的服務(wù)觀念以及相應(yīng)的服務(wù)能力。辦公室的工作人員首先要具備一定的服務(wù)意識。良好的服務(wù)意識能夠使得辦公室的工作人員將自己的服務(wù)做到位，從而能夠提高辦公室的工作質(zhì)量。其次，要有一個(gè)合理的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。一個(gè)合理的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)能夠使得辦公室工作人員的服務(wù)工作做到位。最后，辦公室的工作人員要有一定的實(shí)際行動(dòng)。辦公室的工作人員的服務(wù)意識和標(biāo)準(zhǔn)只有通過行動(dòng)才能夠落實(shí)好。

（四）辦公室是一個(gè)督辦單位

為了能夠很好的推動(dòng)工作的落實(shí)，這就要求要辦公室充分的發(fā)揮自己的督辦的作用。辦公室要對各項(xiàng)工作的進(jìn)度進(jìn)行檢查，并且要適時(shí)的向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)道工作的進(jìn)度。在檢查工作進(jìn)度的時(shí)候，要及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作的問題，并且及時(shí)改正，從而能夠提高了工作的質(zhì)量。

二、做好辦公室工作的要素

（一）要有全局意識

辦公室工作的全局意識主要是指要貫徹黨的方針政策以及從單位的整體利益出發(fā)。辦公室工作要充分發(fā)揮自身的職能，從而能夠調(diào)動(dòng)其他各個(gè)部門的協(xié)調(diào)發(fā)展。辦公室內(nèi)部的工作人員要維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)者的形象，并且要維護(hù)單位的整體團(tuán)結(jié)，這就要求辦公室內(nèi)部的工作人員要做到不說一些不利于單位團(tuán)結(jié)的話，不做一些有損領(lǐng)導(dǎo)形象的事。在單位內(nèi)部，為了能夠使得人與人、科室與科室、單位與單位之間的友好相處，這就要求辦公室充分的發(fā)揮自身的作用，協(xié)調(diào)好各個(gè)方面，從而能夠創(chuàng)造一個(gè)良好的相處氛圍。辦公室的內(nèi)部人員要處理好局部利益與全局利益、眼前利益與長遠(yuǎn)利益、個(gè)人利于與群眾利益的關(guān)系，從而能夠促進(jìn)單位的整體發(fā)展。

（二）要有保密意識

辦公室的工作要求辦公室內(nèi)部的工作人員要有保密意識。由于辦公室工作的性質(zhì)不同于其他的工作，這就要辦公室的內(nèi)部人員要對一些保密的工作做到守口如瓶。在負(fù)責(zé)一些局和公司的所有文件的制作的時(shí)候，要做好相應(yīng)的保密工作。對于領(lǐng)導(dǎo)的講話、批示以及相關(guān)的意見，辦公室工作的內(nèi)部工作人員要做到嚴(yán)格保密，對于一些不該說的不說，不該問的不問。由于辦公室所掌握的的文件需要不同程度的保密，這就要求辦公室內(nèi)部的工作人員要分清是非與輕重，做到對于機(jī)密文件守口如瓶，從而能夠保證了單位內(nèi)部的機(jī)密不外露，從而有利于單位的良好發(fā)展。

（三）要有奉獻(xiàn)意識

辦公室的工作本來就是繁瑣的，這就要求辦公室內(nèi)部的相關(guān)人員要具有一定的奉獻(xiàn)意識。辦公室的工作起著一個(gè)帶頭的作用，這就要求辦公室內(nèi)部的相關(guān)人員對于上面的指示要嚴(yán)格的執(zhí)行，從而能夠帶動(dòng)其他部門的執(zhí)行，最終能夠促進(jìn)辦公室的協(xié)調(diào)發(fā)展。為了響應(yīng)上級領(lǐng)導(dǎo)提出的上產(chǎn)大會(huì)戰(zhàn)的號召，做好一線職工的思想工作，穩(wěn)定一線職工的情緒，這就要求辦公室的內(nèi)部人員要積極投身于工會(huì)組織的文藝節(jié)目中，把自己的家庭以及委屈放在第二位，要把單位的利益放在第一位，從而能夠很好的幫助領(lǐng)導(dǎo)完成這項(xiàng)工作。辦公室所具備的的奉獻(xiàn)意識能夠使得他們在“大家”和“小家”做出一個(gè)正確的選擇，從而使得單位內(nèi)部的各個(gè)部門都能夠?qū)W習(xí)這種精神，營造出一個(gè)良好的文化氛圍。

（四）要有務(wù)實(shí)意識

1.辦公室人員思想要?jiǎng)?wù)實(shí)。辦公室內(nèi)的工作人員要樹立實(shí)事求是、一切從實(shí)際出發(fā)的思想觀念出發(fā)，并且辦公室的具體工作要從客觀的實(shí)際情況出發(fā)，從而使得他們的工作能夠關(guān)注人民群眾的根本利益。

2.辦公室人員作風(fēng)要?jiǎng)?wù)實(shí)。辦公室的工作人員在進(jìn)行調(diào)查研究的時(shí)候，要摸底事情，不做表面文章以及不搞形式主義。在上報(bào)信息的時(shí)候，要堅(jiān)持以事實(shí)為基礎(chǔ)，從而能夠保證了信息的真實(shí)性。在匯報(bào)工作的時(shí)候，要講真話和說實(shí)話，從而能夠使得匯報(bào)的信息更加具有真實(shí)性。辦公室內(nèi)部的工作人員在工作方面要嚴(yán)格做到扎實(shí)，并且要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成相應(yīng)的工作。辦公室內(nèi)部的工作人員要從全局性來看問題，從而能夠能夠使得辦公室的工作更加周全。與此同時(shí)，辦公室內(nèi)部的工作人員要抓住重點(diǎn)、熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題，從而能夠解決人民群眾所關(guān)注的問題。為了能夠很好的解決領(lǐng)導(dǎo)交辦的以及人民群眾所關(guān)注的問題，這就要求辦公室的工作人員在做事的方面要踏實(shí)，從而能夠使得每一件事情都被解決掉。

（五）要有學(xué)習(xí)意識

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，這就要求辦公室的工作人員要隨著時(shí)代的不斷變化不斷增加自身的知識。辦公室內(nèi)部的工作人員要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，從而使得能夠解決一些新的問題，新的情況。辦公室的工作人員首先，要不斷加強(qiáng)自身的政治理論的學(xué)習(xí)，從而能夠使得工作人員的政治覺悟以及政策水平在不斷的提高。其次，要不斷加強(qiáng)對科技知識的學(xué)習(xí)，從而能夠提高工作人員的思維能力。再次，要不斷加強(qiáng)對法制知識的學(xué)習(xí)，從而能夠提高工作人員的管理水平以及相應(yīng)的執(zhí)法水平。最后，要不斷加強(qiáng)對本職業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，從而能夠使得工作人員的業(yè)務(wù)能力以及寫作水平得到了不斷的提高。

（六）要有責(zé)任意識

辦公室工作質(zhì)量的高低直接影響著單位的整體性的發(fā)展。如果辦公室的工作人員不能夠做好相應(yīng)的工作，從而會(huì)給單位帶來一定的損失。在辦公的過程中，相關(guān)的工作人員要有較強(qiáng)的責(zé)任意識，從而能夠使得單位中每一項(xiàng)工作都有一定的保障。

（七）要有協(xié)調(diào)意識

在辦公室的工作中，為了能夠使得各個(gè)部門、各個(gè)工作人員協(xié)調(diào)發(fā)展，這就要求工作人員要有協(xié)調(diào)意識。通過辦公室工作人員和各個(gè)部門的工作人員的協(xié)調(diào)合作，從而能夠構(gòu)建一個(gè)團(tuán)結(jié)協(xié)作的集體，這樣可以促使單位中的每一個(gè)人都能夠認(rèn)真細(xì)致的搞好每一項(xiàng)工作，并且要做到精準(zhǔn)、細(xì)致、快速以及高效，從而促使單位的整體發(fā)展。

三、結(jié)語

辦公室的內(nèi)部工作人員要擁有創(chuàng)新的能力以及相當(dāng)硬的文字表達(dá)能力，從而能夠推動(dòng)整個(gè)工作的順利進(jìn)行。辦公室內(nèi)部的工作人員要不斷增強(qiáng)自身的意識，從而可以使得自己能夠很好的協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)的工作，最終能夠充分發(fā)揮辦公室的整體作用。在做好辦公室工作的時(shí)候，要不斷加強(qiáng)辦公室的整體隊(duì)伍的素質(zhì)，最終使得辦公室工作的順利進(jìn)行。

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