文/第一采油技術(shù)服務(wù)處處長（黨委）辦公室 張雁鳴 劉恒明

一、正確認(rèn)識(shí)基層辦公室的地位和作用

基層辦公室是樞紐和窗口。長慶油田二級(jí)單位所屬基層單位的辦公室是最基層的辦公室，可謂“麻雀雖小，五臟俱全”。在長慶油田快速發(fā)展，全力建設(shè)“西部大慶”的今天，基層辦公室的職能以及地位也發(fā)生著巨大的變化，工作不僅僅停留在原有的上傳下達(dá)方面，上級(jí)其他職能部門以及基層單位所發(fā)生的問題也需要通過辦公室反映上來。雖然辦公室同其他的職能部門是平級(jí)關(guān)系，但它是連接本單位領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)各職能部門、干部員工的一座橋梁，同時(shí)還發(fā)揮著一定的綜合權(quán)衡、宏觀調(diào)控的作用，職能作用和所協(xié)調(diào)的范圍大大超過機(jī)關(guān)的其他組室。如，采油一處基層單位的辦公室除了辦文、辦會(huì)、辦事的基本職能外，絕大部分單位都將生產(chǎn)、經(jīng)營、安全以外的業(yè)務(wù)納入到辦公室工作之中。基層辦公室在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)基層、服務(wù)同級(jí)機(jī)關(guān)的同時(shí)，對(duì)口的上級(jí)部門還有人事、宣傳、工會(huì)、團(tuán)委、紀(jì)委、保衛(wèi)、計(jì)生、保密等部門，使基層辦公室成為本單位信息的融會(huì)點(diǎn)和工作樞紐。

二、基層辦公室工作存在的主要問題

今年，采油一處處長（黨委）辦公室對(duì)該處10個(gè)基層單位辦公室的工作情況進(jìn)行了調(diào)研。通過查閱資料、與辦公室人員交談、走訪主管領(lǐng)導(dǎo)等方式，對(duì)基層辦公室的工作情況和人員的思想狀況等方面的情況進(jìn)行了調(diào)查，總體上基層辦公室的工作還是得到本單位領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)組室認(rèn)可的，但也存在一些問題，主要表現(xiàn)為“五個(gè)缺乏”：

（一）部分辦公室人員在思想上缺乏主動(dòng)性

態(tài)度決定一切。對(duì)于辦公室人員來講，其工作態(tài)度的如何，將直接影響著工作的結(jié)果。長期以來，很多基層辦公室人員誤認(rèn)為自己的職責(zé)就是領(lǐng)導(dǎo)吩咐做什么就做什么，突出表現(xiàn)在工作職能和工作作風(fēng)上，仍然習(xí)慣于按照上級(jí)發(fā)文和批示安排工作計(jì)劃，不能實(shí)現(xiàn)“要我做”與“我要做”之間的轉(zhuǎn)換。由于這種相對(duì)懈怠的工作態(tài)度，導(dǎo)致了辦公室工作缺少主動(dòng)性、計(jì)劃性以及適當(dāng)?shù)某靶?，使辦公室的工作永遠(yuǎn)處于被動(dòng)狀態(tài)，總是受制于突發(fā)狀況，總讓問題帶著走，造成工作效率較低、工作質(zhì)量不高。也有些辦公室人員感覺辦公室工作又苦又累又受委屈，很不愿意在辦公室工作。通過與采油一處基層辦公室的44名人員交流得知，目前大部分基層辦公室人員對(duì)從事的工作缺少熱情和干勁，得過且過，把領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)部門安排的工作能大體應(yīng)付，少出“漏子”，少挨領(lǐng)導(dǎo)“批”，作為工作的“標(biāo)準(zhǔn)”，嚴(yán)重影響了辦公室自身建設(shè)和管理水平提升。在調(diào)查的44人中，對(duì)工作抱有熱情的有12人，占27.3%，對(duì)工作積極性一般的有32人，占72.7%。

（二）基層辦公室在工作上缺乏統(tǒng)籌協(xié)調(diào)

辦公室工作千頭萬緒，事務(wù)繁多而瑣碎，時(shí)間性和規(guī)律性不強(qiáng)，經(jīng)常加班加點(diǎn)，容易使人忙于應(yīng)付，身心疲憊。工作中我們常常聽到的一句牢騷話是：忙的忙死，閑的閑死。追究根源，雖然源于一個(gè)得與失間的矛盾心理，由此表現(xiàn)出不愿吃虧和生怕吃虧的心態(tài)，但對(duì)辦公室整體工作缺乏有效的統(tǒng)籌也是重要原因。采油一處各基層單位辦公室的業(yè)務(wù)歸口基本類似，人數(shù)少則2人，多則6人，負(fù)責(zé)打字、人事、工會(huì)工作的人員，一般不兼其它工作，余下的工作主要落到辦公室主任和具體負(fù)責(zé)日常業(yè)務(wù)的辦事員肩上?？陀^上使辦公室主任和具體負(fù)責(zé)日常業(yè)務(wù)的辦事員所承擔(dān)的工作量，要高出從事打字、人事、工會(huì)工作的人員許多。辦公室主任雖然是這些人員的直接上級(jí)和直接領(lǐng)導(dǎo)者，但并不完全是這些工作的直接安排者和工作成績的直接考評(píng)者，所以無法對(duì)辦公室每個(gè)人的工作量進(jìn)行平衡，承擔(dān)工作量大的人員存有怨氣，產(chǎn)生隱形抵觸。

（三）部分單位對(duì)基層辦公室工作缺乏足夠重視

辦公室工作以日常性事務(wù)為主，有些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公室工作缺乏足夠的重視，對(duì)辦公室工作人員缺少人文關(guān)懷，認(rèn)為辦公室工作就是“打雜”的，甚至誤認(rèn)為辦公室工作可有可無、可硬可軟、可松可緊。辦公室人員在工作任務(wù)多，幫助少；肩上擔(dān)子重，鼓勵(lì)少的時(shí)候，心里難免失衡，某種程度上影響了辦公室工作人員的積極性。此外，有些基層辦公室人員自身定位出現(xiàn)偏差，將自己從事的工作錯(cuò)誤的定位在跑腿、打雜的“勤雜工”層面上，甚至產(chǎn)生辦公室工作就是“開門（給領(lǐng)導(dǎo)開車門）、拎包（給領(lǐng)導(dǎo)提包）、聽吆喝（聽領(lǐng)導(dǎo)安排工作）”，就是“吃吃喝喝，迎來送往”的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)。在調(diào)查的44人中，存在上述認(rèn)識(shí)或類似認(rèn)識(shí)的有 19人，占43.2%。

（四）基層辦公室缺乏應(yīng)有的活力

基層辦公室的工作繁雜瑣碎，使辦公室人員很容易落到事務(wù)的泥潭。存在著一些與新形勢、新任務(wù)不相適應(yīng)的問題，而其中比較突出的就是基層辦公室活力不足，動(dòng)力不夠，創(chuàng)新能力不強(qiáng)。這一狀況已成為影響服務(wù)水平的重要因素之一。長期以來，基層辦公室人員缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)，整體素質(zhì)總徘徊在較低位置，雖然許多辦公室人員身兼數(shù)職，事務(wù)繁忙，但是處理事務(wù)多以經(jīng)驗(yàn)主義、拿來主義為主要思路，習(xí)慣用傳統(tǒng)的眼光和方法來看待和處理出現(xiàn)的新情況、新問題，感到老辦法不管用，新辦法不會(huì)用，自己又沒有能力水平去創(chuàng)新，又缺乏素質(zhì)提高的路徑，從而影響了工作的效率。據(jù)調(diào)查，在調(diào)查的44人中，參加過油田公司層面的僅占34%，另外，對(duì)基層辦公室人員的素質(zhì)要求越來越高與后備力量薄弱之間的矛盾日趨明顯，后繼乏人（尤其是具有較強(qiáng)寫作能力的人員難選），難以補(bǔ)充新鮮血液，缺乏應(yīng)有的活力。如，采油一處基層辦公室人員中，40歲以上年齡的占到43%，年齡大的達(dá)到54歲。從事辦公室工作最久的19年，最短的2年，平均6.42年。由于缺乏必要和適度的流動(dòng)，不少人面對(duì)“熟悉”的工作顯得麻木不仁，工作中能湊合則湊合，能應(yīng)付則應(yīng)付，按照他們的話說：“工作干久了，人就‘皮’了”。在文化層次上，絕大多基層辦公室人員的學(xué)歷相對(duì)較低，具有大專學(xué)歷（第一學(xué)歷）的不到30%。

（五）基層辦公室工作缺乏必要的考核

由于辦公室是綜合部門，工作成果不像其他部門人員的工作成果那么顯著而容易量化，很多時(shí)候很難將其工作區(qū)分為分內(nèi)、分外工作，領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時(shí)性任務(wù)多。對(duì)采油一處10個(gè)基層辦公室的調(diào)研發(fā)現(xiàn)，所有辦公室均制定了考核辦法，但考核的標(biāo)準(zhǔn)都較為模糊，在具體操作上缺乏針對(duì)性，導(dǎo)致基層單位對(duì)辦公室人員考核時(shí)，基本上是本單位領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任憑日常印象靠感覺進(jìn)行評(píng)價(jià)，帶有較強(qiáng)的個(gè)人主觀色彩，績效考核結(jié)果缺乏客觀性、科學(xué)性，某種程度上對(duì)辦公室人員的考核只是一種形式主義、成了走過場，在考核上怕得罪人，使考核結(jié)果缺乏真實(shí)性，流于形式。

三、改進(jìn)基層辦公室工作的對(duì)策

在長慶油田的一系列改革逐漸引向深入，建設(shè)“西部大慶”的發(fā)展步伐不斷加快的新形勢下，豐富基層辦公室工作思路，改進(jìn)其工作方法，提高辦公室工作人員的辦事效率尤為重要。為此，筆者根據(jù)對(duì)采油一處基層單位辦公室調(diào)查時(shí)發(fā)現(xiàn)的“五個(gè)缺乏“，結(jié)合自身在辦公室工作的實(shí)踐，提出相應(yīng)的對(duì)策，可以歸納為“四個(gè)下功夫”：

（一）要在整章建制上下功夫

“沒有規(guī)矩，不成方圓。”辦公室工作政策性強(qiáng)、突擊性強(qiáng)、時(shí)效性強(qiáng)，不嚴(yán)謹(jǐn)就會(huì)犯錯(cuò)，不高效就會(huì)誤事。辦公室的特殊地位決定了制度建設(shè)的特殊重要性。因此，必須把制度建設(shè)擺在重要位置，從制度入手，按照“管理制度化、工作流程化”的理念，本著“從嚴(yán)、從細(xì)、可行”的原則，對(duì)原有規(guī)章制度進(jìn)行系統(tǒng)梳理、修訂和完善，規(guī)范工作流程，明確操作方法，落實(shí)其崗位職責(zé)，使辦公室的各項(xiàng)工作都有嚴(yán)格的操作程序，防止過度依賴經(jīng)驗(yàn)，盡可能減少工作中的隨意性和不確定性，使辦公室工作在緊張忙碌中做到零缺陷、零失誤、零差錯(cuò)，使辦公室成為一個(gè)制度健全、管理規(guī)范、紀(jì)律嚴(yán)明、作風(fēng)扎實(shí)的集體。要加強(qiáng)對(duì)辦公室的考核工作。在考核中要對(duì)辦公室的基本工作、重點(diǎn)工作及額外工作做好區(qū)分界定，使考核更全面、客觀、公正、準(zhǔn)確，使績效量化考核成為促進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作、提升工作水平的有力推手。

（二）要在科學(xué)統(tǒng)籌上下功夫

辦公室工作無小事。基層辦公室在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)基層的同時(shí)，還要努力完成上級(jí)部門下達(dá)的任務(wù)。面對(duì)每天的各項(xiàng)工作，要善于區(qū)分輕重緩急，抓住辦公室工作的主要矛盾，分清主次，根據(jù)事情的重要程度統(tǒng)籌安排工作順序，合理分配工作精力，使其有更多的時(shí)間和精力來提高辦公室工作的效率。堅(jiān)持先做的事情就先做這一原則，并制訂工作計(jì)劃，使各項(xiàng)事務(wù)處理起來有條不紊，游刃有余，舉重若輕，事半功倍?；鶎愚k公室工作雖然千頭萬緒，但總體來講工作強(qiáng)度并不大、工作也不復(fù)雜，只要養(yǎng)成日事日畢的好習(xí)慣，及時(shí)處理手頭的工作，如文件傳閱、文件歸檔等日常工作，就會(huì)在不知不覺中做得輕輕松松、有條不紊。同時(shí)，還應(yīng)看到辦公室工作的特性決定了很多問題既需要分工又需要緊密聯(lián)系，很多工作僅憑一己之力是無法完成的，它需要辦公室組成一個(gè)有機(jī)的整體，合理科學(xué)地確定內(nèi)部分工和任務(wù)銜接及業(yè)務(wù)聯(lián)系，順暢辦事流程，簡化工作環(huán)節(jié)，加快工作節(jié)奏，提高服務(wù)效能，實(shí)現(xiàn)辦公室各項(xiàng)工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（三）要在提升素質(zhì)上下功夫

辦公室的位置重要、任務(wù)繁重，要想勝任辦公室工作，需要付出艱辛的努力。從事辦公室工作的人員必須內(nèi)外兼修，打造全方位的過硬的素質(zhì)。加強(qiáng)學(xué)習(xí)是首要的，也是最為重要的。通過學(xué)習(xí)，從理論和實(shí)務(wù)兩方面學(xué)深鉆透本單位、本部門、本崗位應(yīng)知應(yīng)會(huì)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)知識(shí)和操作技能，如辦文、辦會(huì)準(zhǔn)則，起草文件規(guī)范、機(jī)要管理制度、接待程序等。還應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，提高知識(shí)更新的頻率，實(shí)現(xiàn)對(duì)辦公室工作科學(xué)內(nèi)涵的準(zhǔn)確把握和熟練運(yùn)用?？傊?，辦公室工作人員要不斷提高個(gè)人的綜合素質(zhì)，多一些干好工作的執(zhí)著和拼搏，少一些急于調(diào)整、急于升遷的浮躁之氣，多一些埋頭苦干、不計(jì)得失的精神，確保在其位、行其責(zé)、稱其職，以優(yōu)良的工作成績贏得領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)部門、基層的信任和支持。

（四）要在增強(qiáng)活力上下功夫

辦公室特殊地位和作用，表明辦公室各項(xiàng)工作都要走在前頭，也決定了辦公室工作人員要“任人難任之勞，承人難承之重，挑人難挑之擔(dān)”。要想使辦公室工作打開新局面，就要求辦公室人員有飽滿的工作熱情，積極的工作狀態(tài)，全身心地投入到辦公室的工作當(dāng)中?；鶎愚k公室工作比較繁瑣和繁忙，加班是常事，有時(shí)候還不分晝夜，特別是有些單位辦公室人員不多，這種現(xiàn)象就更加明顯，個(gè)人付出相對(duì)較多，領(lǐng)導(dǎo)要在工作和生活上多關(guān)心辦公室人員，盡可能在培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、待遇、使用和休假等方面創(chuàng)造一些條件。要通過適當(dāng)?shù)娜藛T流動(dòng)增強(qiáng)辦公室的實(shí)力和活力。在條件允許的情況應(yīng)對(duì)辦公室人員進(jìn)行合理的流動(dòng)，吐故納新，改善辦公室人員的結(jié)構(gòu)，發(fā)揮老同志實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富的特點(diǎn)，又發(fā)揮年輕人接受知識(shí)快、掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢，讓他們形成互補(bǔ)，增強(qiáng)辦公室的活力。要堅(jiān)決摒棄“老實(shí)聽話、工作穩(wěn)當(dāng)”的傳統(tǒng)觀念，打破年齡、地域、身份和資歷等界限，探索建立“公開招聘”、“競爭上崗”等制度，將競爭機(jī)制引入基層辦公室人員選拔任用的全過程。

總之，基層辦公室要以健全的制度管理人，以嚴(yán)明的紀(jì)律約束人，以積極的措施激勵(lì)人，以優(yōu)越的環(huán)境培養(yǎng)人，通過多措并舉，不斷加強(qiáng)基層辦公室人員的能力建設(shè)，從而激發(fā)活力、凝聚合力，更好地服務(wù)企業(yè)的發(fā)展。

[1]吳映紅.淺談黨委辦公室文秘人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)[J].秘書之友,2013,2.

[2]欒伊瑩.芻議企業(yè)辦公室管理的創(chuàng)新與實(shí)踐[J].辦公室業(yè)務(wù),2013,01.