文/江蘇省灌南縣公路管理站 賀建東

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，我國的各項(xiàng)事業(yè)都獲得了空前的進(jìn)步，自從實(shí)行社會主義市場經(jīng)濟(jì)制度以來，人力資源力量顯得尤為重要，為了更好地適應(yīng)客觀形勢，各個經(jīng)濟(jì)團(tuán)體與組織開始重視人事管理，開展了人事管理制度改革，新的人事管理制度需要對應(yīng)新的科學(xué)的人事檔案制度的輔助作用，只有這樣企業(yè)與事業(yè)單位才能更好地適應(yīng)社會主義市場的發(fā)展，才能優(yōu)化對人才資源的管理，使單位聚集一大批具備合格素質(zhì)的人才，確保人員力量最大程度的發(fā)揮。

一、人事檔案管理工作中存在的問題

（一）缺乏對人事檔案管理積極作用的認(rèn)識

與普通的工作性質(zhì)相比，人事檔案管理工作屬于安靜、清閑的工作，很難在短時間內(nèi)看到這項(xiàng)工作的效果與作用，基于這一工作的性質(zhì)與特征，一些單位高層領(lǐng)導(dǎo)就忽視了對這項(xiàng)工作的積極認(rèn)識與管理，將其定義為寫寫存存，擱置于一個角落，任其工作人員自由管理，忽視了其潛在作用與經(jīng)濟(jì)價值，只需要確保其保密性。所有，很多單位的人事檔案管理工作尚未被提到正規(guī)軌道，通常是將其列在次要位置，需用時現(xiàn)翻找的情形。這樣的思想意識、管理制度導(dǎo)致了人事檔案管理工作長時間處于被動地位，很難發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（二）缺乏先進(jìn)的管理方法與強(qiáng)有力的管理力量

由于人力資源管理制度的不斷發(fā)展與進(jìn)步，各項(xiàng)制度持續(xù)改革，各個科室人員不斷更新重組，崗位人員的變化使得一些非專業(yè)人員走向崗位，由于不具備合格的專業(yè)知識，又缺乏對檔案管理重要性的認(rèn)識，特別是檔案管理中一些程序化的細(xì)節(jié)工作，例如：檔案資料的集中、整理、分類、歸檔等都需要在專業(yè)知識的指導(dǎo)下才能有效完成，對于本身就缺少專業(yè)知識與技能的培訓(xùn)，再加上一人擔(dān)負(fù)多重職位，這就使得檔案管理無法高效、順利地開展，錯誤地認(rèn)為檔案管理工作就是將人事材料存入檔案袋，忽視了必要的整理、分類與歸檔等，這樣就阻礙了人事檔案應(yīng)有作用的發(fā)揮。

一些單位甚至仍然采用傳統(tǒng)的管理模式，將檔案堆放在一個空間內(nèi)，沒有設(shè)置常規(guī)的保護(hù)設(shè)施，沒有積極重視必要的硬件設(shè)備的配置，例如：消火栓、防盜門等基礎(chǔ)設(shè)施處于應(yīng)付水平。在沒有精心的管理與保護(hù)的情況下，導(dǎo)致了檔案資料破損、甚至內(nèi)部文字資料模糊等等，這樣就極大地影響了檔案作為人事信息資料作用的發(fā)揮。

（三）頻繁的人員流動導(dǎo)致了人檔分離的現(xiàn)象

近年來，隨著經(jīng)濟(jì)體制的不斷改革，各大國有企業(yè)經(jīng)營方式也發(fā)生了巨大變化，例如：股份制改革不斷深入，效益化經(jīng)營運(yùn)作等等，使得越來越多的私營企業(yè)涌現(xiàn)出來，這樣企業(yè)的人力資源配置模式也朝著市場化方向發(fā)展，造成了企業(yè)人事力量不斷更新，人員的頻繁流動加劇了檔案管理的難度，很多人已經(jīng)放棄了對檔案的利用，根據(jù)調(diào)查顯示，每年都有大規(guī)模的檔案成為死檔。

（四）人事檔案利用頻率低，無法有效發(fā)揮其作用

人事檔案管理的最終目的就是為了利用，也就是確保其功能與作用的正常發(fā)揮，從最初的收集到最終的歸檔與裝訂，最后都是為了為領(lǐng)導(dǎo)、職員等提供人事信息，作為單位的人事變動與任免的參考資料，主要的目的就是發(fā)揮其作用。然而，從現(xiàn)階段來看，很多單位都誤解了人事檔案管理的真正涵義，對待檔案的管理仍然本著保密、妥善保管、為了防止信息泄露而杜絕利用的現(xiàn)象，檔案應(yīng)用意識不強(qiáng)，將利用局限在一定范圍內(nèi)，所查閱的多數(shù)信息無非就是員工的基本信息，例如：年齡、職稱等等，所利用的模式也局限在被動的服務(wù)，也就是等到有人來求助，再提供服務(wù)，這樣就必然會造成一大部分寶貴的檔案信息資源的擱置與浪費(fèi)，降低了檔案的真正價值，其功能逐漸受到影響。

二、人事檔案管理工作的有效對策

（一）深化對檔案管理重要性的認(rèn)識，強(qiáng)化管理

單位的高層負(fù)責(zé)人應(yīng)該以新的目光認(rèn)識檔案管理工作的積極意義，將其當(dāng)作一項(xiàng)正規(guī)工作，納入日常的監(jiān)管項(xiàng)目中，形成專門的檔案管理監(jiān)督部門，在不定時間負(fù)責(zé)抽查檔案管理工作情況，通過抽查、指導(dǎo)、督促等方式來促進(jìn)檔案管理工作水平的提高，可以形成人事檔案管理考核制度，通過設(shè)定一定的指標(biāo)與級別，來進(jìn)行定量定級的測試考核，通過等級的變化更新，來確保檔案管理朝著制度化、科學(xué)化方向前進(jìn)。

（二）完善基礎(chǔ)設(shè)施與工作人員隊(duì)伍建設(shè)

單位檔案的主管部門需要完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，要創(chuàng)建一個設(shè)施齊全、配置專業(yè)的檔案庫房管理系統(tǒng)，并要定期對這些基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備進(jìn)行檢查更新，確保其功能與作用的正常發(fā)揮，同時要科學(xué)配置管理系統(tǒng)庫房，例如：庫房、檔案閱覽室、工作人員辦公室要各占一室，確保檔案管理與服務(wù)工作能夠按照科學(xué)的流程開展，同時要不斷適當(dāng)?shù)卦黾淤Y金的投入，例如：經(jīng)常更新計(jì)算機(jī)軟件，并對相關(guān)的硬件設(shè)備進(jìn)行維修保護(hù)。

檔案管理是人工操作進(jìn)行的，由于其具有秘密性、專業(yè)性、制度性等特點(diǎn)，決定了其從業(yè)人員必須慎重選擇，要選擇思想素質(zhì)好、道德水平高、認(rèn)真負(fù)責(zé)的人員負(fù)責(zé)組織這項(xiàng)工作，不斷完善對這些人進(jìn)行思想政治教育與工作技能的培養(yǎng)，提高他們的工作積極性、增強(qiáng)他們的責(zé)任心。相關(guān)責(zé)任部門需要經(jīng)常給予他們業(yè)務(wù)培養(yǎng)與訓(xùn)練的機(jī)會，使他們及時掌握最先進(jìn)的技術(shù)與技能，檔案工作者自身也要強(qiáng)化學(xué)習(xí)力度，不斷塑造自身的素養(yǎng)與思想水平，一心一意投入到工作中全心全意為人民服務(wù)，以此積極提高檔案管理水平。

（三）積極做好同人才服務(wù)部門的交流工作

針對目前工作人員流動頻繁的現(xiàn)象，單位需要做好同人才服務(wù)部門的聯(lián)系工作，主動與其探究流動人才人事檔案科學(xué)的應(yīng)對措施，要對流動人才在本單位任職期間符合檔案管理需求的材料進(jìn)行整理與集中，并將這些材料進(jìn)行歸檔，促進(jìn)流動人員檔案資料的動態(tài)更新，這不僅為各個單位與服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案管理帶來了方便，也更加有利于流動人才資源的發(fā)展。

（四）完善人事檔案管理的信息化建設(shè)，提高檔案資源利用水平

人事檔案的管理應(yīng)該建立在完善、健全的信息化技術(shù)基礎(chǔ)上，通過現(xiàn)代高端的科學(xué)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案資源的充分利用，確保其功能與作用的有效發(fā)揮。各單位檔案管理人員要不斷提高自身現(xiàn)代化技術(shù)操作能力，將精準(zhǔn)的人事信息按時輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，全面保證工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，以便為更多人提高檔案信息服務(wù)，達(dá)到人事檔案的充分利用，確保其內(nèi)部信息內(nèi)容價值的發(fā)揮，體現(xiàn)檔案管理工作的重要意義。

三、總結(jié)

人事檔案管理是一個單位各項(xiàng)事業(yè)進(jìn)行的有效依據(jù)，必須加大對人事檔案管理的重視力度，采取科學(xué)的措施與現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)完善對檔案的管理，確保其功能與作用的積極發(fā)揮，實(shí)現(xiàn)檔案管理的作用和意義。

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