文/華北油田第一采油廠 孟祥紅

一、石油企業(yè)人事檔案管理中存在的主要問(wèn)題

（一）檔案管理的認(rèn)識(shí)現(xiàn)狀

從我國(guó)石油企業(yè)的人事檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，很多管理者對(duì)于人事檔案的管理都存在認(rèn)識(shí)不清的情況，認(rèn)為這項(xiàng)工作在企業(yè)的整個(gè)管理過(guò)程中顯得微不足道。他們將人事檔案管理工作歸結(jié)為員工個(gè)人資料的保管工作，對(duì)于整個(gè)單位來(lái)說(shuō)顯得可有可無(wú)，只要信息不會(huì)透露出去，并且能夠應(yīng)付查檔就行。還有一些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為人事檔案的管理工作應(yīng)該交付于人事部門的檔案部門管理，自己就可以不用管理了。領(lǐng)導(dǎo)有如此想法，員工亦然。石油企業(yè)的員工對(duì)于自身所工作的人事崗位也不夠重視，認(rèn)為檔案資料全部都是身外之物，根本不會(huì)影響自己的工作業(yè)績(jī)，因此在實(shí)際工作中常常會(huì)故意忽視人事檔案的存檔以及整理工作。這些都說(shuō)明了在石油企業(yè)發(fā)展過(guò)程中管理手段以及管理觀念的落后。

（二）缺乏有效的管理措施

石油企業(yè)管理部門要想提高辦事效率和工作質(zhì)量，很大程度上歸功于人事檔案管理的眾多規(guī)章制度。但是現(xiàn)存的很多規(guī)范等內(nèi)容都存在缺陷，尤其是在石油企業(yè)的檔案資料流通過(guò)程中，無(wú)法將企業(yè)是石油經(jīng)濟(jì)的發(fā)展過(guò)程融入到整體的管理工作中，缺乏對(duì)工齡的變化性認(rèn)識(shí)，遇到特殊情況下的折算問(wèn)題時(shí)，對(duì)于勞動(dòng)合同的延續(xù)性以及相關(guān)資料的補(bǔ)充等都未做到及時(shí)有效，如果遇到相關(guān)資料的流失或者破損，則相關(guān)重要資料會(huì)隨著檔案的轉(zhuǎn)移而變得越來(lái)越雜亂，以至于在后期處理中難以正確補(bǔ)充，對(duì)于個(gè)人工作的影響將會(huì)擴(kuò)大。然而在很多石油企業(yè)的內(nèi)部，沒(méi)有一個(gè)專門的人事檔案管理部門，這項(xiàng)工作主要由人事部工作人員兼職。所以總體來(lái)說(shuō)檔案資料比較雜亂、分散，難以快速查找，也沒(méi)有嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，給人事檔案管理工作的運(yùn)行帶來(lái)極大的不便。

（三）檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng)

大多數(shù)檔案管理的工作人員都是臨時(shí)的，有些甚至都沒(méi)有接受過(guò)正式的培訓(xùn)就直接上崗了，導(dǎo)致檔案室的工作人員流動(dòng)情況相當(dāng)頻繁，新上崗的員工大約占了一半以上，加上各個(gè)部門之間很少舉辦一些知識(shí)講座或交流會(huì)議，很多員工對(duì)檔案的管理工作還是一知半解，對(duì)工作的業(yè)務(wù)如整理、歸檔以及編排等內(nèi)容沒(méi)有完整掌握，對(duì)于檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，難以在實(shí)際工作中適應(yīng)業(yè)務(wù)需求。同時(shí)，這種情況也會(huì)影響到企業(yè)其他部門的正常工作。

（四）人事檔案管理的硬件設(shè)施缺乏

很多石油企業(yè)由于受到資金條件和辦公設(shè)備的限制，將檔案保存室、人力資源辦公室以及閱檔室結(jié)合在一間辦公室內(nèi)，人事檔案的存儲(chǔ)沒(méi)有完備和齊全的設(shè)施。且絕大部分的檔案室都比較簡(jiǎn)陋，由于檔案經(jīng)費(fèi)的投入不足，企業(yè)內(nèi)的檔案室設(shè)備陳舊老化，建設(shè)沒(méi)有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。我國(guó)的大多數(shù)石油企業(yè)內(nèi)部都沒(méi)有建設(shè)獨(dú)立的人事檔案資料部門，也沒(méi)有系統(tǒng)化的配備設(shè)施。有些檔案資料的存儲(chǔ)環(huán)境特別狹窄陰暗，潮濕的環(huán)境容易引發(fā)資料的霉變，將會(huì)對(duì)檔案資料的相關(guān)信息造成損害。

（五）人事檔案內(nèi)容信息不明

出于各種原因，很多石油企業(yè)的人事檔案資料內(nèi)容精確度和質(zhì)量都不高，缺乏實(shí)用價(jià)值，人事材料的內(nèi)容大多是空洞的、不明的，一些反應(yīng)真實(shí)情況的資料很少，如一些道德品行、技術(shù)能力、業(yè)務(wù)知識(shí)、相關(guān)專長(zhǎng)等都被忽略了，卻將員工的學(xué)歷、經(jīng)驗(yàn)以及工資等情況詳細(xì)列出來(lái)，導(dǎo)致內(nèi)容的主次不清。尤其是在檔案資料中的一些定論性材料比較多，相關(guān)的細(xì)致描述卻很少，將優(yōu)點(diǎn)都羅列出來(lái)卻刻意避免缺點(diǎn)。一些個(gè)人感悟和總結(jié)或者領(lǐng)導(dǎo)講話等內(nèi)容大多泛泛而談，不能客觀公正地反應(yīng)員工的實(shí)際狀況。

二、對(duì)人事檔案管理的完善對(duì)策

（一）提高對(duì)檔案管理的重視

石油單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視，尤其是對(duì)于人數(shù)部門的管理者而言，應(yīng)該提高自身的檔案管理意識(shí)，充分了解認(rèn)識(shí)檔案管理工作在整個(gè)管理過(guò)程中的重要地位。盡早將人事檔案的管理控制工作提上日程，并列入公司的日常議事程序中，周期性制作工作報(bào)表，及時(shí)采取措施解決認(rèn)識(shí)檔案管理工作中的實(shí)際性問(wèn)題。對(duì)檔案的管理工作進(jìn)行專門的研究和部署，并制定周期性計(jì)劃方案，安排近期內(nèi)的相關(guān)工作和以后的預(yù)期工作，將各個(gè)工作日程和方案進(jìn)行有計(jì)劃地部署落實(shí)。要積極主動(dòng)地關(guān)注檔案管理員工的日常工作生活，采取適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲制度，給予圓滿完成工作任務(wù)的員工以一定的獎(jiǎng)勵(lì)，拓寬他們的升遷渠道，在得到認(rèn)可和贊揚(yáng)的同時(shí)將會(huì)更加積極賣力地投入到工作中，對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)也會(huì)大大加深，最終將有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

（二）提高檔案管理工作者的專業(yè)素質(zhì)

為促進(jìn)時(shí)間表上認(rèn)定工作的順利實(shí)施，實(shí)現(xiàn)檔案管理任務(wù)的達(dá)標(biāo)，管理人員應(yīng)該采用科學(xué)化的眼光看待石油發(fā)展的前景以及市場(chǎng)動(dòng)向，因地制宜地完善檔案管理措施。此外，對(duì)于人事檔案的資料整理工作需要技術(shù)性以及細(xì)致的工作態(tài)度，有關(guān)條例中規(guī)定，檔案的整理工作必須要認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確分類、有序編排。在此過(guò)程中，要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作者的專業(yè)培訓(xùn)，深入學(xué)習(xí)石油企業(yè)的人事檔案管理的規(guī)章制度，在學(xué)習(xí)理論知識(shí)的基礎(chǔ)上還要加強(qiáng)對(duì)實(shí)踐性的認(rèn)識(shí)。用創(chuàng)新的眼光和發(fā)展的思維看待新時(shí)期的檔案管理工作，拓寬自身的眼界，滿足石油單位的豐富多變的信息要求，適應(yīng)石油企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)

（三）建立科學(xué)化石油人事檔案管理制度

在石油企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理工作中，主要是以分布集中式的檔案管理模式為基礎(chǔ)。而是用主體集中式的管理模式則更能將一些分散的信息整合管理，使管理程序更加規(guī)范有序。根據(jù)管理工作的實(shí)際情況，一切從實(shí)際出發(fā)，制定出一套完善合理的人事檔案管理制度是至關(guān)重要的。將檔案的歸檔、傳遞、保密以及檢查等工作行程完整的工作流程。在制度被建立之后，要注意制度的落實(shí)情況。按照相關(guān)的規(guī)范要求，及時(shí)監(jiān)督控制該項(xiàng)制度的執(zhí)行情況，保證檔案管理工作逐漸走向規(guī)范化和制度化。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在石油企業(yè)的人事檔案管理工作中，存在不足之處的主觀原因就在于檔案管理人員專業(yè)性素質(zhì)不強(qiáng)，客觀上就在于資金投入以及管理制度存在缺陷。因此，在實(shí)際工作中要加強(qiáng)對(duì)制度的完善、資金的投入以及人才的培養(yǎng)，并面向石油市場(chǎng)制定完善的管理模式。順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的要求，將現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)融入石油企業(yè)的管理工作中實(shí)現(xiàn)一體化和信息化管理。

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