文/山東省地質科學實驗研究院 李筱雯

從理論上來說，人事檔案管理工作就是以人事檔案為中心，對其實施的包括檔案收集、檔案整理、檔案保管、檔案鑒定、檔案統(tǒng)計、以及檔案利用在內(nèi)的各項活動的統(tǒng)稱。常規(guī)意義上來說，人事檔案是在人事管理活動的實施過程當中所形成的，能夠對單位各方工作人員的經(jīng)歷與德才表現(xiàn)進行集中的概括。同時，人事檔案也是單位對員工進行評估與任免工作的最關鍵依據(jù)。然而，在現(xiàn)階段單位人力資源管理工作的開展與實施過程當中，人事檔案管理工作中還存在大量的問題與不足。和諧管理理論作為現(xiàn)階段，備受關注的管理觀念之一，將其引入人事檔案管理工作中有著突出的意義與價值。本文即對其做詳細分析與說明。

一、人事檔案管理工作中存在的問題

人事檔案管理工作的開展使得單位人力資源管理工作的發(fā)展進一步完善，在促進人力資源管理優(yōu)化轉型的過程中，具有極為突出的意義與價值。但，在人事檔案管理工作的落實過程中，還存在大量的問題。概括起來，主要涉及到以下幾個方面的問題：首先，部分人員對人事檔案管理工作的認識存在一定的不足：部分人員對檔案管理工作的重視度不夠，認為檔案工作僅僅表現(xiàn)在抄寫、保管等方面的事務性工作，并非是單位的主要工作內(nèi)容，因此對人事檔案管理多呈忽略態(tài)度；其次，人事檔案收集制度不夠健全，使相關檔案的記錄不夠玩站，導致人事檔案的利用價值無法得到充分的發(fā)揮；最后，人事檔案管理手段嚴重滯后：現(xiàn)階段，絕大部分單位并不具備單獨的計算機與檔案管理軟件，對人事檔案相關信息的查找仍然多呈現(xiàn)為手工模式，檔案管理工作質量與水平相對落后。

二、和諧管理理論基礎分析

和諧管理理論是管理學領域中，對和諧概理論加以利用的最優(yōu)秀成果。從管理學的研究角度上來說，和諧管理理論的最基本思想在于：確保各個子系統(tǒng)內(nèi)部的和諧能夠逐步延伸成為整體性的和諧。對于單位而言，和諧管理的核心在于：單位為了能夠進一步提高人力資源的管理質量與水平，在單位所處的激烈、變動的市場環(huán)境中，以和諧主體為核心，通過優(yōu)化、消解的方式，使相關問題得到有效且可靠的解決。結合人事檔案管理工作的實施特點來看，和諧管理理論的主要價值可以體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）和諧管理理論需要在要素上、在組織上、在結構上體現(xiàn)協(xié)調(diào)，并實現(xiàn)整體性的協(xié)調(diào)

可以說，和諧管理理論與人事檔案管理工作的融合所反映的是：人事檔案管理工作在一定輸入條件下，輸出極大化的技術性層面要求。在和諧管理理論當中，系統(tǒng)輸出所指的是以狹義的系統(tǒng)產(chǎn)出，并未涉及到對系統(tǒng)自身精神狀態(tài)的改變。同時，和諧管理理論中，效率的核心還體現(xiàn)在，以最少的資源支出為前提，實現(xiàn)所提供服務的最大化發(fā)展；

（二）在和諧管理理論當中，其價值包含一種系統(tǒng)成員的精神利得意義

換句話來說，對于單位而言，在面向組成成員進行管理的過程當中，單位不單單需要面向員工提供合理的物質手段與生存手段，同時也需要盡全力實現(xiàn)員工自身價值的實現(xiàn)，使員工能夠在參與工作的過程當中，尋求相對于集體的歸屬感。換句話來說，在和諧管理理論的實施過程當中，精神層面和諧性的追求不單單是出于效率因素的考量，同時也是系統(tǒng)成員的直接目標之一。

三、和諧管理理論在人事檔案管理中的應用

基于以上對和諧管理理論基礎及相關問題的分析，筆者認為：為了最大限度的保障人事檔案管理工作的價值與效益得到最大限度的發(fā)揮，就需要在實際工作中，嚴格做好以下幾個方面的工作要點：

（一）需要對檔案管理機構所對應的職能建設加以進一步的健全與完善，使人事檔案管理工作中的崗位權責分工進一步的明確與細化

借助于此種方式，能夠使單位人事檔案管理機構組織的保障能力得到顯著提升，盡量削弱情感因素在人事檔案管理工作中所占的比例與影響。借助于此種方式，也能夠使單位領導層對人事任免工作的開展能夠以更加準確與可靠的信息作為保障；

（二）需要進一步加大人事檔案管理工作的信息化進程

在和諧管理理論的因素影響下，可以通過構建電子檔案數(shù)據(jù)庫的方式，將“人”作為主觀因素，在人事檔案管理工作中所產(chǎn)生的影響降至最低。與此同時，電子式檔案作為現(xiàn)代科技的產(chǎn)物之一，計算機硬軟件配置方面的水平會直接對電子式檔案的生存性與可讀性產(chǎn)生直接影響。人事檔案管理工作中，要求借助于對計算機技術的合理應用，使電子式檔案進一步辦公自動化系統(tǒng)充分融合。此種應用措施的最顯著優(yōu)勢在于：能夠使相關人事檔案的調(diào)用、查閱更加的方便，提高單位領導層對人事管理相關事項決策的準確性、可靠性；

（三）需要對人事檔案管理工作中的程序交接流程加以進一步的嚴格化處理

在現(xiàn)階段單位人力資源管理相關工作的開展過程當中，有關人事檔案的交接工作是一項極為嚴謹、嚴密、且責任重大的工作項目。在和諧化的管理理論模式作用之下，要求人事檔案管理工作能夠嚴格按照程序進行辦理，以達到提高人事檔案交接工作的無縫性；

（四）在和諧管理理論的作業(yè)視角下，有關人事檔案的保存工作也是尤為重要的

為了能夠進一步的提高人事檔案保存工作的開展質量，就需要始終遵循“對號入座”的基本原則，結合人事檔案管理工作的實際情況，制定合理且科學的管理制度與規(guī)范。實踐證實：人事檔案保存工作所需要達到的目標在于：同時發(fā)揮對單位職工、以及單位領導的約束職能，以保障人事檔案管理相關制度規(guī)范的指導作用能夠得到有效的體現(xiàn)與發(fā)揮。

四、結束語

在和諧管理理論的研究視角下，和諧的概念自個體轉變?yōu)榱藛挝唬詥我荒Ｊ睫D變?yōu)閺碗s模式，則使得和諧一詞的高度得到了進一步的凸顯。同時，和諧管理理論相對于人事檔案管理工作也具有極為突出的應用價值，應當作為人事檔案管理工作未來期間的發(fā)展方向。在這樣一種發(fā)展背景下，人事檔案管理工作人員應當進一步提高自身的服務意識，拓展服務內(nèi)容與服務方式，使人事檔案管理工作能夠與單位人力資源管理工作所處的復雜環(huán)境特征相契合，進一步提高人事檔案管理工作的科學化、規(guī)范化發(fā)展水平。

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