文/四川省達州市疾病預(yù)防控制中心 袁青

檔案管理工作本身并不簡單，需要多方支持才能夠有效的開展，為了能更好的為事業(yè)單位的發(fā)展保駕護航，文中主要就事業(yè)單位中的檔案管理工作進行探討。

一、新形勢下事業(yè)單位檔案管理特點

（一）檔案利用頻率較高

事業(yè)單位內(nèi)檔案的利用頻率較高，每一年的人事統(tǒng)計、單位內(nèi)的資料統(tǒng)計、年度表彰工作，在每一年都要做；且事業(yè)單位內(nèi)每隔一定時間還會有各種固定的活動，在舉辦一項活動或者是從事一件有規(guī)律的工作時，事先都需要查閱一下檔案上所記載的上一次的開展情況，以便于了解并吸取以前的各種經(jīng)驗教訓。因此，現(xiàn)存檔案在事業(yè)單位中利用率較高，在最繁忙時所需檔案甚至一天查閱多次。

（二）檔案的損耗較大

因事業(yè)單位檔案資料利用率較高，使得檔案在查閱的過程中會不斷的受到物理、化學或者是微生物的影響，使得檔案的磨損與退化較快，特別是當檔案受到了較為強烈的濕與熱的刺激之時，會加速檔案的損耗，更加嚴重的時會因為人為的各種原因而導(dǎo)致檔案的損壞或者遺失，這對于那種永久或者是長期檔案來講，造成這樣的損害就難以進行有效的補救。

（三）檔案管理的工作量較大

事業(yè)單位檔案管理工作的專業(yè)性相對較強，并不是每一個人都可以正確的對現(xiàn)存的各種檔案資料進行利用。作為事業(yè)單位中的檔案管理人員，必須要為單位內(nèi)的每一次檔案借閱提供技術(shù)服務(wù)，從一開始的幫助查找確定借閱內(nèi)容以及登記，到最后的催促相關(guān)人員對檔案進行及時的歸還，這其中有很多的細致工作需要檔案管理人員去完成，而這些工作是每一位事業(yè)單位檔案工作人員的職責所在。需要注意的是，作為事業(yè)單位中的檔案工作人員，應(yīng)該在日常的檔案管理中注意本單位的工作規(guī)律與特點，有意識且具有針對性的去開展檔案管理工作。

二、當前事業(yè)單位檔案管理工作的問題

（一）檔案管理人員綜合素質(zhì)亟待提高

從當前的事業(yè)單位檔案管理隊伍來看，檔案管理工作的人員綜合素質(zhì)普遍不高，主要有以下幾方面的表現(xiàn)：1.檔案管理人員不能夠做到與時俱進，難以適應(yīng)新時期檔案管理工作提出的新要求，不僅僅是對于檔案信息的深層次分析與開發(fā)的能力不足，甚至是對于檔案材料的一些基本的業(yè)務(wù)流程也不夠熟悉；2.部分檔案管理人員缺乏良好的專業(yè)道德素養(yǎng)，沒有良好的責任心，在開展檔案管理工作的過程中總是應(yīng)付了事，做事不夠認真、仔細，對自我的要求也不高。

（二）檔案管理信息化程度有待提高

雖然檔案管理信息化能夠帶來諸多的好處，但是部分事業(yè)單位的管理者并沒有能夠認識到這些，對于檔案管理工作信息化并不夠重視，或者是已經(jīng)認識到這些好處卻因為諸多的擔心而不敢進行勇敢的嘗試，使得檔案管理只能夠停留在傳統(tǒng)的模式之下，這樣做會對檔案管理的進步與改進產(chǎn)生嚴重的阻礙。

（三）檔案管理硬件條件需要改進

在很多事業(yè)單位中，檔案管理工作開展不是十分的順利并不是因為在管理手段上與管理理論上的不足，也不是因為其檔案管理工作人員的素質(zhì)不足，更不是因為領(lǐng)導(dǎo)者不重視檔案管理工作，而僅僅是因為這些事業(yè)單位中在擁有了良好的主觀條件下卻沒有配備有相應(yīng)的客觀條件，也就是檔案管理的硬件設(shè)施的配備不能夠滿足要求。在這樣的事業(yè)單位中，很多都是因為單位的資金不足或者是其他客觀上的原因而導(dǎo)致了檔案管理不能夠?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)代化與科學化，一些基本的硬件設(shè)備也沒有配置齊全，也沒有現(xiàn)代化的技術(shù)手段來作為支撐，還有的事業(yè)單位甚至是都沒有自己的檔案室。這些情況的存在使得檔案管理工作很難正常、順利的開展下去。

三、改善事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀的措施

（一）對檔案管理人員的綜合素質(zhì)進行個改善

檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低會直接對檔案管理工作的質(zhì)量與成效產(chǎn)生影響，因此必須要不斷的對檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)進行改善，可以從以下的幾個方面來對檔案管理人員的素質(zhì)進行改善：1.幫助檔案管理人員不斷提高自身的專業(yè)技能，事業(yè)單位應(yīng)為檔案管理人員提供各種培訓提高的機會，鼓勵檔案工作人員積極的參加各種技術(shù)培訓，并且要聘請相關(guān)的專家為檔案管理工作人員講授最新的技術(shù)與檔案管理理論知識，讓檔案工作人員的專業(yè)技能知識能夠跟上時代發(fā)展的步伐。檔案管理人員自身也必須要擁有良好的意識，自主的參加各種配需，積極的更新自己的知識體系與職業(yè)技能；2.檔案工作人員需要對自己提出更高的要求，不斷的完善自我，不僅僅是需要提出更高的知識與專業(yè)技能方面的要求，同時對于自己的職業(yè)道德以及服務(wù)素質(zhì)方面也應(yīng)該進行嚴格的要求，在工作之余廣泛的涉獵文史、統(tǒng)計學、心理學、情報學等方面的知識，通過這樣的學習可以讓檔案工作人員在從事信息開發(fā)與編研工作的時候更加游刃有余；3.改善檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)，事業(yè)單位必須要重視對檔案工作人員的思想工作，只有良好的思想工作才能夠幫助檔案工作人員樹立起正確的世界觀、人生觀以及價值觀，在工作的過程中能夠做到踏實、認真、負責。

（二）積極的促進檔案管理工作的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展

檔案管理信息化已成為了未來檔案管理發(fā)展的必然趨勢，事業(yè)單位必須要對這一點有著清晰的認識，對檔案管理的現(xiàn)代化與信息化建設(shè)給予足夠的重視：1.需要進一步增加對現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的資金投入，逐步的購進合理的信息化基本設(shè)備，并且對檔案工作人員進行必要的培訓，讓檔案工作人員能夠?qū)θ绾芜\用計算機技術(shù)來開展檔案工作進行熟悉，使得兩者之間能夠更好的進行結(jié)合；2.充分的利用計算機與網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)組建起完善的文檔管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，使得信息資料與文件的管理能夠更加的規(guī)范、有效。

（三）注重檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案管理部門需要盡可能的爭取到本單位主要領(lǐng)導(dǎo)的支持與幫助，加強檔案管理設(shè)備的維護與更新，特別是對于現(xiàn)有的各種管理系統(tǒng)、OA辦公軟件等的維護和更新都必須要進行重視，同時建立起具有良好的防火、防潮、防盜等功能的專用檔案庫房，并配置專用的檔案柜，并抓好密碼與使用管理。

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