文/浙江省臺州恩澤醫(yī)院（籌）鄭越文

放眼于社會各方面發(fā)展，我國對文書檔案管理做出來創(chuàng)新嘗試，即將電子化應(yīng)用不斷深入，以至于達到到文書檔案管理信息領(lǐng)域,并且增強文書檔案管理的運用水平,從而盡量滿足檔案信息需求，同時確保其準(zhǔn)確無誤。文書檔案對政治界的記錄具有時間性，包括不同時間段的各種各樣管理方面的制度，對社會發(fā)展與進步的推動作用十分明顯。社會發(fā)展日新月異，可以體現(xiàn)在文書檔案對社會組織在生產(chǎn)過程中進行記錄，其內(nèi)容包括各個階段的重要管理事物以及各種事務(wù)實施的詳細狀況。文書檔案管理是以文書整理的形式，具有歷史客觀性對具有保存價值的重要事務(wù)的完整記錄。在各個時期，對事務(wù)的經(jīng)過和結(jié)果的記錄，包括了領(lǐng)導(dǎo)的決策、部門建設(shè)、研究開發(fā)、問題處理等。如今的社會文書檔案管理已經(jīng)發(fā)展到一定的水平，主要體現(xiàn)在在系統(tǒng)和流程方面，這都取決于當(dāng)前計算機技術(shù)和信息技術(shù)的完善和進步，以及人們對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的更快認(rèn)識和利用。文書檔案管理占據(jù)了檔案工作領(lǐng)域中及其重要的位置。在檔案管理過程中，人們越來越追求更加系統(tǒng)和精確，為了能達到這樣的目標(biāo)，先進高科技的應(yīng)用不斷提速，也是現(xiàn)今能確保信息供給的準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)，從而達到當(dāng)今科技發(fā)達背景下人類的要求。

一、信息電子化對文書檔案管理的優(yōu)點與作用

（一）信息易于保管

電子檔案的信息保存形式不同以往，它的載體是光盤和磁盤。相比于以往的紙質(zhì)載體，更加接近我國提倡的建立節(jié)約型社會的理念，其效果顯而易見，除了易保存外，還能防止蟲蛀、防潮，在重復(fù)使用、節(jié)能、環(huán)保等方面十分顯著。其他化學(xué)損傷也明顯降低，包括了高溫、濕度大的環(huán)境下的氧化老化以及被腐蝕等等。說到光盤和磁盤的應(yīng)用，不僅要感嘆它的大存儲量，小空間用地，高穩(wěn)定性，還有它的方便操作，以及較低的造價，而且備份也是相當(dāng)方便的，所以，要提高了檔案管理的服務(wù)質(zhì)量，就繼續(xù)應(yīng)用到資源信息的電子化。

（二）電子傳輸，實現(xiàn)資源的共享

在傳統(tǒng)的文書記載中，內(nèi)容十分豐富先不談，單從各相關(guān)部門單位之間的信息的交流和共享是十分局限的。大量的文書檔案可能一直沒被發(fā)現(xiàn)，就這樣一直保存著。然而，信息的電子化實現(xiàn)了資源的快速方便共享。以往對文書信息的閑置和封存，傳統(tǒng)的技術(shù)無法改善，造成了一定程度上的浪費。隨著信息化的發(fā)展和人類的不斷完善，子網(wǎng)絡(luò)傳輸資源可以進一步改善這種信息浪費的情況，也促進了信息的利用和交流。另一方面，信息電子化也幫助人們改善生活，包括用計算機進行信息的溝通與交流，還有在利用互聯(lián)網(wǎng)對資源的傳輸領(lǐng)域。

（三）電子檔案的便于檢索

電子檔案的儲存方式不同于以往，其主要載體是光盤或磁盤，還需要應(yīng)用計算機進行檢索。對于信息處理，計算機的效率十分可觀，大大加快了文書檔案管理的節(jié)奏，提高了方便性。而在節(jié)省了人工，提高了效率方面，主要表現(xiàn)在電子檔案取代了紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)模式，盡量克服了手工操作時的不工整的字跡還有缺漏等人為缺陷。在整個信息檔案處理過程中，方便性大大提高，在電腦上輕松運用鼠標(biāo)鍵盤即可實現(xiàn)大篇幅資料的編輯工作。因此，息化管理文書檔案信息化與傳統(tǒng)的管理方式做比較，最突出的實用特點是檢索的方便性。

（四）辦公效率大幅提高

對于信息電子化，如果計算機信息處理能力足夠強大，那么其使用優(yōu)點便可體現(xiàn)出來。傳統(tǒng)的檔案管理都是由工作人員手工完成的，對其作出的要求也較多，包括收集要完整、齊全，還有防止漏寫、漏抄；書寫的筆畫也要規(guī)范，除此之外再字跡工和分類上也是很講究的，統(tǒng)計要細心，做到準(zhǔn)確無誤，這樣一來，既費時又費力。隨著科技的不斷發(fā)展，加之計算機軟件處理的運用后，相關(guān)的檔案管理的事務(wù)，如對文件資料進行的收集、儲存、分類、統(tǒng)計還有查閱，這些重要細節(jié)都變得十分便利，所以能很好的完成起草以及辦理傳遞的相關(guān)操作。

（五）提高了文件傳遞的速度和安全性

對于公文辦理的活動，在生活中是十分常見的，相關(guān)人員對文件操作存在的問題也不少，包括私存或丟失文件，這些情況的發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段中時間受個別重要原因的限制，比如就郵政系統(tǒng)傳送的情況來說，傳遞的受距離。除此之外，其他細小因素，也會造成文件的丟失甚至是延誤，這樣一來，不僅是歸檔工作還有檢索利用帶來了很大的不利影響針對這樣的問題，結(jié)合計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的特點，運用網(wǎng)絡(luò)，來傳遞信息并且能使文件傳遞在安全和時間利用上不斷改善。

二、應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理存在的問題

（一）電子文件保密性受限制

針對電子文件的兩大特點，包括內(nèi)容容易變化，形式十分不穩(wěn)定，這些特點就給文件保密性帶來一定的障礙。對于電子文件比較容易被修改這一方面，主要表現(xiàn)在修改后很難辨認(rèn)或者難以留下操作記錄，針對這一問題，一些防修改的方法也被開發(fā)出來，但是相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，還是具有一定的難度。特別是基于電子文件的字跡，只要在設(shè)置方面注意一下字體還有大小就可以輸入目的性文字看，而且傳統(tǒng)紙質(zhì)的蓋印或親自簽名對于電子文件來說是不可能全面進行的，所以這一方法來判斷文件的原創(chuàng)性是不可取的。

（二）對檔案綜合管理人員要求高

之所以對管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平的要求要不斷改善，是因為對電子文件、電子文件歸檔管理工作來說，懂得紙質(zhì)檔案管理的主要內(nèi)容，包括理論、原則、方法和技術(shù)是遠遠不夠的。即使是對電子計算機技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)相關(guān)人員來說，相關(guān)的技術(shù)也是很難保證能勝任這個任務(wù)的。

三、幾點應(yīng)對方法

隨著文書檔案的相關(guān)信息不斷的在電子化應(yīng)用方面的改善，發(fā)現(xiàn)其不斷完善普及的過程中也是具有利弊雙面的影響，但是現(xiàn)代檔案工作的不斷需求增大來講，電子化有利的一面占據(jù)了很大一部分。通過真實生活應(yīng)用中提到的實例，筆者做出來一些操作方法。

（一）信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離

物理隔離的運用，對于內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間的設(shè)置來說，由此看來，內(nèi)外網(wǎng)的隔離是有效而且性價比較高的，至少在信息化網(wǎng)絡(luò)的安全保護方面。這兩層隔離防護措施分別是路由器和防火墻，逐步深入，防火墻一般是具有認(rèn)證必要的，防火墻的功能不盡相同，從分類上來分析也離不開那幾種功能，包括過濾進、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；還有其他兩個也是很重要的，如記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動；對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。

（二）提高檔案人員的綜合素質(zhì)

針對檔案人員的綜合素質(zhì)，只要從兩個方面來做改善，包括硬件建設(shè)和投入還有自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式，這樣一來不僅硬環(huán)境得到改善，就連檔案人員的業(yè)務(wù)技能也會不斷地得到提高。終身學(xué)習(xí)是不斷學(xué)習(xí)獲取知識是提高素質(zhì)基礎(chǔ)原則，這就促使單位實行一些激勵員工學(xué)習(xí)進步的方法，比如考核和新技術(shù)的學(xué)習(xí)還有進行測試。對于檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合也要做到工作力度的不斷加大，這樣一來，可以不斷擴大個人的交際面。當(dāng)然，不斷的交流也是很有必要的，把相關(guān)的單位和科（室）作為對象，對檔案資源的內(nèi)容分析后進行轉(zhuǎn)化還有創(chuàng)新方面也要不斷積累經(jīng)驗，還有現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通訊的相關(guān)高科技手段也要利用起來，這樣一來便可以做到不斷發(fā)掘信息源還有增添人員的創(chuàng)新思維。

四、結(jié)束語

對于每一種先進的科技，在發(fā)展中總會出邊不利的一面，當(dāng)然電子化這一新科技名詞，文書檔案的信息中的應(yīng)用也不例外，但是就其有利的一面進行衡量，還是很有意義的。我們在對其有利的一面如電子化方便、快捷進行運用的時候，也要時刻注意信息安全的重要問題。

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