文/吉林省保護(hù)開發(fā)區(qū)管理委員會(huì)池北管委會(huì)辦公室 孫志玲

一、前言

近年來(lái)，我國(guó)檔案事業(yè)正逐步朝電子化方向發(fā)展，《電子簽名法》的頒布證明了我國(guó)檔案電子化建設(shè)取得了巨大進(jìn)步①。隨著檔案資源開發(fā)程度不斷加深，電子化基礎(chǔ)建設(shè)不斷完善，檔案管理工作也從手動(dòng)管理轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)管理，其管理目的、管理內(nèi)容、管理方式等方面都發(fā)生了巨大變化。因此，進(jìn)行檔案的電子化管理具有十分重要的意義。

二、檔案電子化管理措施

（一）建立完善的管理制度

由于電子化管理與紙質(zhì)管理存在較大的差別，以往的管理制度已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)在的管理需求，必須根據(jù)電子化檔案的特點(diǎn)制定相應(yīng)的管理制度。統(tǒng)一規(guī)劃?rùn)n案管理和文件管理，使二者能夠同步；規(guī)范電子檔案的收集、制作、歸檔的方法與流程，制定科學(xué)、統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)；實(shí)行專人負(fù)責(zé)制，做好分類歸檔工作，并定期進(jìn)行整理，以確保檔案資料的完整性，避免檔案資料因工作移交、計(jì)算機(jī)更換、機(jī)構(gòu)改革等原因移散；電子檔案的接受除了要檢查其完整性外，還要鑒定信息內(nèi)容的真實(shí)性、原始性②。

（二）重視檔案管理軟件的選擇

檔案管理軟件的選擇必須具備穩(wěn)定性高、適應(yīng)性強(qiáng)等特點(diǎn)，并且符合規(guī)范要求。由于工作的特殊性，檔案管理軟件對(duì)品牌的要求不高，也不能隨意更新?lián)Q代，但必須能夠適應(yīng)地方特點(diǎn)，滿足工作實(shí)際需求，并且能夠根據(jù)工作需要進(jìn)行適當(dāng)升級(jí)。隨著網(wǎng)絡(luò)的蓬勃發(fā)展，政府的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)也在不斷完善，這就要求檔案管理軟件能夠進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化操作。然而，目前許多地方的檔案管理部門的管理軟件仍然為單機(jī)版，無(wú)法直接進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)操作，許多信息必須另外使用OA系統(tǒng)進(jìn)行采集，再通過(guò)加裝的數(shù)據(jù)接口實(shí)現(xiàn)管理軟件與OA系統(tǒng)的連接，實(shí)現(xiàn)信息的管理③。一些檔案管理部門由于基礎(chǔ)設(shè)施較為落后，甚至連這項(xiàng)擴(kuò)展功能都不具備。為了滿足檔案電子化管理的需求，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，檔案管理部門淘汰傳統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)管理軟件及基礎(chǔ)設(shè)施，推廣使用網(wǎng)絡(luò)化的管理軟件，使檔案管理能夠跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。

（三）注重電子檔案信息安全

檔案的信息資源收集與開發(fā)不可避免會(huì)涉及到信息安全問(wèn)題。為確保電子檔案信息的安全，在管理過(guò)程中應(yīng)注意一下幾點(diǎn)問(wèn)題。第一，確保數(shù)據(jù)庫(kù)與操作系統(tǒng)安全。定期備份數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的信息，必要時(shí)進(jìn)行異地備份，加強(qiáng)用戶身份的識(shí)別，嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)庫(kù)的訪問(wèn)，同時(shí)提高操作系統(tǒng)的安全級(jí)別，避免系統(tǒng)或人為因素對(duì)檔案信息造成破壞。第二，確保檔案管理的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全。網(wǎng)絡(luò)為檔案管理提供了很大便利，包括檔案管理的共享化，共享化屬于系統(tǒng)工程，涉及到軟件開發(fā)、設(shè)備選型、掃描錄入、檔案整理等多方面的內(nèi)容，由于網(wǎng)絡(luò)具有開放性的特點(diǎn)，網(wǎng)絡(luò)的不確定因素繁多，在享受網(wǎng)絡(luò)為檔案管理帶來(lái)便利的同時(shí)，也要提高安全防范意識(shí)，確保檔案管理的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全。第三，確保檔案內(nèi)容的保密性。許多檔案內(nèi)容涉及到個(gè)人隱私、商業(yè)機(jī)密甚至是國(guó)家安全，一旦外泄會(huì)造成十分不良的影響④，這些文件的保密措施必須要十分完善，確保其在對(duì)外開放或數(shù)字化的時(shí)候不會(huì)外泄。第四，加強(qiáng)檔案類別的管理。注重加強(qiáng)操作及卷內(nèi)目錄管理、檔案密級(jí)管理、系統(tǒng)環(huán)境管理等，從機(jī)制上確保電子檔案信息安全。

（四）嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性

電子檔案包括簽名、印章、字體等，均可根據(jù)不同的載體進(jìn)行轉(zhuǎn)換，且利用計(jì)算機(jī)功能使轉(zhuǎn)換后的的文件與原件完全一致，這就造成了電子檔案的原始性無(wú)法保證。為了避免上述問(wèn)題的發(fā)生，在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，必須嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性。通常我們可通過(guò)設(shè)置文件加密、特定文件加密、更改讀取模式等方式限制電子檔案的轉(zhuǎn)換⑤。此外，由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的信息可根據(jù)需要隨意刪改，且形成的新文件中無(wú)法查找出刪改的痕跡，一旦電子檔案在沒(méi)有備份文件的情況下被刪改，就很難恢復(fù)原樣。為確保電子檔案的原始性，必須做好備檔工作，并對(duì)原始文件進(jìn)行妥善保管。

（五）不斷提高工作人員的業(yè)務(wù)水平

檔案的電子化管理對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)及信息技術(shù)的依賴性非常大，從某種程度上說(shuō)，檔案的電子化管理水平取決于工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)及信息技術(shù)的掌握水平。從目前的檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，培養(yǎng)一批懂得運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)及信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的人員是實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理的關(guān)鍵。檔案管理部門加強(qiáng)管理隊(duì)伍的建設(shè)，使其由單一結(jié)構(gòu)向多元結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)變。應(yīng)重視工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，一方面，定期展開各種實(shí)行的培訓(xùn)，及時(shí)補(bǔ)充和更新他們的業(yè)務(wù)知識(shí)。另一方面，引進(jìn)專業(yè)水平高的技術(shù)及管理人才，擴(kuò)充管理隊(duì)伍。此外，由于檔案工作十分繁瑣，應(yīng)人員的職業(yè)道德教育，使工作人員具備較強(qiáng)的責(zé)任心，切實(shí)做好每項(xiàng)工作。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案的電子化管理因結(jié)合電子檔案的特點(diǎn)進(jìn)行，充分利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立完善的管理制度，重視檔案管理軟件的選擇，注重電子檔案信息安全，嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性，不斷提高工作人員的業(yè)務(wù)水平，確保能夠向社會(huì)提供全面、準(zhǔn)確的信息資源，為推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)的電子化建設(shè)做出貢獻(xiàn)。

注釋：

①蔣思維,鄧軍.電子檔案管理探討[J].黑龍江史志,2010,02(06):102-103.

②任桂淑.信息時(shí)代的紙質(zhì)檔案管理[J].大眾文藝,2011,08,06(07):66-67.

③白莉,張莉英.論學(xué)校電子檔案的管理[J].黑龍江史志,2010,04(03):37-38.

④馬麗婷.保護(hù)電子檔案問(wèn)題初探[J].安徽文學(xué)(下半月),2010,06(05):76-77.

⑤張洪森,任秀珍.檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)踐與思考[J].黑龍江史志,2010,11(15):73-74.