文/天津地?zé)峥辈殚_(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)院 高晶

信息化已經(jīng)充斥著人們生活的每一個(gè)角落，從學(xué)習(xí)到工作，從生產(chǎn)到生活，從經(jīng)營(yíng)到銷售，從設(shè)計(jì)到管理，信息化都成為社會(huì)發(fā)展的重要資源。正式信息化社會(huì)的到來(lái)，人們?cè)诟黝I(lǐng)域的活動(dòng)雖然變得更為便捷，但同時(shí)也更為復(fù)雜多變，并且節(jié)奏變得非常的快。在信息化社會(huì)，檔案管理工作已經(jīng)向現(xiàn)代化、數(shù)字化、無(wú)紙化和智能化方向發(fā)展，這些特征的出現(xiàn)也成為目前檔案管理面臨的最大挑戰(zhàn)。檔案管理部門要想適應(yīng)信息化條件下自身發(fā)展的需要就必須革新工作思想，創(chuàng)新工作模式，優(yōu)化工作方法。

一、利用現(xiàn)代科技，實(shí)現(xiàn)智能化管理

在以往，檔案主要是文字檔案，附有照片、錄音等，多數(shù)都是紙質(zhì)化檔案，管理方式比較簡(jiǎn)單，主要是通過(guò)人工操作的方式進(jìn)行檔案的收集、鑒定、整理、封存、查閱等，這種方式操作流程較多，工作量巨大，比較繁瑣，并且效率低下。檔案主要的功能就是查閱利用，以備急需之用，但是在傳統(tǒng)的檔案管理中，很難對(duì)檔案進(jìn)行分門別類，對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案信息很難進(jìn)行提煉加工，也不易查閱利用，造成檔案管理流于形式，發(fā)揮不了應(yīng)有的作用，造成資源的巨大浪費(fèi)。隨著社會(huì)的發(fā)展，信息化社會(huì)已經(jīng)到來(lái)，現(xiàn)代科技和現(xiàn)代化的管理手段，特別是計(jì)算機(jī)、縮微、多媒體等技術(shù)開(kāi)始應(yīng)用到各領(lǐng)域，這也為優(yōu)化檔案管理提供了技術(shù)和設(shè)備支持。當(dāng)前，檔案管理工作應(yīng)該實(shí)現(xiàn)智能化和數(shù)字化，利用先進(jìn)的科技，由原來(lái)的實(shí)體檔案資料管理轉(zhuǎn)變成數(shù)字化的檔案信息資料管理，并且對(duì)檔案實(shí)施細(xì)致分類，進(jìn)行深加工。這種管理方式可以通過(guò)簡(jiǎn)單的操作就可以利用相關(guān)資料，并且可以重復(fù)利用，實(shí)現(xiàn)有效的增值。

二、構(gòu)建信息系統(tǒng)，規(guī)范電子檔案

信息化條件下，檔案管理工作必須構(gòu)建信息系統(tǒng)，構(gòu)建電子數(shù)字化檔案，這些都需要充分的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立檔案信息系統(tǒng)。作為檔案管理機(jī)構(gòu)和工作人員，首先就要學(xué)習(xí)和使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化安全操作；其次，依據(jù)檔案資料管理的需要設(shè)計(jì)檔案信息管理的系統(tǒng)軟件，實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)易操作和安全管理；最后，對(duì)于構(gòu)建的檔案信息系統(tǒng)，必須實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的內(nèi)控和管理，保障系統(tǒng)的安全，防止檔案信息的流失。近些年，電子檔案因?yàn)楣芾矸奖?，?jié)約空間，利用便利等優(yōu)勢(shì)逐漸取代了紙質(zhì)檔案，在全國(guó)得到了普遍使用，大大增加了檔案資料的使用價(jià)值，性價(jià)比逐漸攀升。但是需要注意的是，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，黑客和病毒在全球蔓延開(kāi)來(lái)，再加上網(wǎng)絡(luò)管理的缺失，使得電子檔案管理的安全性面臨著巨大的挑戰(zhàn)。這些問(wèn)題都需要檔案管理部門給予重視，提高管理的安全系數(shù)。在電子檔案管理中，由于技術(shù)的不完善和各種客觀因素的影響，容易造成檔案的原始數(shù)據(jù)和電子數(shù)據(jù)出現(xiàn)偏出，造成信息缺失、遺漏、丟失、失真等，使得檔案失去完整性和真實(shí)性。所以，在構(gòu)建電子檔案的過(guò)程中一定要細(xì)心謹(jǐn)慎，查缺補(bǔ)漏，保證檔案的完整性。

三、提升參與者素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理

在信息化條件下，檔案的管理工作雖然一定程度上實(shí)現(xiàn)了智能化和機(jī)械化，但是真正對(duì)檔案管理起決定作用的還是人，從管理者的思想、決策、執(zhí)行等，都決定著檔案管理工作的好壞。檔案管理的智能化和現(xiàn)代化，都需要參與者具備配套的思想和技術(shù)，先進(jìn)的科技設(shè)備需要人來(lái)操作，對(duì)于檔案管理者來(lái)說(shuō)，必須具備多元化的知識(shí)和專業(yè)技能，每一位工作人員都要掌握相關(guān)的檔案管理知識(shí)，能來(lái)之能戰(zhàn)，戰(zhàn)之能勝。信息化條件下，檔案管理面臨的挑戰(zhàn)都是對(duì)參與者的挑戰(zhàn)，所以檔案管理人員必須提高個(gè)人素養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化。對(duì)于檔案管理者來(lái)說(shuō)，首先要具備較高的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案自動(dòng)化管理，檔案的收集、整理、保存、使用等。其實(shí)，檔案管理者在學(xué)有所轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)上，還要學(xué)有所通，掌握多元化的知識(shí)和技能，特別是要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、管理技術(shù)、數(shù)學(xué)知識(shí)等，這些都是信息化條件下檔案管理工作所需要的知識(shí)和技能。另外，作為檔案管理人員，必須樹(shù)立高度的責(zé)任感和安全意識(shí)，在工作中一定要認(rèn)真負(fù)責(zé)，兢兢業(yè)業(yè)，不可馬虎大意。隨著網(wǎng)絡(luò)的普及和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全已經(jīng)成為全球面臨的難題，同樣在信息化條件下，實(shí)現(xiàn)檔案管理的安全也成為檔案管理的重點(diǎn)工作。在工作中要規(guī)范化操作，認(rèn)真研究安全技術(shù)，保障檔案管理工作的安全有序進(jìn)行。

信息化條件下，檔案管理的內(nèi)容越來(lái)越多，管理的難度系數(shù)也是越來(lái)越大，作為檔案管理部門必須革新思想，不斷完善工作方法，創(chuàng)新工作模式，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的安全性、現(xiàn)代化和信息化不斷努力，這樣才能適應(yīng)未來(lái)社會(huì)發(fā)展的需要。

[1]吳雨桐.淺談信息化時(shí)代如何改進(jìn)檔案管理工作探究[J].時(shí)代經(jīng)貿(mào),2013(1).

[2]陳明輝.信息化時(shí)代的檔案管理工作研究[J].才智,2013(13).