文/山西晉豐煤化工有限責(zé)任公司技術(shù)中心 胡珺華

隨著企業(yè)化工生產(chǎn)經(jīng)營活動領(lǐng)域的日益擴(kuò)大，檔案的種類和數(shù)量呈現(xiàn)爆發(fā)式的增長，這些文件見證了化工企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、建設(shè)和發(fā)展等各個(gè)歷史時(shí)期形成的設(shè)計(jì)文件、合同證書、圖紙等檔案文獻(xiàn)，為企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新、科學(xué)管理決策提供一手的原始資料文獻(xiàn)。

企業(yè)檔案做為企業(yè)的寶貴財(cái)富，它具有不可再生性，信息技術(shù)的發(fā)展，為企業(yè)檔案管理提供了軟硬件發(fā)面的支持，在線檢索、信息資源共享、方便快捷的存貯、復(fù)制等功能，已經(jīng)成為企業(yè)檔案管理活動中不可或缺的重要手段。因此，加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化管理工作是適應(yīng)集團(tuán)公司檔案建設(shè)規(guī)范化的需要，是建立現(xiàn)代企業(yè)管理制度的需要。

一、新時(shí)期化工企業(yè)檔案管理

基于信息化硬件和軟件基礎(chǔ)平臺，可以集成企業(yè)各類信息，完成檔案信息管理自動化由傳統(tǒng)文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡，極大的提高企業(yè)生產(chǎn)管理水平和生產(chǎn)效益。

生產(chǎn)運(yùn)行過程中，分散控制系統(tǒng)（distributed control systems,簡稱 DCS)實(shí)現(xiàn)了對裝置工藝數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)采集和保存，同時(shí)生產(chǎn)過程進(jìn)行動態(tài)監(jiān)控?，F(xiàn)場監(jiān)控系統(tǒng)對生產(chǎn)現(xiàn)場、生產(chǎn)裝置關(guān)鍵設(shè)備、生產(chǎn)物流、現(xiàn)場作業(yè)安全質(zhì)量進(jìn)行全過程集中監(jiān)視，實(shí)現(xiàn)了全公司、全流程、全過程的生產(chǎn)運(yùn)行狀況和生產(chǎn)現(xiàn)場的實(shí)時(shí)監(jiān)視。

特種設(shè)備檔案管理資料（包括特種設(shè)備的技術(shù)文件、資料、定期檢驗(yàn)、日常維護(hù)保養(yǎng)、運(yùn)行故障和事故等記錄）的集中化，模塊化管理，體現(xiàn)了企業(yè)精細(xì)化管理的精神實(shí)質(zhì)。

全廠檔案一體化管理平臺的建立，能夠?yàn)樯a(chǎn)調(diào)度和事故應(yīng)急處理提供及時(shí)的信息資料，包括生產(chǎn)工藝過程的跟蹤、分析和評價(jià)，為操作優(yōu)化、事故原因查找，提供直觀的數(shù)據(jù)分析工具，為生產(chǎn)安、穩(wěn)、長、滿、優(yōu)提供科學(xué)有效管理手段。

協(xié)同辦公和信息發(fā)布平臺的建立，為日常生產(chǎn)管理提供充足的技術(shù)保證手段，提高企業(yè)精細(xì)化生產(chǎn)管理運(yùn)行水平；全面提高企業(yè)的整體生產(chǎn)管理水平和生產(chǎn)效率。

針對化工企業(yè)生產(chǎn)特點(diǎn)和企業(yè)檔案信息系統(tǒng)應(yīng)用實(shí)際情況，設(shè)計(jì)檔案管理一體化信息集成平臺，即“五環(huán)思想:自動更新—在線檢索—調(diào)度指揮—企業(yè)管理—適時(shí)發(fā)布”。

結(jié)合企業(yè)檔案管理信息化要求，可以將檔案信息管理系統(tǒng)集成到生產(chǎn)管理應(yīng)用軟件系統(tǒng)各個(gè)應(yīng)用程序或原有歷史系統(tǒng)中，進(jìn)行有機(jī)的信息整合，并通過統(tǒng)一的權(quán)限控制管理，并支持單點(diǎn)登錄（Single Sign On）實(shí)現(xiàn)多個(gè)企業(yè)應(yīng)用程序間的統(tǒng)一身份認(rèn)證，實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)檔案信息管理的共享和安全控制。

二、化工企業(yè)檔案管理在企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)中的應(yīng)用

檔案信息系統(tǒng)的應(yīng)用與集成化模塊化管理，使檔案工作者得工作內(nèi)容與形式發(fā)生了巨大變化，計(jì)算機(jī)水平、統(tǒng)籌學(xué)、系統(tǒng)論等在這一新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下應(yīng)用的栩栩如生，檔案人員除了繼續(xù)做好傳統(tǒng)的企業(yè)檔案信息資源的收集和保管，還需要提供快捷的檢索查詢服務(wù)。

配合現(xiàn)代企業(yè)管理營銷手段，檔案人員、計(jì)算機(jī)人員和銷售團(tuán)隊(duì)一道建立網(wǎng)絡(luò)企業(yè)信息資料庫，樹立企業(yè)良好形象，宣傳自己和展示自己，吸引客戶和占領(lǐng)市場。同時(shí)檔案管理人員能夠應(yīng)該專業(yè)的檢索搜集業(yè)務(wù)本領(lǐng)，從網(wǎng)絡(luò)上獲取新技術(shù)、新產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目、新型管理理念等有效信息，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、創(chuàng)新、發(fā)展提供服務(wù)性，主動性的、全過程性的產(chǎn)、供、銷、科技、質(zhì)量、資金、政策等多層次的信息，建立起一套科學(xué)的、多功能的、高效的、靈活的緊盯市場的企業(yè)檔案信息管理體系。

企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng) (Enterprise Resource Planning，簡稱ERP)是基于現(xiàn)代信息技術(shù)基礎(chǔ)上，集成了系統(tǒng)化管理思想，逐步形成一個(gè)重要的現(xiàn)代企業(yè)管理理論，也是一個(gè)實(shí)施企業(yè)流程再造的重要工具。其優(yōu)勢主要有體現(xiàn)在如下四個(gè)方面:

1.實(shí)現(xiàn)了整個(gè)供應(yīng)鏈數(shù)據(jù)資料的科學(xué)有效管理，可以對整個(gè)企業(yè)供應(yīng)鏈上的人、財(cái)、物等資源及其流程進(jìn)行了優(yōu)化管理。

2.實(shí)現(xiàn)精益化生產(chǎn)，基于工藝與設(shè)備的硬件部分與基于人、材料和設(shè)備等組成的集成系統(tǒng)的控制和管理的軟件部分并將兩者有機(jī)結(jié)合起來，不僅直接促使生產(chǎn)率提高，也是其他技術(shù)，如設(shè)施規(guī)劃與設(shè)計(jì)、生產(chǎn)計(jì)劃與控制等的必須要求基礎(chǔ)。

3.強(qiáng)調(diào)現(xiàn)場管理優(yōu)化，在其推行的精益生產(chǎn)過程中，運(yùn)用基礎(chǔ)工業(yè)工程方法中大量的作業(yè)研究、動作研究、時(shí)間分析技術(shù)，帶來了產(chǎn)品開發(fā)、質(zhì)量控制、內(nèi)外協(xié)作管理、與用戶關(guān)系等一連串帶根本性的企業(yè)組織體制、管理體制方面的重大變化和企業(yè)經(jīng)營價(jià)值觀的重大變化。

文檔管理系統(tǒng) (DMS:Document Management System)是ERP系統(tǒng)中一個(gè)重要的子模塊，可以承擔(dān)支持SAP（Systems,Application,and Products in Data processing）系統(tǒng)各模塊業(yè)務(wù)所需文檔的管理功能，可將物料/設(shè)備的各類圖紙、各類人員的資格證書（復(fù)印件）、安全生產(chǎn)投入（在安全生產(chǎn)投入、資金落實(shí)情況方面，可保存發(fā)票的復(fù)印件歸檔）、企業(yè)的生產(chǎn)工藝、技術(shù)、設(shè)備特點(diǎn)和原材料、輔助材料、產(chǎn)品的特性編制崗位操作安全規(guī)程（安全操作法）和作業(yè)安全規(guī)程等納入系統(tǒng)管理。

檔案模塊化管理囊括了全部所需要的業(yè)務(wù)功能、并把相關(guān)技術(shù)性應(yīng)用軟件關(guān)聯(lián)而形成一個(gè)總括的系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)公司或企業(yè)戰(zhàn)略上和運(yùn)用上的管理，并且可以把邏輯上相關(guān)聯(lián)的部分連接在一起，重復(fù)工作和多余數(shù)據(jù)被完全取消，規(guī)程被優(yōu)化，集成化的業(yè)務(wù)處理取代了傳統(tǒng)的人工操作。方便的裁剪方法使之具有靈活的適應(yīng)性，從而能滿足各種用戶的需要和特定行業(yè)的要求。

隨著信息化進(jìn)程，文檔管理也越來越受到企業(yè)的重視，企業(yè)在進(jìn)行文檔管理的過程中，經(jīng)常會碰到海量文檔存儲，查找緩慢，文檔版本管理混亂等等的現(xiàn)實(shí)問題，檔案模塊化管理就是基于上訴問題應(yīng)運(yùn)而生，不僅有效的解決了上訴問題，而且保障了檔案的安全，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了有效協(xié)作與共享。

三、化工企業(yè)檔案信息化管理展望

基于B/S架構(gòu)的文檔管理系統(tǒng)出現(xiàn)，通過上傳到服務(wù)器中實(shí)現(xiàn)了檔案資源的集中化存儲，管理起來更加方便，查找更快，而且只要有互聯(lián)網(wǎng)的地方，就可以通過瀏覽器直接訪問系統(tǒng)。也增加了更多功能，包括文檔的權(quán)限管理、全文搜索、存儲加密、審批流程、文檔審計(jì)、版本管理、規(guī)則應(yīng)用、在線編輯和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

（一）加強(qiáng)企業(yè)檔案管理規(guī)范化工作

檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是公司標(biāo)準(zhǔn)化管理與建設(shè)的重要組成部分，隨著企業(yè)核心競爭力的發(fā)展，企業(yè)必須強(qiáng)化規(guī)則意識，實(shí)行規(guī)范管理。企業(yè)有關(guān)證照、批復(fù)等復(fù)印件，如工商營業(yè)執(zhí)照、環(huán)保批復(fù)、防雷設(shè)施合格證、土地使用證、消防審核意見、消防驗(yàn)收意見、?；鷾?zhǔn)書、安全生產(chǎn)許可證、平面布置圖等等電子文件的形成、也包括新建、改建、擴(kuò)建工程項(xiàng)目的安全設(shè)施“三同時(shí)”報(bào)建與審批資料，安全評價(jià)報(bào)告等文獻(xiàn)的歸檔，同時(shí)要對科技文獻(xiàn)、工藝數(shù)據(jù)、技改資料、設(shè)備檔案等進(jìn)行歸檔處理。

（二）加強(qiáng)檔案信息資源的的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

積極開發(fā)企業(yè)檔案資源信息化建設(shè)，是信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案管理工作的重要內(nèi)容，也是檔案高效化管理的根本方法。積極健全完善檔案數(shù)字化設(shè)備和檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，做為檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮自身的信息資源優(yōu)勢，把檔案信息資源的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)作為檔案菅理的一個(gè)重點(diǎn)采抓，同時(shí)要及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)檔案管理設(shè)備，提升檔案服務(wù)水平，為檔案管理升級提供基礎(chǔ)保證。

（三）重視檔案信息化資源的建立和管理

檔案信息化資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略源資源之一，企業(yè)要強(qiáng)化檔案信息的收集、管理、利用程度，并時(shí)刻要保證檔案的安全。檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。如何能夠更有效的的開發(fā)和利用檔案是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。

（四）加強(qiáng)檔棠管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)

檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵，它不僅需要檔案專業(yè)人才，計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。作為一名合格的檔案管理人員，不僅自身要更新觀念，同時(shí)要組織廣大員工深入學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》、《檔案管理》、《晉煤集團(tuán)檔案信息化建設(shè)規(guī)劃綱要》等法律、法規(guī)，提高企業(yè)全體人員，特別是關(guān)鍵部門如人力部、財(cái)務(wù)部、銷售部、供應(yīng)部等部門管理人員對檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識，增強(qiáng)為檔案升級工作服務(wù)的自覺性、積極性，進(jìn)一步健全歸檔、保管、鑒定、借閱等各項(xiàng)管理制度，完善具體操作規(guī)程，推進(jìn)規(guī)范化建設(shè)；加強(qiáng)與檔案主管部門聯(lián)系，積極開展檔案信息化建設(shè)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，通過組織培訓(xùn)、舉辦講座、上門輔導(dǎo)等方式，傳授檔案升級方面的專業(yè)知識，普及創(chuàng)建技術(shù)，及時(shí)掌握方法，爭取增撥專項(xiàng)資金，提供創(chuàng)建保障，以保證檔案信息化建設(shè)順利進(jìn)行。

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