文/杭州師范大學附屬中學 陸芳

一、高中學校檔案工作信息化管理模式的發(fā)展現(xiàn)狀

（一）部分領(lǐng)導對檔案工作信息化管理的支持程度不夠高

根據(jù)當前高中學校檔案管理現(xiàn)狀來看，大多數(shù)學校領(lǐng)導對于檔案管理信息化建設的工作重視度不高，導致在平時的工作中領(lǐng)導對其缺少應有的支持與鼓勵，很多領(lǐng)導將大部分精力都放在學校教學管理方面，對檔案信息管理工作給予的關(guān)心非常少，有些領(lǐng)導則只是稍微給予一點嘴巴上的關(guān)心，但實際上并不關(guān)心學校檔案工作管理，最后導致學校檔案管理工作方面由于支持不夠，關(guān)心力度不強，經(jīng)常出現(xiàn)管理經(jīng)費不足的尷尬場面。在數(shù)字技術(shù)發(fā)展的背景下需要依靠計算機等電子操作來管理學校的檔案，如果經(jīng)費不足，會導致檔案管理工作無法正常的進行，這對學校來說是一個非常大的問題。

檔案是一個學校歷史的記錄、知識的載體，也是上級部門督導檢查學校工作的基礎和依據(jù)。學校的檔案管理工作與學校的各個部門、各個層面的各項工作密不可分。因此，作為一個領(lǐng)導需要加強對檔案管理工作信息化的重視程度。

（二）學校領(lǐng)導認為檔案信息化即單純的數(shù)字化

學校的領(lǐng)導人員對檔案信息化管理工作的認識不足，將學校檔案工作信息化管理簡單的看成是數(shù)字化，認為只需要簡單的依靠計算機來操作就可以了，不知道為什么檔案工作需要信息化，檔案工作信息化能解決什么樣的問題。很多時候檔案信息管理工作人員想要得到領(lǐng)導的支持，得到的卻是領(lǐng)導的反對，這讓檔案工作管理的人員有很多時候無法正常的操作下去。

（三）檔案信息化基礎設施不健全

在數(shù)字技術(shù)發(fā)展背景下檔案信息化管理的基礎業(yè)務建設非常的薄弱。例如：在整理方面，大多都將重點放在紙質(zhì)文件的收集上，對電子文件的收集卻是沒有多大關(guān)心，導致很多有價值的電子文件不小心丟失。對網(wǎng)絡的利用也是不充分的，導致檔案信息的管理效率低下。很多學校對檔案管理不夠重視，導致在檔案管理部門沒有專用的檔案管理系統(tǒng)軟件來進行檔案管理的操作，特別是在高中學校，檔案數(shù)字化工作滯后，目錄數(shù)據(jù)庫也不夠健全，沒有建立儲藏檔案數(shù)據(jù)庫，查找檔案時使用的手段比較落后，根本就不能滿足學?，F(xiàn)代化教育管理的要求。

二、如何改善高中學校檔案工作信息化管理的模式

（一）加大領(lǐng)導對檔案工作信息化的認識

檔案管理工作的負責人可以多向領(lǐng)導宣傳自己部門的工作內(nèi)容，定期向領(lǐng)導交一份部門的工作內(nèi)容或者工作計劃書，讓領(lǐng)導更加深入的了解到檔案管理工作的主要內(nèi)容和重要性。改變領(lǐng)導過去對檔案管理工作的看法，引起領(lǐng)導對檔案管理工作的重視。檔案管理部門的管理者應鼓勵本部門的員工積極參加檔案業(yè)務培訓，提高員工的業(yè)務能力，引起領(lǐng)導的注意力。

（二）提高檔案管理工作者的整體素質(zhì)

不管在什么部門都需要一個素質(zhì)較高的團隊，如果建立一支具備信息化管理能力的檔案管理隊伍，這對檔案信息化工作起著非常大的促進作用。因此，在團隊中培養(yǎng)一批對計算機熟練的精英是一件刻不容緩的事情，當團隊的計算機技能有了提高，同時也掌握了一些自然的科學知識，這對檔案信息化管理工作的效率來說是一個質(zhì)的飛躍。

每一個團隊都是由一個個個體所組成的，如果每個個體強大了，那就不必擔心這個團隊的整體實力會弱。所以在檔案管理工作中要提高檔案管理工作者本身的素質(zhì)，讓他們多參加檔案專業(yè)培訓，從而使他們在檔案管理工作方面更加具有專業(yè)性。如學校的教學檔案，它關(guān)乎著學校教學的實踐、教學管理、教學研究、教學改革等活動，這些都是非常重要的檔案信息，所以在信息的保管及錄入的時候都要引起重視，不能有任何的紕漏。因此，這就加大了對員工自身素質(zhì)的要求，需要員工對檔案管理工作有著很負責任的心態(tài)。員工的專業(yè)知識也是要過硬的，不能對其有所懈怠，因為檔案管理工作稍有不慎就會給后續(xù)工作引起一大串的問題，因此員工的個人失誤是需要盡量避免的。

（三）靈活運用信息系統(tǒng)

一個檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建可以快速的開發(fā)教學檔案信息資源。在信息化的時代，學校檔案的載體由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，電子檔案的形式多種多樣，有磁盤、光盤、縮微等。從紙質(zhì)到電子之間發(fā)生了巨大的變化，而且隨著學校辦學規(guī)模擴大和格局的改變，導致檔案的種類增多，時間的跨度也加大了，這在一定程度上給檔案管理工作帶來了難度和挑戰(zhàn)。因此，學校要充分利用檔案管理信息系統(tǒng)。如果學校檔案管理人員對信息系統(tǒng)充分利用了，將會給自己的工作帶來很多的便利，在整理的過程中可以省掉很多的心思，可以直接利用計算機技術(shù)來處理，不需要人為的一個個去檢測。

（四）挖掘?qū)W校檔案的服務潛在價值

學校的檔案和資源是緊密聯(lián)系起來的，好多信息都是存在在檔案之中的，檔案管理的初衷是可以為學校提供更好更便利的服務，而其最終目的也是和初衷一樣，為學校提供服務。在如今，很多高中的學校檔案工作者對檔案的管理都只看重管理，而對其中資源的利用卻很少重視。因此，需要挖掘?qū)W校檔案的服務價值，只有挖掘?qū)W校檔案的服務潛能，積極的探索檔案資源開發(fā)和利用的新思路、新方法，才可以更好的保障檔案的真正作用。

檔案管理人員要對檔案資源進行深層次的開發(fā)，更好地將檔案信息傳遞到領(lǐng)導、各處室和教師等，可以通過完善檢索工具，為廣大師生提供更多方便的途徑去查找檔案資料，豐富檔案服務的內(nèi)容，真正體現(xiàn)檔案管理工作的價值，更好地為教育、教學服務。

在檔案管理工作信息化中，檔案管理人員要善于利用大量的本校獨有的原始信息，并對這些信息進行針對性的整理及調(diào)整，讓其成為實用的教學檔案信息，最好是能讓其成為具有權(quán)威性的教學信息。這樣就能更好的提供給學校領(lǐng)導和有關(guān)部門，也為除學校之外的人士提供了一個很好的便捷之路來了解學校，即為學校建立了一個外界人士了解學校的“綠色窗口”。

三、結(jié)束語

高中學校檔案的管理不僅是一般的檔案管理，同時也包含了一些其他檔案管理不具備的特征，例如：專業(yè)性、周期性和分散性。在數(shù)字技術(shù)發(fā)展的前提下，我們可以很好的利用信息時代帶來的好處，靈活的運用其方便性、快捷性、開放性為高中學校檔案管理創(chuàng)造一條新的大陸。因此，在數(shù)字技術(shù)發(fā)展的背景下推廣高中學校檔案管理工作信息化是一條推動學校發(fā)展的必經(jīng)之路，這條道路可以使原本沒有生命的檔案變得富有生命力，讓檔案的價值變得更大，為廣大師生更是提供了一條便捷之路。綜上所述，在信息市場競爭激烈的社會，數(shù)字檔案管理應該從數(shù)字資源建設與整合、信息服務、數(shù)字檔案管理的運行機制等方面著手，這樣才能面對當今社會的各種挑戰(zhàn)，讓高中學校檔案管理工作健康、持續(xù)的發(fā)展。

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