顧玉妮

（臨沂市蘭山區(qū)檔案局 山東 臨沂 276000）

企業(yè)檔案是記錄和反映企業(yè)各項生產活動和歷史面貌的第一手材料，是生產、經營、管理和科研生產等各項工作的依據和參考，也是企業(yè)的寶貴財富。筆者從企業(yè)檔案收集的現(xiàn)狀出發(fā)，提出了如何更好的收集企業(yè)檔案的途徑，以及如何搞好企業(yè)檔案歸檔整理，談談自己的認識和體會。

一、企業(yè)檔案的收集

企業(yè)檔案的收集，就是指企業(yè)檔案管理部門按照檔案整理有關要求對企業(yè)內部各部門應歸檔的文件材料進行收集，并且根據企業(yè)生產經營活動的需要，向有關方征集對本企業(yè)有用的文獻資料的一項工作。收集工作是檔案工作的工作起點和基礎，也是檔案整理的首要環(huán)節(jié)。這項工作做得好與壞會直接影響到檔案整理歸檔得水平。所以，在整理歸檔工作之前，一定要先做好此項工作。

1、收集工作的要求

大部分的企業(yè)只注重產品的收益，并沒有真正認識到檔案工作的重要性，致使檔案意識不強。在整理歸檔時，檔案資料收集不全，比如只重視對現(xiàn)企業(yè)辦公室內材料的收集，而忽視了生產經營中形成的各種統(tǒng)計報表、市場信息、其他部門的工作計劃、總結、調研材料;只注重收集文書歸檔材料，而忽視其它類型的材料，如實物、照片等，從而導致檔案門類不全，內容不完整。

1.1 收集企業(yè)檔案的途徑

檔案收集的完整、齊全、系統(tǒng)，對檔案整理歸檔工作的影響很大。如果收集不齊全，就會有很多具有價值的檔案資料沒有歸檔，勢必造成檔案資料的遺失。在利用方面，想查閱時查不到，給利用帶來眾多不便。可見，做好檔案材料收集工作，是企業(yè)檔案工作整體建設的基礎和保證。筆者認為可以從以下幾個方面來完善企業(yè)檔案的收集工作。

1.1.1 完善檔案歸檔制度，其中所講的歸檔制度包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求，企業(yè)應該制定自己的歸檔制度，明確歸檔范圍、時間和要求，把立檔單位形成的各種門類檔案應全部納入收集范圍，做到完整無缺。同時還應加強文件材料的管理，制定收發(fā)文登記制度，做好各項發(fā)文和收文登記。

1.1.2 加強宣傳，提高檔案專（兼職）人員的檔案意識。從檔案人員本身來說，只有認識到檔案工作的重要性，才能立足本職，積極做好服務工作。檔案部門應通過各種渠道，進行《檔案法》的普法宣傳教育，普及檔案基本常識，用具體實例闡述檔案的性質、地位和作用，使人們充分認識到檔案企業(yè)發(fā)展過程中的重要作用。

1.1.3 加強對企業(yè)檔案人員的業(yè)務培訓。通過培訓，使工作人員熟悉檔案整理流程，增加檔案意識，自覺遵守檔案管理的各項規(guī)章制度。其中加強檔案的組織管理是檔案收集工作的組織保證。

二、企業(yè)檔案的歸檔整理

檔案收集工作的目的在于提供利用，只有及時、廣泛地提供利用，才能鞏固收集成果，使得這一項工作形成良性循環(huán)，以利于檔案其它方面工作進一步開展。檔案收集上來以后，要及時對文件材料加以整理。通常情況下，收上來的文件材料往往零散，不系統(tǒng)，如果不及時整理就會零亂不堪，看不出其全貌和整體構成情況。把不同時期收上來的不同材料分門別類地加以整理，就可以看出問題，有些材料內容不全，需要充實，缺失的部分要及時補充全，以免時間長了修補困難。

對于收集到的檔案，首先應該進行科學分類、合理組合、排列、編目，使檔案從無序變?yōu)橛行颍ゴ执婢?，達到有目可查，有規(guī)可循。立卷過程中，要充分考慮文件來源、時間、內容和形式上保持歷史的內在聯(lián)系，堅持一個具體事件、一次會議、來文與復文、請示與批復放在一起，轉發(fā)文件與被轉發(fā)文件放在一起、性質相同的文件組在一起，保持文件材料的完整性。其次，文檔的整理工作又能促進收集工作，在整理中發(fā)現(xiàn)有請示無批復、有打印稿無底本，可以有的放失地進行收集，對文件資料進行科學分類，合理組合能促進檔案工作各環(huán)節(jié)良性運作。那么怎樣歸檔整理更能適應現(xiàn)在企業(yè)的需要。八十年代，企業(yè)檔案整理方法和機關一致。1993年，山東省檔案局、省標準計量局頒發(fā)了企業(yè)檔案分類方案和檔案編制方法，把企業(yè)檔案分為A黨群工作類B行政管理類C經營管理類D生產技術管理類E產品類F科研類G基本建設類H設備儀器類I會計類J職工檔案，檔號采取了類號、年度和盒號（案卷號）。給企業(yè)檔案制定了明確的框框和標準，近20年來為企業(yè)檔案標準化和規(guī)范化建設起到了重大作用。現(xiàn)在，隨著辦公自動化，檔案整理組合的方式為了適應現(xiàn)在的需要，也要改變和提高。2000年國家檔案局頒發(fā)了《中華人民共和國檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）在整理細則中，明確檔案按件整理，按件進行整理便于進行檔案歸檔，簡化了整理手段，為檔案工作者帶來了福音和解放。對企業(yè)檔案的整理辦法沒做明確細致的規(guī)定。筆者認為，企業(yè)檔案也可跟隨機關檔案的整理方法，按件進行整理。那么企業(yè)檔案按件進行整理有幾個問題需要明確一下：企業(yè)檔案的歸檔章內容和機關的不完全一樣，應設置檔號、件號、頁數(shù)、期限等主要內容，這樣編制檔號時就基本和原來的檔案銜接起來，并且能全面、準確地揭示出檔案的檢索要點，為檔案利用、著錄工作夯實了基礎。另外檔案的排列仍和過去一樣，按類、年度進行排列，只是過去卷和卷進行排列，現(xiàn)在是件和件進行排列。企業(yè)檔案按件進行整理，歸檔文件目錄的項目也要有檔號、件號、責任者、文號、文號、題日期、頁數(shù)、保管期限、備注等，就不需要擬寫案卷標題了，這樣不僅節(jié)省了整理費用，也適應了企業(yè)信息化建設的需要。

[1]龐旭升;應當注意對無編號文件的收集歸檔工作[J];浙江檔案;1983年Z1期

[2]郭騰飛;《科技檔案工作信息》為收集工作增添了活力[J];四川檔案;1985年03期

[3]劉福曉;;應重視收集的幾類文件材料[J];檔案;1985年05期.