李志敏

（三明職業(yè)技術(shù)學(xué)院，福建 三明 365000）

一、學(xué)籍檔案及其重要性

（一）什么是學(xué)籍檔案

學(xué)生學(xué)籍檔案管理就是把學(xué)生在校就讀期間的培養(yǎng)與成長以學(xué)籍檔案的形式記錄保存的過程，學(xué)籍檔案應(yīng)包括學(xué)生報(bào)名注冊登記表、個(gè)人基本情況機(jī)讀卡、注冊學(xué)習(xí)專業(yè)、學(xué)習(xí)的課程、考試成績記錄表以及學(xué)籍異動(dòng)情況記錄，直至畢業(yè)與畢業(yè)資格審查等方面的管理等。學(xué)籍檔案存于學(xué)校學(xué)籍管理部門，作為學(xué)校和各級教育行政部門查詢、檢查、審核畢業(yè)資格的依據(jù)。

（二）學(xué)籍檔案管理的重要性

學(xué)籍檔案管理除了真實(shí)反映學(xué)生在校就讀期間的培養(yǎng)與成長，更是教學(xué)管理的一個(gè)組成部分,在提高教學(xué)質(zhì)量上也起著極其重要的作用。學(xué)籍檔案的重要性主要表現(xiàn)在：

1.維護(hù)正常的教學(xué)秩序，促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的提高

高職院校的學(xué)籍檔案管理工作與學(xué)校的教學(xué)工作緊密相連，它們之間是相互促進(jìn)的關(guān)系。學(xué)籍檔案詳細(xì)記錄了教學(xué)與管理中的各個(gè)方面，如歷年成績記載、學(xué)籍變動(dòng)情況、獎(jiǎng)勵(lì)處分等，都真實(shí)地記錄在學(xué)籍檔案中。從學(xué)籍管理檔案的記錄中可以反映出一段時(shí)間內(nèi)教學(xué)水平的高低以及管理水平。在進(jìn)行教學(xué)質(zhì)量評估時(shí)，就可以從日常學(xué)籍管理檔案中反映出教學(xué)質(zhì)量與教學(xué)水平，并能從中發(fā)現(xiàn)不足，從而改進(jìn)教育教學(xué)工作。

2.為頒發(fā)學(xué)歷證書提供依據(jù)

按照《普通高等學(xué)校學(xué)籍管理規(guī)定》，新生入學(xué)要符合國家規(guī)定的成人招生錄取條件，在籍學(xué)生要學(xué)完教學(xué)計(jì)劃規(guī)定的全部課程，考核成績合格、并通過思想政治鑒定者，才準(zhǔn)予畢業(yè)，獲得國家承認(rèn)學(xué)歷的畢業(yè)證書，國家承認(rèn)其學(xué)歷，國家對畢業(yè)生的工資待遇、使用、晉級、職稱評審等一系列政策的貫徹執(zhí)行才有可靠的憑據(jù)。

3.學(xué)校教學(xué)管理水平驗(yàn)證的關(guān)鍵在學(xué)籍管理工作上

學(xué)生管理工作與學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作是相連的，學(xué)籍檔案管理工作不僅僅是對學(xué)生學(xué)籍的記錄，同時(shí)亦能對學(xué)校教學(xué)與學(xué)生管理提供便捷的服務(wù)。比如：學(xué)生學(xué)籍卡片里記錄著他們就讀期間的課程成績、學(xué)籍異動(dòng)、操行評語等等相關(guān)內(nèi)容。因此，學(xué)籍檔案管理工作在一定程度上能體現(xiàn)學(xué)校教學(xué)與學(xué)生管理水平。

二、高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀

目前，我校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作內(nèi)容雜而廣，和很多高職院校一樣存在著任務(wù)重、事務(wù)雜、階段性工作明顯、時(shí)效性強(qiáng)、政策性強(qiáng)等諸多特征。再加上學(xué)校這幾年辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，在招生方面也進(jìn)行了大膽的改革嘗試，學(xué)生對象呈現(xiàn)多層次性，加上學(xué)生退學(xué)、試讀、轉(zhuǎn)學(xué)、開除、深造等偶發(fā)現(xiàn)象的存在，學(xué)籍檔案管理內(nèi)容也呈現(xiàn)出多層次性。

隨招生數(shù)的增多，學(xué)生入學(xué)成績、學(xué)習(xí)基礎(chǔ)與學(xué)習(xí)能力也出現(xiàn)參差不齊，學(xué)生素質(zhì)多樣化特征更加明顯。這正如美國著名教授馬丁·特羅（大眾化理論創(chuàng)始人）所說：“由于高等教育規(guī)模在量上的增加，高等教育的全部活動(dòng)都要發(fā)生變化?！币虼?，高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理也將迎來前所未有的挑戰(zhàn)。

三、高職院校學(xué)籍檔案管理工作存在的問題

（一）對學(xué)籍管理工作認(rèn)識(shí)不足、重視不夠

院、系對學(xué)籍管理的重要性認(rèn)識(shí)尚不足，一定程度上忽略了學(xué)生學(xué)籍管理工作對提高學(xué)習(xí)積極性與教學(xué)質(zhì)量的作用，造成一些學(xué)生、甚至部分管理人員和輔導(dǎo)員對學(xué)籍管理制度不太了解。學(xué)生遇到學(xué)籍方面的問題，輔導(dǎo)員無法解答，有的學(xué)生未辦理休學(xué)或退學(xué)手續(xù)就離校，直到要用到檔案材料才想到要補(bǔ)辦手續(xù)。這就影響了學(xué)生在校期間的表現(xiàn)記載，也影響到其他部門的工作開展，如資助中心的資助金的核發(fā)。

（二）學(xué)籍管理制度不健全，運(yùn)行機(jī)制不完善

由于學(xué)院是由幾所中專學(xué)校整合組建而成，學(xué)籍管理工作正處于由中專管理模式向高校管理模式轉(zhuǎn)型階段，觸及到轉(zhuǎn)型,學(xué)籍管理工作難免會(huì)遇到這樣或那樣的問題,相對缺少一定的管理經(jīng)驗(yàn)，多是按照《普通高等學(xué)校學(xué)籍管理規(guī)定》，上級主管部門制定的一些學(xué)籍管理制度沒有相對應(yīng)的實(shí)施細(xì)則，多數(shù)情況下，都是在工作中摸索、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和管理方法，如學(xué)生結(jié)業(yè)證書在幾年內(nèi)可以更換畢業(yè)證書，各校執(zhí)行的時(shí)效不一致;各系收集整理的材料不盡相同，也不齊全，致使歸檔、保管和利用等都不規(guī)范。

（三）學(xué)籍管理人員缺少系統(tǒng)的理論知識(shí)、操作培訓(xùn)

當(dāng)前學(xué)籍管理工作已進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)化管理模式，對學(xué)籍管理人員專業(yè)化程度的要求就更高。但在實(shí)際管理工作中，教育管理專業(yè)畢業(yè)的少之又少，有的專業(yè)不對口，更是缺少系統(tǒng)的學(xué)籍管理理論知識(shí)和正規(guī)的、系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)。隨著學(xué)生人數(shù)的增加，管理人員的配備數(shù)量也明顯不足，除教務(wù)處有專職學(xué)籍管理人員外（有的院?？赡苓€是兼職），系部一級的學(xué)籍管理人員多是兼職，學(xué)生的成績、異動(dòng)等情況變更、上傳不及時(shí)，有時(shí)還存在漏報(bào)、錯(cuò)報(bào)，致使上一級管理部門反復(fù)核查、糾錯(cuò)，也給其他相關(guān)部門工作帶來不便。

（四）學(xué)籍管理運(yùn)行機(jī)制不通暢

隨著高職院校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，招生數(shù)的增多，學(xué)生學(xué)籍管理工作也日益復(fù)雜和繁重。我院和大多數(shù)高職院校一樣，都是實(shí)行院系二級管理模式，但在實(shí)際操作過程中，運(yùn)行機(jī)制并不很順暢，出現(xiàn)職責(zé)不分現(xiàn)象，很多重要的學(xué)生學(xué)籍管理事務(wù)還依靠學(xué)校教務(wù)處處理，原本要學(xué)院各系部獨(dú)立完成的學(xué)生學(xué)籍管理工作，最終還要由學(xué)院教務(wù)處協(xié)助才能完成。同時(shí)，各系部對學(xué)院教務(wù)處制定的一些相關(guān)政策與通知也出現(xiàn)不能按時(shí)傳達(dá)給學(xué)生，甚至不能領(lǐng)會(huì)的現(xiàn)象，這勢必會(huì)造成學(xué)院管理工作的脫節(jié)，影響了學(xué)籍管理工作的效率。

四、加強(qiáng)和改進(jìn)學(xué)籍管理工作的思考建議

如何加強(qiáng)和改進(jìn)學(xué)籍管理，提高學(xué)籍管理工作效率，以適應(yīng)教育改革的需要，是當(dāng)前亟待解決的問題。

（一）重視學(xué)籍管理工作，提高對學(xué)籍管理重要性的認(rèn)識(shí)

1.院、系要站在教育改革發(fā)展的高度，重視學(xué)籍管理在教學(xué)管理中的重要位置和作用，進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)籍管理工作，完善學(xué)籍管理機(jī)構(gòu)建設(shè)，配齊配強(qiáng)學(xué)籍管理工作人員，不斷完善和改進(jìn)學(xué)籍管理工作，調(diào)動(dòng)工作熱情和積極性，更好地提高學(xué)籍管理工作水平。

2.學(xué)院學(xué)籍管理工作者應(yīng)提高對學(xué)生學(xué)籍管理工作的認(rèn)識(shí)，專心做好學(xué)生學(xué)籍管理工作，不斷總結(jié)學(xué)籍管理工作經(jīng)驗(yàn)，亦將學(xué)生學(xué)籍管理工作作為課題研究，不斷優(yōu)化學(xué)生學(xué)籍管理工作程序，真正意義上實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理的科學(xué)化、規(guī)范化，更好地為學(xué)院教育教學(xué)服務(wù)。

（二）建立和完善學(xué)籍管理工作制度

隨著教育事業(yè)的發(fā)展，教育體制改革的深化，招生規(guī)模的擴(kuò)大，學(xué)生學(xué)籍管理工作也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷地完善與充實(shí)，更要制定一些適應(yīng)教育發(fā)展規(guī)律的學(xué)生學(xué)籍管理制度。

1.根據(jù)上級教育主管的有關(guān)規(guī)定和管理要求，在現(xiàn)有的學(xué)籍管理工作制度基礎(chǔ)上，制定相對應(yīng)的實(shí)施細(xì)則和嚴(yán)格的工作程序，細(xì)化工作流程，使管理人員有章可循。

2.建立健全學(xué)籍管理人員崗位工作制度。結(jié)合本校學(xué)籍管理工作的實(shí)際，制定出切實(shí)可行的崗位工作制度與工作職責(zé)。

3.落實(shí)和完善學(xué)籍管理人員教育培訓(xùn)制度。完善、落實(shí)、定期舉辦學(xué)籍管理專業(yè)技能培訓(xùn)、專題講座，選派業(yè)務(wù)骨干參加省級以上培訓(xùn)班，學(xué)習(xí)、交流學(xué)籍管理經(jīng)驗(yàn)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。

4.引進(jìn)科學(xué)激勵(lì)機(jī)制，健全學(xué)籍管理評價(jià)體系，應(yīng)做到激勵(lì)先進(jìn)，鞭策后進(jìn)，讓學(xué)生學(xué)籍管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化、制度化。

（三）加強(qiáng)高職院校學(xué)籍管理工作者隊(duì)伍建設(shè)

學(xué)生學(xué)籍管理是繁瑣、具體、細(xì)致的工作，工作量大，專業(yè)性強(qiáng)，影響因素多，這就要求建立一支業(yè)務(wù)精、能力強(qiáng)的學(xué)籍管理人員隊(duì)伍。

一是在人員配備上，要配齊配強(qiáng)，把勇于創(chuàng)新、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、樂于奉獻(xiàn)的人員充實(shí)到學(xué)籍管理工作隊(duì)伍。二是在機(jī)構(gòu)設(shè)置上，要成立學(xué)籍管理部門，設(shè)立專職工作人員，形成完整的管理體系。三是定期召開工作例會(huì)，傳達(dá)上級主管部門相關(guān)精神和要求，總結(jié)工作，解決工作中的疑難問題，改進(jìn)、創(chuàng)新工作方式與思路。四是激勵(lì)學(xué)籍管理工作者專心課題研究工作，不斷探索與創(chuàng)新學(xué)生學(xué)籍管理工作。

（四）加強(qiáng)高職院校學(xué)籍管理工作的宣傳

在實(shí)際學(xué)籍管理工作中，要抓典型，重宣傳，充分發(fā)揮學(xué)籍管理工作對學(xué)生的教育作用，不斷增強(qiáng)教育的良好效果。

1.針對師生對學(xué)籍管理認(rèn)識(shí)模糊的情況，廣泛開展管理工作的宣傳教育，將一些常規(guī)的問題解決在基層、一線。

2.這些年，我校在學(xué)生學(xué)籍處理的問題上，總結(jié)了很多有效經(jīng)驗(yàn)。例如：對個(gè)別未按期畢業(yè)的學(xué)生進(jìn)行細(xì)致調(diào)查，并給予通報(bào)，這樣能針對性地對學(xué)生起到教育作用，收到良好的效果。

3.將細(xì)心的思想教育和強(qiáng)制性的紀(jì)律管理結(jié)合起來，這樣能更好防止學(xué)生的不良行為發(fā)生。在考試違紀(jì)方面，我們加強(qiáng)考風(fēng)考紀(jì)教育工作，讓學(xué)生認(rèn)清違紀(jì)的危害性與后果。

（五）加強(qiáng)高職院校的二級管理

高職院校的學(xué)籍管理工作日趨復(fù)雜化，而非學(xué)院教務(wù)處就能獨(dú)立完成的，應(yīng)加快推進(jìn)學(xué)院二級管理工作，科學(xué)合理地劃分學(xué)院教務(wù)處與各系部的權(quán)限與職責(zé)，健全職責(zé)分明的學(xué)院管理體制，直接發(fā)揮系部二級管理的作用。學(xué)院教務(wù)處行使的是學(xué)院一級管理職能，主要職能在于戰(zhàn)略與宏觀上對學(xué)院整體規(guī)劃，起到控制、監(jiān)督、服務(wù)作用；系部則是有相應(yīng)自主權(quán)與相對獨(dú)立性的學(xué)院具體業(yè)務(wù)的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，遵循學(xué)院規(guī)章制度來行使學(xué)生學(xué)籍管理的職權(quán)，及時(shí)完成學(xué)生學(xué)籍管理各項(xiàng)工作。學(xué)院教務(wù)處應(yīng)定期召開例會(huì)，加強(qiáng)對各系部的指導(dǎo)與考核，及時(shí)通報(bào)對學(xué)籍處理的情況與問題，協(xié)調(diào)各部門的管理工作，統(tǒng)一各系部學(xué)生學(xué)籍管理的處理尺度。

學(xué)籍管理這項(xiàng)工作不僅涉及到每個(gè)學(xué)生的切身利益，更關(guān)系到學(xué)校長期的穩(wěn)定和發(fā)展，加強(qiáng)和改進(jìn)學(xué)籍管理工作，完善管理制度，健全二級管理工作機(jī)制，強(qiáng)化學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)，全面提高學(xué)籍管理工作水平，促進(jìn)高等教育具有極其重要作用，對維護(hù)學(xué)生的合法權(quán)益和高等學(xué)校教育教學(xué)秩序，為提升教育質(zhì)量和培養(yǎng)高素質(zhì)、技能型、應(yīng)用型、實(shí)操型的高級人才提供有力保障。

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