趙惠芹

(河北省交通規(guī)劃設(shè)計(jì)院,河北 石家莊 050011)

公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案不僅僅是項(xiàng)目建設(shè)資料的存檔,更重要是對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目從報(bào)批、建設(shè)到竣工運(yùn)營(yíng)全部經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)的總結(jié)與濃縮,還要為下一階段公路運(yùn)營(yíng)、養(yǎng)護(hù)提供指導(dǎo)。因此,工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作逐步引起了各級(jí)建設(shè)管理部門的重視,項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作已被納入了工程竣工驗(yàn)收的必經(jīng)程序,管理工作也逐步走向規(guī)范化和法制化。國(guó)家檔案局為工程建設(shè)文件管理制定了相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn),交通運(yùn)輸部也出臺(tái)了規(guī)范性的《公路工程竣工檔案目錄》,為規(guī)范工程建設(shè)檔案管理工作提供了有力的依據(jù)。但是,由于公路建設(shè)項(xiàng)目具有多樣性和野外施工等特點(diǎn),因此檔案資料搜集、匯總難度很大。

1 公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的重要性及存在的問(wèn)題

公路建設(shè)項(xiàng)目檔案是公路建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)、報(bào)批到竣工驗(yàn)收的真實(shí)記錄,是公路項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)、養(yǎng)護(hù)和維修的直接依據(jù)。既能通過(guò)它總結(jié)歸納公路建設(shè)各階段的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn),又因它如實(shí)地保存了道路、橋梁、隧道原始設(shè)計(jì)以及竣工圖紙,而成為今后養(yǎng)護(hù)和維修工作的寶貴依據(jù)。

目前公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作由于公路建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)存在著諸多問(wèn)題。一是檔案管理工作與工程建設(shè)不同步。公路建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)工期緊,任務(wù)重,工作核心在建設(shè),人員重點(diǎn)在工程建設(shè)與管理,工程建設(shè)過(guò)程中專業(yè)檔案管理人員一般不到位,檔案管理工作往往開始于工程驗(yàn)收之前,進(jìn)行于匆忙之中,工程建設(shè)檔案質(zhì)量很難保證。二是工程建設(shè)檔案資料收集不規(guī)范。公路工程建設(shè)檔案收集涉及公路建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、工程監(jiān)理單位以及工程咨詢等諸多單位,檔案管理制度很難制約諸多部門,即便建設(shè)單位內(nèi)部,相關(guān)建設(shè)檔案資料也分散于計(jì)劃科、工程科、總工辦等內(nèi)設(shè)科室,未及時(shí)歸檔、搜集的資料遺失、污損現(xiàn)象普遍存在。三是公路建設(shè)項(xiàng)目檔案整理工作不規(guī)范。公路建設(shè)項(xiàng)目檔案工作在工程建設(shè)過(guò)程中一般得不到足夠的重視,公路建設(shè)項(xiàng)目野外施工特點(diǎn)導(dǎo)致了建設(shè)一線吸引不到高素質(zhì)的檔案管理人員,檔案從業(yè)人員缺乏專業(yè)知識(shí)與技能。

2 公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作要求及存在問(wèn)題解決辦法

公路建設(shè)項(xiàng)目是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,及時(shí)總結(jié)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn),以便有效地指導(dǎo)今后的運(yùn)營(yíng)與維護(hù),公路建設(shè)項(xiàng)目檔案不僅要資料真實(shí)、完整、齊全,更要線索明確、脈絡(luò)清晰,真實(shí)、完整的記錄項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程。

2.1 搞好公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作,提高認(rèn)識(shí)是關(guān)鍵

工程建設(shè)過(guò)程中,全體建設(shè)人員必須提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí),檔案工作不僅僅是造福于“后人”的工作。完整、齊全的各階段建設(shè)檔案對(duì)于指導(dǎo)下一階段工程建設(shè)的順利進(jìn)行也會(huì)提供一個(gè)重要的信息源泉。此外,隨著工程建設(shè)檔案工作規(guī)范化、法制化進(jìn)程,工程建設(shè)檔案的完備是竣工驗(yàn)收的前提,不能提交完整的、高質(zhì)量的工程建設(shè)檔案的建設(shè)工程是一項(xiàng)不能驗(yàn)收合格的工程!

2.2 搞好公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作,制度規(guī)范是核心

為了確保公路建設(shè)項(xiàng)目檔案資料搜集完整、歸檔及時(shí),協(xié)調(diào)、理順公路建設(shè)各部門和設(shè)計(jì)單位、工程監(jiān)理單位以及工程咨詢等諸多單位之間的關(guān)系,就需要通過(guò)有效的制度來(lái)規(guī)范各方責(zé)任和義務(wù)。一是明確文件存檔備案制度,以合同約定形式明確各階段設(shè)計(jì)、施工、咨詢,文件必須在檔案部門及時(shí)存檔、備案;二是建立建設(shè)單位各部門平時(shí)歸卷制度,規(guī)定檔案歸卷內(nèi)容、歸卷方式、歸卷時(shí)間、歸卷責(zé)任人、歸卷責(zé)任;三是檔案考核獎(jiǎng)懲制度,明確檔案管理人員以及各部門相關(guān)人員責(zé)任和義務(wù),獎(jiǎng)懲分明,調(diào)動(dòng)各方積極性,提高全員對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí),提升檔案管理工作質(zhì)量。

2.3 搞好公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作,同步進(jìn)行是保障

公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行,主要要做好兩個(gè)同步。首先,項(xiàng)目檔案管理工作要與項(xiàng)目前期工作同步進(jìn)行。自項(xiàng)目立項(xiàng)項(xiàng)目建議書、工程可行性研究報(bào)告批復(fù)開始,就做好同步積累,保證項(xiàng)目檔案文件從一開始就得到妥善保管。其次,檔案搜集、整理工作要與工程建設(shè)同步。公路工程建設(shè)具有明顯的階段性,不同階段建設(shè)施工專業(yè)不同、人員不同,一個(gè)階段完成后,相應(yīng)責(zé)任人和機(jī)構(gòu)也許會(huì)永久撤離項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)。因此,檔案搜集、匯總工作必須同步進(jìn)行,及時(shí)歸檔、及時(shí)整理,保障檔案的完整性。

3 公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)要求

3.1 加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)交流,提高從業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

基于當(dāng)前公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作從業(yè)人員現(xiàn)狀,加強(qiáng)從業(yè)人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作不僅是必然的,更是必須的。培訓(xùn)的途徑可以請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)的檔案管理方面專家進(jìn)行講座,以授課形式,提高具體工作人員工程建設(shè)檔案管理工作操作技能與業(yè)務(wù)水平;也可以組織具體工作人員檔案管理工作開展較好的建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)學(xué)習(xí)、觀摩,以現(xiàn)場(chǎng)交流形式,提升工作人員對(duì)檔案工作的直觀認(rèn)識(shí)。

3.2 拓展邊緣學(xué)科知識(shí)學(xué)習(xí),提高檔案管理工作質(zhì)量

做好檔案管理工作,不僅僅是資料的搜集,數(shù)據(jù)的記錄,更重要的是理清整個(gè)工程建設(shè)脈絡(luò),正確的記錄工程建設(shè)一點(diǎn)一滴,指導(dǎo)工程建成后的運(yùn)營(yíng)、養(yǎng)護(hù)。這就要求一個(gè)合格的工程建設(shè)者不僅要把握檔案學(xué)知識(shí),更要了解一定的公路工程專業(yè)知識(shí)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等等。

3.3 強(qiáng)化職業(yè)道德修養(yǎng),提升檔案服務(wù)水平

檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)而又枯燥的工作,良好的職業(yè)道德是檔案管理人員甘于寂寞,肯于奉獻(xiàn)的動(dòng)力與精神支柱。加強(qiáng)檔案從業(yè)人員個(gè)人品德修養(yǎng)是檔案管理工作中積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性的力量源泉。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述,國(guó)家有關(guān)制度正在積極引導(dǎo)公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作逐步走向法制化、規(guī)范化,但是如何切實(shí)提高公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作質(zhì)量,提升檔案管理工作水平,還需要我們從業(yè)一線每一名檔案管理工作者用心去思索,用實(shí)際行動(dòng)去探索、提高。

[1]楊公之.檔案信息化建設(shè)實(shí)務(wù) [M].北京：中國(guó)檔案出版社,2003.

[2]王英王韋.檔案學(xué)研究的務(wù)實(shí)與務(wù)虛[J].四川檔案,2004(01),8-9.