張夢榮

【摘 要】信息化時代地質(zhì)勘查礦產(chǎn)資源的開發(fā)利用突飛猛進(jìn)，大量檔案資料的利用越來越迫切，隨之而來的方便、快捷、保密性強(qiáng)的檔案數(shù)據(jù)庫的建立也勢在必行。筆者通過對地質(zhì)勘查檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中存在的問題進(jìn)行分析，提出了相應(yīng)的解決對策。

【關(guān)鍵詞】地質(zhì)勘查；數(shù)據(jù)庫；建設(shè)

近年來，地質(zhì)礦產(chǎn)資源的開發(fā)利用突飛猛進(jìn)，大量的地質(zhì)勘查后形成的數(shù)據(jù)資料利用和保密性的需求越來越迫切，隨之而來的方便、快捷、保密性強(qiáng)的檔案數(shù)據(jù)庫的建立也勢在必行。因此，加快檔案信息的自動化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)基礎(chǔ)和重要手段。

1.檔案數(shù)據(jù)庫的建立在地質(zhì)勘查工作中的作用

1.1無紙化辦公的出現(xiàn)，使地勘單位檔案的生成方式發(fā)生了很大的變化

諸如地質(zhì)設(shè)計的起草、圖紙的編寫、圖件的修改、原始資料的歸檔等運(yùn)作過程在計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，這樣，資料檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么，檔案資料也自然以機(jī)讀文件形式存在，這些檔案資料的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著地質(zhì)勘查工作者將面臨更多的機(jī)讀形式為載體的檔案。不失時機(jī)的提供有價值的原始資料信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機(jī)讀形式的原始資料信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價值性。使基層地質(zhì)工作者才能獲得更為完善的服務(wù)。由此可見，檔案數(shù)據(jù)庫的建立是原始資料利用工作發(fā)展的必然趨勢。

1.2檔案數(shù)據(jù)庫的建立可以縮短二次原始資料信息的加工時間，提高地勘資料的時效性

手工信息加工工作模式是：選礦區(qū)范圍——查找有關(guān)原始資料——繪圖——寫報告。這種“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從地質(zhì)報告形成到出隊踏查時間長，浪費(fèi)資源，造成信息失效，嚴(yán)重影響了原始資料的應(yīng)用價值。地勘單位檔案數(shù)據(jù)庫的建立，地質(zhì)工作者可直接利用機(jī)讀形式快速的找出所需原始資料，利用電腦的功能完成加工工作程序，快捷地形成地質(zhì)設(shè)計和各種圖紙，加速了找礦的進(jìn)度。

1.3地質(zhì)勘查單位檔案數(shù)據(jù)庫的建立可以使信息成果多份拷貝

近兩年國家下發(fā)了多個文件，要求各地地勘單位將地質(zhì)找礦成果共享，這樣擴(kuò)大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。同時，我們也可以與其他兄弟單位聯(lián)合勘查找礦，利益共享，一舉多得。

2.地質(zhì)勘查檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中存在的問題

目前檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過試點(diǎn)，調(diào)查分析，數(shù)據(jù)庫在建設(shè)中最主要有：領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，不能統(tǒng)一認(rèn)識，計算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員不能協(xié)同配合；不能面向應(yīng)用，建立“活庫”，在評價中不能以利用頻率和使用效率來考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；不能突出重點(diǎn)，個數(shù)據(jù)庫還只是單一庫還不能向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高。

隨著社會信息化進(jìn)程的加快，信息資源已經(jīng)成為人類社會活動和經(jīng)濟(jì)活動的戰(zhàn)略資源。信息技術(shù)的高速發(fā)展和推廣應(yīng)用使信息產(chǎn)業(yè)成為國民經(jīng)濟(jì)中最具有增長活力的部門和重要的支柱產(chǎn)業(yè)之一，與此同時信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用使檔案數(shù)字化建設(shè)提上了日程，給檔案工作帶來了新的契機(jī)，信息技術(shù)的日新月異也給檔案工作帶來了新的研究課題——這就是檔案數(shù)字化建設(shè)。檔案工作的數(shù)字化建設(shè)也是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。面對這種挑戰(zhàn)我們檔案工作者應(yīng)積極應(yīng)對，我們要不斷學(xué)習(xí)科學(xué)知識，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

基層地質(zhì)勘查單位近兩年來雖說也在積極地建立自己的檔案數(shù)據(jù)庫。但是，在應(yīng)用過程中發(fā)現(xiàn)，檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機(jī)型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機(jī)管理軟件系統(tǒng)。由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這都制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。我們迫切需要能使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌，雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但我們地質(zhì)勘查單位急需這樣的一種適合客觀形勢的變化和要求的勞動電子化的工作方式。

3.地質(zhì)勘查檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)策略

3.1優(yōu)先建設(shè)自用率高的檔案

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用，而實(shí)現(xiàn)計算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。地勘單位的檔案室在推進(jìn)計算機(jī)管理的過程中應(yīng)根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進(jìn)行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機(jī)化的進(jìn)程，提高社會對檔案利用的效率。

3.2分級著錄

在著錄過程中可以將案卷分為三個級別進(jìn)行著錄，將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄，對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

3.3分層著錄

對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)，可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。

3.4加強(qiáng)管理

新的歸檔方法是以檔案工作的現(xiàn)代管理為前提的，沒有現(xiàn)代化的計算機(jī)設(shè)備，不具備操作計算機(jī)的能力也是不能勝任工作的。對文件級檔案管理，業(yè)務(wù)人員要加以正確認(rèn)識，不僅要加強(qiáng)新的檔案整理辦法，而且要學(xué)習(xí)和掌握計算機(jī)知識和操作技能。努力創(chuàng)造條件，爭取早日實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。

要促進(jìn)檔案信息化管理，除了計算機(jī)及其配套設(shè)施必須跟上外，首先必須強(qiáng)化信息意識和信息觀念，變靜態(tài)檔案信息為動態(tài)信息，搞好信息資源的開發(fā)和利用。其次，要加快開發(fā)和利用現(xiàn)有信息資源。同時，要通過現(xiàn)代信息處理技術(shù)對現(xiàn)有的各種檔案進(jìn)行（下轉(zhuǎn)第198頁）（上接第74頁）數(shù)字化處理和存儲，加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。當(dāng)然加強(qiáng)電子檔案歸檔管理和人才建設(shè)是不可或缺的一條。所以說，抓好檔案管理的現(xiàn)代化人才隊伍建設(shè)是做好檔案工作的關(guān)系，建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案隊伍是奠定檔案事業(yè)長足進(jìn)步的根基。要加強(qiáng)人才專業(yè)培訓(xùn)，吸收各方面人才，善于發(fā)現(xiàn)人才，壯大充實(shí)檔案信息服務(wù)的人才隊伍。地質(zhì)勘查單位檔案數(shù)據(jù)庫建立的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，即計算機(jī)技術(shù)隊伍的建立。推進(jìn)檔案信息自動化的關(guān)鍵是人才。加強(qiáng)培養(yǎng)教育，造就一大批復(fù)合型人才的重要性，已被廣泛關(guān)注。檔案信息自動化系統(tǒng)的骨干力量是計算機(jī)技術(shù)隊伍，其素質(zhì)水平直接影響自動化水平的提高。當(dāng)前有些單位的隊伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。計算機(jī)技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個重要課題，希望本單位領(lǐng)導(dǎo)能有計劃組織我們這些基礎(chǔ)檔案人員進(jìn)修，掌握信息技術(shù)的新知識，這樣我們就可以更好的為地勘找礦工作服務(wù)，總之，地質(zhì)勘查單位檔案數(shù)據(jù)庫的建立一定會為我們提供一個更好更高的平臺，為我國的地質(zhì)找礦事業(yè)錦上添花，其作用是無法估量的。

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